En las empresas es muy común la adquisición de softwares o licencias de uso de software para su operación diaria. En este sentido, debido a que las licencias pueden tener un costo no material y requieren de una actualización anual, su costo es enviado directamente al gasto. Surge entonces la pregunta clave: ¿Cuál es el tratamiento correcto, Gasto o Inversión?
La intención del presente artículo es analizar qué es lo que establece la Norma de Información Financiera en la NIF C-8 Activos Intangibles y el artículo 32 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) respecto a este tema. Para una comprensión clara, creemos importante definir qué es un software y una licencia de uso de software.
Definiciones Fundamentales
Software y Hardware
El Software se define como el conjunto de programas de cómputo, instrucciones y reglas informáticas que forman parte de las operaciones de un sistema de computación. Otra definición de cómo se conoce al software es la del sistema formal de un sistema informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hace posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son llamados hardware. La interacción entre el software y el hardware hace operativo un ordenador (u otro dispositivo), es decir, el software envía instrucciones que el hardware ejecuta, haciendo posible su funcionamiento.
Por su parte, el Hardware se llama al conjunto de elementos materiales que componen un ordenador.
Licencia de Software
Una Licencia de software es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribución) y el licenciatario (usuario consumidor, profesional o empresa) del programa informático, para utilizarlo cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas. Es decir, es un conjunto de permisos que un desarrollador le puede otorgar a un usuario en los que tiene la posibilidad de distribuir, usar o modificar el producto bajo una licencia determinada.
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Las licencias de software pueden establecer, entre otras cosas: la cesión de determinados derechos del propietario al usuario final sobre una o varias copias del programa informático, los límites en la responsabilidad por fallos, el plazo de cesión de los derechos, el ámbito geográfico de validez del contrato e incluso pueden establecer determinados compromisos del usuario final hacia el propietario, tales como la no cesión del programa a terceros o la no reinstalación del programa en equipos distintos al que se instaló originalmente. Además, se suelen definir los plazos de duración y el territorio donde se aplica la licencia (ya que la licencia se soporta en las leyes particulares de cada país o región), entre otros aspectos.
Por ejemplo, si se compra la licencia de un programa, como en el caso de Windows, lo que se compra es el derecho a utilizarlo, mas no el sistema operativo como tal, puesto que este sigue siendo propiedad de Microsoft, y se debe entender que lo que se adquiere es la licencia para su uso; lo que se compra es la autorización para poder utilizarlo en un equipo determinado. Si se da el supuesto de haber comprado una licencia y se decide transferirla o cederla, una vez transferida, naturalmente que se pierde el derecho a su uso, pues eso era lo único que se poseía y que se ha transferido.
Este caso se puede dar, por ejemplo, cuando se adquiere un software a la medida de la empresa, que ha sido diseñado para sus necesidades específicas y sobre el cual la empresa adquiriente tiene el dominio total, lo que le da derecho a modificarlo, cambiarlo, distribuirlo, donarlo, etc., pues ha comprado el software incluidos todos los derechos; en consecuencia, la empresa que lo vendió no podrá seguir vendiendo, puesto que ya no tiene los derechos intelectuales sobre él, al haberlos vendido a su cliente.
Tratamiento Contable de Software y Licencias bajo NIF C-8 Activos Intangibles
Ahora que ya podemos distinguir las diferencias entre Software y Licencias de uso de software, veamos qué nos indica la NIF para su correcto registro contable. La NIF C-8 Activos Intangibles establece la siguiente definición:
"Son activos no monetarios identificables, sin sustancia física, que generarán beneficios económicos futuros controlados por la entidad."
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La NIF menciona que existen dos características principales para identificar estos activos:
- a) Representan costos que se incurren o derechos o privilegios que se adquieren, con la intención de que aporten beneficios económicos específicos a las operaciones de la entidad durante periodos que se extienden más allá de aquel en que fueron incurridos o adquiridos. Los beneficios que aportan son en el sentido de permitir que esas operaciones reduzcan costos o aumenten los ingresos futuros.
- b) Los beneficios futuros que la entidad espera obtener se encuentran frecuentemente representados, en el presente, en forma intangible mediante un bien de naturaleza incorpórea, es decir, que no tiene una estructura material ni aporta una contribución física a la producción u operación de la entidad. El hecho de que carezcan de características físicas, no impide que se les pueda considerar como activos válidos, ya que su característica de activos se las da su significado económico, más que su existencia material específica.
La NIF también nos hace mención a los elementos distintivos en la definición de un activo intangible, ya sea generado internamente o adquirido:
- Debe ser identificable, es decir, puede separarse o dividirse por la entidad para venderse, transferirse, etc.
- Debe carecer de sustancia física.
- Debe proporcionar beneficios económicos futuros fundadamente esperados.
- Debe tenerse control sobre dichos beneficios.
Un activo intangible debe cumplir con todos los elementos de la definición señalados, de otra manera la erogación efectuada debe considerarse como un gasto conforme se devenga.
