Realizar un presupuesto es una tarea esencial para cualquier organización porque ayuda a planificar su actividad, ya sea en un departamento concreto o globalmente para el conjunto de la compañía. Para administrar correctamente una empresa es esencial la planificación y una de sus tareas básicas es la elaboración de un presupuesto.
¿Qué es un Presupuesto?
El presupuesto de una empresa es el documento en el que se prevén todos los ingresos y gastos que tendrá una compañía en un ejercicio determinado. En este documento se recogerán todas las operaciones que va a desarrollar la sociedad para lograr sus objetivos -así como los recursos (dinero) necesarios para ello- y, además, se incluirá una previsión de los ingresos (ventas) que se estiman obtener.
De esta manera, la empresa planifica su actividad y recursos en un determinado periodo y a posteriori, llevando un control del presupuesto, puede ir comprobando si los gastos e ingresos previstos se concretan o si se producen desviaciones sobre lo previsto, o si hay áreas de la empresa que están fallando y es necesario realizar algún reajuste.
Las principales características comunes a cualquier presupuesto de una empresa son las siguientes:
- Es una previsión a medio o largo plazo.
- Se incluyen gastos e ingresos, tanto fijos como variables.
- Se establece un punto de equilibrio y otro deseado.
- Se realiza un control del presupuesto durante su vigencia y una revisión al finalizar el periodo.
Tipos de Presupuestos de una Empresa
Dependiendo de en qué área de la empresa se centre podemos hablar de los siguientes tipos de presupuestos:
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Presupuesto de Flujo de Caja
Este presupuesto tiene como objetivo planificar los flujos de dinero con los que contará la empresa en un determinado periodo, estimando cuándo y cómo entrará el dinero en la compañía y en qué cantidades. Este documento sirve de ayuda para saber si el negocio contará con los recursos necesarios en cada momento para garantizar su actividad.
Presupuesto de Tesorería
Vinculado al anterior, este presupuesto planifica las entradas y salidas de dinero (los cobros y los pagos) de la empresa en un periodo dado. Es útil para garantizar la liquidez de la compañía y suele realizarse tanto al inicio de la actividad empresarial (para anticipar su rentabilidad) como al inicio de cada ejercicio.
Presupuesto de Ventas o Presupuesto de Ingresos
Es un presupuesto financiero en él se detallan las previsiones de ventas que se esperan alcanzar en un periodo determinado y sirve para fijar mejor los objetivos de la compañía. Para elaborarlo correctamente, hay que tener en cuenta tanto el pasado del negocio, como las tendencias del sector y la evaluación de la demanda que existe en el mercado.
Presupuesto de Producción
Tras realizar el presupuesto de ventas hay que elaborar el de producción, en el que se detallarán los costes que intervienen en la producción de los bienes o servicios que ofrece la empresa. En este presupuesto se señalará el número de unidades que debe producir la empresa para conseguir las ventas presupuestadas.
El siguiente paso es elaborar el presupuesto de compras, que contendrá los costes de los insumos que va a necesitar la empresa para fabricar sus productos según sus previsiones de producción. Gracias a este documento la compañía evitará tener que paralizar la producción por falta de materias primas, por ejemplo.
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Presupuesto de Capital
Este presupuesto es una previsión financiera que determina la diferencia entre las inversiones futuras y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
Presupuesto de Operación u Operativo
Es un presupuesto que permite a la empresa planificar sus operaciones en un determinado periodo de tiempo. Recoge la previsión de ingresos por las ventas de los productos o servicios y contabiliza también los gastos que implicarán producirlos.
Presupuesto de Marketing
Este presupuesto fija las cantidades de dinero que se dedicarán a las distintas acciones y estrategias de marketing. Ayuda a fijar objetivos en esta área y permite evaluar el retorno de la inversión en cada partida.
Presupuesto Maestro
Es el presupuesto principal de una empresa y en él se engloban todas las áreas (compras, producción, ventas, marketing, etc.), uniendo todos los presupuestos anteriormente descritos. Su objetivo es facilitar una planificación global de la actividad de la compañía en un ejercicio dado.
¿Cómo se Elabora un Presupuesto?
Para elaborar cualquiera de los anteriores tipos de presupuesto han de seguirse varios pasos. Por poner el ejemplo de la elaboración de un presupuesto maestro, estas serían las etapas del presupuesto que habrían de seguirse:
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- Definir la situación financiera de la empresa para poder hacer un presupuesto realista y alcanzable.
- Tener claros los objetivos y metas de la organización, porque serán estos los que determinarán hacia dónde se dirigirán los recursos e inversiones.
- Analizar los datos históricos de la propia empresa: los ingresos y gastos de años anteriores serán el punto de partida para hacer una estimación de los del ejercicio que se está presupuestando.
- Presupuestar los gastos, tanto los fijos como los variables.
- Realizar proyecciones de flujo de efectivo.
- Repartir los recursos entre cada área de la organización.
- Hacer un control periódico del presupuesto para comprobar si se están cumpliendo las previsiones o se producen desviaciones.
- Realizar los ajustes necesarios en el presupuesto confrontando las previsiones con los datos reales.
Control de Gastos y Auditoría
Con el paso del tiempo, las auditorías se transformaron en un recurso esencial de las empresas para obtener informes de gastos y así, poder administrar y controlar los recursos de manera más eficaz. Es cierto que hay varias formas de hacer auditorías y los resultados esperados quizás sean los mismos. El control de gastos es una metodología fundamental para administrar el dinero de una empresa.
Varias pueden ser las causas de la omisión de gastos. Para ser más precisos, la Asociación de Auditores Certificados de Fraudes considera que una empresa pierde anualmente el 5% de sus ingresos por maniobras fraudulentas.
Muchas empresas no quieren recurrir al monitoreo constante de sus empleados, pero a la vez consideran necesario que su dinero sea usado dentro de sus políticas. Según investigaciones de campo relacionadas con las auditorías, se estipula que los gastos corporativos representan el segundo costo mayor para una empresa -cualquiera sea su tamaño-.
Mediante los servicios de auditoría, podrá controlar la totalidad de los gastos, lo cual beneficiará a su compañía para una mejor administración de sus procesos. Los servicios de auditoría de SAP Concur se adaptan a las necesidades de cada empresa -sin importar su tamaño- brindándole soluciones inmediatas y eficaces de informes de gastos para que su empresa se mantenga en cumplimiento.
Se verifican estos recibos y se los compara con los tipos de gastos como: la fecha, el tipo de gasto, el proveedor y la forma de pago.