El objetivo de cualquier empresa, ya sea una corporación o una empresa individual, de maximizar los beneficios se ve afectado por indicadores como los costos de la empresa y los gastos de producción. La formación de los costos es un elemento complejo y voluminoso en el sistema de procesos empresariales de cualquier empresa que viene dictado por la propia economía.
Para entender mejor la organización de la contabilidad de costos en el ERP, veamos los conceptos básicos y la división de costos. El costo es el valor de los insumos utilizados por la empresa en los productos y las ventas durante un período de tiempo. El hecho de los costos dirigidos sólo se forma y existe cuando se utilizan.
Por ejemplo, si las materias primas y los suministros no se amortizan en la producción, son existencias:
- De materias primas y suministros
- Trabajo en curso
- De productos acabados, etc.
Su valor monetario no está incluido en la estructura de costos.
Los gastos son aquellos que han transferido totalmente su valor a los bienes vendidos durante el intervalo de tiempo analizado. Se produce un gasto cuando los productos y las mercancías salen de la empresa y se venden al cliente.
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La diferencia entre ambos puede expresarse en términos de criterios:
- Costos: los recursos circulan, se aplican
- Gastos: los recursos salen de la empresa
Además del conjunto de los costos enumerados, pueden abarcar también costos específicos, como, por ejemplo:
- De las reparaciones en garantía
- Pérdidas por defectos
- Robo y escasez
Algunas fuentes consideran que los conceptos de costos y gastos son idénticos, pero en realidad costos es un concepto más amplio. Otro concepto clave sobre el tema es el de gasto. El gasto es la expresión de todos los costos por unidad de producción en términos monetarios. Incluye todos los costos de producción de la gama de productos y otros costos de producción y venta.
Para los gastos de registro en 1C entra en los documentos que fijan los costos, para la fabricación de productos, el transporte y la adquisición y otros, de los cuales más tarde se formará la evaluación de la partida de nomenclatura y el valor de las ventas definidas.
Clasificación de los costos en la contabilidad de gestión
La forma de clasificar los costos en la contabilidad de gestión depende de la tarea que se realice:
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- Cálculo del precio de costo
- Determinación del resultado financiero de la empresa
- Decisiones de gestión
- Control de las actividades de producción
Para determinar los costos y los resultados financieros según esta clasificación, los costos se dividen en:
- Directo e indirecto
- Principal y general
- Incluido y no incluido en el costo de producción
En otras palabras, esta clasificación se define por:
- Basado en la derivación económica
- Principales: los que intervienen en la fabricación y producción de un artículo de nomenclatura. Ejemplo: todos los costos incurridos en el proceso de producción, ya sean materiales, laborales o de otro tipo.
- Generales: Los que se producen durante el proceso auxiliar de producción en relación con su gestión. Puede tratarse de cualquier costo de servicio, producción auxiliar, costos de aparatos de gestión y otros ejemplos.
Clasificación en relación con el costo de producción
- Directo: se refiere a los productos producidos, los bienes vendidos o los servicios prestados. Se trata de costos atribuibles a un producto específico.
- Indirecto: no pueden incluirse inmediatamente en el costo del producto. Se recogen por separado y posteriormente se reparten entre las partidas según la norma prescrita en la política contable de la organización. Ejemplo: sueldos del personal de apoyo, pago de vacaciones, mantenimiento de equipos, accesorios, etc.
La división de los costos por tipo, determina su asignación a las cuentas de la unidad.
Uniendo estos esquemas, se puede ver un paralelismo:
- Costos principales - directos
- Gastos generales - indirectos
Pero algunos ejemplos de costos básicos (según la primera clasificación) pueden resultar también indirectos (según la segunda). Por ejemplo, la depreciación de los equipos cuando se producen varios tipos de productos.
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Ejemplos de costos incluidos y excluidos en el costo de producción
Según el ejemplo de la clasificación de la inclusión en el costo de producción, es posible distinguir los costos incluidos:
- Costos de material
- Sueldos, salarios y retenciones
- Depreciación y otros
Se excluyen del costo de producción los siguientes gastos:
- Multas y sanciones
- Tasas de los terrenos
- Impuesto sobre la propiedad de vehículos
- Y otros tipos de impuestos y tasas
En la vida diaria solemos utilizar los conceptos de costo y gastos casi de manera indistinta, como si se tratara de lo mismo; sin embargo, se trata de concepciones diferentes. Ello lo tienen bien claro las empresas, pues además de reconocerlos, los clasifican para determinar el precio de los productos o servicios que ofertan, así como para elaborar sus estados financieros.