Aplicación a Software y Licencias
Retomando nuestro ejemplo sobre la adquisición de Softwares Contables y Licencias de uso de software, la NIF proporciona una guía para la aplicación de la norma, en atención al ejemplo nos indica lo siguiente:
"Cuando los programas informáticos no constituyan parte integrante del equipo, deben ser tratados como activos intangibles, tal como la automatización de los procesos contables."
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Derivado de lo anterior, está claro que el Software Contable es un activo intangible y se debe amortizar de acuerdo a su vida útil. Por lo que respecta a las licencias del uso de software que a veces tienen un costo no material y que pueden ser por un año, la guía no hace una mención directa, por lo que tenemos que apoyarnos en los elementos de la definición de activos intangibles. Podemos observar que las licencias de uso anual cumplen con todos los elementos de la definición de activo intangible.
Sin embargo, resulta ilógico tener que amortizar por varios años una licencia que se actualiza anualmente. Apoyándonos en la definición de licencia de uso de software, esta nos indica que usualmente estas cesiones de derechos son por un plazo.
La NIF C-8 anteriormente señalaba la presunción de que la vida útil de un activo intangible no podría exceder a un periodo de veinte años. Esta presunción ha sido removida para lograr la convergencia con la normativa internacional, la cual establece que el monto amortizable de un activo intangible debe asignarse sobre una base sistemática durante su vida útil estimada, salvo que tenga vida indefinida.
Es importante destacar que las licencias de utilización de software se suelen adquirir para varios computadores. Esto nos permite afirmar que las licencias y los computadores deben ser independientes, lo que lleva a concluir que las licencias de software se deben registrar en cuentas independientes de las cuentas utilizadas para contabilizar los computadores.
Consideraciones Fiscales según la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)
Desde el punto de vista fiscal, la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece la definición de Gastos y Cargos diferidos y los porcentajes de amortización anuales. El artículo 32 de la LISR contempla dentro del concepto de inversiones los gastos y cargos diferidos, así como su definición:
Se consideran inversiones los activos fijos, los gastos y cargos diferidos y las erogaciones realizadas en periodos preoperativos, de conformidad con los siguientes conceptos:
- Gastos Diferidos: son los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral.
Contabilidad de Arrendamientos de Software: Normas ASC 842 y NIIF 16
Además de la adquisición directa o licenciamiento, los derechos de uso de software pueden estructurarse a través de contratos de arrendamiento. Los contratos de arrendamiento afectan a los estados financieros de diversas maneras, dependiendo de cómo estén estructurados, con ejemplos de contabilidad de arrendamientos que incluyen el tratamiento de los arrendamientos operativos y financieros según la ASC 842 y la NIIF 16.
Las empresas que siguen la ASC 842, la NIIF 16 y los PCGA de EE.UU. deben determinar cómo clasificar y registrar los arrendamientos para garantizar su cumplimiento. Este proceso implica el seguimiento de las obligaciones, la evaluación del impacto financiero y la aplicación del tratamiento contable correcto en función de si el arrendamiento se clasifica como financiero u operativo.
La forma en que se contabilizan estos arrendamientos depende de normas financieras como ASC 842, IFRS 16 y US GAAP, que dictan cómo deben clasificarse e informarse los arrendamientos. La clasificación de un arrendamiento -financiero u operativo- determina su impacto en la información financiera, el flujo de caja y las obligaciones fiscales de una empresa.
La contabilidad del arrendamiento implica múltiples factores que determinan cómo se clasifica y registra un arrendamiento en los estados financieros. El proceso de clasificación depende de elementos como el plazo del arrendamiento, la estructura de pagos, las condiciones de transferencia de la propiedad y el impacto financiero sobre el arrendatario y el arrendador. Los componentes clave, como el activo por derecho de uso (ROU) y el pasivo por arrendamiento, desempeñan un papel crucial a la hora de reflejar con exactitud las obligaciones por arrendamiento.
Cada uno de los componentes de la contabilidad de arrendamientos influye en la forma de contabilizar los gastos, los pasivos y los activos. Al registrar correctamente las condiciones de arrendamiento, las empresas pueden gestionar los costes directos iniciales y mantener el cumplimiento de las nuevas normas de contabilidad de arrendamientos, como la ASC 842 y la NIIF 16. Estas normas afectan a la información financiera al exigir el reconocimiento de los activos subyacentes, lo que ofrece una imagen más clara de los gastos y pasivos relacionados con los arrendamientos.
La contabilidad de los arrendamientos varía en función de cómo se estructuren y clasifiquen los acuerdos con arreglo a las nuevas normas de contabilidad de arrendamientos, como la ASC 842 y la NIIF 16. Algunos arrendamientos requieren que las empresas reconozcan el valor actual de los pagos por arrendamiento, mientras que otros se contabilizan como gastos a corto plazo. El tratamiento del valor justo de mercado, la vida económica del activo y el gasto de amortización desempeñan un papel crucial a la hora de determinar si un arrendamiento debe clasificarse como operativo o financiero.
