En la actualidad, los empresarios crean empresas como parte de un grupo, para poder apoyarse unas con otras en actividades complementarias que les permitan crecer como grupo y apoyarse con financiamientos. Esto puede generar beneficios como financiamientos de manera rápida y sin tanta burocracia o garantías exageradas, y con ellos obtener capital de trabajo para ser generadoras de utilidades consolidándose como grupo. Para ello, se otorgan préstamos entre ellas por lo que es importante e indispensable que cada empresa tenga su soporte contable, fiscal y legal de estas operaciones para evitar riesgos que pudiera presumirse ingresos omitidos.
Importancia del Asiento Contable en Préstamos
Uno de los conceptos más fundamentales en contabilidad es el asiento en el libro diario, un registro que acompaña a cada transacción financiera que realiza una empresa. Ya sea que una empresa esté realizando una venta, pagando una factura o solicitando un préstamo, será necesario crear una entrada en el diario para reflejar esas actividades en sus registros financieros.
El asiento realiza un seguimiento del movimiento de dinero que ingresa y sale de tu negocio y mantiene la precisión de tus registros. Comprender cómo crear y administrar estos asientos es clave para mantener la salud financiera y evitar errores costosos. Un asiento en el libro diario es la forma en que tu empresa registra una transacción financiera a efectos contables. Es una nota detallada que te dice de dónde viene tu dinero y hacia dónde va.
Cada vez que compres algo, vendas un producto o pagues facturas, debes crear un asiento en el diario para reflejar esa transacción en tu sistema de contabilidad.
Componentes de un Asiento en el Libro Diario
¿Cómo se estructura un asiento en el libro diario y qué información debe incluir?
Lea también: Préstamo a Trabajador: Asiento Contable (Ejemplo)
Un asiento en el libro diario tiene cuatro componentes principales:
- Fecha: Registra la fecha en que se realizó la transacción, ya sea una venta, una compra o un pago.
- Cuentas involucradas: Cada asiento en el libro diario afectará al menos a dos cuentas. Por ejemplo, si recibes un pago de una venta, las cuentas por cobrar (AR) y los ingresos por ventas podrían ser las cuentas involucradas. Es importante que registres las cuentas correspondientes que participan en cada transacción.
- Débitos y créditos: En contabilidad, el importe total debitado siempre debe ser igual al importe total acreditado. Por ejemplo, si recibes $500 por un servicio que brindaste, debitarías efectivo por $500 (porque el efectivo está aumentando) y acreditarías $500 en las cuentas por cobrar (porque la cuenta por cobrar está disminuyendo).
- Descripción: Esta es una breve nota que explica la transacción. Puede incluir el motivo de la transacción o cualquier detalle relevante. Por ejemplo, podría decir "Servicios vendidos a [Nombre del cliente] por $500" o "Pago de suministros de oficina".
Las anotaciones en los diarios pueden ayudar a las empresas a mantener registros detallados de todas las actividades financieras.
Errores Comunes al Crear Asientos en el Libro Diario
Si eres nuevo en la contabilidad y la teneduría de libros, presta atención a estos errores comunes en relación con los asientos en el libro diario.
- Olvidarse de equilibrar los débitos y créditos: Cada asiento debe estar equilibrado, lo que significa que tus débitos siempre deben ser iguales a tus créditos. Si no lo está, tus libros no se conciliarán, lo que llevará a estados financieros inexactos que pueden causar problemas mayores en el futuro.
- Categorización incorrecta de las cuentas: Un error que puede ser fácil de cometer es clasificar erróneamente las transacciones. Por ejemplo, es posible que accidentalmente registres el pago de un préstamo en la categoría de gastos en lugar de en la de pasivos corrientes, o que clasifiques una venta en la categoría de ingresos incorrecta. Este tipo de error puede distorsionar tu estado de resultados y tu balance general, lo que generará complicaciones cuando revises tus finanzas más adelante. Asegúrate siempre de utilizar las cuentas correctas y, si no estás seguro, consulta tu plan de cuentas o a un contador.
- No registrar todas las transacciones: Algunos pueden sentirse tentados a omitir el registro de transacciones pequeñas o rutinarias porque parecen intrascendentes. Sin embargo, cada transacción contribuye directamente a la exactitud de tus estados financieros. Un gasto omitido puede crear discrepancias mayores con el tiempo. Sé coherente y registra todo, por pequeño que parezca. Esto es de especial importancia para las empresas basadas en efectivo en las que los pagos o compras pequeños pueden pasarse por alto fácilmente.
- Omitir fechas o descripciones: Olvidarse de registrar una fecha o una descripción para los asientos del diario puede crear problemas en el futuro, especialmente cuando intentes hacer coincidir las transacciones durante la conciliación. Incluye siempre la fecha de la transacción y una descripción clara y concisa para ayudarte a ti (y a cualquier otra persona que revise tus libros) a entender el contexto de cada asiento.