Costos de Administración: son los generados en las áreas administrativas de la empresa.
- Directos: son los costos que pueden identificarse fácilmente con el producto, servicio, proceso o departamento.
- Indirectos: su monto global se conoce para toda la empresa o para un conjunto de productos.
- Costos no Relevantes: son aquellos costos que independiente de la decisión que se tome en la empresa permanecerán constantes.
- Fijos: Son gastos que se presentan con regularidad: cada semana, mes a mes, cada bimestre...
- Variables: Estos gastos varían periódicamente, ya sea semanal o mensualmente. que se produzcan.
Clasificar, acumular, controlar y asignar costos. Informar sobre los costos existentes en la empresa para medir correctamente la utilidad y valuar correctamente el inventario, quien tiene impacto directo en el Estado de Resultados, dentro del concepto de costo de ventas y en el balance general en la cuenta de inventarios.
Proporcionar información a la administración que sea el fundamento en el proceso de planeación, control y toma de decisiones. darle información sobre costos y gastos para la toma de decisiones. El costo es el sacrificio incurrido para adquirir bienes o servicios con el objetivo de lograr beneficios presentes o futuros. Al momento de hacer uso de ellos, se convierten en gastos.
Es recomendable controlar y disminuir en medida de lo posible los costos fijos, pues éstos afectan económicamente si se está en una etapa de recesión, ocasionando pérdidas. momento en que será imposible crecer sin expandirlos. resultados del periodo en el que se incurren. trae consigo un decremento. incrementarlos. traduce como algo positivo. incluso la optimización de los materiales que ya se tienen. empresa.
Componentes del costo
Los componentes del costo son la segmentación de los egresos realizados en los procesos de fabricación y se encuentran acumulados en la categoría de inventarios de productos en proceso. Esta categorización es la unión de dos estructuras diferentes de segregación que no están explicadas en la literatura de contabilidad de costos. Las discriminaciones mencionadas no representan los atributos y las características de los egresos, los cuales sirven para realizar la clasificación de las categorías y las subcategorías de los costos.
En los primeros textos sobre este tema, es decir, en el material base para estas distinciones, aparecen divididos en tres elementos: materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación o CIF. La clasificación por atributos y características de los egresos define unos conjuntos de información, unas categorías que se formalizan como indicadores de costos. Estas categorías describen y establecen el todo del conjunto; son reglas de significación que determinan la dinámica de registro, acumulación y revelación de la información.
Las políticas de reconocimiento de los conjuntos forman una estructura lógica y con sentido que permite describir los costos de los contratos incurridos en los procesos productivos. Los contratos de tercerización no cumplen los atributos exigidos propios de los tres elementos clásicos que componen el costo. Dado que no son materia prima ni mano de obra, y en muchos casos tampoco son indirectos, los costos de tercerización son parte del componente del costo, pero no caben en la descripción de ninguno de los tres elementos.
La fenomenología de Heidegger (1941) permite deconstruir el conocimiento a fin de ir al sentido de la cosa analizada, en este caso, de las formas lógicas para realizar la categorización y la clasificación de los componentes del costo. Para esto la teoría de conjuntos de las matemáticas identifica varias reglas claves que permiten realizar la ordenación de los datos, es decir, el dominio de elementos que están en el conjunto. Estas son reglas puntualizadas que establecen el marco existente de ese componente, ya denominado, y, por tanto, su nombre tiene significado dentro de la comunidad que habla un mismo lenguaje sobre asuntos contables.
En la primera parte de este artículo se discute la simetría entre las categorías de la información de costos y la situación que representan. En la segunda se explica por qué dicha información se presenta en indicadores, muy importantes en el propósito de describir los fenómenos contables de costos. Posteriormente, se caracteriza cómo se clasifican los fenómenos de costos y cuáles son las reglas que se han seguido para formular los taxones con los que se representa actualmente la información. Finalmente, se exponen los procesos de componetización de los costos, para lo cual se utilizan las reglas de la teoría de conjuntos y reglas semióticas que permiten registrar las nuevas transacciones con distintos atributos, reglas que permitirán diferenciar y separar los indicadores a fin de representar las nuevas situaciones económicas.
El sistema de información contable de costos
El sistema de información contable de costos presenta datos que permiten realizar un seguimiento a la entrada, el proceso y la salida de información; esta última está constituida por los informes en los que se describe cómo se presentó y cómo, finalmente, resultó el valor financiero después de las transacciones -entradas- desarrolladas en el sistema de producción. El sistema de producción está compuesto por objetos y movimientos reales que se representan en información.
