Cuando se emite un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) y surge la necesidad de corregirlo o reemplazarlo, es importante hacerlo de manera correcta para cumplir con las disposiciones fiscales y evitar problemas en la contabilidad. La sustitución de una factura debe ocurrir para solventar datos erróneamente colocados en la factura electrónica emitida cuando ocurrió la transacción comercial. Este procedimiento asegura que la información fiscal y contable de la empresa esté actualizada y refleje correctamente las transacciones realizadas, evitando problemas con el SAT.
Sustituir una factura cancelada es el proceso de emitir una nueva factura o reemplazar una factura previamente emitida ya sea por error, cambios en los datos o ajustes en los servicios o productos entregados. Debido a que se trata precisamente de sustituir, el nuevo CFDI resultante debe ser del mismo tipo que el original. El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), o factura electrónica, es la forma de hacer documentos electrónicos para que sean válidos para el SAT. Requiere que el Contribuyente obtenga su Certificado de Sello Digital (CSD) en el Portal del SAT para firmar electrónicamente sus documentos. Al timbrar una factura electrónica se generan dos archivos, XML y PDF.
¿Cuándo es Necesario Sustituir un CFDI?
Uno de los motivos para crear facturas relacionadas, de acuerdo con el Catálogo de CFDI relacionados del SAT, es la sustitución del documento. La relación “04 - Sustitución de CFDI” permite reemplazar un comprobante previo por uno nuevo, asegurando que la operación quede registrada de forma adecuada. Este proceso se utiliza cuando el CFDI original tiene errores y se requiere emitir uno que lo sustituya, manteniendo la trazabilidad y validez ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria).
La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es necesaria cuando:
- Hay errores en la factura, como datos incorrectos del emisor, receptor, cantidad, impuestos o servicios facturados. Al igual que si no son correctas las claves del producto o servicio y la unidad de medida.
- Hay cambios en las condiciones de venta, como devoluciones o descuentos que no se contemplaron inicialmente, cancelación de servicios o devolución de productos y cambios en las fechas o términos de pago.
- Por requerimientos del receptor que solicita la cancelación del CFDI para corregir datos que afecten su contabilidad o deducciones fiscales.
- Operaciones no realizadas, en estos casos, es necesario cancelar el CFDI emitido para evitar sanciones entre lo reportado y la realidad financiera.
Estos motivos están fundamentados en el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y las reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.
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Errores Comunes que Llevan a la Sustitución de Facturas Electrónicas
¿Qué errores comunes llevan a la cancelación de facturas electrónicas?
- Datos fiscales incorrectos como RFC, nombre o régimen fiscal.
- Errores en montos o impuestos, cálculos equivocados en el subtotal, IVA o retenciones que no coinciden con la operación real.
- Clave de producto o servicio defectuoso, como código del catálogo del SAT que no corresponda al bien o servicio facturado.
- Omisión de información obligatoria, como el uso del CFDI o el código postal, exigidos en la versión 4.0.
- Facturación duplicada, dos facturas para la misma operación por error, lo que genera inconsistencias contables.
Sustitución de CFDI por Incumplimiento en Pagos PUE
Cuando los CFDIs de ingreso (facturas electrónicas) se emiten con Método de Pago en una sola exhibición (PUE) bajo la promesa de realizar el pago posteriormente (en determinado tiempo y/o con una forma de pago específica), aplicando la opción de la regla 2.7.1.39 de la miscelánea fiscal 2025, es imprescindible darles seguimiento para verificar que ambas condiciones se cumplan. ¡Aguas! Si ese pago prometido no llega, tendrás que cancelar y sustituir la factura. Este sería el modo de refacturar las operaciones «PUE» en los casos en que se incumpla con la forma de pago ingresada en la factura original (Escenario 1) o bien, la operación no se liquide en su totalidad dentro del plazo otorgado (Escenario 2).
