Los sistemas informáticos son esenciales para que una empresa genere beneficios, por lo que mantenerlos en el mejor estado es crucial. Una auditoría informática permite tener una perspectiva global de los equipos informáticos de la empresa, algo que no debe dejarse al azar.
Pasos para Realizar una Auditoría Informática
Si tienes claro por qué es importante encargar una auditoría informática, estos son algunos pasos que debes seguir:
1. Definir Objetivos e Inventario
No todas las empresas tienen los mismos objetivos al encargar una auditoría informática. El primer paso es determinar los objetivos y realizar un inventario de todos los aspectos relacionados con los sistemas y usos informáticos en la empresa. Esto requiere una estrecha colaboración entre gerentes, empleados y técnicos informáticos.
2. Planificar la Auditoría
Una vez que tengas claros los objetivos de la auditoría y un inventario de los componentes informáticos, planifica la auditoría utilizando herramientas de análisis. Evalúa cada punto analizado de acuerdo con criterios específicos. Por ejemplo, un empresario podría querer saber si sus equipos informáticos son adecuados para la producción de videos.
3. Identificar Riesgos e Incidencias
El mantenimiento preventivo y predictivo es clave en toda auditoría informática. Analiza las incidencias actuales y los posibles riesgos futuros. Las empresas deben prever estos problemas mediante prácticas de mantenimiento efectivas, especialmente en seguridad informática.
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4. Implementar Medidas Correctivas y Preventivas
Finalmente, toma medidas ejecutivas para resolver los problemas existentes y prevenir los riesgos potenciales.
Importancia del Mantenimiento en la Empresa
Los cambios en el entorno nacional han hecho que las empresas necesiten ser más eficientes y ofrecer productos o servicios de mayor calidad. En la actualidad, el mantenimiento es un pilar fundamental de toda empresa, asegurando una competitividad sostenible, garantizando la mayor disponibilidad y confiabilidad, y cumpliendo con los requisitos del sistema de calidad y las normativas de seguridad y protección del medio ambiente.
El mantenimiento es una acción eficaz para mejorar y conservar las condiciones técnicas de los activos fijos, actuando sobre aspectos operativos relevantes como funcionalidad, seguridad, productividad, confort e imagen corporativa.
Modelos y Métodos de Auditoría
Para la conformación de un nuevo modelo de gestión del mantenimiento, es necesario realizar una búsqueda bibliográfica sobre la existencia de otros modelos, ver sus carencias y compararlos con los aspectos que se necesitan contemplar para el nuevo.
A partir del análisis de los modelos de gestión del mantenimiento, se llega a la conclusión de que los aspectos más importantes considerados en ellos son la planificación, la utilización de modelos matemáticos para la gestión y el control del mantenimiento.
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El modelo propuesto considera metodologías orientadas a la mejora de la fiabilidad operacional y del costo del ciclo de vida de los activos industriales, incluyendo técnicas, procedimientos y herramientas que permiten el desarrollo del mantenimiento en su vínculo con las demás funciones organizacionales.
Etapas del Modelo Integrado para la Gestión del Mantenimiento
El análisis de la literatura relacionada con la gestión del mantenimiento en los activos fijos según la NC ISO 55001:2014, permitió elaborar un modelo conceptual e integrador donde se muestre la relación de los aspectos de diagnóstico-planificación y control del mantenimiento a lo largo del ciclo de vida.
Cada una de las etapas del modelo propuesto corresponde a una acción que precede a la siguiente:
1. Diagnóstico
Esta etapa tiene como objetivo la caracterización de la entidad objeto de estudio, teniendo en cuenta la planeación estratégica de la empresa para analizar el entorno interno y externo. Se propone el análisis de la actividad de mantenimiento y cómo esta puede contribuir con el cumplimiento de los objetivos propuestos por la entidad.
La valoración final de forma cuantitativa es de 79,95 puntos como se muestra en el estado de las áreas funcionales. En la fig #3, se muestran los resultados de la aplicación del Análisis Modal de Efectos y Fallos (FMEA), como parte de la utilización parcial de la tecnología de Mantenimiento Basado en la Confiabilidad (RCM).
