Microsoft Word es probablemente el software más popular para el procesamiento de texto. Con el software también es posible integrar elementos adicionales en los documentos, como por ejemplo imágenes y tablas. Las tablas son herramientas muy útiles al crear y aplicar formato a documentos. Word cuenta con una función adicional con la que crear una tabla fácilmente.
¿Qué son las tablas en Word y por qué usarlas?
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos. Para crear una tabla, primero se debe determinar cuántas columnas (que corren de arriba hacia abajo) y filas (que corren de izquierda a derecha) se desea que aparezcan en la tabla. Las celdas son pequeños recuadros en forma rectangular donde las filas y columnas se cruzan.
Las tablas son una forma de organizar los datos mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas.
Métodos para crear tablas en Word
Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón Tabla.
Crear una tabla rápidamente con la cuadrícula
Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento.
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Insertar una tabla personalizada
La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla. También hay otras posibilidades para crear tablas en Word: justo debajo de la matriz de selección aparece el punto “Insertar tabla…”. Al hacer clic aquí se abre un menú que ofrece varias opciones con las que podrás adaptar la tabla a tus necesidades antes de crearla.
Para ello, en primer lugar, hay que establecer el número de columnas y filas, aunque también se puede determinar el ancho de columna. Puedes establecer un ancho de columna fijo o dejar que Word lo adapte.
Dibujar una tabla manualmente
La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán.
Convertir texto existente en tabla
Otra función muy útil es la que permite dar formato de tabla a un contenido existente en un documento. No obstante, es necesario dar un formato previo a cada uno de los contenidos de las celdas: ordena los textos o cifras en diferentes líneas y separa cada una de las entradas con tabuladores. De esta forma, Word puede definir la distribución del contenido en filas y columnas.
Para realizar esta acción, marca el área, haz clic en “Tabla” y después selecciona el punto del menú “Convertir texto en tabla…”. También puedes utilizar otros caracteres para separar las entradas.
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Modificación y formato de tablas
Ajustar estructura y contenido
Se pueden utilizar las teclas de flecha para navegar de una celda a otra al escribir. Se pueden agregar más columnas y filas a una tabla después de haberla insertado. Si se decide eliminar solo la celda seleccionada, se puede elegir cómo mover el resto de las celdas alrededor para rellenar el vacío.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. Si queremos modificar la estructura de la tabla iremos a la pestaña de Herramientas de tabla > Presentación > grupo Dibujar, y a continuación pulsar sobre Dibujar tabla. Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.
Diseñar el aspecto de la tabla
Cuando creamos una tabla en Word, su aspecto no suele ser muy atractivo. Pero existen numerosas posibilidades para modificar el diseño. Una vez creada la tabla, se abren las Herramientas de tabla con dos nuevas pestañas en la barra de menú. En “Diseño” puedes elegir entre diferentes plantillas para darle un aspecto más profesional a la tabla.
Si esta selección no es suficiente, también tienes la posibilidad de realizar ajustes propios, por ejemplo, en las líneas o coloreando determinadas zonas. De manera adicional también es posible utilizar las opciones de formato de Word.
Cuándo utilizar tablas de Word y cuándo considerar Excel
Las tablas de Word son adecuadas para comparaciones sencillas o listas. Se crean rápidamente y se pueden adaptar con facilidad. Pero si las exigencias son más complejas, como por ejemplo, incluir fórmulas matemáticas o análisis de datos, es mejor recurrir a Excel. El software de hojas de cálculo del paquete Office ha sido diseñado especialmente para estas tareas.
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Para ello Microsoft ofrece dos posibilidades: integrar una tabla de Excel ya existente en el documento o crear una nueva tabla de Excel directamente en Word.
Integración de tablas de Excel en Word
Para la primera opción, en primer lugar, es necesario crear una tabla en el programa de cálculo. Entonces se marca la tabla, se copia y se pega en Word. También hay otras posibilidades para integrar una tabla de Excel existente. Si los dos archivos están vinculados, la tabla del documento Word adopta las modificaciones que se realicen en Excel.
Para ello hay que marcar y copiar la tabla en Excel, pero a la hora de pegar los datos en el documento de Word no hay que seguir el procedimiento habitual, sino utilizar una función especial. En la pestaña “Inicio” aparece la opción “Pegar” completamente a la izquierda. Al hacer clic en la opción “Pegado especial…” podrás insertar la tabla en forma de vínculo.
Word también ofrece la posibilidad de crear una tabla de Excel directamente en el documento, incluidas todas las funciones de una hoja de cálculo. En el menú Tabla aparece la opción “Hoja de cálculo de Excel”. Word crea una tabla con el estilo de Excel e incluye todas sus funciones: La barra azul de Word se convierte en el menú verde de Excel.