Cuando una empresa mexicana calcula su nómina, debe considerar dos grandes componentes: las deducciones (los descuentos obligatorios o autorizados) y las prestaciones (los beneficios que la ley exige o las empresas ofrecen). Las deducciones en nómina son los montos que se restan del salario bruto para llegar al salario neto que recibe el trabajador. La nómina es la lista de trabajadores que se encuentran prestando sus servicios para una empresa.
Si un trabajador está incluido en el cálculo de la nómina, significa que está trabajando para esa compañía. En ella, los patronos llevan registro de los pagos de sueldo y de prestaciones que se les entrega a los trabajadores a cambio de su trabajo. También, se registran todos los bonos, premios por puntualidad y horas extras, además de las deducciones, tales como el ISR o las cuotas obrero patronal que se paga al Instituto Mexicano del Seguro Social.
Las percepciones y deducciones en la nómina son los conceptos que determinan cuánto gana y cuánto se descuenta a un trabajador en cada periodo de pago. Estos conceptos son fundamentales para calcular la nómina sin errores, cumplir con la ley y evitar sanciones fiscales. Las percepciones corresponden a los ingresos que recibe el colaborador por su trabajo. Las deducciones en la nómina son todos los valores que se quitan o retienen del salario de los trabajadores.
Entendiendo el Salario Bruto y Neto
El salario bruto es el total que un trabajador gana antes de aplicar deducciones. El salario neto es lo que realmente recibe, después de restar impuestos, cuotas del IMSS, aportaciones al INFONAVIT y demás retenciones. El salario bruto es el total de percepciones que recibe un trabajador antes de aplicar cualquier descuento.
Comprensión de las Percepciones en Nómina
Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar el monto, si es en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo. Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal. Es decir, el salario y las prestaciones de ley, por ejemplo. De la misma forma, también se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina.
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En la Ley Federal del Trabajo se determinan cuáles son las distintas percepciones que deben ser añadidas al salario base de todo trabajador al momento de calcular su nómina. Algunas de estas percepciones son obligatorias, mientras que otras son opcionales. Estas últimas dependen de la voluntad del empleador, pero también muchas veces del desempeño de los colaboradores. Como dijimos, las percepciones obligatorias son aquellas que establece la ley laboral.
Percepciones Obligatorias por Ley
- Salario: Esta es la retribución que debe pagar el empleador al trabajador por su labor.
- Aguinaldo: Esta es una de las prestaciones de ley que deben figurar obligatoriamente en la nómina.
- Vacaciones: Otra de las prestaciones de ley es el descanso anual remunerado para los colaboradores.
- Prima vacacional: También es una prestación de ley y determina la cantidad a pagar a los trabajadores cuando gozan de sus vacaciones.
- Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).
- Vales de despensa.
- Fondo de ahorro.
- Alimentación y habitación: Esta percepción cuenta como previsión social siempre y cuando se entregue en forma onerosa a los trabajadores.
Percepciones Causadas por la Labor
Estas percepciones se tornan obligatorias cuando el desempeño o labor de los trabajadores las causa.
- Horas extra: En el artículo 66 de la LFT se establece que la jornada laboral puede prolongarse por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de 3 horas diarias ni de 3 veces en una semana.
- Descansos trabajados.
- Festivos.
- Prima dominical.
Percepciones Adicionales
Además de las anteriores, también hay percepciones que son adicionales, es decir, no están contempladas en la ley laboral y quedan a criterio de cada empleador ofrecerlas e incluirlas en la nómina.
- Bonos.
- Comisiones: Otra forma común de incentivo son las comisiones, generalmente asociadas a las ventas que genera el trabajador.
- Pagos en especie: Además de los vales de despensa, hay otros pagos en especie que también pueden entregarse e incluir en la nómina.
Principales Deducciones en la Nómina Mexicana
Las principales deducciones que se aplican al salario de los trabajadores son el ISR (Impuesto Sobre la Renta), las aportaciones al IMSS, las cuotas del INFONAVIT y las aportaciones al fondo de ahorro para el retiro (SAR). Estas deducciones son obligatorias y están reguladas por la ley. Solo se permiten deducciones contempladas por ley, como el ISR, cuotas al IMSS, aportaciones al Infonavit, deudas con el patrón y cuotas sindicales. Las deducciones en la nómina son todos los valores que se quitan o retienen del salario de los trabajadores.
Deducciones del Seguro Social (IMSS)
Las deducciones del IMSS son las aportaciones económicas que se retienen del salario del trabajador. Se deben deducir las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). El descuento por IMSS depende del salario base de cotización del trabajador. Pero, ¿Qué es el Salario Base de Cotización? Para que el cálculo del SBC sea sencillo, utilizamos lo que los expertos en recursos humanos llamamos el Factor de Integración.
