Existen muchas dudas sobre cómo llevar la contabilidad de una persona moral, más que nada cuando se comienzan a mezclar los conceptos relacionados a emisiones de CFDI y pagos en parcialidades. En este sentido, hoy veremos cómo debemos contabilizar pagos recibidos en parcialidades.
Contabilizar una factura consiste en registrar correctamente una factura de compra o de venta en la contabilidad de la empresa mediante su correspondiente asiento contable. Para hacerlo bien, es necesario identificar la base imponible, el IVA y, si procede, la retención, y asignar cada importe a la cuenta que corresponda según el Plan General Contable. Entender cómo se contabiliza una factura es clave para llevar una contabilidad ordenada, evitar errores y cumplir con las obligaciones fiscales. Es fundamental aclarar una diferencia elemental entre registrar una factura en los libros correspondientes y crear el asiento de la misma. Contabilizar una factura es realizar un apunte en los libros contables de la empresa para anotar un gasto o un ingreso y el registro es su anotación en los libros de facturas emitidas o recibidas. Estos libros de facturación son un simple recuento de todas las operaciones comerciales. La introducción contable de una factura es más compleja y requiere cierto conocimiento en el área fiscal. Independientemente de si es un gasto o un ingreso, la contabilización es registrar el asiento correspondiente para la posterior desgravación o tributación de impuestos.
La estructura de los asientos contables se realiza con el sistema de contabilidad de partida doble que fija la Agencia Tributaria. Es decir, cada asiento se basa en dos apuntes o anotaciones: el debe y el haber. Depende de si se registra una factura de compras o de ventas, el número de partidas y la estructura del asiento puede variar. Al hablar de contabilizar facturas, debemos distinguir primero a qué nos referimos: ¿facturas de venta o facturas de compra? La distinción es fundamental, pues según hablemos de una factura de venta o de una factura de compra deberemos contabilizarla en un sitio u otro. Las facturas de venta y las facturas de compra se contabilizan por separado.
Marco Legal y Fiscal de los CFDI en Parcialidades
Para tener una idea clara de cómo debería ser en materia fiscal, repasemos qué dice la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y el Código Fiscal de la Federación (CFF). El artículo 17 fracción I de la LISR acerca de la generación de los ingresos establece la enajenación de bienes o prestación de servicios cuando se dé cualquiera de los siguientes supuestos, el que ocurra primero:
- Se expida el comprobante fiscal que ampare el precio o la contraprestación pactada.
- Se envíe o entregue materialmente el bien o cuando se preste el servicio.
- Se cobre o sea exigible total o parcialmente el precio o la contraprestación pactada, aun cuando provenga de anticipos.
En base a ello, y como las personas morales se manejan por el concepto de lo devengado, debemos registrar el ingreso al momento de la negociación, lo que es lo mismo que indicar que será cuando se emite la factura por el total de la operación.
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Al margen de lo dicho anteriormente, es importante recordar lo que indica la legislación actual sobre el tratamiento de los CFDI de pagos en parcialidades. En este sentido, el Artículo 29-A Fracción VII inciso b) del Código Fiscal de la Federación indica: Cuando la contraprestación se pague en parcialidades, se emitirá un comprobante fiscal por el valor total de la operación de que se trate en el que se indicará expresamente tal situación y se expedirá un comprobante fiscal por cada parcialidad. Se debe señalar el número y fecha del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación, el importe total de la operación, el monto de la parcialidad que ampara y el monto de los impuestos retenidos, así como de los impuestos traslados, desglosando cada una de las tasas del impuesto correspondiente.
Asimismo, en la Resolución Miscelánea Fiscal Regla I.2.7.1.6 publicada el 28 de Diciembre de 2011 se dicta: Para los efectos del artículo 29-A, fracción VII, inciso b) del CFF, se tendrá por cumplido el requisito de señalar el número del comprobante fiscal, cuando se señale el folio fiscal asignado por el SAT para CFDI, del comprobante fiscal que se hubiese expedido por el valor total de la operación. Para cumplir con los requisitos de señalar el monto y número de parcialidad, estos datos también deberán consignarse en el campo de la descripción del bien, del servicio o del uso o goce.
