Si es la primera vez que presentas impuestos como propietario/a de una pequeña empresa, es posible que el proceso te resulte un poco intimidante. Tal vez te hagas algunas preguntas, por ejemplo: ¿Cómo puedo tener la seguridad de que estoy usando los formularios correctos? ¿Cómo preparo mis estados financieros comerciales para la temporada de impuestos? ¿Para qué deducciones soy elegible? Si te haces estas preguntas, no estás solo/a. Con esta guía resolveremos tus dudas en torno a este tema.
Comencemos con los aspectos básicos. En el nivel más básico, debes presentar la declaración de impuestos cada año para calcular tu responsabilidad fiscal. Al igual que ocurre con una declaración personal de impuestos sobre el ingreso, las pequeñas empresas también tienen una responsabilidad fiscal ante el Gobierno federal y el estado (según dónde vivas). Una declaración de impuestos sobre el negocio documenta tus ingresos de negocio y las deducciones de impuestos sobre el negocio.
Preparación para la Declaración de Impuestos de tu Negocio
La declaración anual de impuestos es una tarea esencial para cumplir con las obligaciones fiscales. Para enfrentar los impuestos de tu negocio con total confianza, una preparación organizada te ahorrará dolores de cabeza. Cuando estás a punto de presentar tu declaración de impuestos de cada año, tener todo listo desde antes de la fecha tiene muchas ventajas.
Documentación y Mantenimiento de Registros
Dado que las pequeñas empresas deben detallar sus gastos para poder reclamarlos, el mantenimiento de registros es fundamental. Una pequeña empresa tiene más posibilidades de recibir una deducción de impuestos si lleva registros detallados.
- Los registros detallados de los gastos de negocio que hayas pagado durante el año pueden ayudar a reducir tus ingresos tributables.
- Esto significa reunir los documentos de respaldo relacionados con la nómina, las ventas, las compras y otros gastos de negocio calificados.
- No guardar la información contable.
- No organizar los documentos.
- No revisar los detalles de la declaración.
Para presentar los impuestos al Gobierno federal, necesitarás un Número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés).
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Identificación de Deducciones y Gastos
Si tienes una pequeña empresa, puedes acceder a deducciones “ordinarias y necesarias” que pueden ayudar a reducir tus ingresos tributables. Estas son solo algunas de las posibles deducciones de impuestos para pequeñas empresas que podrían aplicarse a tu negocio. Tal vez un especialista en impuestos pueda ayudarte a encontrar aún más.
Las deducciones autorizadas son un punto relevante para optimizar el pago de impuestos. No olvides siempre registrar tus gastos menores y solicitar facturas completas. Asegúrate de que todos tus gastos estén respaldados.
Formularios de Impuestos y Estructura de Negocio (IRS)
Los tipos de formularios que tendrás que completar para presentar los impuestos de tu pequeña empresa dependen de la estructura de tu negocio. Al completar los formularios de impuestos de tu pequeña empresa, es importante que sigas cada paso cuidadosamente y que proporciones información precisa. Para un contribuyente típico, completar formularios de impuestos puede ser difícil.
- Empresas unipersonales: Si eres propietario único, tendrás que usar el formulario de presentación del IRS denominado Anexo C.
- Sociedades colectivas: Las sociedades colectivas presentan sus declaraciones de impuestos sobre el negocio mediante el Formulario 1065. Los socios y la sociedad colectiva deben reportar la actividad comercial al IRS. Una sociedad colectiva envía el Anexo K-1, Participación del socio en los ingresos, créditos tributarios y deducciones a los socios.
- Compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés): Las LLC usan una variedad de formularios, según la forma en que el negocio elija tributar. Por lo general, la mayoría de las LLC de varios socios se tratan como sociedades colectivas de forma predeterminada. Si la LLC es una LLC de un solo socio, la entidad no se considera para fines federales. Esto significa que el propietario presentará un Anexo C para reportar los ingresos y las pérdidas del negocio. Sin embargo, si quieres que tu negocio tribute como sociedad anónima (sociedad anónima de tipo C), debes usar el Formulario 1120.