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Supongamos que Carlos tiene un sueldo diario de $450.00 MXN y acaba de cumplir su primer año de antigüedad en su empresa actual. Aunque Carlos tiene un sueldo base de $450.00 en su contrato, para el IMSS su salario registrado es de $472.19. Como vimos con Carlos, el SBC es tu punto de partida. La suma de estos conceptos (y otros menores como prestaciones en dinero) conforma el Total de Deducciones IMSS. En promedio, la aportación del trabajador ronda entre el 2.3 % y el 3.5 % de su sueldo, aunque puede variar según prestaciones o riesgos de trabajo.
Para calcular las deducciones IMSS, no basta con conocer el sueldo. ¿Cómo se divide el pago de cuotas IMSS? Cuota Fija: Es responsabilidad 100% del patrón.
Unidad de Medida y Actualización (UMA) y Salario Mínimo
La UMA (Unidad de Medida y Actualización) es un valor de referencia que se usa para calcular multas, créditos, cuotas y límites fiscales. UMA (Unidad de Medida y Actualización): Es la unidad que se usa en México para calcular multas, impuestos y, por supuesto, las cuotas del IMSS. Para 2026, su valor es de $117.31 MXN.
Además, el Salario Mínimo también es un factor importante. Para 2026, este año se fijaron dos montos: $440.87 MXN para la Zona Libre de la Frontera Norte y $315.04 MXN para el resto del país. El aumento del 12 % al salario mínimo para 2025 impacta directamente en los límites de ISR, el subsidio al empleo, las cuotas al IMSS y algunos topes legales de prestaciones.
Valores de Referencia 2026
| Concepto | Valor Diario | Notas |
|---|---|---|
| UMA | $117.31 MXN | Para multas, impuestos, cuotas IMSS |
| Salario Mínimo (Zona Frontera Norte) | $440.87 MXN | |
| Salario Mínimo (Resto del País) | $315.04 MXN |
Impuesto Sobre la Renta (ISR)
ISR (Impuesto Sobre la Renta): se retiene conforme a las tablas vigentes del SAT. El cálculo del ISR se hace aplicando las tablas y tarifas vigentes del SAT según el nivel de ingresos del trabajador. Se toma el salario mensual, se restan las deducciones aplicables, y se determina el impuesto correspondiente. El porcentaje del ISR depende del nivel de ingresos. Las tarifas del SAT 2025 van desde 1.92 % hasta 35 %, según el rango salarial mensual.
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En 2025, el subsidio al empleo aplica para quienes ganan hasta $10,171 pesos mensuales. El nuevo cálculo del subsidio al empleo es otro gran cambio: además del porcentaje de la UMA, se modificó el umbral máximo de ingreso para poder recibirlo.
Otras Deducciones Legales y Autorizadas
- Fondo de vivienda: Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble.
- Fondo para el retiro (SAR): El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador.
- Otras deducciones permitidas por la LFT (artículo 110): anticipos, daños, cuotas sindicales, pensiones, deudas con la empresa.
- Cuotas sindicales.
- Pago a caja de ahorro: Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo.
- Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro: En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador.
Proceso Detallado para el Cálculo de la Nómina
Sabemos que muchas veces el cálculo de nómina puede ser complicado y muy complejo. Por ello en este artículo buscamos resumirlo en 9 sencillos pasos. ¿Cómo se hace el cálculo de la nómina? Primero que nada, antes de que empecemos a realizar el cálculo de nómina, debes decidir el período de nómina. Puede ser cada semana, cada 15 días o cada 30 días. ¡Tú decides! Esto implica que puedes optar por el cálculo de la nómina semanal o el cálculo de nómina mensual. Una vez hayas definido esto, podemos comenzar con tu nómina. Sigue los siguientes pasos:
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Paso 1: Registra los Cambios
¿A cuáles cambios nos referimos? Pueden ser los siguientes: Altas de empleados. Bajas de empleados. Modificaciones salariales. Debes tener cuidado, cualquier movimiento que hayas hecho debes presentarlo al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) dentro de los cinco días siguientes de que se hizo el cambio.
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Paso 2: Calcula las Percepciones
¡Empezamos con los cálculos! Es necesario que calcules las percepciones recurrentes y extraordinarias. Las recurrentes pueden ser conceptos como sueldo bruto, prima vacacional, vales de despensa, fondo de ahorro y vacaciones. Las percepciones extraordinarias son bonos, comisiones, horas extras y premios.
