A medida que tu negocio crece, es crucial implementar nuevas herramientas, optimizar recursos y seguir rutas eficientes para simplificar y acelerar procesos. Ahorrar tiempo en tareas simples permite enfocarte en estrategias de marketing y métodos de trabajo que beneficien a tus empleados y a tu negocio.
¿Qué es la Conciliación en Contabilidad?
La palabra conciliación se refiere a resolver un asunto mediante un “árbitro” para llegar a un acuerdo; sin embargo, en términos de contabilidad, es la comparación de información, usualmente de dos conjuntos, para detectar diferencias.
Hablando de forma más técnica, es cuando en una cuenta contable se ajusta su saldo contable con respecto a su saldo real. Es decir, cuando una empresa o negocio concilia sus cuentas, busca que los datos de un conjunto figuren en el otro, estén completos y sean coherentes.
Sin embargo, hay otro tipo de conciliación más común entre las empresas: la conciliación bancaria. Este proceso rutinario verifica que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa coincida con los saldos que reflejan los extractos bancarios. Si al cerrar un mes (o en el período en que se realice la conciliación) el saldo de las cuentas bancarias no coincide con el saldo en las cuentas contables, hay que llevar un control de esas diferencias y analizar el motivo de las inconsistencias.
¿Para qué Sirve una Conciliación Contable?
Realizar una conciliación sirve para varias cosas, entre las principales, para identificar fraudes. Al identificar una discrepancia de saldos, se podría entender que posiblemente no se está registrando algún ingreso o gasto, por lo tanto, es responsabilidad de la empresa investigar de dónde es el faltante.
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También sirve para identificar errores humanos, como por ejemplo que un empleado sea descuidado y realizó mal un registro, no lo haya hecho o lo haga a destiempo. Esto servirá para establecer procesos más estrictos o con pasos más claros que eviten este tipo de errores.
Al tener una comparación de este tipo, puedes comprobar de mejor forma los movimientos que tiene tu cuenta bancaria, a quién le pagaste, si ya cubriste una deuda pendiente, cuánto dinero está entrando y quién te debe, para asegurar tu dinero.
Si bien, la contabilidad sirve para mejorar tu administración, una conciliación puede ayudarte a entender mejor en qué se gasta y cuánto dinero ingresa a tu cuenta para mejorar tus finanzas. Lo mejor de esto, es que puedes establecer una conciliación diaria para no esperar quince días o un mes para darte cuenta de los gastos.
Recuerda que una conciliación bancaria no es obligatoria, pero te hará las cosas más fáciles y simples a la hora de presentar tus declaraciones, ya que al tener detectado y corregido cualquier discrepancia, podrás presentar tu obligación sin miedo a un error.
Tipos de Conciliación Bancaria
Para el caso de las conciliaciones bancarias existen dos tipos que se pueden realizar en tu negocio:
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- Conciliación Aritmética: Es la más común y consiste en ir comparando los movimientos cronológicamente. El saldo de los libros contables de la empresa es el punto de partida para encontrar diferencias con el saldo bancario. Una vez hecho, se hacen los ajustes necesarios para actualizar el saldo del libro de bancos.
- Conciliación Contable: En este tipo de conciliación bancaria se elabora un documento que contenga toda la información sobre los asientos que no corresponden y se usa para crear las pólizas de corrección (recuerda que, si registras mal una póliza, no puedes cancelarla ni borrar los movimientos, sino que tendrás que realizar una póliza nueva con el movimiento inverso). Las correcciones que sean necesarias estarán a cargo del banco o la empresa, dependiendo de quién es el responsable de los errores.
¿Cómo se Hace una Conciliación?
Para ello deberás tener claro cuál es tu libro de bancos, ahí registrarás todos los movimientos contables que se producen en las cuentas bancarias de tu empresa. Ahora te toca contrastar tu libro de bancos con el estado de las cuentas.
Con el estado de cuenta que envía el banco, puedes comparar esos datos con los que has anotado para ver si coinciden. Lo habitual es comenzar comprobando el saldo inicial y final para ver si existe alguna diferencia. Si es así, tendrás que revisar y verificar cada uno de los movimientos, para encontrar la diferencia o error.
Ten en cuenta que en este proceso casi siempre vas a encontrar saldos diferentes, de hecho lo raro sería que a la primera cuadre, pues es común duplicar un registro u olvidar contabilizar un movimiento, incluso un “dedazo” puede alterar las cuentas.
No olvides que una discrepancia no siempre significa un error, pues puede haber situaciones como que el banco no registra una operación hasta que no la contabiliza, pero como pyme es posible que ya hayas reflejado esa actividad en tus libros contables. En esos casos, solo tendrás que realizar una anotación contable para dar seguimiento a esa diferencia.
¿Cuándo se Debe Hacer una Conciliación?
A pesar de que no sea una práctica obligada, sí es cierto que las empresas y aquellos profesionales que trabajan por su cuenta deben presentar su declaración de impuestos y como parte de ella, deberán tener los justificantes de todas las operaciones realizadas durante el periodo que se esté presentando.
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Por lo tanto, es recomendable realizar la conciliación bancaria un mínimo de cuatro veces al año, para poder justificar los movimientos bancarios ante el SAT. Aparte de la periodicidad de los cierres contables, no existe una ley o norma que obligue a las empresas y freelancers a llevar a cabo la conciliación cada cierto tiempo. Elegir cuándo se hará puede depender de varios aspectos:
- Del ciclo de la empresa.
- Del tiempo del que se disponga para hacer la conciliación bancaria.
- Del tipo de gestión que queramos llevar de las cuentas.
- De si es la empresa quien lleva la contabilidad o se externaliza a un gestor.
- De los recursos disponibles para hacerla.
Así que dependerá de cada negocio la periodicidad de las conciliaciones, sin embargo, como ya hemos platicado, realizarlas te puede evitar dolores de cabeza.
Errores en la Conciliación Bancaria
En tu conciliación encontrarás errores temporales y permanentes. Las primeras son por un descuadre entre la fecha que reflejan los libros contables y la del extracto bancario.
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