- Pasar por alto los devengos y los gastos pagados por adelantado: Para muchas empresas, los gastos e ingresos deben registrarse cuando se incurre en ellos, no cuando el efectivo cambia de manos. Esto se denomina contabilidad de ejercicio. Por ejemplo, si pagas por adelantado una suscripción de software de un año, tendrás que registrar el gasto a lo largo del año, no de una sola vez. Si no contabilizas los gastos pagados anteriormente, los ingresos no devengados o los pasivos acumulados, tus informes financieros se verán afectados. Esto puede dar lugar a informes de pérdidas y ganancias inexactos.
- Registro sin la debida documentación: Es importante que conserves todos los documentos que respalden los asientos de tu diario. Sin recibos, facturas o contratos como validación, es mucho más fácil cometer errores, y la falta de documentación puede causar problemas si te auditan. Adjunta siempre documentación o haz referencia a ella en los asientos de tu diario. Esto puede ser tan simple como anotar el número de factura o cargar un recibo escaneado en tu sistema contable.
- No revisar o realizar conciliaciones con regularidad: Crear asientos en el libro diario es una parte del proceso contable, pero revisarlos y conciliarlos de forma rutinaria es igual de importante. Si no cotejas regularmente las anotaciones de tu diario con los extractos bancarios y de tu tarjeta de crédito o con el software de contabilidad, es posible que pases por alto las discrepancias. La conciliación periódica puede ayudarte a detectar a tiempo errores potencialmente costosos.
- Ignorar las implicaciones fiscales: El registro de ciertos tipos de gastos o ingresos puede afectar tus obligaciones o deducciones fiscales.
Formalización de Préstamos y Requisitos Fiscales
Es común que las empresas recurran a préstamos cuando necesitan capital para llevar a cabo sus operaciones. En estos casos, buscan obtener las mejores condiciones, ya sea con terceros independientes o con partes relacionadas.
Sin embargo, este tipo de operaciones están siendo objeto de una mayor vigilancia por parte de la autoridad fiscal. Esto se debe a que algunos contribuyentes pactan préstamos con sus partes relacionadas sin cumplir con las mismas formalidades exigidas en operaciones con terceros independientes.
Lea también: Contabilidad de Préstamos a Empleados
Esta práctica puede dar lugar a que las autoridades fiscales consideren que se están omitiendo ingresos, tanto para efectos del ISR como del IVA. En este artículo hablaremos sobre cómo formalizar los préstamos en los que incurre nuestra empresa, sus requisitos fiscales y cómo debemos reportarlos en el Dictamen Fiscal 2024.
Contrato de Mutuo y con Interés
Por lo anterior, se recomienda que las partes formalicen un Contrato de Mutuo con interés, conforme a lo dispuesto en los artículos 2384 al 2397 del Código Civil Federal, el cual deberá contar con las siguientes características:
- Partes involucradas: Debe identificar claramente a las partes prestamistas y prestatarias, especificando su relación.
- Objeto del préstamo: Debe especificar claramente el tipo de bien o dinero que se presta, incluyendo la cantidad y tipo de moneda.
- Intereses: Debe especificar el tipo y porcentaje de interés.
- Plazo de devolución: Debe establecer el plazo para la devolución del préstamo, incluyendo fechas específicas o períodos de tiempo.
- Garantías: Puede incluir cláusulas sobre garantías, como la constitución de hipotecas o prendes, para asegurar el cumplimiento de la obligación.
- Condiciones de pago: Debe establecer las condiciones de pago, incluyendo el método de pago, el lugar de pago y el calendario de pagos.
La tasa de interés “legal” establecida en el artículo 2395 del Código Civil Federal es del 9% anual. No obstante, las partes pueden convenir una tasa de interés distinta -ya sea mayor o menor- siempre que no resulte desproporcionada.
En el caso de préstamos entre partes relacionadas, es recomendable que la tasa pactada sea comparable a la que se hubiera acordado con terceros independientes, a fin de cumplir con el principio de plena competencia y evitar cuestionamientos por parte de la autoridad fiscal.
Préstamos de un Socio a su Empresa
Cuando un socio otorga préstamos a su empresa, además de formalizar el contrato correspondiente, es fundamental considerar que los intereses generados serán ingresos acumulables para el socio y, a su vez, podrán ser deducibles para la empresa, siempre que dichos recursos se hayan destinado a los fines del negocio (conforme a lo establecido en el artículo 27, fracción VII de la LISR y el artículo 45 del RLISR).
Lea también: Contabilización de Préstamos
El socio deberá acumular dichos intereses para efectos del ISR, mientras que la empresa estará obligada a efectuar una retención del 20% sobre los mismos, de acuerdo con los artículos 134 y 135 de la LISR. Alternativamente, el socio podrá optar por tributar estos intereses como parte de los “Demás Ingresos” en su declaración anual como persona física y aplicar la tasa máxima establecida en el artículo 152, que actualmente es del 35%, conforme al artículo 144 de la misma ley.
Es importante que estas operaciones estén debidamente respaldadas mediante un CFDI de retenciones emitido por la empresa, en el que se consignen claramente los intereses pagados y el monto del ISR retenido.