La obligación de emitir el Complemento de Pago en México está respaldada por varias disposiciones legales que buscan regular la correcta emisión de comprobantes fiscales y la transparencia en las transacciones. El Artículo 29 establece la obligación de los contribuyentes de emitir comprobantes fiscales digitales (CFDI) cada vez que realicen una transacción. El Artículo 29-A detalla los requisitos que deben cumplir los comprobantes fiscales para que sean considerados válidos. La Regla 2.7.1.35 de la RMF establece los lineamientos técnicos para la emisión del Complemento de Pago, incluyendo el momento en que debe emitirse y los elementos que deben integrarse en el comprobante.
No emitir el Complemento de Pago en los casos en que es obligatorio puede tener repercusiones significativas para las empresas, tanto en términos de sanciones como en su situación fiscal. Al no emitir el Complemento de Pago, el receptor del pago podría ver comprometida su capacidad de deducir el gasto o acreditar el IVA. Uno de los errores más frecuentes es emitir el complemento con una fecha distinta al pago real. Otro problema que se presenta es no emitir el complemento dentro del plazo establecido por el SAT, lo que puede generar inconsistencias fiscales y dificultades para deducir impuestos.
En la fracción III se establece que «Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria».
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El Complemento de Pago: Definición y Uso
El complemento de pago es un tipo de CFDI que sirve para complementar una factura previa. El complemento para recepción de pagos debe realizarse cuando la transacción comercial no es pagada al momento en su totalidad. En este tipo de CFDI se especifica el método de pago de una factura, así como el monto correspondiente. El Complemento de Pagos no aplica para asalariados ni para el CFDI por Honorarios, excepto si dichos honorarios se pagan de manera diferida.
El Complemento de Pago debe emitirse en situaciones específicas donde el pago de una factura no se realiza de forma inmediata o completa en el momento de la emisión de la misma. Esto ocurre cuando el monto total de la factura se cubre en varias transacciones, es decir, en pagos fraccionados, o cuando el pago se realiza en una fecha posterior a la emisión del CFDI. Esto es común en acuerdos comerciales donde se emite una factura con condiciones de pago a crédito o bajo términos específicos. También es posible que un cliente realice un solo pago para cubrir múltiples facturas emitidas previamente.
Al tratarse de un CFDI que ampara el cobro de un CFDI con forma de pago PPD “Pago en Parcialidades o Diferido” puede sonar lógico que este se integre a la contabilidad para llevar un control de los CFDI de pagos por emitir por pago del CFDI de ingresos. Lo que se va a contabilizar, son los importes de cada pago parcial o total de la factura o CFDI asociado y se obtendrán los impuestos correspondientes de cada uno de los comprobantes o facturas. Aquí es donde se determina el factor proporcional para saber cuánto corresponde de lo que se está pagando de IVA, de esta forma cuando generes tu DIOT sabrás que se va a declarar lo efectivamente cobrado o pagado. Con esto ya no tendrás que hacer manualmente los desgloses de los impuestos de cada factura pagada para decir cuánto sale y cuánto se tiene que pagar, y al final la DIOT se desglosará con sus importes correspondientes.
Una vez que contabilizas los CFDI del pago, la información de la pestaña 5.CFDI, será de lectura para que ya no sea editable a menos que borres la póliza para hacer correcciones o modificaciones, en cuyo caso tendrás que cancelar o eliminar primero la póliza y volver a contabilizar. Deberás asociar al documento sólo los CFDIs que vas a pagar y contabilizar.
Contabilización de Pagos Recibidos en Parcialidades
Supongamos que emitimos un CFDI o factura electrónica con pago en parcialidades el 5 de julio 2014 y el primer pago ha sido al mes siguiente, el 6 de agosto 2014. ¿Cómo debemos contabilizar? ¿Cuándo se hace el primer registro? ¿Se toma la primera factura por el total o por cada pago en parcialidades? Tal como se explicó, para personas morales, el registro del ingreso se hace al momento de la negociación, es decir, cuando se emite la factura por el total de la operación.
