La digitalización de documentos con el sistema de facturación SAP es uno de los procesos con un menor periodo de retorno de la inversión dentro de las herramientas que ofrece el mercado cuando una empresa inicia el proceso de transformación digital. Para las empresas, la capacidad de manejar y contabilizar eficientemente los documentos preliminares o "pólizas parkeadas" es fundamental. Este proceso garantiza que la información se registre correctamente antes de su asiento definitivo en la contabilidad.
Generación de Borradores de Factura en SAP Business One
En el contexto de SAP Business One, la generación de documentos preliminares, que actúan como pólizas parkeadas, es un paso clave en la gestión de facturas de proveedor. El Addon de digitalización documental para SAP Business One distribuido por ARTERO CONSULTORES utiliza la herramienta Cloud de Irene Solutions para extraer los metadatos necesarios de las facturas de proveedor. Estos metadatos permiten etiquetar los documentos para una clasificación inicial, y posteriormente son utilizados para la generación de documentos preliminares o borradores de factura.
El punto de partida del Addon es la recepción de las facturas. Como ocurre habitualmente en España, la mayoría de las facturas de los proveedores recibidas mensualmente están en formato papel, sin embargo cerca de un 20% de los documentos se siguen recibiendo en formato papel. Una vez recibidos los correos de los proveedores con las facturas adjuntas, el sistema dispone de un conector POP3 preparado para la descarga del correo. Se descargan los mensajes de correo y se extraen los anexos en formato pdf, para incorporarlos al flujo de trabajo como facturas recibidas.
El Monitor de Documentos permite incorporar documentos a SAP Business One, actualizar los metadatos asociados a los mismos mediante la conexión al servicio de extracción y realizar el registro de las facturas de compra como borradores. El sistema permite incorporar al sistema las facturas recibidas en papel. También sirve para ejecutar la descarga de los archivos de factura en pdf recibidos en el buzón de correo electrónico configurado en el sistema.
Reglas de Comprobación de Datos para Borradores en SAP
Para asegurar la precisión y la integridad de los datos, el sistema utiliza diversas reglas de comprobación durante la generación de los borradores de factura. Estas reglas son esenciales para validar la información antes de su contabilización final.
Lea también: IVA 21% Excel
Las reglas de comprobación de datos que utiliza el sistema para verificar la información recibida son:
- Se busca la coincidencia de los números de albarán en factura con los albaranes introducidos en el sistema.
- Se busca la coincidencia de los números de pedido en factura con los introducidos en el sistema.
- Se registra un borrador de factura con imputación directa en finanzas (o factura de ‘servicios’) con los datos asociados al concepto proporcionado en los metadatos. A este concepto se asocia una cuenta contable, un indicador de impuesto y un centro de coste determinado.
- Por ejemplo, en las facturas de energía eléctrica y de gas, se incluye el CUPS (código de punto único de suministro) en el bloque de datos de líneas de factura.
Aquí se presenta un resumen de las principales reglas de comprobación:
| Regla de Comprobación | Descripción |
|---|---|
| Coincidencia de Albaranes | Verifica que los números de albarán presentes en la factura coincidan con los registrados previamente en el sistema. |
| Coincidencia de Pedidos | Asegura que los números de pedido en la factura se correspondan con los introducidos en el sistema. |
| Imputación Directa en Finanzas | Registra borradores de factura con una asignación directa a finanzas, vinculando una cuenta contable, un indicador de impuesto y un centro de coste específico al concepto. |
| Validación de CUPS (Energía/Gas) | En facturas de servicios específicos como energía eléctrica y gas, se valida la inclusión del Código Universal de Punto de Suministro (CUPS). |
Proceso de Contabilización de Pólizas (Borradores)
Una vez que los documentos preliminares o borradores de factura han sido generados y validados en un sistema como SAP Business One, el siguiente paso crucial es su contabilización final para que los registros contables se actualicen. La contabilización y validación de una póliza en interfaces de sistemas de contabilidad (por ejemplo, la interfaz SAE - COI mencionada en la documentación) permite verificar que la información generada durante el proceso de integración se registre correctamente en la contabilidad. Esta actividad es importante después de generar las pólizas, ya que ayuda a confirmar que los datos sean consistentes, detectar posibles diferencias y mantener un control adecuado de la información entre ambos sistemas.
El proceso general para contabilizar una póliza o borrador, tomando como referencia los pasos en sistemas de contabilidad integrados, incluye:
- Acceso a la Contabilización: Ingresa a la ruta o menú donde se gestionan las herramientas de contabilización.
- Selección de la Póliza: En la ventana de consulta, selecciona la póliza que se generó previamente como borrador y que deseas contabilizar.
- Verificación del Periodo: Es importante verificar que el período con el que se generó la póliza exista en el sistema contable; de lo contrario, la póliza no podrá contabilizarse.
- Revisión de la Información: Se mostrará una ventana de edición de la póliza. Revisa la información detalladamente para asegurar que sea correcta.
- Grabación y Confirmación: Si la información es correcta, haz clic en Grabar para asentar la póliza.
- Cambio de Estatus: Al regresar a la ventana de consulta, verifica que el estatus de la póliza cambie de Pendiente a Contabilizada, confirmando su registro exitoso.
Lea también: Guía IVA reducido
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?