En este tutorial aprenderás cómo registrar la salida de stock de uno o varios productos por devolución a un proveedor. Elaborar una devolución de compra te permite registrar la salida de productos o el ajuste de una factura cuando los artículos adquiridos no cumplen con lo solicitado o presentan alguna inconformidad. Este proceso es útil para mantener actualizado el control de tus inventarios, costos y cuentas por pagar. Puedes realizarlo en el momento en que gestionas la devolución con tu proveedor para asegurar que la información quede correctamente reflejada en el sistema.
¿Qué es una Devolución a Proveedor?
La devolución a proveedor es una operación de salida de stock en la que los productos que consten en la transacción serán dados de baja de la cantidad de stock disponible. La devolución de mercancías es un proceso en el que una empresa devuelve las mercancías a un proveedor por un buen motivo.
Pasos Generales para Registrar una Devolución
Aunque los sistemas pueden variar, los pasos fundamentales para registrar una devolución a un proveedor suelen ser los siguientes:
- En la pantalla de gestión de inventarios, accede a la pestaña de OPERACIONES DE STOCK.
- Haz clic en el icono MENOS (-), que suele indicar una salida de stock.
- Selecciona la opción DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR.
- Indica el PROVEEDOR a quien deseas devolver los productos.
- Selecciona el proveedor de la lista y haz clic en OK.
- Ingresa los PRODUCTOS que serán devueltos, especificando las cantidades.
- Finalmente, haz clic en GUARDAR (F2) para registrar la operación.
Registro Detallado de una Devolución de Compra
Rutas de Acceso
Para elaborar una devolución de compra, ingresa por cualquiera de las siguientes rutas, dependiendo de la funcionalidad de tu sistema:
- Dirígete al botón + Crear y, en la sección de Proveedores, selecciona Devolución en compra.
- Desde la factura de compra original, haz clic en el botón Más y luego - Aplicar devolución en compra.
Datos para el Registro
Al ingresar por cualquiera de las rutas, el sistema muestra la pantalla de registro. Completa los siguientes datos:
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- No. de compra: Escribe o busca la factura de compra sobre la cual realizarás la devolución. Importante: el sistema carga automáticamente la información relacionada con la factura original.
- Serie: Selecciona el tipo de documento que configuraste previamente para la devolución de compra.
- Folio: Si la numeración es automática, el sistema asigna el número. Si es manual, ingrésalo.
- Fecha de elaboración: Selecciona la fecha con la que quedará registrada la devolución.
- Proveedor: Busca o crea el proveedor al que se le realizará la devolución.
- Adjuntar XML: Haz clic en el campo para abrir la ventana lateral y selecciona el archivo XML desde tu equipo, si es necesario.
Detalle de la Devolución y Condiciones de Pago
En el detalle de la devolución de compra, podrás modificar las cantidades a devolver. El sistema actualiza de forma automática el subtotal, los impuestos y los totales del documento. Importante: las formas de pago administrativas no se muestran en la devolución. El sistema conserva la condición de pago definida en la compra original:
- Efectivo: La devolución se registra como un pago inmediato; debes seleccionar la misma condición de pago.
- Crédito: Al elaborar la devolución, selecciona la forma de pago "cruzar con cuenta por pagar" y relaciona la factura de compra correspondiente para que el sistema realice el cruce.
Además, puedes completar los siguientes campos para una mejor gestión:
- Observaciones: Agrega comentarios que se mostrarán al imprimir el documento.
- Adjuntar archivo: Anexa un documento de respaldo de la devolución, como un comprobante escaneado.
Cuando completes toda la información, haz clic en Guardar. El sistema mostrará la devolución de compra registrada.
Aspectos Contables y de Inventario en la Devolución a Proveedores
Contabilización de la Devolución
Una Devolución de Almacén es el documento para registrar el retorno de productos al proveedor, cargándolos directamente y conservando la información de la compra original como el precio de compra. Sin embargo, la contabilización de la cuenta de inventario se realiza por el costo promedio del producto. Esto se hace con el fin de que la información entre contabilidad e inventario sea igual, y la diferencia, si la hay, se lleva a la cuenta configurada para el costo.
