El cierre de año exige a las empresas cumplir con diversas obligaciones de nómina y planificar sus flujos de efectivo de manera oportuna. El aguinaldo es una prestación laboral obligatoria que todos los patrones deben otorgar a sus colaboradores. Este derecho beneficia a todo trabajador, sin excepción, que preste sus servicios de forma subordinada y remunerada a un patrón. De acuerdo con la legislación vigente, el patrón tiene la obligación de pagar el aguinaldo a los trabajadores antes del día 20 de diciembre de cada año. No obstante, en ocasiones es necesario procesar pagos adelantados.
¿Qué es un anticipo y cómo se registra?
Para entender este proceso, primero debemos definir la naturaleza del adelanto. El anticipo es un adelanto de dinero que permite a los trabajadores obtener parte de su remuneración antes de tiempo. Específicamente, el anticipo de nómina es una entrega anticipada de parte del salario que el empleado ya devengó pero aún no ha percibido.
Para llevar un control adecuado en los libros contables, se deben registrar los movimientos financieros de la siguiente manera: Desde el punto de vista contable, cuando se otorga un anticipo, este se registra como una salida de dinero (caja o banco) con su contrapartida en la cuenta 460 “Anticipos de remuneraciones”, lo que refleja que la empresa mantiene un derecho de cobro a favor del trabajador.
Las cuentas contables asociadas a este registro se definen de la siguiente forma:
- 460 - Anticipo de remuneraciones: se utiliza para registrar los montos que la empresa entrega a sus empleados antes de la fecha de pago de sus salarios o sueldos habituales.
- 640 - Sueldos y salarios: utilizada para registrar los gastos relacionados con la remuneración de los empleados, incluidos los sueldos, salarios, comisiones, bonificaciones, y otros tipos de compensación que la empresa paga a sus trabajadores por sus servicios durante un periodo contable.
Requisitos del SAT y timbrado fiscal
Además de la contabilidad interna, se deben cumplir las reglas fiscales vigentes. El SAT establece que cualquier pago por concepto de salario, incluyendo anticipos, debe timbrarse en un CFDI de nómina con el complemento 1.2 en el momento en que se realice el pago. Por esta razón, para efectos fiscales, al otorgar un anticipo de salarios, el empleador debe emitir un CFDI de nómina extraordinario, detallando el monto entregado y usando la clave de percepción “038 - Otros ingresos por salarios”. Es de vital importancia hacerlo a tiempo, pues el monto se considera ingreso percibido para efectos de ISR desde su entrega, aunque no se emita CFDI. Todo este procedimiento está amparado legalmente, dado que la LFT autoriza descuentos por anticipos de salario siempre que se cumpla con las formalidades legales y se reflejen en la nómina.
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Tratamiento de impuestos y retención de ISR
Al momento de amortizar el adelanto del aguinaldo en la nómina definitiva, se debe calcular el impuesto correspondiente. El aguinaldo está sujeto a retenciones fiscales, dependiendo del monto pagado. Sin embargo, existe una parte exenta del pago de impuestos: solo la parte que exceda este límite es la que estará sujeta a retención de ISR. Si tu aguinaldo es igual o menor a 30 UMA, no se te descontará este impuesto. Para evitar multas o auditorías, tu contador debe asegurarse de calcular correctamente los impuestos para evitar inconsistencias en tus declaraciones. De este modo, el manejo de anticipos de nómina requiere precisión en el cálculo, registro y timbrado para cumplir con las disposiciones del SAT y la LFT.
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