Los Formularios 1065, 1120 y 1120S son más extensos y llenarlos puede tomar un poco más de tiempo.
Fechas Límite y Prórrogas
Durante algunos años fiscales, la fecha límite para enviar la declaración personal de impuestos sobre el ingreso o la declaración de impuestos de tu pequeña empresa cae en un feriado o en un fin de semana. Ya sabes lo importante que es mantener la organización como propietario/a de un negocio: tienes que administrar las facturas, el inventario, el sitio web, la nómina, los empleados y todo lo demás.
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Puedes solicitar una extensión de impuestos sobre el negocio para enviarla más adelante con el Formulario 7004. Este formulario otorga una prórroga de seis meses para presentar la declaración, pero no otorga tiempo adicional para pagar. Si no solicitas una prórroga y no cumples con la fecha límite para la presentación de los impuestos, es posible que te enfrentes a una multa por no presentar la declaración de impuestos. La multa por no presentar la declaración es una multa que debes pagar si no presentas los impuestos a tiempo.
Las fechas límite para los impuestos estatales y las prórrogas varían según el estado.
Declaraciones de Impuestos en México (SAT)
En este artículo te compartimos una serie de claves para que entiendas lo más importante sobre cómo funciona y cómo hacer una declaración de impuestos mensual, que es una de las obligaciones fiscales más importantes, tanto de personas físicas como personas morales. Anualmente, el SAT implementa actualizaciones en las leyes fiscales y el 2025 no es la excepción. Estar informado evitará que generes multas o revisiones fiscales.
Declaración Anual de Impuestos
La declaración anual de impuestos es una tarea esencial para cumplir con las obligaciones fiscales. Para las Personas Morales, el plazo es hasta el 31 de marzo del año siguiente al ejercicio fiscal que se está declarando, para las Personas Físicas con Actividad Empresarial tienen hasta el 30 de abril. Te recomendamos no dejar la preparación de tus documentos de último momento.
Las personas físicas pueden presentar su declaración anual entre el 1 y el 30 del mes de abril a través del portal del SAT; para lo anterior se requiere capturar el RFC, tener la contraseña del SAT y la e.firma, esta última será necesaria solo si tienes un saldo a favor mayor de 10,000 pesos o si tienes el pago de ISR a cargo al hacer la declaración anual. Para el trámite en línea será necesario el RFC de la empresa y la e.firma de la persona moral.
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Revisa muy bien todos los datos que aparecen antes de enviar la información. Al enviar la declaración anual, recibirás un acuse de recibo oficial, que es el documento que acredita legalmente que la declaración anual fue presentada, y una línea de captura en caso de aplicar el pago de ISR. Al enviar la declaración anual, al igual que en el caso de las personas físicas, se recibirá un acuse de recibo oficial, que es el documento que acredita legalmente que la declaración anual fue presentada, y una línea de captura en caso de aplicar el pago de ISR.
Si encuentras errores después de presentar la declaración puedes realizar una declaración complementaria. Es importante actuar rápido para minimizar posibles recargos o multas, y comunicarlo de inmediato a tu contador para hacer el procedimiento correcto.
Declaración Mensual (Declaración Provisional)
La declaración mensual, también conocida como declaración provisional, es la forma en que se presenta la información sobre los ingresos, gastos, utilidades y pérdidas en un mes, así como los impuestos federales: Impuesto Sobre la Renta (ISR), Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU), Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS) y Retenciones de Impuestos realizadas a terceros. De acuerdo con lo que establece el Sistema de Administración Tributaria (SAT) esta declaración debe realizarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponde el pago.
Cómo Hacer una Declaración Mensual de Personas Físicas
Si tienes dudas sobre cómo hacer tu declaración mensual ante el SAT, a continuación te presentamos una breve guía sobre cómo hacer este trámite paso a paso:
- Lo primero que debes tomar en cuenta es que para poder ingresar a la plataforma y presentar tus declaraciones es necesario que además de tu clave de RFC, tengas tu contraseña o e.firma.
- También debes tener a la mano tu información sobre los ingresos acumulables, compras y gastos del periodo, deducciones personales y total de deducciones.
