Tenemos que tener en cuenta que para el Servicio de Administración Tributaria existen de manera general dos tipos de contribuyentes: las personas físicas y las personas morales. Las personas físicas son todos aquellos contribuyentes que de manera particular desarrollan cierta actividad económica; puede tratarse de vendedores, comerciantes, profesionistas o empleados.
Si tienes un negocio propio en México, ya sea una tienda, un restaurante, un taller, una agencia o cualquier actividad que combine la venta de productos y servicios, es probable que tributes o debas tributar en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales. Esta guía te explica cómo funciona y qué obligaciones tienes. Para facilitar la preparación y presentación de la declaración anual, el uso de un Papel de Trabajo para Personas Físicas con Actividad Empresarial y Profesional es una herramienta esencial que permite realizar cálculos precisos y asegurar el cumplimiento fiscal. Es ideal para contadores y empresarios.
¿Qué es el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales?
El Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales es el régimen fiscal para personas físicas que realizan actividades comerciales: venta de productos, prestación de servicios, manufactura, comercio al mayoreo o menudeo, restaurantes, talleres, agencias y negocios en general.
Por definición, el SAT indica que a las personas físicas con actividad empresarial son "aquellas personas físicas que obtienen ingresos por actividades comerciales (restaurantes, cafeterías, escuelas, farmacias, etc.), industriales (minería, textil y calzado, farmacéutica, construcción), enajenación de bienes, de autotransporte, sin importar el monto de los ingresos que perciban. Así como aquellas personas físicas que presten servicios profesionales (médicos, abogados, contadores, dentistas, etc.)".
Cuando hablamos de persona física con actividad empresarial nos referimos a un régimen fiscal, específicamente a las personas que perciben ingresos, ya que se dedican al comercio o participan en alguna industria por cuenta propia. Este régimen es diferente al régimen de honorarios (que aplica principalmente para servicios profesionales independientes) en que cubre una gama más amplia de actividades, incluyendo la compra y venta de bienes.
Lea también: IVA 21% Excel
También es diferente al RESICO: puedes estar en actividad empresarial con el esquema de ISR progresivo, o puedes optar por el RESICO si cumples los requisitos (ingresos menores a $3.5 millones y no estar en los supuestos de exclusión). Dentro de los diferentes tipos de personas físicas existen distintos regímenes fiscales, estos son: asalariados, arrendamiento, actividades empresariales, Régimen Simplificado de Confianza, etc. Sin embargo, el más común es el régimen de persona física con actividad empresarial, ya que los demás regímenes son opcionales u obligatorios para ciertas actividades, sin embargo, este se considera como el Régimen General, es decir, cuando no cumples los requisitos de otro Régimen vas al Régimen General de Personas Físicas con Actividad Empresarial o Servicios Profesionales. Las estadísticas indican que el régimen de personas físicas corresponde al 40 % de los contribuyentes activos en México, mientras que el de personas morales solo al 3 %.
¿Quién tributa en el Régimen de Actividad Empresarial y Profesional?
Este régimen aplica para personas físicas con:
- Comercio de productos: tiendas, boutiques, ventas en línea, importación y exportación.
- Restaurantes, cafeterías y servicios de alimentos.
- Talleres mecánicos, carpintería, herrería y manufactura artesanal.
- Agencias de viajes, de publicidad, de recursos humanos.
- Constructoras y contratistas individuales.
- Servicios de transporte de carga.
- Cualquier actividad comercial o industrial que no encaje en el concepto de servicios profesionales puros.
Las tiendas de abarrotes, los talleres mecánicos, fondas, restaurantes, cafeterías, cocinas económicas, escuelas, farmacias, ferreterías, cantinas, bares, refaccionarias y artesanos; son ejemplos de actividad empresarial. Asimismo, la venta de bienes, como es el caso de la tienda de abarrotes, papelería, carnicería, frutería, dulcería, tianguista, locatario de mercado, entre otros, también entra en este régimen.
Cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR)
El ISR se calcula con la tabla progresiva que aplica para todas las personas físicas, con tasas del 1.92% al 35% según el nivel de ingresos. La base gravable es la utilidad del negocio: ingresos totales menos los gastos deducibles del negocio. A diferencia del RESICO, aquí sí puedes restar tus gastos del negocio para calcular tu impuesto. Ejemplo: si tu negocio facturó $200,000 en el mes y tuviste $120,000 en costos y gastos deducibles, tu utilidad es $80,000. El ISR se calcula sobre esos $80,000, no sobre los $200,000 de facturación.