La Clave de Relación "04 - Sustitución de CFDI"
La autoridad establece un campo llamado Tipo de relación, el cual se utilizará para indicar la relación que existe entre los CFDI que se emiten y que estén relacionados con otros CFDI que fueron generados anteriormente donde se deberá de indicar la clave correspondiente del catálogo de Tipos de relación entre CFDI y agregar los folios UUID (Identificador Único Universal) en cuestión. La clave 04 en la relación de los documentos se utilizará cuando se detecta un error en la emisión del comprobante original (precio incorrecto, RFC (Registro Federal de Contribuyentes) incorrecto, etc.). Se deberá de utilizar cuando se emita un nuevo CFDI del mismo tipo. La opción 04 tiene la función de sustituir el CFDI original en donde se cometió el error.
Catálogo de Tipos de Relación entre CFDI
A continuación, se presenta un listado de las claves de relación, destacando la clave 04 para sustitución:
| Clave | Descripción |
|---|---|
| 01 | Nota de crédito de los documentos relacionados |
| 02 | Nota de débito de los documentos relacionados |
| 03 | Devolución de mercancías sobre facturas o traslados previos |
| 04 | Sustitución de los CFDI previos |
| 05 | Traslados de mercancías facturados previamente |
| 06 | Factura generada por los traslados previos |
| 07 | CFDI por aplicación de anticipo |
| 08 | Factura generada por pagos en parcialidades |
| 09 | Factura generada por pagos diferidos |
Proceso de Sustitución de una Factura en el SAT
Antes de realizar la nueva factura relacionada por sustitución, deberás cancelar la anterior. Un paso esencial para realizar la correcta sustitución de una factura electrónica es cancelar la factura original en la que se cometió el error. Para efectuar este proceso se deben de seguir dos pasos principales:
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Paso 1: Cancelar el CFDI Original
Para realizar la cancelación del CFDI, primero identifica su estado. Antes de comenzar, verifica el estatus que tiene tu CFDI, este puede ser:
- No cancelable: Si tiene documentos relacionados vigentes, los deberás de cancelar primero para cambiar el estado de la factura.
- Cancelable: Si no tiene documentos relacionados o estos ya fueron gestionados.
Una vez verificado el estado, sigue estos pasos para cancelar el CFDI:
- Ingresa al portal del SAT y da clic en «Consultar sitio».
- Da clic en “Factura electrónica”, después en «Servicios de factura» y posteriormente en «Servicio de cancelación».
- El sistema te pedirá ingresar con tu e.firma, contraseña y RFC.
- Dirigirse a la opción “Consultar facturas emitidas”.
- Una vez dentro, se visualizan varios campos por llenar: “Folio fiscal”, “Fecha inicial de emisión de la factura”, “Fecha final de emisión”, “RFC del receptor”, “Estado del comprobante”, y “Tipo de comprobante (Complemento)”.
- Filtrar la factura electrónica que se desee sustituir y dar clic en el botón azul que dice “Busca CDFI”.
- Si la información que se introdujo es correcta, se verá a continuación, en la parte inferior de la página, un rectángulo donde se encuentra la factura a corregir. Se puede previsualizar el folio fiscal, el RFC emisor, el nombre o la razón social del emisor, entre otros datos.
- Si es, en efecto, la que se busca, dar clic en el cuadrado blanco que se encuentra a la izquierda, para seleccionar el archivo.
- En la barra inferior azul, está la opción que dice “Cancelar seleccionados”, Hacer clic ahí.
Nota: recuerda que con el proceso de cancelación, tus CFDI podrán requerir de la aprobación de cancelación por parte del receptor. ¡Todo listo! Ya has cancelado esa factura. Ahora recuerda que si el receptor no acepta o niega la cancelación en un plazo de 72 horas, la factura se cancelará automáticamente.
Paso 2: Emitir el Nuevo CFDI Indicando la Relación "04"
Una vez que obtienes el acuse de cancelación de tu documento, deberás de emitir uno nuevo con la información correcta. Una vez cancelada la factura, se procede a la sustitución del folio usando la opción relación 04 (Sustitución de los CFDI previos), esta opción permite vincular la nueva factura al folio original previamente cancelado.