Arrendamientos Financieros vs. Operativos
Los arrendamientos financieros, antes conocidos como arrendamientos de capital, exigen que las empresas reconozcan el valor actual de los pagos de arrendamiento como un pasivo, mientras que el activo arrendado se capitaliza y amortiza a lo largo del tiempo. En cambio, los arrendamientos operativos se tratan como contratos de alquiler, y los gastos se reconocen de forma lineal a lo largo del plazo de arrendamiento.
La clasificación de los arrendamientos determina su tratamiento en los estados financieros. Las empresas deben evaluar los plazos de los arrendamientos, calcular las obligaciones utilizando tipos de descuento y determinar si deben registrar un activo y un pasivo o pagos de gastos a lo largo del tiempo. Los arrendamientos financieros requieren amortización y reconocimiento de gastos por intereses, mientras que los arrendamientos operativos se contabilizan como gastos de forma lineal.
Factores como los incentivos de arrendamiento, las opciones de compra y las garantías de valor residual influyen en cómo se miden las obligaciones de arrendamiento. Una contabilidad precisa de los arrendamientos permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos sobre la estructuración y financiación de los arrendamientos. Tener en cuenta elementos como el tipo de interés y el valor razonable de los activos arrendados ayuda a las empresas a minimizar el riesgo y optimizar el flujo de caja. El registro correcto de los costes directos iniciales evita declaraciones erróneas y garantiza que las obligaciones de arrendamiento reflejen el verdadero impacto financiero.
Contabilización de un Arrendamiento Financiero según el PGC
El arrendamiento financiero, también conocido como leasing financiero, es una fórmula habitual para adquirir bienes de inmovilizado sin necesidad de realizar un desembolso inicial elevado. Muchas empresas lo utilizan para financiar maquinaria, vehículos o instalaciones, pero su tratamiento contable puede generar dudas. Un arrendamiento financiero es un contrato mediante el cual una empresa (arrendataria) adquiere el derecho a usar un bien a cambio de pagos periódicos, con la opción de compra al final del contrato. Por ejemplo, una empresa puede adquirir una maquinaria mediante leasing financiero durante cinco años, con opción de compra al terminar.
Según el Plan General de Contabilidad (PGC), el arrendamiento financiero se contabiliza como una adquisición de inmovilizado con deuda asociada. El bien arrendado aparece en el activo no corriente, dentro del inmovilizado material.
Supongamos que una empresa firma un contrato de leasing financiero para adquirir una máquina valorada en 30.000 €, a pagar en 5 cuotas anuales de 6.800 €, con un interés implícito total de 4.000 €.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 213 Maquinaria | 30.000 € | |
| 524 Acreedores arrend. | 30.000 € |
Sí, los intereses incluidos en las cuotas se contabilizan como gasto financiero (cuenta 662) y, por tanto, suelen ser deducibles fiscalmente. Aunque el bien se haya registrado como inmovilizado desde el inicio, si no se ejerce la opción de compra, se debe dar de baja el activo y ajustar la contabilidad.
En el renting, a diferencia del arrendamiento financiero, no se activa el bien, las cuotas van a gasto directamente (cuenta 621), y no suele haber opción de compra.
Desafíos y Mejores Prácticas en la Contabilidad de Arrendamientos
Uno de los mayores retos de la contabilidad de arrendamientos es garantizar que cada acuerdo de arrendamiento se clasifique correctamente con arreglo a las normas establecidas por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB). Una clasificación errónea puede dar lugar a informes financieros inexactos que afecten a los balances y las cuentas de resultados.
Las empresas también se enfrentan a dificultades a la hora de calcular el pasivo inicial por arrendamiento, especialmente al determinar el valor actual de los pagos por arrendamiento y el tipo de descuento adecuado. Otro reto surge de la integración de los contratos de arrendamiento en los sistemas contables existentes, sobre todo para las empresas que gestionan un gran volumen de arrendamientos.
Muchas empresas utilizan programas informáticos de contabilidad para el seguimiento de los datos de los arrendamientos, pero las incoherencias en las condiciones contractuales y los cálculos pueden dar lugar a errores en los informes. Garantizar el cumplimiento de la normativa en evolución del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera requiere una supervisión continua, auditorías internas y actualizaciones de las políticas contables.
El cumplimiento de las normas de contabilidad de arrendamientos requiere que las empresas establezcan un enfoque estructurado de la contabilidad y la información financiera de los arrendamientos operativos. Una de las mejores prácticas consiste en garantizar que tanto la contabilidad del arrendador como las obligaciones del arrendatario se registren con exactitud, sobre todo al distinguir entre los componentes de un contrato de arrendamiento y los que no lo son.
Las empresas también deben normalizar la forma en que calculan los ratios relacionados con las obligaciones por arrendamiento, como la relación entre deuda y fondos propios y la cobertura del flujo de caja, para evaluar eficazmente la salud financiera. Para las empresas privadas, el uso de software de contabilidad para automatizar el seguimiento de los arrendamientos puede ayudar a reducir errores y mejorar la consistencia de los informes. Las auditorías internas periódicas garantizan que las clasificaciones de los arrendamientos se ajustan a las normas de contabilidad de arrendamientos operativos y evitan errores.
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