¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio.
De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables. Dentro del marco jurídico está definido como: una obligación contar con los libros contables, ello lo estipula los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio; Además son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contable o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa.
Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.
Los libros contables son archivos que contienen registros de información financiera, permitiéndole al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, sobre operaciones mercantiles, para realizar el balance anual y para respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios.
Lea también: ¿Cuáles son los Elementos Contables?
Libros Contables Obligatorios
Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.
1. Libro Diario
En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. “El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” …en el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas.
2. Libro Mayor
Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente.
3. Libro de Inventarios y Balances
Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. “El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.” En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
- b) Deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes muebles e inmuebles. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable.
- d) Publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses.
Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo.
Lea también: Por qué auditar es importante
Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro Diario para tener un único documento contable.
Ejemplo de Libro Auxiliar:
Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado. La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.
El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo, por unidades o grupos homogéneos.
Consideraciones Adicionales
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados. Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
“Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.”
Lea también: Entendiendo los Conceptos Contables
Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.