Préstamo de una Empresa a sus Socios o Partes Relacionadas
Por otro lado, puede presentarse el caso en que una empresa otorgue préstamos a sus socios o a partes relacionadas. La autoridad fiscal ha detectado que algunos contribuyentes utilizan esta figura jurídica como un mecanismo para transferir recursos a los accionistas sin cubrir el ISR correspondiente, como sí ocurriría en el caso de una distribución de dividendos.
Ante esta situación, es indispensable cumplir con ciertos requisitos para evitar que dichos préstamos sean reclasificados por la autoridad como dividendos, conforme a lo establecido en el artículo 140, fracción I de la LISR. Dichos requisitos son los siguientes:
- Que sean consecuencia normal de las operaciones de la persona moral.
- Que se pacte a plazo menor de un año.
- Que el interés pactado sea igual o superior a la tasa que fije la Ley de Ingresos de la Federación para la prórroga de créditos fiscales.
- Que efectivamente se cumplan estas condiciones pactadas.
La tasa a que se refiere el inciso c), esta publicada en el artículo 8º de la Ley de Ingresos de la Federación (LIF) y es de 0.98 por ciento mensual.
En el caso de préstamos entre partes relacionadas, se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 11 de la Ley de ISR para que los intereses derivados de estos créditos no sean considerados por la autoridad como dividendos para efectos fiscales.
Información de Préstamos a Proporcionar a la Autoridad Mediante el Dictamen Fiscal
Anexo de “Generales”
Cuando una empresa que deba presentar el dictamen fiscal y haya otorgado u obtenido préstamos de terceros independientes o de partes relacionadas deberá responder que SI a la pregunta del índice 01D103000 del anexo de “Generales”, la cual dice: “TUVO PRÉSTAMOS DURANTE EL EJERCICIO”. Además deberá proporcionar la información del anexo 22 (Préstamos), tratándose del dictamen de Estados Financieros en General.
Hasta el ejercicio 2023, en el anexo “Generales” la pregunta formulada era “OBTUVO PRÉSTAMOS DURANTE EL EJERCICIO”, lo que se interpretaba como una obligación de informar únicamente los préstamos recibidos. Sin embargo, con la modificación en la redacción de esta pregunta para el ejercicio 2024, se entiende que ahora deben reportarse tanto los préstamos recibidos como los otorgados.
Otras preguntas que el contribuyente deberá responder relacionadas con estos actos son las siguientes:
- ¿Reunió los siguientes requisitos fiscales para sus deducciones?
- EN EL CASO DE INTERESES POR CAPITALES TOMADOS EN PRÉSTAMO, ESTOS SE HAYAN INVERTIDO EN LOS FINES DEL NEGOCIO (PARA LOS EFECTOS DE LOS ARTÍCULOS 27, FRACCIÓN VII DE LA LISR Y 45 DEL RLISR)
- POR CAPITALES TOMADOS EN PRÉSTAMO Y OTORGAMIENTO DE PRÉSTAMOS A TERCEROS, SE APLICÓ EL TOPE ESTABLECIDO PARA SU DEDUCCIÓN (PARA LOS EFECTOS DEL ARTÍCULO 27, FRACCIÓN VII DE LA LISR).
Anexo de “Socios o accionistas que tuvieron acciones o partes sociales”
Para el llenado de este anexo con la información de préstamos otorgados o recibidos con accionistas, se deberá tener en cuenta las instrucciones publicadas en el anexo 16 de la RMF, la cual dice los siguiente:
En las columnas “monto de préstamos: efectuados y recibidos”, se señalarán los préstamos efectuados a los socios o accionistas, y los recibidos de estos que hayan afectado cuentas de pasivo, incluyendo aportaciones para futuros aumentos de capital, de las cuales no exista resolución en asamblea de socios o accionistas para su aplicación en el futuro como aumento de capital social.
Cuando en un ejercicio fiscal no haya habido transacciones con los socios o accionistas, ni movimientos en la tenencia accionaria o en las partes sociales, se podrán dejar en blanco las columnas: “monto de aportaciones”, “monto de retiros de capital” y “monto de préstamos: efectuados y recibidos”.
Es decir, cuando un socio o accionistas reciba u otorgue prestamos con la empresa, deberá informar los datos de los préstamos en este anexo.
Anexo de Préstamos
Ya sea que se reciban u otorguen préstamos a terceros independientes o a partes relacionadas, nacionales o del extranjero, se deberá proporcionar la información siguiente:
- Número de identificación fiscal o RFC
- Saldo insoluto del préstamo al 31 de diciembre de 2023
- Saldo insoluto al 31 de diciembre de 2024
- Tipo de financiamiento
- Fue beneficiario efectivo de los intereses (SI o NO)
- Número de registro del acreedor residente en el extranjero ante el SAT
- País de residencia para efectos fiscales
- Tipo de moneda
- Conversión de moneda
- Fecha de conversión de la moneda
- Denominación de la tasa de interés
- Porcentaje de la tasa de interés
- Importe total de los intereses pagados y/o exigibles
- Tasa de retención de ISR
- ISR Retenido en el ejercicio
- Vigencia del préstamo
- Destino del capital tomado en préstamo
- Frecuencia de exigibilidad del pago de intereses
- Garantizó el préstamo
- Numero de oficio de autorización de la CNBV.