Una de las dudas más frecuentes en la generación de los CFDI de Pago es qué hacer cuando se emite el complemento por el pago de una factura con nota de crédito. ¿Esta debe reflejarse dentro del complemento, o no? Es importante tener en cuenta que, dentro de un complemento de pago, usted debe ingresar solamente la factura original relacionada con ese pago, es decir, el CFDI de Ingreso que ampara la venta o la prestación del servicio. La nota de crédito, cuando se aplica a una factura, debe estar debidamente relacionada a la factura de forma independiente.
Complemento de Pago (REP) y Nota de Crédito: Conceptos Fundamentales
En México existen dos documentos fiscales para ajustar o cerrar el ciclo de cobro de una factura: el Complemento de Pago (REP) y la Nota de Crédito. Usar el incorrecto puede generar inconsistencias contables o problemas con el SAT.
¿Qué es el Complemento de Pago (REP)?
El Complemento de Pago (también llamado REP: Recibo Electrónico de Pago) es un CFDI que se emite para acreditar que recibiste el pago de una factura que se emitió con método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido).
- Se utiliza cuando se emitió una factura con método de pago PPD y el cliente pagó después, ya sea en uno o varios pagos.
- El SAT requiere que "cierres" la factura con un REP por cada pago recibido.
- El REP no cancela la factura original.
- El REP no reduce el monto de la factura original.
- Solo documenta que el pago fue recibido.
Importante: Si emitiste la factura con método de pago PUE (Pago en Una Sola Exhibición), el pago ya se considera recibido al momento de timbrar, por lo que no necesitas un REP.
¿Qué es la Nota de Crédito?
La Nota de Crédito es un CFDI de tipo Egreso que se emite para reducir o cancelar el monto de una factura ya timbrada. Se utiliza en diversos escenarios, tales como:
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- El cliente devolvió mercancía parcialmente.
- Se acordó un descuento después de emitir la factura.
- Hubo un error en el precio y se quiere corregir sin cancelar la factura.
- El cliente cancela parte del servicio.
La Nota de Crédito reduce el saldo pendiente de la factura original y queda vinculada al CFDI de ingreso al que hace referencia (campo CfdiRelacionados). El SAT la acepta como ajuste fiscal documentado.
Aclaración Importante: La Nota de Crédito no cancela la factura. Si necesitas cancelar completamente una factura, el proceso es la cancelación de CFDI, que requiere la aceptación del receptor.
¿Cuándo usar cada documento?
La regla más sencilla para diferenciar su uso es la siguiente:
- Si el monto de la factura está bien, pero falta documentar el cobro: usa un Complemento de Pago (REP).
- Si el monto de la factura necesita ajustarse hacia abajo: usa una Nota de Crédito.
Por ejemplo, si realizaste una operación con pago diferido (PPD) por $1276.00 MXN en total y después acordaste aplicarle una Nota de crédito de $116.00, esta nota de crédito se aplica a la factura para reducir el saldo pendiente, y luego el Complemento de Pago se emitirá por el monto del pago restante efectivamente recibido, si aplica.
Proceso de Emisión del Complemento de Pago
Elaborar o dar de alta la recepción de pagos con complemento te permite registrar los pagos que recibes de tus clientes y generar el comprobante fiscal correspondiente cuando el pago no se hizo al momento de emitir la factura. Esto es importante para mantener tus cobros bien identificados, cumplir con las disposiciones fiscales y llevar un control claro y confiable de tus pagos.
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A continuación, te indicamos el proceso general:
- Prepara el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para la aplicación del complemento.
Antes de aplicar el Complemento de recepción de pagos, asegúrate de cumplir con las condiciones indicadas en la guía de llenado del Complemento para la recepción de pagos.
- Registra la recepción de pagos.
En el sistema de facturación, ingresa a la sección correspondiente a Clientes y/o Recepción de pagos. Captura la información requerida: cliente, fecha, documento, concepto de pago, documento de pago y monto recibido. Una vez completados los datos, guarda el registro del pago.