Desde este sistema se determina la compra de materiales, la entrada de materiales al almacén, el traslado a la fábrica, la fabricación de productos, la salida de productos terminados y su venta.
El sistema de información contable se caracteriza por los siguientes puntos: ¿cómo estaba el almacén?, ¿cómo quedó después de cada transacción de compra y del traslado de materiales?, ¿cuáles fueron los traslados al proceso productivo de materiales?, ¿cuánto fue el consumo de mano de obra y otros suministros?, ¿cuánto fue el movimiento de producto disponible para la venta?, y ¿cuánto fue el traslado a almacenes distribuidores, los daños, los vencimientos y la venta de productos que se presentan en inventario de producto terminado?, entre otros.
El sistema de información divide y clasifica los datos del sistema de producción en distintas características. Estos elementos permiten representarlo y ofrecer información a los usuarios, quienes evalúan y toman decisiones de acuerdo con estos datos.
Los sistemas de información se establecen de acuerdo con las necesidades requeridas por la dirección y la administración, indispensables en la toma de decisiones y el desarrollo de control y supervisión de procesos. El término «indicadores de costos», sugerido para la jerga práctica, empresarial y académica de los costos, son los «datos financieros, operativos, logísticos, y de control» que se obtienen por medio de «sistemas de información de costos», y que se utilizan para la toma de decisión empresarial.
Los indicadores tienen el objetivo de sensibilizar a los usuarios de manera favorable, desfavorable o neutra sobre una situación que advierte ser examinada desde los saberes técnicos que precisan su orientación contextual. El indicador como sensibilizador, plantea que la señal que entrega debe ser reconocida por los saberes técnicos, e incentiva al usuario para que actúe sobre los elementos que afectan el cálculo y el reconocimiento del indicador.
Tanto el indicador como el factor de la realidad que se desea observar deben estar correlacionados y tener un vínculo directo entre signos, medición y situación real. El indicador, denominado con un nombre específico, intenta reflejar un estado del objeto que mide. La asimetría entre el indicador y la situación del objeto es el margen de dispersión del indicador: aceptable o inaceptable, dependiendo de las necesidades de los usuarios, las políticas y los instrumentos de medición implementados. Por tanto, siempre existe un margen de error que puede disminuirse con mejores herramientas, pero nunca eliminarse.
Los sistemas de información contables tienen varios subsistemas de información basados en la necesidad de los múltiples usuarios, entre los que se encuentran el gobierno, los inversionistas, los proveedores, los clientes y los administradores, entre otros.
En las Normas Internacionales de Información Financiera o NIIF, por sus siglas en inglés, se ha establecido que los usuarios son los inversionistas, los proveedores, los acreedores existentes y los potenciales-OB2-, quienes se presentan como usuarios principales porque parecen tener algún nivel de confluencia en las necesidades de información, aunque la misma norma establece que la agrupación de usuarios principales maneja tensiones y conflictos de información -OB5-.
Las NIIF, al separar a los usuarios principales, determina que existe un grupo de usuarios no principales, como, por ejemplo, los reguladores -OB8- y los gerentes que necesitan información con nivel de detalle -OB9-, puesto que esta información contiene un propósito general para usuarios externos -OB3- (Fundation IFRS, 2010).
Todos los sistemas de información contable poseen datos sobre costos que se dirigen a usuarios externos o internos que detallen ampliamente los indicadores, sin embargo, independientemente del nivel de detalle, existen indicadores que son básicos para todos. Los indicadores de costos que solicitan todos los sistemas de información son los elementos del costo.
Caracterización y medición del inventario
La primera caracterización que realiza el sistema de información de costos es una diferenciación sobre tipos de inventarios: inventario de materiales, inventario de producto en proceso, inventario de producto terminado y costo de producto vendido. Los inventarios de materiales se dividen en sustancia e ingrediente, entre otros aspectos. El inventario de producto en proceso se divide, según el método de costos, en los siguientes ítems: elementos, componentes, departamentos, procesos, actividades, productos, líneas, unidades, máquinas, cadena de valor; etc.; este inventario es el más complejo de caracterizar. El inventario de producto terminado se divide en producto, lote, etc.
Las distintas caracterizaciones son importantes a fin de comprender las dinámicas de producción y venta de la empresa. Gran parte de los procesos del sistema de información de costos se centran en diseñar, analizar y evaluar la caracterización y la medición del inventario del producto en proceso por su nivel de dificultad. Cada caracterización de costos establece una clasificación taxonómica. La división primaria del inventario de producto en proceso contiene los costos directos e indirectos, y otra división fundamental es costos variables y fijos.