- Se trata de un procedimiento que se realiza en línea, a través del portal del SAT: www.sat.go.mx, donde tendrás que elegir el apartado "Declaraciones" y seleccionar la opción "Ver más".
- Dentro del menú desplegable, deberás dar clic entre alguno de estos, según sea tu caso, si perteneces al Régimen Simplificado de Confianza (Resico) o al Régimen General:
- Presenta tu declaración de pagos provisionales y definitivos. Régimen simplificado de confianza o
- Presenta tus pagos provisionales o definitivos de personas físicas.
- Una vez que elijas la opción correspondiente, deberás dar clic en el botón "INICIAR", el menú te pedirá ingresar con tu contraseña o e.firma.
- Cuando estés dentro del sistema, deberás elegir la opción "Presentar tu declaración", te desplegará un formulario, donde deberás llenar la declaración.
- Te pedirá elegir, dentro de diversas opciones: Tipo de declaración normal, el mes correspondiente en el campo denominado "Periodo"; en la periodicidad "Mensual", el año en el campo de "Ejercicio" y posteriormente deberás seleccionar las obligaciones que se declaran.
- La plataforma te cargará las obligaciones predeterminadas, de acuerdo con el Régimen en el que estás inscrito: Impuesto al Valor Agregado (IVA) o Impuesto Sobre la Renta (ISR), entre otros. Es necesario dar clic en "Continuar".
- Posteriormente, te pedirá llenar la "Determinación del Impuesto", de cada una de las obligaciones, con información sobre: Ingresos, Ingresos exentos, compras y gastos del periodo, estímulos deducibles, actividades gravadas, exentas; IVA cobrado e IVA acreditable, entre otros, de acuerdo con el tipo de impuesto del que se trata, para calcular los montos correspondientes a impuestos, que deben pagarse.
- Finalmente, deberás revisar las declaraciones correspondientes para verificar los datos y cantidades en la vista previa de la declaración. Dar clic en enviar declaración y descargar los acuses generados.
Recuerda que, en caso de pertenecer al Resico, tendrás un cálculo precargado, de acuerdo con las facturas emitidas y recibidas.
Cómo Hacer una Declaración Mensual de Impuestos Persona Moral
Ahora veamos cómo hacer una declaración mensual ante el SAT para personas morales, que también se realiza en el Servicio de Declaraciones de Pagos, que es la aplicación electrónica del SAT para presentar los pagos provisionales o definitivos del ISR, IVA o IEPS, donde se incluyen las retenciones, ya sea en declaraciones normales, complementarias, extemporáneas y de corrección fiscal.
- Deberás ingresar a la plataforma desde la sección "Empresas" en el portal del SAT y elegir en la opción de "declaraciones":
- Presenta tus pagos provisionales o definitivos de personas morales o
- Presenta tu declaración de pagos provisionales y definitivos. Régimen simplificado de confianza, según sea el caso.
- Una vez que te lleve a la opción elegida y dar clic en el botón "INICIAR", deberás ingresar con la clave de RFC y contraseña o e.firma.
- De igual manera, deberás seleccionar los impuestos correspondientes que deseas declarar, de acuerdo con la actividad económica que realiza tu empresa.
- Conforme elijas cada impuesto, la plataforma te solicitará la información correspondiente, que deberás llenar con base en los datos contenidos en tu registro contable.
- Finalmente, deberás llenar la declaración y obtener el acuse de recibo de la declaración y, en su caso, línea de captura para realizar los pagos.
De igual manera que en el caso de las personas físicas, recuerda que para el caso de las personas morales, bajo el régimen de Resico, el cálculo de los impuestos está precargado y es mucho más sencillo.
Obligaciones Fiscales y Tipos de Impuestos
Siendo responsable de un negocio, es importante conocer los impuestos a declarar. Esto es algo que debes saber: todo negocio que vende debe pagar impuestos y declararlos anualmente. Para realizar este proceso, lo recomendable es que acudas con un especialista para que te explique de forma detallada cómo debes pagar tus impuestos. Para comenzar debes registrarte como Persona Moral o Persona Física. En este caso, como tu negocio depende completamente de ti, lo recomendable es que te des de alta como Persona Física.
