El Balance General es una herramienta crucial en el ámbito financiero, esencial para evaluar la salud económica de una empresa en un momento específico. Este documento, también conocido como estado de situación patrimonial, muestra la situación financiera de una empresa en un momento específico.
¿Por qué elegir Excel para tu balance general?
Existen muchos programas de contabilidad en el mercado, como Quickbooks, EBP o ContaPlus; sin embargo, suelen ser una solución bastante compleja y costosa. Si buscas una opción para presentar y gestionar datos encriptados, Excel, del paquete Microsoft Office, es una excelente alternativa.
Dentro del paquete Microsoft Office, encontrarás el programa Excel, esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Las profesiones contables tienden a recurrir a Excel ya que es una de las herramientas contables esenciales del mercado. Vendido dentro del paquete de Office, se puede utilizar para realizar cualquier tipo de contabilidad: contabilidad comercial, contabilidad interna, contabilidad de empresas, contabilidad de costes...
Este software de contabilidad permite configurar una contabilidad simplificada, desarrollar plantillas de contabilidad, vincular datos y automatizar ciertas tareas repetitivas. Se puede personalizar 100 %, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo. Por lo tanto, es una herramienta muy interesante para los profesionales que quieran dedicar más tiempo a su negocio principal en lugar de ponerse a introducir asientos contables en algún tipo de aplicación.
Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
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La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
Conceptos Clave del Balance General
Para comprender cómo crear un balance general, es fundamental conocer los siguientes componentes:
Activos
Son los recursos controlados por la empresa que se espera que proporcionen beneficios económicos futuros. Se dividen en:
- Activos Corrientes: Aquellos que se espera convertir en efectivo, vender o consumir dentro del ciclo operativo normal, generalmente un año. Se incluyen las cuentas contables: caja, bancos, cuentas por cobrar e inventarios.
- Activos No Corrientes: Aquellos que no se esperan convertir en efectivo dentro del ciclo operativo normal. Bienes de la empresa que no se convierten en efectivo a corto plazo y que son indispensables para la operación.
Pasivos
Representan las deudas y obligaciones del negocio, es decir, deudas a proveedores, bancos o terceros, que la empresa debe cumplir.
- Pasivos Corrientes: Obligaciones que se espera liquidar en el ciclo operativo normal o dentro de un año.
- Pasivos No Corrientes: Obligaciones que no se exigen saldar dentro del ciclo operativo normal.
Patrimonio Neto
Representa los intereses residuales de los propietarios en los activos de la empresa después de deducir los pasivos. El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año).
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Pasos para Crear un Balance General en Excel
A continuación, te explicamos cómo hacer un balance general fácil y rápido, aunque no seas contador.
- Reúne la información financiera básica: Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste). Para facilitar este proceso puedes obtener informes o listados detallados de tus ventas, ingresos o facturación. Estos los extraes de un software de gestión y marketing como flowww, en donde podrás seleccionar el tiempo, listado o reporte y obtenerlos en segundos en un archivo de excel.
- Clasifica los activos y pasivos: Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria). Asimismo, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación.
- Crea una nueva hoja de trabajo: Abre Excel y crea una nueva hoja de trabajo. Como primer paso crea un archivo de excel y divídelo en 2 columnas. Activos en la columna izquierda, ordenados en función de su liquidez. En la columna derecha todos los pasivos y patrimonios ordenados.
- Introduce los datos: Ingresa los valores correspondientes a cada activo, pasivo y cuenta de patrimonio neto. Estas cuentas se insertan en el informe financiero.
- Asegúrate de que el total de activos sea igual a la suma del total de pasivos y el total del patrimonio neto.
- Presenta tu balance en formato tabla: Organiza toda la información en una tabla clara. Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir.
Formateo del Balance General en Excel
Para formatear un balance general en Excel y asegurarte de que sea claro, organizado y profesional, puedes utilizar varias herramientas y técnicas de formateo disponibles en Excel.
- Negritas y Tamaño de Fuente: Usa negritas para los títulos principales («Activos», «Pasivos», «Patrimonio Neto») y subtítulos («Activos Corrientes», «Activos No Corrientes», etc.).
- Bordes: Agrega bordes a las celdas para separar las secciones y hacer que el balance sea más fácil de leer.
- Sombras: Usa sombreado o relleno de color en las celdas de encabezados para diferenciarlos de los datos.
