Cómo Calcular las Deducciones en Nómina: Guía Detallada

En el complejo entramado financiero y legal que conforma el mundo laboral, las deducciones en la nómina se erigen como un elemento crucial que no solo afecta a la retención de impuestos, sino que también influye en el bienestar financiero de las personas trabajadoras y el cumplimiento normativo de las empresas. Una de las dudas recurrentes en la gestión de la nómina es tener claro las deducciones. En este post encontrarás toda la información al respecto. ¡Adelante con la lectura!

Conceptos Fundamentales de la Nómina

Para comprender el cálculo de las deducciones, es esencial distinguir entre los diferentes conceptos que componen una nómina.

¿Qué son las Deducciones?

Las deducciones en la nómina son los importes que se restan del salario bruto de una persona empleada antes de que este reciba su salario neto. Como ya hemos explicado, las deducciones son aquellos conceptos que se restan del salario bruto de una persona empleada, dando lugar al salario neto, es decir, la cantidad exacta que va a cobrar a final de mes en concepto de su trabajo.

Devengos vs. Deducciones

En principio, calcular una nómina puede parecer una tarea compleja. Por eso, es esencial conocer cada uno de los conceptos que forman parte de ella. Una vez entiendas sus componentes, elaborar nóminas te resultará mucho más sencillo. Para ello, es importante diferenciar entre devengos y deducciones:

• Devengos: Los devengos son los conceptos que se suman al salario bruto de la persona, como el sueldo base, las horas extras y las comisiones.
• Deducciones: Por su parte, las deducciones son los conceptos que se restan del salario bruto de la persona.

Salario Bruto y Salario Neto

El salario bruto es el monto total de dinero que la empresa otorga a un trabajador antes de que se aplique cualquier tipo de retención o descuento legal. Esta cifra es la que normalmente se establece en el contrato laboral y en las ofertas de empleo, ya que representa el costo total de la compensación para la empresa. Incluye no solo el sueldo base, sino también conceptos como bonos, comisiones, horas extra y las prestaciones de ley.

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El salario neto es la cantidad real de dinero que el colaborador recibe en su cuenta bancaria, conocida coloquialmente como "sueldo libre". Este monto es el resultado final tras restar al salario bruto todas las deducciones obligatorias por ley, principalmente el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y la cuota obrera del IMSS. También pueden incluirse otros descuentos específicos como pagos de créditos INFONAVIT, cuotas sindicales o aportaciones a cajas de ahorro. Mientras que el salario bruto es la referencia técnica para el cálculo de prestaciones e impuestos, el salario neto es la cifra de liquidez real.

Tipos de Deducciones en la Nómina

Las deducciones pueden variar según la legislación local y los acuerdos entre empleador y empleado. Estas deducciones pueden incluir retenciones fiscales, contribuciones a la Seguridad Social, aportaciones a planes de pensiones, cuotas sindicales y otras retenciones legalmente requeridas. Además, pueden existir deducciones voluntarias, como seguros de salud privados o aportaciones a planes de ahorro.

Retenciones Fiscales (IRPF / ISR)

Una de las deducciones más destacadas en una nómina son las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). El porcentaje de deducciones depende de distintos factores, como el nivel salarial y las circunstancias personales de quien recibe la nómina. Concretamente, las retenciones de IRPF se aplican en función de una escala progresiva de ingresos, lo que significa que cuanto mayor sea el salario, mayor será el porcentaje retenido. La cantidad retenida varía en función del nivel salarial y las circunstancias personales que ha declarado la persona en el modelo 145 (estado civil, número de hijos a cargo…) y se calcula aplicando diferentes porcentajes. Este sistema es progresivo, lo que significa que los ingresos se dividen en tramos y cada uno de ellos tributa a un tipo impositivo diferente. El IRPF es un impuesto progresivo: a mayores ingresos, mayor tipo impositivo. Estas retenciones se aplican según la base imponible y las circunstancias personales del trabajador.

Aportaciones a la Seguridad Social

Las aportaciones a la Seguridad Social son porcentajes fijos aplicados a contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA y horas extraordinarias. La nómina refleja las aportaciones que el trabajador y la empresa hacen al sistema público. Estas cotizaciones permiten acceder a prestaciones como jubilación, desempleo o incapacidad.