Inventario vs. Contabilidad: Verificación de Diferencias
La contabilidad y el manejo de inventarios son dos pilares fundamentales en un negocio. Para verificar las diferencias entre inventario y las cuentas tipo inventario en contabilidad, puede utilizar los siguientes informes:
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- Inventario valorizado: (Ruta: Sistema Administrativo y Comercial \ Inventario \ Consultas \ Inventario valorizado). Muestra cada uno de los productos con su respectiva cuenta PUC de inventario. Puede consultarlo con corte a una fecha específica, y en la parte inferior muestra la sumatoria del inventario y la sumatoria en contabilidad. Lo ideal es que estos valores coincidan.
- Kárdex vs Contabilidad: (Ruta: Admin \ Centro de utilidades \ Inventario \ Kárdex vs Contabilidad). Muestra cada uno de los documentos, si los hay, que tienen diferencias entre las cuentas tipo inventario que se guardaron para contabilidad y el valor que representan estos productos en el Kárdex.
- Kárdex: (Ruta: Sistema Administrativo y Comercial \ Inventario \ Consultas \ Kárdex). Permite verificar el costo registrado en cada documento, las cantidades que ingresan o salen y el costo promedio a la fecha, entre otros datos.
El cálculo de la diferencia se realiza de la siguiente manera:
- La entrada de almacén se registra por un costo unitario C.E.
- El costo promedio del producto a la fecha de la devolución es de C.P.
- La devolución a proveedor debe registrarse por el mismo costo de la entrada que está devolviendo, es decir, C.E.
La diferencia unitaria es la resta entre el costo unitario de la entrada y el costo unitario promedio de la devolución. Multiplicado por las unidades devueltas, esto da una diferencia total.
| Concepto | Descripción | Fórmula |
|---|---|---|
| C.E. | Costo de Entrada | |
| C.P. | Costo Promedio | |
| D.U. | Diferencia Unitaria | (C.E. - C.P.) |
| D.T. | Diferencia Total | (D.U. x Unidades devueltas) |
Si el resultado de la diferencia total es positivo (C.E. > C.P.), el sistema contabiliza la diferencia total en la cuenta del costo configurada para el producto, en positivo y al crédito. Si la diferencia es negativa (es decir, el C.P. es mayor a C.E.), contabiliza al débito.
Gestión de Documentos: Nota de Débito y Salida de Mercancías
Puede elegir los documentos que ajustan el saldo de un proveedor y el registro de la devolución de mercancías. Es fundamental elegir los documentos y la secuencia de estos dos pasos en función de su escenario empresarial.
Escenarios Empresariales para la Devolución
Decida qué escenario empresarial quiere seguir, y a continuación, ajuste el proceso de devolución de mercancías en consecuencia:
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- Crear una nota de débito para hacer ambas cosas: ajustar el saldo de un proveedor y registrar la devolución de mercancías a un proveedor.
- Primero, cree una salida de mercancías para registrar la devolución de mercancías a un proveedor. A continuación, cree una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor.
- Primero cree una nota de débito para ajustar el saldo de un proveedor. A continuación, cree una salida de mercancías para registrar la devolución de mercancías a un proveedor.
Creación de la Nota de Débito
Para ajustar el saldo de un proveedor, cree una nota de débito con Operación = Devolución de la compra. Existen varias variantes para crear las notas de débito. Elija una variante en función del escenario empresarial definido en la política de contabilidad de su empresa.
Para crear una sola nota de débito para varias facturas de proveedores, en la lista de Facturas de proveedores, seleccione las facturas correspondientes y haga clic en Crear a base de > Nota de débito. Es posible seleccionar facturas de proveedor que difieran en detalles como el Proveedor o Contrato. Se pueden seleccionar las salidas de mercancías que difieran en detalles como Contrapartida o Contrato.
Creación de la Salida de Mercancías
Para registrar la devolución de mercancías a un proveedor, cree una salida de mercancías con Operación = Devolución de la compra. Existen varias variantes para crear las salidas de mercancías. Elija una variante en función del escenario empresarial definido en la política de contabilidad de su empresa.
Se pueden seleccionar las facturas de compra que difieran en detalles como Proveedor o Contrato. Después de crear una salida de mercancías, el siguiente paso dependerá del escenario definido previamente.
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