La gestión de cheques es una parte fundamental de la contabilidad de cualquier empresa. Sin embargo, pueden surgir diversas situaciones problemáticas que requieren un registro contable específico, como los cheques alterados, rechazados o simplemente pendientes de cobro.
Existe el riesgo de fraude: cuanto más tiempo permanezca un cheque sin cobrar, mayor será el riesgo de que se pierda, se lo roben o se altere. Cuando un cheque es alterado, es muy probable que el banco lo rechace. En estos casos, al igual que con otros cheques rechazados o "sin fondos", es crucial saber cómo gestionar la contabilidad para asegurar la exactitud de los registros financieros.
Gestión Contable de Cheques Rechazados o Alterados
Si el cheque de un cliente es rechazado, o si se ha alterado y, por consiguiente, el banco lo rechaza, hay dos formas de gestionar la contabilidad. Usarás los asientos contables para crear un registro, cuadrar tus cuentas, contabilizar las comisiones bancarias y volver a facturar a tu cliente. O, si lo prefieres, puedes registrar un cheque sin fondos mediante un gasto. Esto puede ser complicado y es recomendable contactar con su contable si no está seguro de los siguientes pasos.
Registro Detallado de un Cheque Rechazado Mediante Asientos Contables
Para registrar un cheque sin fondos, que sería la situación contable para un cheque alterado y rechazado, se sigue un proceso estructurado que implica el ajuste de cuentas y la facturación de comisiones.
Paso 1: Crea una Partida para las Comisiones por Cheques sin Fondos
Crea un artículo de servicio para cheques y tasas sin fondos. Esto te permite agregarlos a una factura que puedes enviar más tarde a tu cliente. Crea dos artículos: uno para la comisión del banco y otro para lo que quieras cobrar al cliente por las comisiones de cheques devueltos:
Lea también: ¿Qué es el Acuse de Recibo de la Declaración?
- Ir a Todas las aplicaciones, selecciona Ventas y cobra y, a continuación, selecciona Productos y servicios.
- Selecciona Nuevo y, a continuación, Servicio.
- Asigne al artículo el nombre "Tasas de cheques sin fondos".
- Selecciona la cuenta que usas para realizar el seguimiento de las comisiones por cheques sin fondos en la lista desplegable Cuenta de ingresos. Nota: También puedes usar una cuenta de gastos que uses para realizar el seguimiento de las comisiones de cheques sin fondos.
- Selecciona Guardar y cerrar.
Paso 2: Registrar el Cheque sin Fondos en un Asiento del Diario
Vamos a registrar el cheque sin fondos en un asiento del diario:
- Selecciona + Nuevo o + Crear.
- En Otro, selecciona Asiento del diario.
- Introduce la fecha en la que el cheque fue rechazado en el campo Fecha del diario.
- En la primera línea, selecciona Cuentas por cobrar (C/C) en el menú desplegable Cuenta.
- En la columna Débitos, introduce el importe del cheque sin fondos.
- Selecciona el cliente en el menú desplegable Nombre.
- En la segunda línea, selecciona la cuenta bancaria en el menú desplegable Cuenta.
- El importe debería aparecer automáticamente en el campo Créditos.
- Introduce una nota que explique el motivo del asiento contable en el campo Notas.
- Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.
Se registra el cheque sin fondos. El siguiente paso es borrar la factura a clientes que se pagó con el cheque sin fondos y vincular el cheque sin fondos al asiento contable que creaste.
Paso 3: Compensar la Factura Original y Vincular el Cheque Rechazado al Asiento Contable
Debes compensar la factura original pagada con el cheque sin fondos y vincular el cheque devuelto al asiento contable:
- Ir a Todas las aplicaciones, selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Clientes y oportunidades potenciales.
- Selecciona el nombre del cliente que emitió el cheque sin fondos para abrir la Lista de transacciones.
- Localiza y selecciona la factura para el cheque sin fondos. Consejo: Selecciona Ver/Editar en la columna Acción.
- Selecciona Recibir pago si aún no estás en la ventana Recibir pago.
- Desmarca la casilla de verificación de la factura a la que se aplicó originalmente el cheque y selecciona el asiento del diario.
- Selecciona Guardar y cerrar.
El cheque sin fondos ya está vinculado al asiento contable. El siguiente paso es introducir la comisión de servicios bancarios del cheque sin fondos como gasto.
Paso 4: Introducir la Comisión de Servicios Bancarios para el Cheque sin Fondos
Introduce la comisión de servicios bancarios del cheque sin fondos como gasto:
Lea también: Usos del RFC Genérico en México
- Selecciona + Nuevo o + Crear.