Para ello realiza lo siguiente:
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- Crea un nuevo CFDI con los datos correctos. Genera un nuevo comprobante fiscal con la información corregida, recuerda verificar esos datos.
- Para relacionar el nuevo CFDI al folio cancelado, se debe realizar el mismo proceso que al generar un nuevo CFDI, solo que esta vez en el campo que indica CFDI RELACIONADO, seleccionar la opción 04, el cual corresponde a la sustitución de los CFDI previos y capturar o copiar el folio fiscal que aparece en la factura cancelada, enseguida agregar el folio.
- Al hacer clic en agregar el campo de CFDI relacionado cambiará a color azul, significa que la nueva factura está vinculada al folio cancelado.
- Continuar con la captura de datos correctamente y verificar que esta vez los datos ingresados sean correctos, para posteriormente timbrar el CFDI nuevo.
En el XML se tiene el nodo CfdiRelacionados, en el cual se muestra la información fiscal del documento, en este caso se aprecia el tipo de relación y el UUID. Notifica al receptor: envía el nuevo CFDI al cliente para que lo registre correctamente en su contabilidad.
Consideraciones Importantes y Sanciones por Cancelación Fuera de Plazo
Recuperar una Factura Cancelada por Error
Si cancelaste un CFDI por equivocación, no es posible “reactivarlo”, pero sí puedes emitir un nuevo comprobante para restablecer la operación.
Sanciones por Cancelación Tardía
Recuerda que en el Código Fiscal de la Federación se especifica que cancelar y sustituir una factura solo puede hacerse el ejercicio fiscal en que se emitieron. Si lo haces fuera de ese plazo, las sanciones serán:
- Multa económica: del 5% al 10% del monto de cada CFDI cancelado fuera de plazo. Por ejemplo, si una factura de $10,000 se cancela tarde, la sanción podría oscilar entre $500 y $1,000.
- Implicaciones fiscales adicionales: si la cancelación tardía afecta la contabilidad o las declaraciones presentadas, el contribuyente podría enfrentar revisión del SAT, ajustes en impuestos y, en casos extremos, auditorías.
Para evitar estas sanciones, es fundamental realizar la cancelación dentro del ejercicio fiscal correspondiente o, a más tardar, en el mes de la declaración anual. Importante: Se debe considerar que la fecha límite para emitir los complementos por los pagos recibidos en un periodo mensual es el quinto día natural del mes inmediato siguiente al que corresponda el pago.
Ejemplo Práctico de Sustitución de CFDI
A continuación, se describirá el uso de la clave 04 Sustitución de los CFDI previos, cuando se cancela un CFDI y se emite uno nuevo, dentro del mismo período. Para ello considera lo siguiente: Una vez que se tomen en cuenta dichas consideraciones, te explicaremos el proceso utilizando el siguiente ejemplo:
Alejandro es un emprendedor y tiene su ferretería. Él emitió una factura el 1 de noviembre del 2025. El día 5 de noviembre del 2025 el receptor se percata que existe un error en su información, por lo cual requiere que se elabore una nueva factura con la información correcta. Para efectuar este proceso se deben de seguir dos pasos:
- Cancela el CFDI origen: Para realizar la cancelación del CFDI ingresa a la consulta de tus facturas. Selecciona el documento a cancelar y presiona el botón de Cancelar .
- Emite el nuevo CFDI indicando la relación 04: Una vez que obtienes el acuse de cancelación de tu documento, deberás de emitir uno nuevo con la información correcta. Para ello realiza lo siguiente. Selecciona el documento que será sustituido. Acepta los cambios y finalmente timbra tu documento.
En el XML se tiene el nodo CfdiRelacionados, en el cual se muestra la información fiscal del documento, en este caso se aprecia el tipo de relación y el UUID.