Si se requiere calcular el ISR para pagos mensuales, se debe recurrir a la tabla que emite el SAT en el artículo 96 de la LISR. Dentro de la tabla se ubica el porcentaje correspondiente al sueldo mensual. Con el procedimiento anterior, es posible calcular el ISR para los salarios semanales o quincenales, solo que hay que recurrir a las tablas que el SAT establece para esos períodos, las cuales publica en su página por internet. Se trata de un pago provisional, ya que el contribuyente también debe presentar su declaración anual.
Lea también: Guía IVA reducido
Obligaciones Fiscales Mensuales
Ser una persona física con actividad empresarial viene con muchos beneficios; sin embargo, también existen unas obligaciones fiscales que deberás cumplir. Todas las personas que generen ingresos tienen la obligación de declarar impuestos y pagarlos según corresponda. Por lo tanto, las obligaciones fiscales de cada persona varían de acuerdo al régimen fiscal en el que se encuentren, es decir, el régimen fiscal son todas las obligaciones tributarias que te corresponden dependiendo de tus actividades comerciales o nivel de ingresos.
Pago provisional de ISR
Cada mes calculas y pagas un pago provisional de ISR antes del día 17 del mes siguiente. El cálculo es acumulativo: considera todos los ingresos y gastos del año desde enero.
Declaración de IVA
Presentas declaración mensual de IVA. El IVA que cobras a tus clientes menos el IVA que pagas en tus compras e insumos determina si tienes IVA a pagar o saldo a favor.
DIOT
Mensualmente presentas la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros, informando al SAT sobre los proveedores a quienes pagaste IVA.
Contabilidad electrónica
Llevas contabilidad electrónica completa: catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas de movimientos. Se envía al SAT de forma periódica.
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?
Nómina (si tienes empleados)
Si tienes trabajadores, además de las obligaciones anteriores debes retener el ISR de su nómina, pagar cuotas al IMSS e Infonavit, y presentar declaraciones informativas de sueldos y salarios.
Otros Requisitos y Obligaciones Fiscales
- Inscribirte en el RFC.
- Mantener actualizada tu información ante el RFC.
- Llevar tu contabilidad.
- Presentar tus Declaraciones Mensuales, Declaración Anual y Declaraciones Informativas.
- Formular tu estado de posición financiera y levantar el inventario de existencias al 31 de diciembre de cada año.
- Realizar la retención del ISR cuando pagues sueldos o salarios a tus trabajadores, y en su caso, entrégales en efectivo las cantidades que resulten a su favor por concepto de subsidio para el empleo.
- Calcular en la Declaración Anual del impuesto sobre la renta, la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU).
Deducciones Autorizadas
Puedes deducir todos los gastos estrictamente indispensables para tu negocio, con CFDI y pagados con medios electrónicos:
- Costo de los productos que vendes (costo de ventas)
- Renta de local, bodega u oficina
- Servicios de luz, agua y teléfono del negocio
- Salarios y prestaciones de empleados
- Cuotas patronales al IMSS e Infonavit
- Equipo, maquinaria y mobiliario (deducción por depreciación)
- Papelería, insumos y materiales
- Publicidad y marketing
- Transporte y logística
- Honorarios de contadores, abogados u otros profesionistas
- Gastos de mantenimiento del local o vehículos del negocio
- Combustible de vehículos del negocio (con CFDI y requisitos adicionales)
Declaración Anual
La declaración anual en actividad empresarial hace el cálculo definitivo del ISR del ejercicio. Se acumulan todos los ingresos del año, se restan todas las deducciones del negocio y las deducciones personales, y se calcula el ISR anual. Los pagos provisionales mensuales se acreditan contra el ISR anual. Si pagaste de más, tienes saldo a favor. Si pagaste de menos, tienes impuesto a cargo adicional. El plazo es del 1 de enero al 30 de abril del año siguiente.
Proceso para Dar de Alta una Persona Física con Actividad Empresarial
Requisitos para el Alta
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) tiene una serie de requisitos que debes cumplir para poder darte de alta como persona física con actividad empresarial, estos son:
- Acuse de preinscripción al RFC.
- Comprobante de domicilio fiscal.
- Identificación oficial con fotografía.
- Si eres extranjero deberás llevar tu forma migratoria múltiple (FMM) o carta de naturalización o documento migratorio vigente.
- Llevar tu CURP impresa.