- En Proveedores, selecciona Gasto.
- En el menú desplegable Beneficiario, selecciona el nombre del beneficiario.
- En el campo Fecha de pago, introduce la fecha en la que el cheque fue rechazado.
- Introduce "Tasa de fondos insuficientes" en el campo N.º de referencia.
- En la primera línea, en el menú desplegable Categoría, selecciona la cuenta de gastos Cargos bancarios. Nota: Si no ves esta cuenta de gastos, selecciona + Agregar nueva para agregarla a tu plan contable.
- Introduce el importe que tu banco te cobró por el cheque sin fondos en la columna Importe y rellena los demás campos obligatorios.
- Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.
La tasa se registra. El siguiente paso es crear artículos de servicios para cheques y tasas sin fondos que se utilizarán para registrar estos cargos.
Paso 5: Crear una Factura para la Tasa de Servicios Bancarios al Cliente
Debes crear una factura para la tasa de servicios bancarios:
- Selecciona + Nuevo o + Crear.
- En Clientes, selecciona Factura.
- Selecciona el Nombre del cliente e introduce la fecha en la que el cheque fue rechazado en el campo Fecha de la factura.
- En la columna Producto/servicio, selecciona el elemento "Tasas de cheques sin fondos" que creaste en la lista desplegable.
- Introduce el importe que se cobrará al cliente por el cheque sin fondos y rellena los demás campos obligatorios.
- Selecciona Guardar y cerrar.
Se crea la factura a clientes por la tasa de cheque incobrable. El siguiente paso es enviar un extracto al cliente sobre el cheque sin fondos y las tasas.
Paso 6: Imprimir un Extracto para Enviárselo al Cliente
Para imprimir un extracto y enviarlo a tu cliente en relación con las comisiones por cheques sin fondos, haz lo siguiente:
- Ir a Todas las aplicaciones, selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Clientes y oportunidades potenciales.
- Selecciona el nombre del cliente que emitió el cheque sin fondos para abrir la Lista de transacciones.
- En el menú desplegable Nueva transacción, selecciona Extracto.
- Selecciona el tipo de extracto que deseas crear en la lista desplegable Tipo de extracto.
- Establece la Fecha del extracto, la Fecha de inicio y la Fecha de finalización.
- Selecciona la casilla de verificación junto al nombre de los destinatarios.
- Selecciona Imprimir o Vista previa para generar una copia del extracto, o selecciona Guardar y enviar para crear un correo electrónico y enviarlo al cliente con el extracto adjunto.
El extracto se genera para el cliente.
Lea también: Su Identificación Fiscal
Registro de Cheques Rechazados en Sistemas Contables
Cuando se requiera confeccionar una Nota de Débito por cheque rechazado, será necesario cargarlo desde Inicio / Ventas, y generar un comprobante de Nota de Débito con determinadas particularidades que eviten generar efectos impositivos indeseados.
Para ingresar una Nota de Débito por cheque rechazado entonces, se deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento:
- Seleccionar la cuenta contable de cheques rechazados.
- Imputar el valor del cheque a un concepto no gravado.
- En el campo preparado para seleccionar la jurisdicción relacionada con la venta, seleccionar Excluir en informe IIBB.
Desde la rutina de Inicio/ Gestión de Cheques / Gestión de cheques de terceros, se registra el cobro de los valores que estaban en cartera producto de una cobranza a un cliente. Al presionar el botón de la columna “Op.” se debe consignar fecha y cuenta (que sería la del banco). Al confirmar, se genera un asiento automático en Movimiento de Fondos.
Si se cobra, se deja tal cual está el asiento, pero si no se cobra se debe eliminar el asiento generado automáticamente por el sistema en fondos. Al eliminar este asiento no se registra el ingreso del dinero en el banco y el cheque queda inhabilitado para su utilización posterior. La cuenta corriente queda cancelada ya que se aplicó el cobro contra la factura. Luego, desde Inicio/Cobros se podrá aplicar el ingreso de nuevos cheques que reemplazan al rechazado.
El mensaje "Este comprobante contiene al menos un valor ya utilizado en otros comprobantes, por lo tanto no es posible editarlo" puede aparecer al intentar modificar un comprobante con valores ya usados. Deberían modificarse los comprobantes relacionados con TODOS los valores, y eliminar la relación con los mismos para liberarlos y así poder editar este comprobante. El procedimiento para modificar el cobro es: liberar todos los cheques, eliminando los depósitos que sí se pudieron realizar, modificar el cobro original, eliminando el cheque problemático.