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Registro Contable de Operaciones en Parcialidades
| Tipo de Registro | Cuentas Contables |
|---|---|
| Primer registro o asiento (Emisión de la factura por el total) | Clientes (cargo total) IVA por pagar en negociación (IVA Total) Ventas (Sumatoria) |
| Segundo registro o asiento (Recepción del pago parcial) | Bancos (pago parcial) IVA por pagar (IVA parcial pagado) Clientes (pago parcial) IVA por pagar en negociación (IVA parcial descontado del total) |
Asientos Contables Específicos para Facturas
Consideraciones Previas para el Registro Contable
Antes de registrar una factura a nivel contable, conviene revisar bien una serie de datos básicos. Lo primero es comprobar la fecha de la factura, ya que determina en qué periodo contable y fiscal debe incluirse. A continuación, debes identificar la base imponible, es decir, el importe sobre el que se calculan los impuestos. Otro aspecto importante es comprobar si la factura incluye retención, como ocurre en algunos servicios profesionales o en determinados alquileres. Por último, conviene revisar si el gasto o ingreso es deducible y qué cuenta contable le corresponde según su naturaleza. No es lo mismo contabilizar una compra de mercaderías, un suministro, un arrendamiento o un servicio exterior. Se debe indicar por separado la base imponible y la cantidad de impuesto.
Contabilización de una Factura de Venta
Al hacer facturas se debe registrar en el libro de facturas de ventas e ingresos en el caso de los autónomos. Las empresas que están obligadas a llevar una contabilidad más rigurosa siguiendo las normas del Plan General Contable (PGC) deben crear su respectivo asiento contable. En este deben constar desglosados los siguientes elementos de la factura: la base imponible, que es, por así decirlo, el importe antes de impuestos, y la cuota tributaria, que es la cantidad de IVA y/o retención de IRPF que se añade a la base imponible.
Por ejemplo, si hacemos una venta cuyo importe antes de impuestos (la base imponible) es de 1000 euros y está gravada al 21%, en el asiento contable debe constar por separado:
- Base imponible: 1000 euros.
- IVA: 210 euros.
Así, se crea un primer asiento contable con la fecha de la emisión de la factura y se hace constar:
- Debe: 1210 euros Cliente (430).
- Haber: 1000 euros Ingreso (7).
- Haber: 210 IVA repercutido (477).
Los números entre paréntesis se corresponden al número de cuenta según el PGC. Al cobrar la factura, se debe hacer una nueva anotación con fecha de cuando se ha cobrado:
- Debe: 1210 euros (cuenta 572 si la recibimos por banco; 570 si lo hacemos por caja).
- Haber: 1210 euros Cliente (430).
Contabilización de una Factura de Compra
Cuando se trata de la factura de un proveedor, el autónomo solo debe registrarla en el libro de gastos. Ahí debe figurar lo siguiente: la fecha del gasto, el nombre o razón social del proveedor, la base imponible del gasto, la cuota tributaria de IVA y/o retención, y la descripción o concepto. Las empresas que deben seguir el PGC han de elaborar algo más la operación anterior. La contabilización de una factura de compras es la anotación del asiento contable de un gasto de la empresa. Por ejemplo, una factura de teléfono, de agua y de Internet; o una factura de proveedor por compra de mercancía o contratación de servicios.
Para el asiento contable de una factura de compra, se deben considerar las siguientes cuentas:
- Grupo 400 (Proveedores): el total de la factura ha de ir en el HABER.
- Grupo 600 (Compra de Mercaderías): la base imponible de la factura ha de ir en el DEBE.
- Grupo 472 (IVA Soportado): el importe de IVA correspondiente a la factura ha de ir en el DEBE.
Otros Tipos de Contabilización
Las facturas rectificativas son aquellas facturas que por error o por devolución de mercancía se generan en negativo. La contabilización de una factura rectificativa es muy sencilla. Algunas facturas, por ejemplo las de nóminas de trabajadores, llevan incluida una retención de IRPF. Dicha retención se basa en un porcentaje sobre la base imponible de la factura -nunca sobre el total-. El importe de la retención, además, ha de llevarse a una cuenta 473 de Pagos y Retenciones a Cuenta. Aquí la diferencia radica en las partidas del DEBE del grupo 473. Ya hemos visto cómo contabilizar facturas con IVA. Ahora bien, existen operaciones exentas de IVA, con IVA extranjero, con recargo de equivalencia, o las de Inversión del Sujeto Pasivo. Hay determinadas operaciones que por su naturaleza no deben llevar IVA. La Inversión del Sujeto Pasivo se da en ciertas operaciones comerciales en las que el comprador es el que tiene la obligación de declarar el IVA. El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA al que están sometidos aquellas empresas que venden directamente al cliente final. Si a un producto se le aplica el tipo de IVA general del 21 %, el recargo de equivalencia será el 5,2 %.
