La funcionalidad de importar el Catálogo de cuentas te permite simplificar y personalizar tus procesos contables. Este proceso te permite importar la información de tus cuentas utilizando un archivo de excel. En este artículo, encontrarás toda la información necesaria para que puedas importar tu catálogo de cuentas de manera exitosa. Solo necesitas preparar una plantilla con la estructura correcta (llamada layout) y seguir el asistente paso a paso para asegurar que la carga se realice correctamente y sin errores.
Proceso General de Importación de Catálogo de Cuentas
Conoce el proceso de importación del catálogo de cuentas, que generalmente incluye la importación de una plantilla, la revisión del archivo y la transferencia de saldos.
Preparación del Archivo de Importación
Antes de importar, asegúrate de que tu archivo siga la estructura del layout de importación. En la siguiente ruta encontrarás un ejemplo que puedes usar como referencia: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI11.00\Plantillas\Importacion\Cat_Cuentas. Si prefieres usar una plantilla lista, ve al menú Cuentas y Pólizas y haz clic en Cuentas. En la ventana de Catálogo de cuentas, ubica la barra de herramientas y da clic en el ícono Descargar plantilla de importación.
Importación de plantilla: aquí podrás descargar la plantilla y personalizarla con tu información. Para descargarla, solo es necesario que hagas clic en el botón "Descargar plantilla". Podrás guardarla en la ubicación de tu preferencia, donde puedas acceder a ella fácilmente. Al descargar el archivo te encontrarás dos hojas. La plantilla ya trae consignadas algunas cuentas.
Campos Clave de la Plantilla de Cuentas
Es fundamental completar la plantilla con la información correcta. A continuación, se detallan los campos esenciales:
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- Nivel (obligatorio): Elige el nivel al que corresponde cada cuenta contable para clasificarlas en cuentas y subcuentas.
- Código (opcional): Agrega los códigos a tus cuentas con el formato que desees o vienes utilizando.
- Nombre de la cuenta (obligatorio): Asigna el nombre con el que vas a identificar cada cuenta, en los registros en los que se encuentre asociada y en tus reportes contables.
- Uso de la cuenta (opcional): Define el uso que le quieres dar a ciertas cuentas contables, para predeterminar su comportamiento en los procesos automáticos. Puedes dejar este campo en blanco y el sistema lo hará por ti en función a los comportamientos automáticos que elijas.
- Tipo de cuenta (opcional): Puedes usar una "cuenta de movimiento" en registros contables o asientos automatizados, mientras que una "cuenta mayor" solamente acumula los saldos correspondientes a sus subcuentas.
- Ver saldo por terceros (opcional): Selecciona en cada cuenta contable si quieres que al generar tu "Balance de prueba por tercero" se muestre el saldo detallado por cada tercero.
Proceso de Carga del Catálogo
Después de preparar tu archivo, ve al menú Herramientas, da clic en el ícono Importación de información y selecciona la opción Cuentas. El sistema mostrará un asistente que te guiará paso a paso.
En la sección "Información desde excel", llena los campos con la información correspondiente:
- Archivo de excel: Indica la ruta donde está guardado tu archivo con la información de las cuentas.
- Niveles de las cuentas: Define cuántos niveles de cuentas deseas que se importen.
- Separador del número de cuentas: Elige el símbolo que separa los números de las cuentas en tu archivo (por ejemplo, un punto o guion).
- La primera fila son encabezados: Activa esta casilla si tu archivo incluye los nombres de las columnas.
Una vez que completes estos campos, da clic en Siguiente para continuar con la importación.
Revisión y Formato de la Información
Antes de continuar, asegúrate de que tu archivo siga la estructura correcta: Que las columnas y datos estén organizados igual que en la plantilla de ejemplo. Que no falten campos obligatorios ni existan datos fuera de lugar. Revisar esto te ayudará a evitar inconsistencias durante la importación. Da clic en Siguiente, para avanzar al siguiente paso del asistente de importación.
En la "Vista preliminar de la importación del catálogo de cuentas", el sistema te muestra cómo se verá tu catálogo de cuentas. Puedes personalizar la vista de la siguiente manera:
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- Cambiar el orden de las columnas: Mueve las columnas según la información que quieras ver primero.
