Los archivos XML son fundamentales para la fiscalización y registro contable, ya que contienen información detallada sobre las transacciones realizadas. El Administrador de Documentos Digitales (ADD) es una herramienta incluida en las soluciones de CONTPAQi diseñada específicamente para gestionar y organizar de manera eficiente los documentos fiscales digitales, como los CFDI.
Importación de recibos desde el CFDI
A partir de la versión 18.0.1 de CONTPAQi Nóminas podrás realizar la importación y generación automática de tus catálogos e historial de nómina, basándote en la información contenida en tus CFDI timbrados. Esta funcionalidad te generará tus catálogos de puestos, departamentos, registros patronales, empleados y los movimientos del XML, facilitando la migración desde cualquier otro software sin perder información importante de acumulados.
Requerimientos previos
- El RFC de la empresa debe corresponder al RFC del emisor de los CFDI que se importarán.
- Da de alta la empresa con el ejercicio del cual vas a subir la información.
- Da de alta los tipos de periodo (o periodicidad de pago de tus empleados).
- El periodo vigente de la empresa debe ser el periodo en el cual vas a comenzar a utilizar CONTPAQi Nóminas.
- Es requerido que existan los empleados en tu catálogo o utilizar el proceso de importación para darlos de alta.
- Tu empresa debe estar configurada con la opción Modificar periodos anteriores.
Proceso de importación
Dentro del menú Procesos, se ha integrado el módulo Importación de recibos desde el CFDI. Al ingresar, se realiza de forma automática un respaldo de la empresa. Podrás seleccionar entre las siguientes opciones:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Cargar solo Empleados | Importa únicamente el catálogo de empleados y sus datos asociados. |
| Cargar solo Movimientos | Importa los movimientos de percepciones y deducciones de los recibos. |
| Cargar Movimientos y Empleados | Realiza la carga integral de ambos catálogos. |
Gestión avanzada de archivos XML
Para trabajar con tus archivos, el sistema permite cargar carpetas comprimidas en formato .ZIP o seleccionar directamente una carpeta con archivos XML desde el Explorador de Windows. Una vez importada la información, el sistema permite:
- Uso de filtros: Si necesitas encontrar rápidamente un documento, utiliza los filtros avanzados del ADD.
- Aplicación de etiquetas: Puedes añadir etiquetas personalizadas a cada XML, como Referencia, Observaciones, Responsable y Proceso.
- Generación de reportes: El ADD permite generar reportes que te ayudarán a analizar tus operaciones fiscales y contables.
En el caso de los empleados, el sistema valida que el código no exista en la base de datos, permitiendo sustituir el registro o no cargarlo si se encuentra duplicado. Tras la importación, es recomendable ejecutar la utilería Reconstrucción de acumulados para asegurar la integridad de la información histórica.
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