Saber cómo organizar las facturas de una empresa es, sin duda alguna, fundamental para el buen funcionamiento de la misma. Almacenar y organizar las facturas digitalmente es esencial para las empresas, sobre todo cuando una empresa está creciendo, ya que el desorden administrativo no se nota… hasta que se convierte en un problema.
La importancia de archivar correctamente las facturas
Archivar la facturación es un proceso obligatorio que tienen que realizar tanto los autónomos como todas las empresas, ya sean pymes o grandes compañías, ya que está regulado según la Ley General Tributaria. Saber cómo organizar papeles y facturas es un proceso que impacta en la fiscalidad, la tesorería y la eficiencia. Necesitarás ese registro para declarar tus impuestos y, además, en cualquier momento Hacienda puede realizar una inspección y entonces tendrás que presentarlo todo.
Al hablar de archivar facturas nos referimos al proceso de guardar, de forma correcta y legible, tanto las facturas emitidas como las recibidas, durante el tiempo que estipule la ley. Ten en cuenta que tendrás que guardar y archivar correctamente tanto las facturas recibidas como las emitidas, albaranes, si en la factura se hace alusión expresa, y justificantes de pago y cobro.
Plazos legales de conservación
Estos documentos tienen que conservarse durante un periodo de tiempo determinado, que puede ir desde los 4 hasta los 10 años, dependiendo del criterio que tengamos en cuenta: tributario, mercantil, penal, para prevenir el blanqueo de capitales o según el criterio del Impuesto sobre el valor añadido. Según la legislación sobre facturación electrónica, las empresas están obligadas a conservar el archivo digital durante al menos 5 años.
Métodos de archivo: ¿Papel o digital?
Hacienda no obliga a archivar las facturas de una forma en concreto, así que los documentos pueden conservarse tanto en papel como en formato digital. Según el artículo 20 del Reglamento de facturación, las facturas deben guardarse de modo que se pueda garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.
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Archivar facturas físicamente
En caso de que quieras archivar tus facturas físicamente, aquí te dejamos algunos consejos que debes seguir si quieres tener un archivo ordenado:
- Ordena siempre las facturas del mismo modo y no cambies el criterio durante un año fiscal.
- Para las facturas emitidas a clientes, lo mejor es ordenarlas alfabéticamente según el nombre fiscal del cliente.
- Dentro del fichero de cada cliente, ordena las facturas de la más reciente a la más antigua.
- En el caso de las facturas recibidas, ordénalas también por orden alfabético según el nombre del proveedor.
- No olvides incluir junto a esas facturas el albarán en caso de que sea necesario, así como el justificante de pago.
Archivar facturas digitalmente
El almacenamiento digital de facturas ofrece una solución eficiente. La automatización de las facturas representa una enorme ganancia de comodidad en la gestión diaria y en las relaciones con los proveedores. Los intercambios son más fluidos, la información es fácilmente accesible, los plazos se acortan y el control del proceso del ciclo de vida de las facturas es más fácil.
En la actualidad, lo más común es que se utilicen programas de facturación que automatizan los procesos de archivar y guardar las facturas. Estos programas cuentan con un lector OCR, una herramienta que extrae y almacena de forma automática los datos, creando un archivo totalmente legalizado.
Consejos clave para una gestión eficiente
- Utilizar un software de facturación: Esta herramienta es la adecuada para la creación y, también, para la organización de las facturas de una empresa.
- Numerar correctamente las facturas: Para facilitar la organización de las facturas de la empresa, es vital que se enumeren correctamente.
- Disponer de una rutina: También es recomendable que uno mismo se cree el hábito de organizar manual o digitalmente las facturas de la empresa.
- Controlar las facturas impagadas: Si se dispone de las herramientas para ello, se tendrá un mayor control, sobre todo de las que aún no se han pagado.
Digitalizar y automatizar la gestión de las facturas es una mejora técnica y, al mismo tiempo, una palanca de rentabilidad para todo negocio. Si eres director financiero, la decisión de pasar de lo manual a lo digital con una plataforma profesional te hará ahorrar costes, ganar eficiencia y dormir más tranquilo ante cualquier inspección.
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