- Tener un USB y si está previamente formateado es un plus.
- Llevar tu acta de nacimiento, en el caso de que los datos del CURP (Clave Única de Registro de Población) no hayan sido certificados.
Es relevante señalar que todos los documentos debes llevarlos originales, pues el SAT no se queda con ninguno de estos documentos, ellos lo escanean y te lo regresan al instante. Además, tus documentos deben ser legibles y claros, sin borrones o tachones, ya que esto solo hará que el trámite se entorpezca y sea más lento.
Pasos para el Alta
Si ya consignaste todos los requisitos mencionados anteriormente, estos son los pasos que debes seguir a continuación:
- Solicitar una cita ante el SAT. De forma online o por vía telefónica. Deberás escoger la opción de inscripción en el registro federal de contribuyentes (RFC) lo cual es una clave única de registro para identificar a cualquiera que realice una actividad económica y deba contribuir ante el SAT.
- Si ya tienes tu «contraseña» del SAT, antes llamada CIEC, puedes realizar el «Aviso de actualización de actividades económicas» y darte de alta en el régimen deseado desde la página de internet.
Aunque no es obligatorio, te recomendamos llevar la pre inscripción al RFC para ahorrarte unos minutos.
Ventajas y Desventajas de ser Persona Física con Actividad Empresarial
Ventajas
- La toma de decisiones comerciales depende de ti, al no contar ni con socios ni otras figuras de autoridad legal.
- Podrás administrar tus propios costos operativos y tiempos de entrega.
- No se debe pagar por la constitución del negocio.
- No se reparten utilidades, todas las ganancias son de una sola persona.
Desventajas
- Con el nuevo sistema de pensión AFORE solamente estarías aumentándolo mediante aportaciones voluntarias.
- No cuentas con prestaciones.
- Debes encargarte de tus propios gastos médicos, en vez de hacerlo a través del seguro social mexicano (IMSS).
- No cotizas en el Infonavit.
- Eres el único responsable legal ante cualquier problemática que pueda presentarse.
Actividad Empresarial vs. RESICO: ¿Cuál Conviene Más?
Muchos pequeños negocios operan perfectamente como persona física en actividad empresarial sin necesidad de constituir una sociedad. Las ventajas de seguir como persona física incluyen menos trámites, menor costo de operación y contabilidad más simple.
Conviene considerar la constitución de una persona moral cuando el negocio crece significativamente, cuando quieres separar formalmente el patrimonio personal del negocio, o cuando necesitas socios con participaciones definidas.
Si tus ingresos no superan $3.5 millones anuales y cumples los requisitos, el RESICO puede ser una alternativa más simple con tasas más bajas. Sin embargo, en el RESICO no deduces gastos del negocio en el cálculo mensual. El régimen de actividad empresarial tradicional conviene cuando tienes márgenes de utilidad bajos (muchos costos y gastos), porque al deducirlos tu base gravable se reduce y la tasa efectiva puede ser menor. Regla general: negocios con márgenes altos (servicios de alto valor, poco inventario) tienden a beneficiarse más del RESICO. Negocios con márgenes bajos (comercio, restaurantes) pueden beneficiarse más del esquema de actividad empresarial con deducciones.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo emitir facturas en actividad empresarial?
Sí, estás obligado a emitir CFDI por todos tus ingresos. Necesitas tu RFC activo con la actividad correspondiente, contraseña del SAT o e.firma, y certificado de sello digital (CSD).
¿Puedo tener empleados siendo persona física en actividad empresarial?
Sí. Las personas físicas con actividad empresarial pueden tener trabajadores en nómina. Tienes las mismas obligaciones patronales que cualquier empresa: IMSS, Infonavit, retención de ISR de nómina e Infonacot si aplica.
¿Qué pasa si mezclo ventas de productos y servicios profesionales?
Ambas actividades se acumulan en el mismo régimen. Si vendes productos y también prestas servicios, todo entra en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales y llevas una contabilidad integrada.
¿Puedo cambiarme al RESICO desde actividad empresarial?
Sí, siempre que cumplas los requisitos de ingresos y no estés en los supuestos de exclusión. El cambio se hace de preferencia en enero para no complicar la contabilidad del ejercicio.
La mayor cantidad de contribuyentes tienden a ser personas físicas con actividad empresarial, si es este tu caso, o buscas comenzar a serlo, lo más importante es que cumplas con todas tus obligaciones fiscales para evitar multas y malos ratos.