Las TPV son dispositivos esenciales que permiten a los negocios aceptar pagos con tarjetas de crédito y débito, entre otros formatos, facilitando transacciones electrónicas de manera segura y eficiente. En un entorno donde los pagos digitales están en constante crecimiento, es vital que los dueños de negocios se familiaricen con el funcionamiento de las terminales bancarias, ya que esto incrementa sus ventas y competitividad en el mercado.
Gestión contable de las transacciones con TPV
Aunque en el mundo empresarial los cobros y pagos con tarjeta hace ya muchos años que forman parte de su rutina, es cierto que desde el año 2012 con la limitación de los pagos en efectivo su uso se ha multiplicado y generalizado mucho más. Las empresas realizan gran parte de sus pagos y hacen retiradas de efectivo con sus tarjetas todos los días, suponiéndoles además unos gastos de diversa naturaleza. Su contabilidad no supone gran complejidad, pues en realidad se trata de movimientos en la cuenta de banco o en la de una póliza de crédito.
En la tarjeta de débito, el banco nos va a cargar el pago directamente en nuestra cuenta corriente, por lo que solo podremos usarla mientras tengamos fondos en la misma. Por otro lado, cuando pagamos con la tarjeta de crédito no lo hacemos con los fondos de nuestra cuenta corriente, sino que el que realmente paga es nuestro Banco. Lo normal es que la entidad financiera no nos cargue nada hasta final del mes siguiente, donde acumulará todas las operaciones realizadas. En este caso, mientras nos hacen el cargo en nuestra cuenta corriente podemos utilizar una subcuenta de la (520) para reflejar estas operaciones.
Consideraciones sobre comisiones y registros
Cada vez es más habitual que nuestros clientes nos paguen con tarjeta en lugar de hacerlo en efectivo, ya sea por seguridad, comodidad o costumbre. Las empresas cuentan para ello con terminales (TPV) facilitados por el banco para que el cliente haga el pago. Estos terminales no son gratis y le van a costar a la empresa unos gastos e intereses. La comisión e intereses que se pagan van a depender de varios factores como la entidad financiera con la que se trabaja.
Uso de herramientas digitales para la gestión bancaria
Para sistematizar estos procesos, se utilizan herramientas como Business Central, donde las cuentas bancarias se emplean para hacer un seguimiento de las transacciones. Cada cuenta bancaria se vincula a una cuenta del catálogo de cuentas a través del grupo contable de la cuenta bancaria asignada. El uso de la capacidad de conciliación de pagos es la forma más fácil de mantener el control:
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- Registro ágil: Registrar los pagos con rapidez ayuda a garantizar que el estado real de un cliente se refleje correctamente.
- Conciliación automática: En el Diario de conciliación de pagos puede importar transacciones bancarias directamente desde una aplicación bancaria en línea.
- Control de datos: Se deben rellenar campos como el Código SWIFT, N.º cuenta bancaria y Código IBAN para asegurar la trazabilidad.
Ejemplo de configuración de terminales
Empresas como Clip ofrecen soluciones innovadoras en terminales bancarias que facilitan esta operativa diaria. A continuación, se detallan aspectos clave de su funcionamiento:
| Característica | Beneficio para el negocio |
|---|---|
| Variedad de dispositivos | Adaptación desde lectores móviles hasta terminales con impresora. |
| Conectividad | Uso de Internet ilimitado para transacciones fluidas en cualquier lugar. |
| Depósitos rápidos | Recepción de dinero en un máximo de 24 horas, incluso en días festivos. |
Para completar el campo Saldo con un saldo inicial en sistemas de gestión, debe publicar un movimiento de cuenta bancaria con el importe en cuestión. No registre el saldo de apertura directamente en la contabilidad general, ya que los asientos que se contabilizaron directamente en ella suelen impedirle conciliar la cuenta bancaria posteriormente.
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