Cheques Girados y No Cobrados: Registro y Conciliación
Cuando una empresa no tiene definida una política contable sobre el tema de los cheques girados y no cobrados puede causar algunas dudas sobre el registro contable y/o presentación en la conciliación de bancos.
¿Qué son los Cheques Girados y No Cobrados?
Los cheques girados son los emitidos por la empresa para realizar compras, pagos de servicios, pagos de remuneraciones, etc. Se emiten para cumplir obligaciones. Este cheque girado representa un valor que al ser cobrado se verá disminuido de la cuenta corriente del banco de la empresa.
Un cheque girado y no cobrado es aquel que ya fue emitido (girado) y que aún no ha sido cobrado, ya sea porque (a) no se ha entregado a la persona o empresa a la que se está pagando o (b) porque ya se entregó, pero no lo han cobrado en el banco. En cualquiera de los dos casos significa que el valor del cheque aún no ha sido descontado del saldo de la cuenta corriente del banco.
Por ejemplo, en la cuenta corriente del banco tenemos $ 20.000 (no en la contabilidad sino en el banco) y se ha girado un cheque por $ 3.000 a un proveedor. Dado que el cheque ya fue entregado, pero que aún no ha sido cobrado, entonces la cuenta corriente seguirá reflejando el saldo de $ 20.000. Por el contrario si ya hubiese sido cobrado entonces tendríamos un saldo en la cuenta del banco por $ 17.000 y este tendría que coincidir con nuestro saldo contable, asumiendo desde luego que solo tenemos esta transacción.
Registro y Muestra de Cheques No Cobrados
Existen dos procedimientos principales para gestionar los cheques girados y no cobrados:
Opción 1: Registrar Asientos Contables
Algunos prefieren registrar los cheques girados y no cobrados. Cuando pasa eso, el procedimiento debe ser el siguiente: registrarlo a una cuenta de pasivo (corriente) que se puede llamar Cheques girados no cobrados.
Si al hacer la conciliación bancaria tienes uno o varios cheques sin cobrar, el procedimiento es revertir el abono a la cuenta de banco y llevar dichos valores a una cuenta pasivo (Asiento contable 1). Al ser cobrados, es decir, cuando lo confirmes al hacer la conciliación del siguiente mes, entonces cargas la cuenta de pasivo y abonas la cuenta de bancos (Asiento contable 2).
Como puede observar el procedimiento requiere hacer un par de registros. De acuerdo a NIIF (completas y para Pymes) el valor de la cuenta bancos se debe presentar a su saldo neto, es decir disminuyendo de la cuenta bancos el valor de la cuenta de pasivo Cheques girados y no cobrados. Sin embargo, la empresa debe establecer una política contable para el tratamiento de estos cheques.
Opción 2: Mostrar en la Conciliación Bancaria
Nos ahorramos estar haciendo registros y solo los mostramos en la conciliación bancaria. Para ello solo basta mostrar los cheques pendientes de cobro debidamente en el cuerpo de reporte de la conciliación.
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Cheque No. 890 | $ 1.500 |
| Cheque No. 895 | $ 2.500 |
El saldo en la cuenta contable (auxiliar contable) es por $ 6.000 y en el banco la cuenta corriente refleja el saldo de $ 10.000. Como te puedes dar cuenta, el control de los cheques girados y no cobrados en la conciliación de bancos no es tan difícil.
Cheques Posfechados: Su Tratamiento Contable
Un aspecto importante de los cheques es su naturaleza de pago. El Artículo 178.- El cheque será siempre pagadero a la vista. Cualquiera inserción en contrario se tendrá por no puesta.
En contabilidad al girarse el cheque debe registrarse el día que se entregó, no importa si fuere postfechado, pues ya existe un compromiso de pago y se intenta restituir el pago con la promesa de ese cheque, no se ha cancelado, sigue firme la promesa de cobro. Está en rojo en libros, pues esto es un detalle únicamente contable, sabemos que realmente no hay saldo real en rojo. Para esto sirve la conciliación contable bancaria por estos cheques supuestamente en tránsito de ser cobrados.
Al momento de liberar el o los pagos, usted definirá la cuenta bancaria de la cual saldrá el dinero, la fecha del movimiento contable y la fecha de aplicación. Por ejemplo, si la nómina del 31 de diciembre el retiro en bancos se verá reflejado hasta el 5 de enero. Según el reglamento del código fiscal de la federación en su capítulo IV artículo 33 Inciso B párrafo 1 especifica que el registro de la operación se debe realizar el mes que se realizó o máximo 5 días después. En contabilidad con fecha 31 de diciembre será necesario realizar una póliza que mueva el movimiento en bancos a “documentos bancarios por pagar”, esto con el objetivo de no afectar el saldo de bancos contablemente.