- Ajustar el tamaño de las columnas: Amplía o reduce las columnas para que la información se vea mejor.
- Ordenar de forma ascendente o descendente: Organiza los datos de menor a mayor o de mayor a menor según tus necesidades.
Da clic en Siguiente. Podrás realizar correcciones y modificaciones directamente sobre la página o hacer clic en "Importar otro archivo" para volver a cargar la información. También encontrarás las funciones de "Agregar", "Eliminar" o "Duplicar" las filas. Puede ocurrir que también se resalten algunos campos de color amarillo, esto no es un error, pero sí una sugerencia del sistema para que verifiques si corresponde a una inconsistencia.
Finalización del Proceso de Importación
Una vez que finalices los pasos anteriores, el sistema te mostrará un resumen con la información importada:
- Registros agregados: El número de cuentas nuevas que se agregaron al catálogo.
- Registros modificados: El número de cuentas que se actualizaron con la información de tu archivo.
- Total de entradas: La suma de todos los registros procesados.
Da clic en el botón Finalizar para completar el proceso de importación de tus cuentas. ¡Muy bien! Ya cuentas con todo para importar cuentas al catálogo del sistema. Al finalizar el proceso de importación, el sistema tomará unos segundos para actualizar las cuentas.
Funcionalidades Adicionales en la Importación
Transferencia de Saldos
La funcionalidad de transferir saldos de las cuentas antiguas a las nuevas facilita la migración y permite la continuidad de tu contabilidad. Puedes decidir si, desde la importación, deseas que se trasladen los movimientos de períodos cerrados a las nuevas cuentas o no. Desde la columna "Nueva cuenta", selecciona y asigna las cuentas de tu nuevo catálogo de cuentas para cada una de las cuentas reemplazadas. Después, haz clic en "Guardar y continuar". La opción estará activada por defecto. Si decides no activarlo, el sistema conservará la estructura histórica de las cuentas.
Asignación de Comportamientos Automáticos
En esta etapa, podrás asignar comportamientos automáticos a tus cuentas contables importadas. Desde la columna "Nueva cuenta", selecciona y asigna las cuentas de tu nuevo catálogo para cada uno de los comportamientos automáticos. En esta etapa, algunos campos vienen pre cargados, pero es importante que los revises de manera detallada para confirmar que es la configuración que deseas.
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Importación de Otros Datos Contables
Importar Balanza de Comprobación
Si es requerido importar la balanza de comprobación para cargar los saldos de sus cuentas al importar su contabilidad selecciona la opción Importar balanza de comprobación. Tomando en cuenta las indicaciones de estructura del archivo mencionadas en la ventana, procedemos a subir la balanza, dando clic en el botón Examinar, seleccionando el archivo que corresponda y damos clic en el botón Subir archivo, recibiendo un mensaje si se subió correctamente.
Importar Pólizas de Período
Si es requerido importar pólizas de algún período al importar su contabilidad, selecciona la opción Importar pólizas período. Tomando en cuenta las indicaciones de estructura del archivo mencionadas en la ventana, procedemos a subir el archivo con las pólizas contables, dando clic en el botón Examinar, seleccionando el archivo que corresponda y damos clic en el botón Subir archivo, recibiendo un mensaje si se subió correctamente. El tipo de póliza indica si es de Diario, Ingresos, Egresos, etc. La naturaleza indica si el movimiento que está haciendo es cargo o abono.
Consejos y Solución de Problemas
En caso de que el archivo no pueda ser importado, debido a que tiene diferencias en la estructura de las cuentas con respecto a lo esperado, se recibirá el excel indicando la información que debe ser corregida mientras persistan diferencias. Si el proceso muestra éxito, pero no ves los registros en el catálogo, podría haber un problema con la tabla o filtros activos en el catálogo de cuentas. Asegúrate de que el archivo sea TXT o CSV y que cada campo tenga el formato correcto según el layout, sin espacios extra ni caracteres inválidos.
Sí, puedes seguir subiendo cuentas por rubro conforme vayas obteniendo nuevos clientes, sin necesidad de capturar cada uno manualmente. Antes de hacerlo, te recomiendo realizar un respaldo previo para mayor seguridad. Te sugiero asegurarte de tener la última versión del re-instalable del sistema.