• Contingencias comunes: Las contingencias comunes cubren las prestaciones para las enfermedades comunes y accidentes no laborales.
• Aportación al desempleo: Las aportaciones al desempleo son parte de las contribuciones a la Seguridad Social y están destinadas a financiar prestaciones por desempleo.
• Horas extra por fuerza mayor: En situaciones excepcionales, las horas extra pueden ser necesarias y están sujetas a deducciones específicas. Hace referencia a la contribución adicional que se aplica sobre el salario percibido por las horas trabajadas fuera de la jornada laboral habitual.
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): El Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) es un mecanismo que implica la introducción de una contribución específica en todos los regímenes y en todas las situaciones en las que se cotice para la jubilación.
• Retiro, cesantía en edad avanzada y vejez: El retiro es cubierto por la empresa o empleador y brinda el 2% del SBC.
• Seguro de invalidez y seguro de vida: Sólo se usa cuando una persona trabajadora sufre un accidente relacionado con su trabajo y queda incapacitado o fallece.

Otras Deducciones

Además de las ya mencionadas, pueden existir otras deducciones que se restan del salario bruto y que no están relacionadas directamente con impuestos o cotizaciones a la Seguridad Social.

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• Anticipos y embargos de nómina: Los anticipos son adelantos del salario solicitados por la persona empleada. Se descuentan del sueldo mensual en que se otorgaron o en los periodos acordados.
• Cuotas sindicales: Son las cuotas fijas que se deducen de la nómina de las personas empleadas afiliadas al sindicato, la cual es opcional.
• Pagos a terceros: Son las deducciones que autoriza el trabajador para que se lo resten del salario.

Elementos de una Nómina

¿Qué es una nómina? En otras palabras, podemos exponer que una nómina no es más que un documento legal que los empleados reciben por parte de su empleador. En esta se enumeran los ingresos del trabajador, tanto brutos como netos. Así como también las deducciones realizadas después de cotizar el importe establecido a la Seguridad Social, dichas cotizaciones engloban para las contingencias comunes y profesionales, desempleo, entre otros. Además, en esta se establecerá el cálculo del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).

Según la Orden ESS/2098/2014, existe un formato oficial, aunque se permiten ligeras adaptaciones. Para elaborar correctamente una nómina, debes conocer: la situación familiar del empleado, su salario bruto anual, número de pagas, tipo de contrato, categoría profesional y grupos de cotización y el convenio colectivo aplicable.

¿Qué elementos tiene una nómina? Después de definir qué es, veamos qué partes la componen:

• Encabezado: Incluye los datos básicos de la empresa (nombre legal, domicilio fiscal, CIF, código de cuenta de cotización) y del empleado (nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría, tipo de contrato y antigüedad). También se indica el período de liquidación correspondiente.
• Devengos: Recoge la remuneración bruta del trabajador, los devengos, es decir, el total antes de aplicar deducciones. Se divide en:
  • Percepciones salariales: Salario base, pagas extras, complementos y mejoras voluntarias.
  • Percepciones no salariales: Beneficios que no cotizan, como tickets restaurante o gastos de desplazamiento.
• Deducciones: En relación con las deducciones en una nómina, podemos hablar de las aportaciones a la Seguridad Social y el pago de impuesto, como lo es el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Por ello, una vez apliquemos las correspondientes deducciones, obtendremos el salario neto de nuestros trabajadores. Entre las deducciones encontramos:
  • IRPF: Impuesto sobre la renta que varía según la situación personal y económica.
  • Aportaciones a la Seguridad Social: Porcentajes fijos aplicados a contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA y horas extraordinarias.
• Salario neto a percibir: Una vez restadas las deducciones, se obtiene el salario neto o líquido. En el documento también figuran la firma del trabajador y de la empresa, la cuenta bancaria y la fecha de ingreso.
• Firma, sello de la empresa, recibí y pie de nómina: En este último apartado, encontramos la fecha de ingreso a la nómina, la entidad bancaria y número de cuenta del empleado, firma/sello de la empresa y la firma del trabajador. Así mismo, en este apartado encontraremos el apartado recibí, que es donde se plasma la firma del empleado, constando así la recepción de su salario.

Proceso para Calcular una Nómina Paso a Paso

¿Cómo se calcula una nómina paso a paso? Una vez entiendas sus componentes, elaborar nóminas te resultará mucho más sencillo. El proceso consiste en identificar los distintos elementos que la conforman, como el salario base, las horas extraordinarias o las cotizaciones, además de comprender cómo funcionan los aportes a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF. En definitiva, se trata de deducir del salario bruto las contribuciones sociales y fiscales para obtener el importe neto que el empleado percibe cada mes. Este cálculo es importante tanto para el trabajador, que necesita saber su ingreso real, como para la empresa, que debe cumplir con sus obligaciones legales.

