La 🤝🏼 gestión humana efectiva es crucial para el éxito de cualquier organización. Un departamento de Recursos Humanos efectivo puede atraer, retener y desarrollar al talento que necesita la organización, y así, alcanzar sus objetivos. Sin embargo, la gestión inadecuada de RR. HH. puede generar riesgos y oportunidades de mejora que es vital identificar. Aquí es donde radica la importancia de que las empresas implementen una auditoría y control de recursos humanos.
¿Por Qué se Debe Tener un Proceso de Auditoría y Control de Recursos Humanos en las Empresas?
Es interesante analizar a detalle la relevancia que tiene la auditoría y control de Recursos Humanos para las empresas. Una auditoría y control de Recursos Humanos adecuados pueden ayudar a garantizar que se cumpla con las políticas y procedimientos establecidos por la empresa. Una auditoría puede identificar riesgos en la gestión de los recursos humanos. Algunos pueden ser la falta de cumplimiento de los requisitos legales para los recursos humanos en México 👈🏼, o el riesgo de litigios. También, se pueden identificar oportunidades de mejora en el departamento. El control y la auditoría pueden ayudar a identificar áreas en las que el departamento de Recursos Humanos necesita mejorar. Una buena auditoría puede ayudar a proteger los intereses de la empresa. Es decir, se puede asegurar que los empleados sean contratados y tratados de manera justa. Dados estos beneficios, no es sorprendente encontrar que el 67% de las empresas en México afirman realizar auditorías internas.
Pasos para Realizar una Auditoría de Recursos Humanos
Llevar un proceso de auditoría y control de Recursos Humanos es una actividad detallada. Se requiere planificación y una metodología sólida.
- Realizar una planeación: Se deben definir los objetivos y el alcance de la auditoría, identificar los procesos y áreas que se revisarán.
- Recopilar la información: Habrá que revisar y recopilar toda la documentación pertinente.
- Analizar la información: El tercer paso es hacer un análisis de la información recopilada y evaluar:
- Si los procesos y políticas de Recursos Humanos están alineados con los objetivos de la empresa.
- Si se están cumpliendo las leyes y regulaciones aplicables.
- Identificar las áreas de mejora.
- Desarrollar las recomendaciones: De manera posterior, se buscan las áreas donde se necesitan mejoras o donde se están presentando problemas.
- Hacer la presentación del informe: Se debe elaborar un informe de auditoría de RR. HH., que incluya hallazgos, conclusiones y recomendaciones. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
- Implementar las recomendaciones: Este es uno de los pasos más importantes del proceso. Se deben ejecutar, en colaboración con el equipo de Recursos Humanos, las recomendaciones planteadas.
- Brindar seguimiento: Se hará un seguimiento a la implementación de las recomendaciones. Para ello, se realizan revisiones periódicas. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.
Tipos de Auditorías de Recursos Humanos
Las auditorías no son obligatorias, pero muchas empresas las hacen. El motivo, es que permiten una mejora continua. El incumplimiento de estas normativas puede derivar en multas, demandas laborales, inspecciones o pérdida de reputación.
- Auditorías internas: Son aquellas realizadas por el mismo personal de recursos humanos. Quien está a cargo de ellas suele ser alguien con un puesto alto.
- Auditorías externas: Quien realiza estas auditorías es una agencia externa.
- Cumplimiento: Hay una gran cantidad de leyes que regulan las actividades del departamento de RR.HH. El objetivo de una auditoría de cumplimiento es revisar que no se esté violando la ley.
- Específica de una función: Las auditorías no necesariamente deben de ser de todo el departamento. Pueden centrarse en una función específica.
Consideraciones Adicionales
Una auditoría al área de Recursos Humanos debe ser personalizada y adaptada a las necesidades de la organización. En ocasiones, la auditoría interna es visto como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.
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- Conformación del equipo auditor: Primero, se debe de crear una unidad especial para hacer auditorías. Dependiendo del tamaño del departamento y de la empresa, esta unidad especial puede estar conformada por una persona o hasta por un equipo de cinco. Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.
- Comunicación: Después, se le debe de avisar a los empleados la fecha y hora a la que se llevará la auditoría de recursos humanos.
- Checklist: Algo muy recomendable es contar con una checklist en donde se cubran los aspectos a revisar.
- Periodicidad: Las auditorías de recursos humanos tienen que hacerse de forma cíclica. Es decir, que no basta con hacer una, corregir y olvidarse completamente de ellas. Necesitan llevarse a cabo periódicamente.
- Programa de auditoría: Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla. El planteamiento de un calendario de auditorías debe involucrar a las partes interesadas y ser aprobado por la alta dirección.
Uso de Herramientas Digitales en la Auditoría de Recursos Humanos
La realización de una auditoría de Recursos Humanos con herramientas digitales puede ser más eficiente y efectiva que hacerlo de modo manual. Existen diversas herramientas de software que pueden ayudar en la realización de una auditoría de Recursos Humanos. El uso de herramientas digitales para realizar una auditoría al departamento de Recursos Humanos puede tener diversos beneficios.
- Generan una mayor eficiencia y rapidez en la identificación de problemas y oportunidades de mejora.
- Reducen el margen de error y se obtienen resultados más precisos y fiables.
- Se agiliza la recopilación de datos ya que muchas herramientas trabajan de modo integral.
- Se puede obtener una visión global del área de Recursos Humanos y de las prácticas y políticas que se están implementando.
- Con estas herramientas se pueden generar informes y visualizaciones de datos que facilitan la comprensión de la información.
Sesame HR y la Auditoría de Recursos Humanos
Sesame HR es un software integral para la 🚀 gestión de recursos humanos. En específico, Sesame HR puede ayudar de diversas maneras para aplicar la auditoría y control de Recursos Humanos. Antes de comenzar la auditoría, es importante identificar las áreas que se van a evaluar. En cada uno de dichos procesos se pueden llevar métricas para indicadores clave y extraer informes automatizados.
Una función con la que cuenta Sesame HR es la de poder generar un proceso de evaluación de desempeño. Es decir, se pueden aplicar cuestionarios para evaluar el desempeño de las personas. Estos cuestionarios se mandan de modo automático a las personas que deben evaluar. Ellos las reciben en su app, junto con una notificación de tener dicha tarea pendiente. Los resultados nos pueden ayudar a medir la efectividad de Recursos Humanos en cuanto a la productividad del equipo de trabajo. Otra manera de emplear la evaluación de desempeño en la auditoría es aplicando la misma evaluación a los miembros del área de Recursos Humanos. Otra interesante función de Sesame HR son las encuestas laborales. Por lo tanto, puedes lanzar encuestas para conocer la percepción del desempeño del área de Recursos Humanos. Lo importante es que se pueden gestionar los cuestionarios para tener formatos reducidos y simples. La generación de dichos cuestionarios es muy sencilla, porque cuenta con plantillas creadas que pueden personalizarse. Los resultados se almacenan en una base de datos. Esto permite analizar la evolución del equipo en cuanto a un tema determinado.
Además, Sesame HR cuenta con People Analytics. Gracias a que Sesame HR puede realizar diversas tareas de Recursos Humanos, también cuenta con datos relevantes para una auditoría. Para ello, nos podemos valer de la función para generar informes de RR. Con esta función, los datos almacenados se pueden presentar de manera inteligente. Estos informes contarán con datos en tiempo real, por lo que se vuelve más ágil la toma de decisiones. Incluso, se pueden construir cuadros de mando. Estos son tableros personalizados que ordenan los indicadores de la manera que el usuario requiera. Contar con una herramienta como Sesame HR hará que tu departamento de talento humano mejore en sus indicadores.
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