La división básica se encuentra representada en los elementos del costo: materiales, mano de obra, servicios externalizados y carga fabril. Estas tres divisiones de estructuras son isomorfas y cada una de ellas es igual pero distinta internamente, así como todas sirven para el análisis del proceso productivo. De esta manera se pueden realizar asociaciones entre categorías, lo que determina otros ordenamientos analíticos, como, por ejemplo, componentes del costo entre los que se encuentran materiales directos, mano de obra directa, servicios externalizados directos y costos indirectos de fabricación.
Este es otro modelo isomorfo de los egresos de costo que asocia la caracterización primaria y la básica. Otra asociación factible es la unión entre la división fundamental y la básica que realiza una discriminación de componentes condicionales: materia prima variable, mano de obra variable, servicios variables y costos fijos.
La clasificación de los componentes del costo y los condicionales no son iguales (véase la tabla 1), y cada una sirve para análisis específicos.
| División | Componentes | Condicionales |
|---|---|---|
| Primaria | Costos Directos | Costos Variables |
| Costos Indirectos | Costos Fijos | |
| Básica | Materiales Directos | Materia Prima Variable |
| Mano de Obra Directa | Mano de Obra Variable | |
| Servicios Externalizados Directos | Servicios Variables | |
| Costos Indirectos de Fabricación | Costos Fijos |
Cada una de estas divisiones son isomórficas: mientras las políticas de medición sean iguales deben dar el mismo valor monetario, pues representan un mismo fenómeno. Los componentes del costo se determinan de acuerdo con categorías que permiten representar la inversión que realiza la empresa en la producción de sus mercancías, esto es, de bienes o servicios, las cuales, una vez terminadas, van a venderse en el giro normal del negocio.
Componetización de la discriminación del costo
La componetización de la discriminación del costo, agrupada en el inventario de producto en proceso para la fabricación y terminación, se divide en unas categorías establecidas por reglas que determinan su dominio. El dominio contiene los elementos que ingresan al conjunto siempre y cuando cumplan con las respectivas reglas, de lo contrario debe buscar el conjunto de elementos que cumplan con cautela con las características que lo determinan.
Casi en cualquier ámbito, en algún momento resulta de interés clasificar los elementos del dominio en que se está trabajando según un conjunto de criterios, tanto para obtener cómo se comporta cada elemento frente a un criterio como para poder comparar el comportamiento de distintos elementos entre sí. La utilización de una ontología para modelar los criterios de clasificación permite verificar la consistencia de la definición de los criterios y además realizar la clasificación de las instancias del dominio.
El sistema de información se caracteriza a partir del sistema de producción. Este último es un sistema dinámico que cambia de forma constante de acuerdo con el contexto económico, tecnológico, social, ecológico, etc. La componetización de los costos realizada por el sistema productivo se divide en categorías básicas: materiales, mano de obra, servicios y carga fabril. Cada una establece un conjunto de elementos sobre los egresos que se invierten en la fabricación de los productos.
Todos los egresos enviados al inventario de producto en proceso, esto es, el conjunto mayor, deben estar representados en los subconjuntos que se formalizan; no pueden quedar consumos de egresos de fábrica por fuera de los subconjuntos sin identificación y tampoco es posible enviarlos a cualquier conjunto. Las reglas del dominio determinan el marco existente sobre los elementos que van a ingresar y los que no ingresan en cada conjunto.
La contabilidad cumple una función descriptiva de los estados de la empresa, ordena la información basada en reglas. Al incumplir con estas reglas se generan anomalías en la información, de manera que se pierde uno de los principios básicos: fiabilidad.
Ahora bien, en la contabilidad de costos tradicional se manejaban tres elementos de costos (Cashin, Polimeni, 1980; Hansen y Mowen, 2003; Horngren, 1969; Vázquez, 1971; Villers y Rautenstrauch, 1949). Por esta razón, cuando cambian los procesos de fabricación en los que intervienen otros contratos y consumos, se requiere readecuar las categorías con las que se expresan los indicadores de costos; de esta manera será posible representar con mayor fiabilidad.
La clasificación de los componentes del costo se podía representar, por lo general, en tres elementos. Sin embargo, el «Plan de cuentas» del Decreto 2650 de 1993, emitido en Colombia para los comerciantes, presentó de manera heterodoxa cuatro elementos con una descripción acertada de cada uno. Registra el valor del costo de servicios recibidos en desarrollo de contratos celebrados por el ente económico con personas naturales y/o jurídicas, a fin de ejecutar labores relacionadas con la elaboración o producción de bienes o la prestación de servicios.