El catálogo de cuentas es una herramienta fundamental en el ámbito contable, ya que permite reflejar correctamente la información financiera, la cual guía la toma de decisiones y generar un registro organizado de las transacciones de tu negocio, este recurso crucial asegura un registro estructurado y eficaz de todas las transacciones financieras. Una vez que hayas personalizado tu catálogo de cuentas, la siguiente fase consiste en la configuración precisa de las cuentas contables. Esto garantiza que la información presentada en los diversos reportes sea relevante y fiable, lo que reviste una importancia vital para los contadores y su labor en la toma de decisiones financieras.
Estructura del catálogo de cuentas
Para la creación del Catálogo de cuentas contables se toma como referencia las características del catálogo de cuentas del SAT. Se debe definir la información de la cuenta a dar de alta, permitiendo el sistema solo seleccionar una de las opciones que se despliegan; no se puede repetir la elección en otra nueva cuenta, sólo se puede dar de alta una vez cada una de las cuentas que conforman la estructura del catálogo general del SAT, el código agrupado se asigna de manera automática y no puede ser editado con el fin de evitar errores en su asignación.
Para su gestión y visualización se pueden definir las siguientes opciones de configuración en el sistema:
- Fecha: Sirve para definir la fecha límite en la que se puede crear, editar o eliminar pólizas.
- Guardar datos de la DIOT: Si se activa esta casilla se guardarán datos para la DIOT al momento de contabilizar comprobantes de forma automática.
Configuración y acceso al catálogo
Para las dos primeras formas se realiza lo siguiente: nos vamos a dirigir al menú de la izquierda y damos clic en Contabilidad, seleccionas el apartado de Catálogos y damos clic en Configuración. Una vez que se abre la pestaña de catálogos vamos a seleccionar el Emisor al que le vamos a crear el catálogo de cuentas. Para esto nos vamos a ir a la casilla que está en la parte superior derecha y seleccionamos el emisor que corresponda. Posteriormente vamos a dar clic en el botón Catálogo que se encuentra en la parte superior izquierda y seleccionamos Nuevo.
Puedes configurar el catálogo desde “Contabilidad” “Catálogos” “Configuración”. Da clic en “Restablecer”. Podrás visualizar las principales cuentas del balance general y también las principales cuentas del estado de resultados. Una correcta configuración y organización de las cuentas contables de acuerdo con la contabilidad empresarial, garantiza la generación de reportes más claros y específicos.
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Tipos de cuentas contables
Es indispensable asignarle el Tipo de cuenta correspondiente a las cuentas contables. Para ello, es necesario comprender la diferencia entre las dos opciones principales:
- Cuenta de movimiento: al seleccionar esta opción, la cuenta contable está habilitada para que puedas seleccionarla en cualquier documento o transacción, de esta forma podrás ver el saldo específico en su Movimiento de cuenta contable.
- Cuenta mayor: una vez selecciones esta opción, la cuenta contable no podrá ser asociada a ningún documento o transacción, de esta forma se alimentará de los movimientos de sus subcuentas, es decir, las cuentas contables con este tipo de cuenta no tendrá información detallada en su Movimiento de cuenta contable.
Ahora que ya se conocen las dos diferentes opciones, debes validar en tu catálogo de cuentas a que cuentas contables deseas modificarle el Tipo de cuentas asignado. Para ello debes hacer clic en el menú de Contabilidad > Catálogo de cuentas > Ubica la cuenta contable > Editar > Selecciona el Tipo de cuenta correspondiente > Guardar.
Visualización en reportes y saldos por terceros
Una vez le asignes el tipo de cuenta correspondiente, es necesario que verifiques si deseas activar el campo correspondiente a Ver saldo de cuenta por terceros, este campo permite ver el detalle de las cuentas contables por cada contacto en el reporte de Balanza de comprobación por tercero. Para ello debes hacer clic en el menú de Contabilidad > Catálogo de cuentas > Ubica la cuenta contable > Editar > Activa el campo Ver saldo de cuenta por terceros > Guardar. Activar el campo correspondiente para ver el detalle de los movimientos por terceros permite un mejor control.
Es importante aclarar que la información que se observa en los diferentes reportes varía de acuerdo a la configuración del catálogo de cuentas que se genere. A continuación se presenta un resumen de cómo influye la configuración de la cuenta en el comportamiento de los reportes:
| Tipo de cuenta / Campo | Comportamiento en los reportes |
|---|---|
| Cuenta mayor | En el Estado de situación financiera solo va a sumar el saldo de sus subcuentas. No tiene información detallada directa. |
| Cuenta de movimiento | Permite visualizar el saldo correspondiente a las transacciones específicas que se hayan generado con esa cuenta. |
| Ver saldo de cuenta por terceros (Activo) | Permite visualizar el detalle de las transacciones por tercero en la Balanza de comprobación por tercero. |
La gestión precisa de cuentas contables de tipo Movimiento es fundamental para registrar las transacciones diarias de manera efectiva. Este control detallado permite obtener reportes exhaustivos sobre los movimientos de cada cuenta y sus respectivos terceros. Estos informes detallados facilitan la toma de decisiones estratégicas en cada área específica.
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