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Paso 3: Cálculo de Deducciones de Nómina
Después, debes definir las deducciones de nómina. Las deducciones que debes considerar son todas aquellas que pasan todos los periodos. Las recurrentes son como el IMSS, el Impuesto Sobre la Renta (ISR), Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y el fondo de ahorro. Las deducciones extraordinarias son por alguna falta, incapacidad, préstamos y la pensión alimenticia.
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Paso 4: Verifica los RFC
Para hacer este paso, necesitarás recabar y verificar todos los Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de tus empleados.
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Paso 5: Pagar a los Empleados
Existen varias opciones para pagarle a tus empleados, las cuales pueden ser: STP (Sistema de Transferencias y Pago) que permite realizar operaciones en tiempo real con seguridad tecnológica; Bancos, generando un layout de dispersión bancaria; Cheques, donde es necesario pedirle al trabajador que firme la nómina al entregarle un duplicado; o Efectivo, un método menos común y con riesgo inherente.
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Paso 6: Timbrar la Nómina
El timbrado de nómina se refiere a certificar los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa. Timbrar es un proceso sencillo: Primero envía la nómina en formato .txt o .xml directamente al Proveedor Autorizado de Certificaciones que uses. Aquí verificarás si cumple con los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Si la verificación es exitosa, el timbrado se hará automáticamente. Sino, deberás corregir lo necesario y enviarla de nuevo.
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Paso 7: Mandar los Recibos de Nómina
Por ley, es un requisito que las empresas entreguen su recibo de nómina a los empleados y pedir su firma. El sistema que utilizas por Proveedor Autorizado de Certificaciones te hará llegar los recibos al correo que registraste, y posteriormente podrás reenviárselos a tus empleados.
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Paso 8: Calcular y Pagar los Impuestos
Cuando termines de hacer todos los procesos que te hemos comentado aquí, debes calcular y pagar los impuestos:
- Cuotas obrero patronales IMSS/INFONAVIT: Para realizar el cálculo de las cuotas obrero patronales, deberás utilizar el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) y con ello obtener el disco de pago con el que podrás efectuar el pago respectivo. Estas cuotas deberán pagarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.
- ISR retenciones por salarios: La suma de las retenciones ISR efectuadas a tus empleados en un mes calendario deberán enterarse al SAT a más tardar el día 17 del mes siguiente al que correspondan.
Errores Comunes en el Cálculo de la Nómina y Cómo Evitarlos
Un error en los cálculos de nómina puede generar multas del SAT, sanciones del IMSS o problemas laborales con los trabajadores. El cálculo de la nómina no perdona distracciones. Un dato mal capturado o una tabla desactualizada puede afectar desde el bolsillo del trabajador hasta la relación con el SAT.
Algunos de los más frecuentes incluyen:
- No registrar a tiempo las altas o bajas ante el IMSS
- Usar tablas de ISR del año pasado sin actualizaciones
- Omitir pagos obligatorios como el aguinaldo, la PTU o la prima vacacional
Los efectos no se quedan en una multa. También pueden dañar la confianza del equipo o generar atrasos en auditorías internas. Para evitarlo, conviene implementar acciones simples pero constantes:
- Checklist mensual para revisar obligaciones
- Software de nómina actualizado y en línea con la legislación
- Auditorías internas al menos una vez al año
Hacer bien el cálculo no es solo cumplir. Es demostrar que la empresa respeta el trabajo que se paga. Realizar este tipo de cálculos, de forma manual o en hojas de cálculo, no solo es arriesgado, sino insostenible para la gran mayoría de las empresas. Toda organización demanda llevar el proceso de nómina de manera clara y eficiente, porque se trata de la cantidad de dinero que reciben los empleados por las actividades desarrolladas, así como las deducciones que por ley les corresponden. Un manejo incorrecto puede generar problemas legales, multas fiscales, inconformidad entre los empleados y errores en el cálculo de impuestos o prestaciones.
Herramientas para Facilitar el Cálculo de Nómina
El cálculo de la nómina no tiene por qué ser un proceso desgastante. Muchas empresas aún lo manejan en Excel, lo cual puede funcionar… hasta que la operación crece, cambian las tablas de ISR o se suman bonos, incidencias y prestaciones que complican el control. Ahí es donde los softwares especializados marcan la diferencia. No solo automatizan los cálculos, también generan CFDI timbrados, actualizan las obligaciones fiscales y permiten integrar otras áreas como finanzas y RRHH. Eso reduce errores, mejora la trazabilidad de los pagos y evita problemas con el SAT. Para muchas PyMEs, pasar de Excel a un sistema así no solo mejora la eficiencia, también da tranquilidad legal.