A continuación, los pasos esenciales para elaborar una nómina correctamente (según el convenio colectivo y la normativa vigente):

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1. Crear el encabezado, tal y como lo hemos explicado anteriormente.
2. Calcular los devengos, sin tener en cuenta las deducciones.
3. Calcular las deducciones correspondientes, impuestos y aportaciones, entre otros.
4. Generar las bases de cotización de la nómina. Es decir, calcular la base de cotización para contingencias profesionales, así como la base sujeta a retención de IRPF.
5. Calcular la base de IRPF, utilizando la calculadora del Ministerio de Hacienda.
6. Elaborar el pie de nómina, incluyendo la firma/sello de la empresa.

Cálculo del Precio por Hora

¿Para qué sirve calcular el precio hora en la nómina? El precio por hora es útil para pagar horas extra o calcular descuentos por ausencias. Para obtenerlo, se divide el salario bruto anual entre el número de horas efectivas trabajadas. Se excluyen los pluses extrasalariales, de transporte o vestuario, y las compensaciones por nocturnidad o festivos. El valor de las horas extraordinarias nunca puede ser inferior al de la hora ordinaria.

Ejemplos Prácticos de Cálculo de Deducciones

Ejemplo Básico de Nómina en México

A continuación, se muestra un desglose de un salario de $10,000 en México, incluyendo las principales deducciones:

Concepto	Importe ($)
Salario Bruto	10,000
ISR (Impuestos sobre la renta)	-834
IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social)	-242
Impuestos totales	-1,076
Pago Neto	8,924
Tipo impositivo marginal	18.8%
Tipo impositivo medio	10.8%

NOTA* Las retenciones se calculan en función de las tablas de datos de impuestos de México en MX. Para simplificar, algunas de las variables (como el estado civil y otras) se han dado por sentadas. *El descuento del IMSS no se realiza en el salario mínimo, conforme al artículo 36 de la LSS. *Esta calculadora contempla las prestaciones mínimas de ley.

Cálculo de ISR en México (Caso María)

Ahora que ya sabes cuáles son las retenciones o deducciones que pueden aplicar en tu salario bruto, es momento de calcular cuál sería el salario neto. Después de generar el resultado del IMSS, calcula el ISR, este lo debes de revisar en la tabla del Impuesto Sobre la Renta que otorga el SAT. En esa misma tabla busca la tasa correspondiente al rango del salario bruto.

María tiene un sueldo de $10,000.00 y en la tabla observa que su sueldo está entre el límite inferior de $9,614.67 y el límite superior de $11,176.62. Obteniendo esto María resta su sueldo bruto de $10,000.00 de $9,614.67 que le da un resultado de $383.33, este sería su resultado base. A continuación, en su tabla se muestra la tabla fija que en este caso es de 16, y lo resta de $383.33 lo cual da un resultado de $369.33. Por último, suma la cuota fija que obtuvo en la misma tabla que es de $772.10 y obtiene como resultado $1,141.43. Al calcular tus deducciones e impuestos puedes obtener tu saldo neto, el cual será el que recibas en tu cuenta bancaria.

Caso Práctico: Nómina de Omar Tolosa (España)

Aquí tienes un caso práctico para una mejor absorción de los conceptos mencionados anteriormente:

Omar Tolosa trabaja para PayFit España, tiene un contrato indefinido a tiempo completo y pertenece al grupo de cotización n.º 5 (Oficiales Administrativos). Reside en Cataluña y tiene 26 años. Las retribuciones del mes de junio son: 1.600€ (Salario base), 70€ (plus de transporte), 30€ (antigüedad), 150€ (3 horas extraordinarias). Omar tiene derecho a dos pagas extraordinarias. La retención a cuenta del IRPF es del 19%. La empresa cotiza por AT y EP un 2%, este porcentaje está regulado en función del puesto de trabajo y del nivel de riesgo de este.

