Cuando la empresa hace un pago en exceso o paga la obligación de un tercero, y ese dinero es reembolsado, se debe hacer la contabilización respectiva. El reembolso de gastos implica que la empresa previamente ha contabilizado un gasto; por tanto, cuando suceda el reembolso, se debe reconocer como un ingreso no operacional. La empresa es quien asume el gasto y luego le es reembolsado por el beneficiario de dicho gasto, como puede ser un empleado o cualquier otro tercero.
En el reembolso de gastos no hay una reversión del registro contable del gasto, sino el reconocimiento de un ingreso. Sin embargo, si se ha pagado un gasto a un trabajador, de manera que se llevó como cuenta por cobrar, que luego este debe pagar, o se le descuenta de la nómina, la situación cambia. En este caso, no se contabiliza como ingreso, pues la empresa no lo había llevado como un gasto, sino que lo trató como un préstamo.
Devolución de dinero a clientes
Por otro lado, es importante saber cómo liquidar una nota de crédito pendiente en las cuentas por cobrar de tu cliente como resultado de la anulación de una factura a crédito que ya había sido cancelada, haciéndole la devolución del dinero. Para hacer la devolución del dinero, la factura en cuestión ya debe estar anulada, se debe crear una nota de débito y finalmente, registrar la salida de dinero en bancos.
Al procesar esta transacción, deberás usar el mismo monto y fecha de la nota de crédito, y en la contrapartida de este registro, deberás usar una cuenta puente, la cual podría ser la cuenta de depósitos en tránsito.
Reintegros de efectivo
En la práctica cotidiana, los reintegros de efectivo que hace el dueño (único dueño) y que no tienen justificación alguna (como puede ser pagar una factura o hacer un anticipo a un trabajador) se pueden registrar utilizando la cuenta 551, es decir, 551 a 572. No obstante, en ocasiones se prefiere contabilizar los reintegros e ingresos en efectivo con la cuenta de caja, es decir, 570 a 572 o viceversa, sea dinero sacado con tarjeta o físicamente en la oficina del banco en cuestión.
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Reintegros en la contabilidad presupuestaria
En el ámbito de la administración pública, los reintegros de Presupuesto corriente se reflejan en la ejecución del presupuesto de gastos. En las situaciones de reintegros de pagos por pagos indebidos, si los pagos iniciales tienen carácter presupuestario, los reintegros también tendrán carácter presupuestario.
Por otra parte, los reintegros de ejercicios cerrados constituyen un recurso de Presupuesto de ingresos, se contabilizarán en el estado de ingresos en el concepto 389. Aquellos reintegros que tengan importancia relativa se registrarán en la correspondiente cuenta de gastos por naturaleza, salvo los derivados de errores producidos en ejercicios anteriores que se registrarán en la cuenta 120. Cuando el incremento en la tesorería es como consecuencia de la devolución de la transferencia por parte de la entidad financiera, al no estar cancelada la cuenta del beneficiario, esta devolución tiene reflejo en la contabilidad presupuestaria, anulando el pago.
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