Cheques Pendientes de Cobro: Riesgos y Estrategias de Gestión
Un cheque pendiente es cualquier cheque girado desde una cuenta bancaria que aún no ha sido cobrado, depositado ni registrado. Un cheque se vuelve pendiente simplemente por el hecho de no ser cobrado o depositado. Los cheques son herramientas financieras simples que dependen de que tanto el pagador como el beneficiario actúen para completar el pago.
El pagador, es decir, la persona que tiene la cuenta de cheques, gira un cheque a la persona a quien desea pagar el monto del pago. El beneficiario tiene la responsabilidad de negociar el cheque, ya sea llevándolo a su banco para cobrarlo o depositar en un cajero automático u otra ubicación de servicio o depositándolo a través de una app para la banca móvil en su teléfono. Sin embargo, si el beneficiario retrasa el depósito del cheque, el pago no se compensa en la cuenta del pagador.
Riesgos Asociados a los Cheques Pendientes
Los cheques pendientes pueden generar problemas tanto para el pagador como para el beneficiario. En el caso del pagador, crea la necesidad de realizar el rastreo meticuloso de los cheques no cobrados para no gastar dinero en otras cosas. Si ese dinero se gasta en otra cosa, es posible que no tenga suficiente dinero en la cuenta bancaria para cubrir todos sus compromisos de pago. Como resultado, el saldo de su cuenta bancaria puede caer por debajo de $0 y generar cargos por sobregiro.
El beneficiario se dará cuenta que el dinero no llegó a su cuenta, lo que a su vez incluso podría generar un sobregiro en la cuenta del beneficiario. Como resultado, el beneficiario podría recibir el cobro de cargos por sobregiro si contaba con ese dinero y lo gastó. En el caso del beneficiario, los cheques pendientes tienen el riesgo de vencer o “caducar”. Cuando esto ocurre, el cheque no se puede cobrar o depositar y el pago se debe volver a emitir o realizarse de otra manera.
Los bancos establecen políticas propias con respecto al periodo en el que consideran que un cheque es válido. En ocasiones, dicha información aparece impresa en el mismo cheque. Por ejemplo, puede ver la leyenda “nulo después de un año” o un mensaje similar. Cuando el cheque llega a esta fecha de vencimiento, ya no es válido y es posible que el banco desde el que se giró el cheque no haga válido el pago. Incluso si esta política no está escrita en el cheque, la mayoría de los bancos tienen políticas referentes al vencimiento de los cheques.
Consejos para la Gestión de Cheques Pendientes
- Realice la conciliación bancaria una rutina mensual.
- Si un cheque no se ha cobrado después de un par de semanas, haga un seguimiento con el beneficiario.
- La mayoría de los bancos consideran los cheques "vencidos" después de seis meses, lo que significa que es posible que ya no los procesen.
- Mantenga un registro completo y actualizado de cheques.
- Un software de contabilidad puede avisarle cuando un cheque ha estado pendiente durante demasiado tiempo.
- Conserve el monto del cheque reservado en su presupuesto o aplicación de banca.
- Póngase en contacto con la persona a quien giró el cheque y pregúntele si está teniendo problemas para cobrarlo o depositarlo. Es posible que en sí no lo haya recibido o que el cheque se haya extraviado.
- Si ha sido anulado, aún debe realizar la anulación de pago del cheque. Esto evita que alguien intente cobrarlo o depositarlo, lo que podría afectar el saldo de su cuenta.
- Para evitar el problema por completo, usted podría optar por no girar cheques. En lugar de ello, los métodos de pago electrónico en efectivo, como Zelle®, sacan el dinero de su cuenta con mayor rapidez.
- Otra opción es solicitar una anulación de pago para un cheque caducado o anulado a fin de garantizar que nadie pueda cobrarlo ni depositarlo. Es posible que esto sea necesario si ha esperado meses o más tiempo y no puede lograr el cierre del cheque. Siempre que realice este tipo de solicitud, márquela como “cancelada” en su software o registro contable.
- Resulta útil documentar todos los cheques. Anote la fecha del cheque, el monto, el pagador y el número de cheque en el registro contable que venía con su chequera. Al ser proactivo y diligente en el monitoreo de todos los gastos, tendrá una mejor idea de su salud financiera general y podría hacer planes más apropiados para el futuro.