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2. Planificación
Esta etapa tiene como objetivo compilar los resultados del diagnóstico con las deficiencias encontradas uniéndolas a las necesidades del período para realizar el balance de carga y capacidad, teniendo en cuenta los recursos existentes para el mantenimiento. Se considerará la existencia y estado de los datos establecidos por el fabricante en cantidad y calidad, se plasman las actividades a realizar según las horas trabajadas por el activo o por el consumo de combustible según se mida.
Para el análisis de la tercerización teniendo en cuenta las etapas anteriores, se propone seguir el criterio de (Alfonso Llanes, 2009), donde plantea que se debe contemplar cinco etapas fundamentales: reconocimiento por la dirección de las necesidades de tercerización, selección de la(s) actividad(es) a tercerizar, selección del proveedor, negociación y establecimiento del contrato y administración de la relación de tercerización.
El resultado de esta etapa permitirá optimizar la conformación de los planes de mantenimiento basado en técnicas cuantitativas, el mismo tendrá como función objetivo la disminución de los costos del mantenimiento.
3. Control
Una etapa importante del modelo es la etapa del control, este aspecto es el cierre del ciclo de dirección para después tomar las acciones de mejoras como resultado de la aplicación del modelo.
Otros Aspectos Importantes en una Auditoría
- Analizar la estructura organizativa, incluyendo su jerarquía, procesos internos y sistemas de control.
- Definir el alcance de la auditoría para enfocar los esfuerzos en las áreas de mayor relevancia.
- Seleccionar personal con las habilidades y experiencia necesarias.
- Establecer una cronología detallada y asignar responsabilidades claras.
- Informar a los departamentos afectados sobre el proceso de auditoría.
Proceso de Auditoría: Pasos Detallados
- Definición del Alcance y Objetivos de Auditoría: El auditor, cliente/certificadora y el auditado definen el alcance de la auditoría.
- Plan de Auditoría: Se comunica al establecimiento el objetivo, alcance, fecha y horarios de la auditoría.
- Reunión de Apertura: Revisión del plan de auditoría y presentación del auditor.
- Revisión Documental: Se proporcionan los documentos solicitados por el auditor (procedimientos, diagramas, registros, etc.).
- Auditoría In Situ: Recorrido por las instalaciones para observar actividades, realizar pruebas y entrevistas.
- Reunión de Cierre: Consenso de los hallazgos de la auditoría.
- Informe de Auditoría: Exposición de los hallazgos encontrados y determinación de una puntuación como resultado.
- Seguimiento: Implementación de acciones correctivas y preventivas basadas en los hallazgos.
Mantenimiento Autónomo: Un Enfoque Proactivo
El Mantenimiento Productivo Total (TPM) es una filosofía de gestión que busca eliminar pérdidas en la producción mediante la participación activa de todos los empleados en el mantenimiento y mejora de los equipos.
El Mantenimiento Autónomo optimiza la eficiencia de los equipos al involucrar a los operarios en la limpieza, lubricación y mantenimiento regular, promoviendo una mayor responsabilidad operativa y previniendo el deterioro.
Pasos del Mantenimiento Autónomo
- Limpieza Inicial: Los operarios desarrollan interés y compromiso con sus máquinas a través de una limpieza profunda.
- Contramedidas por las Causas de la Suciedad: Adoptar medidas para eliminar las causas de la suciedad o limitar su dispersión.
- Estándares de Limpieza y Lubricación: Establecer estándares para un trabajo de mantenimiento básico rápido y efectivo.
- Inspección General: Medir el deterioro con una inspección general del equipo.
- Inspección Autónoma: Comparar y reevaluar los estándares para eliminar inconsistencias.
- Organización y Orden: Identificar los aspectos a dirigir del área de trabajo y fijar estándares apropiados.
- Implementación Plena del Mantenimiento Autónomo: Centrar las actividades en eliminar las seis pérdidas e implantar mejoras.
Las auditorías de las actividades de los círculos sobre los equipos realizadas por supervisores y staff juegan un rol importante en un desarrollo efectivo del sistema de mantenimiento autónomo.