- Espaciado: Deja espacios adecuados entre las secciones del balance para que no parezca abarrotado.
Tipos de Balance General
Existen diferentes tipos de balance general que se adaptan a las necesidades de cada empresa:
- Balance general proforma: Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general.
- Balance general comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía.
Funciones Útiles de Excel para la Contabilidad
Las fórmulas se utilizan con mucha frecuencia en un contenido dinámico. Para facilitar el uso de estas fórmulas, Excel ofrece una extensa lista de «FUNCIONES». Las funciones tienen una gran utilidad en Excel. De hecho, permiten no tener que teclear la misma fórmula varias veces.
Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
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- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Por supuesto, no tendrás que usarlas todas para llevar la contabilidad o la presentación de impuestos de tu negocio u hogar. Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto. La mayoría de los usuarios de Excel utilizan operadores lógicos en fórmulas simples para comparar datos. Con las funciones lógicas SI, Y, O, SI.ERROR, en particular, podrás extender este uso para construir fórmulas más elaboradas y realizar cálculos complejos.
Las funciones de búsqueda permiten encontrar información rápidamente entre varias hojas de trabajo. Las funciones de fecha y hora, como AÑO, MES, DÍA, HOY, NÚMERO DE SEMANA permiten navegar por la hoja de trabajo filtrando por palabras claves. Finalmente, las funciones de texto permiten administrar la información textual que se suele utilizar en paralelo con los números.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
Plantillas de Excel para Ahorrar Tiempo
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Porque, por si no lo sabías, llevar la contabilidad en Excel suele requerir el uso de una plantilla de referencia.
Hay muchas plantillas disponibles en el programa de contabilidad de Microsoft Office. Dirígete a la biblioteca de Excel para realizar una búsqueda de palabras clave. Además, Internet es una mina de oro para encontrar todo lo que busques! Encontrarás fácilmente plantillas de:
- Ingresos y gastos.
- Balances contables.
- Conciliación bancaria.
- Libro mayor.
Una de las plantillas más utilizadas es la de facturas y la de cobros y desembolsos para gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible y así mantener una contabilidad rigurosa. Las entradas y salidas se agrupan en asientos contables en una hoja de cálculo. Así, el particular o el jefe de la empresa puede consultar el estado de sus finanzas y planificar sus futuras operaciones contables. Esta tabla es una verdadera ayuda a la hora de tomar cualquier decisión, siempre que se actualice de manera periódica.
Las plantillas más habituales son la de presupuestos, el pronóstico, las listas de verificación de pago de facturas o las proyecciones de flujo de efectivo.
La plantilla de balance también será de ayuda para quienes se están iniciando en este software de gestión contable, puesto que este modelo de hoja de cálculo proporciona un estado de los activos de una empresa en el momento T resumiendo sus activos y pasivos. Por lo general, se realiza al cierre de las cuentas anuales.
A su vez, a continuación te dejamos los documentos contables que componen este balance que comentamos:
- Facturas de clientes y proveedores.
- Nóminas de pago para registrar salarios y declaraciones sociales.
- Estados de cuenta bancarios.
- La tabla de capital contable durante el ejercicio.
- La cuenta de resultados.
La plantilla de conciliación bancaria te permitirá controlar la coherencia de las cuentas comparando los depósitos registrados con las cuentas bancarias.
Por último, el modelo de libro mayor es muy importante porque contiene todos los asientos del diario. Una vez hayas introducido la información, podrás automatizar el cálculo de los totales de débito y crédito así como el saldo de la cuenta.
Para descargar las mejores plantillas de Excel, dirígete a Xataka, Archivo Excel, Excelgratis.com o Just EXW. ¡Encontrarás cientos de plantillas disponibles que te facilitarán tu día a día!
La Importancia de los Estados Financieros
Los estados financieros son parte esencial de cualquier negocio o empresa ya que realizarlos ayuda a la toma de decisiones en diferentes áreas. Conocerlos a profundidad y saberlos analizar para conocer si la operación es correcta, si los resultados son los esperados y conocer si todos los recursos fueron administrados correctamente.
Conclusión
Conocer para qué es y cómo hacer el balance general es importante para evitar confusiones y que realmente sepas interpretarlo para tomar decisiones en beneficio de tu negocio. El balance general es una herramienta crucial para entender la situación patrimonial de una empresa. Siguiendo estos pasos en Excel, puedes crear una plantilla de balance general detallado y preciso.