Gestión de Cheques en Software Contable
Un sistema de contabilidad puede permitir llevar la contabilidad y el control de sus chequeras sin importar el giro de su negocio o empresa. Podrá dar de alta los tipos de auxiliares sin límite, también cuenta con 3 métodos diferentes para llevar a cabo las conciliaciones bancarias, también puede realizar conciliaciones de clientes y proveedores, manejar los diferentes tipos de bancos ya sea en moneda nacional o en dólares, puede manipular hasta 10 niveles de desglose de cuentas, maneja centros de costos para no extender el catálogo, acumular saldos. Al cancelar un cheque se genera un asiento de contra-partida, y se registra en un archivo de cancelaciones para no permitir volver a cancelar el mismo cheque varias veces. Se pueden diseñar reportes con excel y que el sistema llene la información de saldos o movimientos.
Cheques Propios y en Cartera
Un sistema como SOS-Contador provee un manejo de cheques propios y en cartera que se dispara a través de pagos y pagos/cobros respectivamente y cuya vista y gestión de pasaje a bancos. Las Cuentas Banco y “Banco” - “Cheques diferidos” se crean automáticamente. Si sólo utilizas un banco, podrías utilizar este juego de cuentas.
Creación y Depósito de Cheques Propios
Para crear el primer cheque propio, se ingresa a Inicio / Pagos, se elige una fecha y proveedor y, en detalle del recibo donde dice “cuenta destino”, se elige “Banco - Cheques diferidos”. Al hacer esto, automáticamente se habilitan campos para cargar los datos del cheque: fecha de pago, número y monto. Se completan todos esos datos y se confirma el pago. Para ver cheques propios y depositarlos, se va a “Inicio / Gestión de cheques / Cheques propios” donde se observará la lista con posibilidad de filtros. En la última columna de esa lista se encuentra el botón desde el cual realizar el depósito, indicando la fecha y confirmando. Este botón disparará un movimiento de fondos desde “Banco - Cheques diferidos” hasta “Banco” y actualizará el estado del cheque.
Creación y Uso de Cheques de Terceros
Para crear el primer cheque en cartera, se ingresa a Inicio / Cobros, se elige una fecha y cliente y en detalle del recibo, donde dice “cuenta destino” se elige “Valores a depositar“. Al hacer esto, automáticamente se habilitan campos para cargar los datos del cheque: Banco, fecha de cobro, número y monto. Se completan los datos y se confirma el cobro. Para ver cheques de terceros, se va a “Inicio / Gestión de cheques / Cheques de terceros” donde se observará la lista con posibilidad de filtros. En la última columna de la lista se puede realizar acciones de depósito del cheque, para lo cual se debe indicar fecha y cuenta destino.
También es posible realizar pagos utilizando los cheques que se encuentran “sin depositar”. Para hacer esto, ingresar a “Inicio / Pagos”, completar datos de encabezado del pago y en el detalle de cuentas, elegir “Valores a depositar”. El sistema mostrará la lista de cheques disponibles, y al elegir alguno de ellos su estado cambiará automáticamente.
En caso de que un cheque ingresado por este medio se utilice para Pagos a Proveedores, recomendamos utilizar una cuenta “Puente” como Caja u otra al efecto, para ser Debitada en Movimientos de Fondos y Acreditada en Pagos a Proveedores. Respecto al uso de cheques en cartera para pagos por devolución de préstamos, deudas con sindicatos u otros, que no son Pagos a Proveedores, sí podrá utilizarse la cuenta Valores a Depositar en Movimientos de Fondos a ese solo efecto y permitirá seleccionar cheques en cartera.
Manejo de Múltiples Cuentas Bancarias
Si estás trabajando con más de una cuenta bancaria, al realizar el primer pago de la segunda cuenta, en vez de elegir “Banco - Cheques diferidos”, simplemente se tipea el nombre del banco de la manera en que se reconozca. Esa cuenta no existe en el plan de cuentas predeterminado, así que el sistema te invitará a crearla. La clave aquí es elegir “Banco” como Rubro. Este es el dato que el sistema utiliza para detectar que se está creando una cuenta de bancos. Con ese dato, se crearán DOS cuentas: una la “normal” (para depósitos y transferencias) y la otra la “cheques diferidos”, que AUTOMÁTICAMENTE será nombrada como [Nombre del Banco] - Cheques diferidos. De contar con más bancos, se repite este proceso.
Avisos de Vencimientos de Cheques
En la página de inicio, dentro del widget de avisos de vencimientos, se verá un aviso cuando el cheque está dentro de los tres días de su vencimiento y no fue depositado o aplicado a pagos. También se puede recibir un aviso por correo electrónico, 3 días antes del vencimiento si no fue depositado o aplicado a pagos.