Muchas veces cuando hacemos facturas llegan a haber veces donde por alguna razón no encontramos folios o accidentalmente borramos un documento no timbrado y aparentemente se perdió el folio. Afortunadamente, es posible solucionar esta situación dentro del sistema para continuar con nuestra facturación de manera ordenada.
Pasos para recuperar un folio extraviado
Para recuperar ese folio extraviado es necesario seguir un procedimiento sencillo dentro de la configuración del sistema. Siga estos pasos detallados:
- Ingresar al menú de Configuración, submenú Conceptos y seleccionar el concepto de Factura o cualquier otro documento modelo que queramos recuperar.
- Damos clic en F3 y seleccionamos el concepto que estamos ocupando para facturar.
- Al lado derecho vemos que hay un textbox o campo para escribir. Seguramente ya hay un número en este campo. Por ejemplo, si actualmente van la factura 100, seguramente en este campo aparecerá el número 100.
- Ahora bien, solo es necesario reemplazar el número actual por el número anterior al perdido. Por ejemplo, si el folio extraviado es el 4, escribiríamos el número 3.
Este ajuste se hace para hacerle saber al sistema que el último folio ocupado es el 3 y que el siguiente debe ser el 4. Al momento de hacer una factura nueva, esta debería de ser la número 4. Después de ocupar el folio extraviado, el sistema nos enviará automáticamente al próximo folio disponible sin preocuparnos de sobreescribir algún folio ya ocupado.
Consideraciones sobre la gestión de información
Es fundamental recordar que la gran mayoría de contadores y despachos contables no suelen hacer backups o respaldos en otro disco duro o memoria USB de la información que capturan en los sistemas contables como CONTPAQi. La protección de datos es vital, ya que en ciertas versiones del software el proceso de restauración se puede complicar y resultar más laborioso por el formato con el que se maneja la información.
Resumen del proceso de folios
Para facilitar la comprensión del ajuste en los conceptos, presentamos la siguiente tabla lógica:
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- Estado actual: El sistema marca el último folio utilizado.
- Acción: Cambiar el valor en el campo de configuración por el número previo al faltante.
- Resultado: El sistema retoma la secuencia desde el folio que se consideraba perdido.
- Seguridad: El sistema asignará automáticamente el siguiente folio disponible tras completar el faltante.
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