Las auditorías se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluación. En el campo de la administración de la calidad, existen tres tipos de auditorías que se diferencian por la naturaleza y relación entre las organizaciones auditadas y las auditoras.
Luis Cerecedo, Consultor Técnico Senior y Experto en Aseguramiento de la Calidad de Pro QC International, nos cuenta de forma holística acerca de las Auditorías de segunda parte, ¿cómo se originan?, ¿cuál es la función de este tipo de auditoria?
¿Qué son las Auditorías de Segunda Parte?
Las auditorías de segunda parte son también conocidas como auditorías de proveedores y socios comerciales, aliados estratégicos. Es también aquella que es realizada por el cliente o por la organización a sus proveedores. Si el cliente contrata a una firma de consultoria para auditar a sus proveedores, esta es tambien considerada de segunda parte.
Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo. Tienen como función principal realizar una evaluación sistemática de la información, los procesos y/o las actividades de una organización para asegurar que se cumplan ciertos requisitos y estándares específicos.
Origen y Necesidad
Se crea a partir de la necesidad de las empresas y organizaciones de saber si sus proveedores y socios comerciales tienen la capacidad completa, alto desempeño y estabilidad en la entrega de productos y servicios de acuerdo con los estándares, requisitos y criterios específicos pactados por las empresas.
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Importancia de las Auditorías de Segunda Parte
Las auditorías de segunda parte son elementos fundamentales que promueven acciones de mejora continua. En la búsqueda de una cadena de suministro sana, las auditorías de segunda parte son herramientas esenciales. Los hallazgos de la auditoría de segunda parte son los resultados de la evaluación de desempeño de los proveedores. Estos hallazgos son aportes fundamentales para la toma de decisiones informadas sobre la continuidad de asociaciones comerciales y procesos empresariales.
Las auditorias contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administracion de calidad, ademas de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente.
Beneficios de las Auditorías
- Asegurar cumplimiento con politicas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administracion de Calidad
- Optimizar la relacion entre el costo y la calidad a partir del analisis de tendencias
- Identificar areas de oportunidad - debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnologia
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organizacion
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y areas de oportunidad en la misma
Motivaciones para Realizar Auditorías de Segunda Parte
Las organizaciones recurren a las auditorías de segunda parte por diversas razones:
- Requisitos contractuales: elevando el estándar de colaboración. Las organizaciones incorporan cláusulas específicas en sus contratos comerciales, estableciendo estándares no negociables para sus proveedores.
- Gestión de riesgos: protegiendo la seguridad en la cadena de suministro.
- Mejora Continua: En búsqueda de la eficiencia operativa.
- Cambios en requisitos normativos o estándares industriales: Cumplimiento con innovación. Ante cambios normativos o estándares de la industria, las organizaciones realizan auditorías para asegurar que sus proveedores se ajusten a las nuevas normativas.
- Problemas previos de calidad o desempeño: Aprendizaje y corrección eficiente. En respuesta a desafíos previos, como problemas de calidad o desempeño, las auditorías de segunda parte se convierten en instrumentos eficientes para abordar y corregir esos problemas.
Tipos de Auditorías
En el campo de la administracion de la calidad, existen tres tipos de auditorías:
- Auditoria de Primera Parte: en las que una organizacion evalua su propia actuacion con recursos internos (auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoria. Tambien suele utilizarse auditorias cruzadas entre plantas pertenecientes al mismo corporativo
- Auditoria de Segunda Parte: en las que una organizacion evalua las actividades de sus proveedores, agentes, etc. Este tipo de auditoria es mas formal.
- Auditoria de Tercera Parte: en las que un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organizacion para evaluar sus actividades, documentacion y cumplimiento respecto a requisitos especificos normativos, con una validez del certificado por (3 anos) y se realizan auditorias de control ( como minimo una vez al ano)
Proceso de Auditoría de Segunda Parte
El proceso de auditoría típicamente incluye:
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- En sitio: el equipo auditor se presenta en las instalaciones del proveedor para evaluar el cumplimiento con los requisitos establecidos.
- Remota o fuera del sitio: bajo esta modalidad, el equipo auditor revisa la documentación proporcionada por el proveedor, sin estar físicamente en sus instalaciones.
- Entrega del reporte de auditoría: al concluir la auditoría y conforme a lo acordado con la empresa, se elaborará y entregará un reporte con los hallazgos y resultado de la evaluación.
Tipos de Auditoría Interna
Algunos tipos de auditoría interna son:
- Financiera: Evalua los estados financieros y los controles internos contables
- Operativa: Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio
- De cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas
- De sistemas: Evalua la seguridad y control de los sistemas de informacion
- De calidad: Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estandares de calidad
- De gestion de riesgos: Evalua la identificacion, evaluacion y tratamiento de los riesgos
- De recursos humanos: Analiza las politicas y practicas de gestion de personas
- Ambiental: Evalua el cumplimiento de las normas ambientales
- Social: Evalua el impacto social de las actividades de la organizacion
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