- Genera el comprobante con el complemento.
Accede a la función de Alta de comprobantes de pago. Indica el tipo de folio, elige al cliente al que se le generará el comprobante de pago e indica la fecha. En la columna Documento de pago, selecciona la recepción de pago correspondiente. Complementa la información requerida por el sistema. Es importante revisar el desglose de impuestos en la sección correspondiente: tipo de impuesto (traslado o retenido), base, impuesto, tipo de factor (tasa o cuota), porcentaje e importe. Esta información se desglosa según la factura previamente emitida. Revisa la información asociada al pago y procede a grabar; el sistema realizará el timbrado del comprobante.
Cuando se emite el Complemento de Pago, en el campo «Importe Pagado», se ingresa la cantidad que se está recibiendo en el momento de realizar el complemento. Si el cliente te paga en dos o más parcialidades, debes registrar un REP por cada pago. Los sistemas de facturación permiten registrar múltiples pagos sobre la misma factura PPD hasta cubrir el total.
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- Validación de la recepción de pago.
Desde el módulo de comprobantes fiscales de pago, podrás filtrar y revisar los pagos con y sin comprobante para validar la recepción de pago registrada.
- Consulta el expediente del cliente.
Para verificar la recepción generada, puedes acceder al expediente del cliente y, en la sección de información de saldos o estado de cuenta, validar el registro del pago.
Registro de Pagos a través de Intermediarios
Cuando el cliente paga a través de un intermediario (como una plataforma de pagos o un tercero que transfiere en su nombre), el SAT tiene reglas específicas que deben seguirse. El SAT establece que cuando el monto del pago es igual o menor a $2,000 MXN y se recibe en efectivo o a través de intermediario sin identificación del ordenante, se puede usar la forma de pago "3 Intermediario pagos".
- Al registrar el pago de la factura, en el campo Forma de pago selecciona 3 Intermediario pagos.
- Completa la información necesaria y procede a guardar y timbrar.
Importante: Para pagos superiores a $2,000 MXN recibidos a través de intermediarios, el SAT requiere identificar al pagador original. Si no puedes identificarlo, consulta con tu contador la forma correcta de registrarlo según el tipo de intermediario. El límite de $2,000 MXN aplica por operación individual, no por suma de pagos del mismo cliente en el mes.
Proceso de Emisión de la Nota de Crédito
Para emitir una Nota de Crédito de forma adecuada, el proceso general implica:
- Acceder a la sección de emisión de notas de crédito en tu sistema de facturación.
- En el campo CFDI relacionado, busca y selecciona la factura original a la que hace referencia. La nota de crédito quedará vinculada a la factura original y reducirá el saldo pendiente del cliente en tu cuenta por cobrar.
Crucial: Para que la Nota de Crédito sea válida fiscalmente, siempre debe referir al CFDI original en el campo CfdiRelacionados con el tipo de relación 01 - Nota de crédito de los documentos relacionados.
Consideraciones Importantes y Preguntas Frecuentes
¿Puedo emitir un REP por una factura PUE?
No. El REP solo aplica para facturas con método de pago PPD. Las facturas PUE ya implican el pago al momento de la emisión.
¿Qué pasa si no emito el REP de una factura PPD?
La factura quedará pendiente de pago en el sistema del SAT y puede generar inconsistencias en tu declaración de ISR. El SAT puede requerir el REP en una auditoría.
¿La Nota de Crédito tiene fecha límite para emitirse?
No hay una fecha límite legal, pero se recomienda emitirla en el mismo período fiscal en que ocurrió el ajuste para que coincida con tu declaración mensual.
¿Un REP reduce el IVA a pagar?
El REP no modifica el IVA de la factura original. El IVA se causó al emitir la factura. Lo que hace el REP es confirmar el cobro para efectos de ISR.
¿Puedo cancelar un REP si lo emití por error?
Sí. Puedes cancelar el REP desde tu sistema de facturación. La cancelación requiere la aceptación del receptor, igual que cualquier CFDI.