Ahora bien, una vez hecho esto, toca conocer qué tipo de Régimen Fiscal te corresponde:
- Actividades Empresariales: Este caso aplica cuando al año tienes ganancias totales por tus ventas de más de 2 millones de pesos.
- Incorporación Fiscal (RIF): Esta opción aplica cuando tu negocio no sobrepasa los 2 millones de pesos anuales. Tienes facilidades para realizar los pagos y contarás con descuentos al momento de hacerlos. Por ejemplo, el primer año te dan un descuento del 100%, el segundo año del 90% y así sucesivamente hasta cumplir con 10 años de actividad en tu negocio.
Principales Impuestos a Declarar
- Impuesto Sobre la Renta (ISR): Del ISR debes hacer un pago que va del 1.92% hasta el 35%, esto depende de la utilidad.
- Impuesto al Valor Agregado (IVA): Por otro lado, el IVA es la cantidad extra que se pone a un producto, que es del 16%, ese porcentaje deberás pagar mensualmente.
Muchos negocios están obligados a realizar pagos de impuestos estimados a lo largo del año. Puedes pagar los impuestos estimados en el sitio web del IRS, desde tu dispositivo móvil mediante la app IRS2Go o enviando por correo postal el Formulario 1040-ES. De todos modos, tienes que presentar una declaración de impuestos anual de pequeña empresa y calcular tu responsabilidad fiscal para el año, incluso después de pagar los impuestos trimestrales. En BBVA puedes realizar el pago de tus impuestos de forma rápida y sencilla.
Asesoría Profesional y Presentación Electrónica
La presentación electrónica es más fácil y rápida que el envío postal, lo que significa que también puedes obtener tu reembolso de impuestos más rápido.
Recuerda que, si te preocupa presentar los impuestos correctamente, vale la pena el gasto de contar con la ayuda de un profesional de impuestos con licencia. Hacer el proceso por tu cuenta puede ser confuso.
Para enfrentar los impuestos de tu negocio con total confianza, recurre a los servicios de contabilidad virtual como QuickBooks Live, una experiencia integral de contabilidad digital que hace que elaborar reportes y presentar impuestos sea realmente sencillo. Con TurboTax Live Business, obtén ayuda ilimitada de expertos bilingües mientras preparas la declaración o deja que un experto bilingüe presente la declaración por ti, de principio a fin. Obtén acceso directo a expertos en impuestos de pequeñas empresas que están al día con las últimas novedades en impuestos federales, estatales y locales.
Si requieres asesoría sobre cómo hacer la declaración mensual para personas físicas con actividad empresarial y ponerte al día con el pago de tus impuestos, recuerda que en Konta somos especialistas en contabilidad para personas físicas con actividades empresariales.
Novedades y Consideraciones Fiscales
Anualmente, el SAT implementa actualizaciones en las leyes fiscales y el 2025 no es la excepción. Estas son algunas de las modificaciones clave:
- Modificaciones en los umbrales de ingresos: Dependiendo del régimen fiscal, se han ajustado los montos límite para tributar en regímenes como el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO). Esto puede afectar la forma en que calculas tus impuestos.
- Actualización en el uso de CFDI 4.0: La versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet es obligatoria. Esta versión requiere que los datos fiscales coincidan exactamente con los registrados en el RFC, lo cual ha generado dificultades para muchas empresas.
- Cambios en los porcentajes de ISR: Algunos sectores han visto ajustes en las tarifas aplicables al Impuesto Sobre la Renta. Esto podría impactar la carga tributaria, dependiendo del tipo de ingresos y gastos que registre tu negocio.
- Nuevas disposiciones sobre deducibilidad: Algunos gastos que antes eran 100% deducibles podrían tener restricciones adicionales.
Dedícale el tiempo necesario a realizar tu declaración para mantener en orden tu actividad financiera. No dejes que te tome por sorpresa. Con una buena preparación y organización, tu declaración anual será un éxito.