Por lo tanto:

1. Cálculo del importe bruto (devengos): Se suman el salario base, los complementos salariales (plus de transporte y antigüedad) y las horas extraordinarias. Total devengado = 1.850€.
2. Cálculo de las bases de cotización a la Seguridad Social: Salario base más complementos salariales, exceptuando las horas extraordinarias y las pagas extras. Salario mensual = 1.690€. Prorrata de las pagas extraordinarias: se calcula la parte proporcional de las pagas extras que percibe el trabajador durante el año. Prorrata pagas extras = 2 · (1.600€ + 30€)/12 = 271,67€. Base de cotización por contingencias comunes (BCCC): Se suman el salario base, los complementos salariales (excepto horas extraordinarias y pagas extras), las percepciones no salariales que cotizan y la prorrata de las horas extraordinarias. BCCC: 1.6900 € + 271,67€ = 1.961,67€. Base de cotización por contingencias profesionales (BCCP): Se suma la BCCC y las horas extraordinarias. BCCP: 1.961,67€ + 150€ = 2.111,67€.
3. Base sujeta a retención del IRPF: Se toma el total devengado como base sujeta a retención. Base sujeta a retención del IRPF: 1.850€. IRPF = 1.850€ x 19% = 351,50€.
4. Cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social: Se calculan las cuotas del trabajador y del empresario utilizando las bases de cotización. Por un lado, la cuota del trabajador se calcula según la tarifa correspondiente al grupo de cotización y por otra, la cuota del empresario se calcula aplicando el tipo de cotización correspondiente. TOTAL A DEDUCIR = 134,09€ + 351,50€. TOTAL A DEDUCIR = 485,59€.
5. Cálculo del neto de la nómina: Para calcular el neto de la nómina, también llamado líquido total a percibir, que es la resta del total devengado y el total a reducir. LÍQUIDO TOTAL A PERCIBIR = 1.850€ - 485,59€. LÍQUIDO TOTAL A PERCIBIR = 1.364,41€.

El Papel del Empleador y la Carga Impositiva Real

Es importante saber que la responsabilidad fiscal no recae únicamente en el empleado. ¿Sabías que tu empleador también paga impuestos por tu salario? Tu empleador paga $2,594 sobre tu salario de $10,000. Es decir, cada vez que gastas 10 $ del dinero por el que tanto te esforzaste, 3,67 $ va directo al Estado.

Ahora, ya que tanto tú como tu empleador pagáis impuestos, lo que solía ser un 10.8% de la tasa de impuestos, aumenta a 29.1%. Esto quiere decir que la tasa impositiva es 18.3% más alta de lo que parecía al principio.

¿Cuántos impuestos pagarás sobre un salario de 120.000 $ en México? Si ganas 120.000 $ al año en México, pagarás 12.914 $ en impuestos.

¿Cuál es el salario neto después de impuestos sobre un salario de 120.000 $ en México? Tu salario neto después de impuestos en México es de 107.086 $ al año, o 8924 $ al mes.

¿Qué tipo impositivo se aplica a un salario de 120.000 $ en México? Tu tipo impositivo medio es del 10.8% y tu tipo marginal es del 18.8%, lo que significa que cualquier ingreso adicional se gravará a este tipo. Por ejemplo, si tu salario aumenta en 100 $, se gravarán 18,8 $, por lo que tu salario neto solo aumentará en 81,2 $.

¿Cuánto más ganarás con un bonus de 1 000 $ sobre un salario de 120.000 $ en México? Un bonus de 1 000 $ supondrá unos ingresos netos de aproximadamente 812 $.

¿Cuánto más ganarás con un bonus de 5 000 $ sobre un salario de 120.000 $ en México? Un bonus de 5 000 $ supondrá unos ingresos netos de aproximadamente 4060 $.

Errores Comunes y Herramientas para el Cálculo de Nóminas

Errores Frecuentes

Algunos de los fallos más comunes a la hora del cálculo de nómina es la inexistencia de un sistema de trabajo o algún programa de apoyo, no tener claros los aspectos legales y sus novedades, querer calcular las nóminas sin el tiempo suficiente, lo que la mayoría de las veces provoca errores; y desconocer cómo deben ser los descuentos o retenciones.

Soluciones y Herramientas

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En resumen, calcular nóminas en España implica tener en cuenta una serie de aspectos legales y variables salariales que pueden afectar el proceso. Es fundamental contar con un conocimiento actualizado de la legislación laboral y fiscal española, así como de los convenios colectivos correspondientes a cada sector. Por ello, con PayFit podrás simplificar tus tareas porque disponemos de un programa para el cálculo de nóminas. ¡Te ahorrará tiempo y dolores de cabeza! No lo dudes más y solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales. Haz que la nómina sea fácil y visual con la nómina interactiva de PayFit. Aquí tienes un ejemplo de una nómina de PayFit:

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