Para poder contabilizar facturas que están pendientes de recibir, es decir, ya se han realizado esas adquisiciones pero todavía no se ha emitido la factura de compras. Sí, un pago sin factura se puede contabilizar. Pero, ¿qué sucede con el IVA? ¿Puedo declararlo para desgravarlo? El IVA sólo puede deducirse una vez se haya recibido la factura.
Métodos y Formas de Pago según el SAT
Las Formas de Pago son los distintos medios a través de los cuales se pueden pagar los productos adquiridos o servicios recibidos. El SAT dispone de un listado con las distintas modalidades de pago. Estos conceptos pueden generar confusión, pero en realidad es muy fácil distinguirlos. En otras palabras, el método dependerá si este se realizó en un solo pago o en parcialidades. En el CFDI debes establecer tanto el Método como la Forma de Pago, pues es requisito.
De acuerdo con el SAT, los métodos de pago se refieren a cuándo se liquida o efectúa el pago de la operación. Si la operación se paga al momento de realizarse, se debe indicar que es un “Pago En Una Sola Exhibición (PUE)”. El método PUE, conocido como Pago de Una Sola Exhibición, consiste en efectuar el pago completo por la adquisición de un bien o servicio en el momento de la transacción, sin diferir ningún pago. El “método de pago PPD” o “Pago en Parcialidades o Diferidos” se utiliza cuando se espera recibir el pago por un bien o servicio en una fecha posterior o de forma diferida a su adquisición. En ambos casos (pagos diferidos o parciales), la modalidad de pago que se debe seleccionar es “99, por definir”. Esto también aplica cuando se recibe un pago parcial al momento de emitir el CFDI.
Cancelación de CFDI y su Impacto Contable
La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) no solo tiene implicaciones fiscales, sino también contables y financieras. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha establecido reglas claras para la cancelación de CFDI, pero muchas empresas no toman en cuenta cómo este proceso impacta su contabilidad. Cuando una empresa emite un CFDI, este documento no solo representa una transacción fiscal, sino también un asiento contable que impacta los libros de la organización.
Por ejemplo, si una empresa de servicios emite una factura por $100,000 MXN en enero, pero en febrero el cliente solicita su cancelación por un error en los datos fiscales, esto requerirá ajustes contables. De manera similar, si una empresa de manufactura recibe una factura de un proveedor por $50,000 MXN, la registra como un gasto y la deduce en su declaración, pero el proveedor la cancela en abril, esto impactará la deducibilidad. Otro caso es cuando una empresa vende un equipo por $200,000 MXN con pago en parcialidades, el cliente realiza un primer pago y se emite un complemento de pago, y luego el cliente solicita la cancelación de la factura. Esto también desencadena un proceso contable y fiscal complejo.
La cancelación de facturas electrónicas no solo tiene implicaciones fiscales, sino que impacta directamente la contabilidad de una empresa.
Errores Comunes en la Contabilización de Facturas
A la hora de contabilizar una factura, hay fallos que se repiten con bastante frecuencia y que pueden afectar tanto a la contabilidad de la empresa como a la correcta presentación de impuestos. Uno de los errores más habituales es confundir la base imponible con el total de la factura. También es muy común aplicar un tipo de IVA incorrecto o no revisar si la operación está exenta, sujeta a recargo de equivalencia, inversión del sujeto pasivo o algún tratamiento especial, como los vistos anteriormente. Otro error frecuente es olvidar si la factura lleva retención, algo que ocurre en determinados servicios profesionales, alquileres u otras operaciones concretas. Además, muchas incidencias vienen de utilizar una cuenta contable que no corresponde con la naturaleza real del gasto o del ingreso. No es lo mismo registrar una compra de mercaderías que un arrendamiento, un suministro o un servicio profesional. Elegir mal la cuenta puede distorsionar la imagen contable del negocio. Por último, otro fallo bastante habitual es deducir gastos o IVA sin revisar si realmente son deducibles. Revisar bien estos puntos antes de generar el asiento te ayudará a llevar una contabilidad más ordenada, precisa y alineada con tus obligaciones fiscales.
Automatización de la Contabilización
Cuando el volumen de facturas de una empresa empieza a crecer, llevar la contabilización de forma manual se vuelve cada vez más lenta y propensa a errores. Revisar importes, identificar impuestos, elegir cuentas contables y generar asientos uno a uno exige tiempo y atención constante. Automatizar la contabilización de facturas con un ERP permite que los datos de facturación se trasladen a Contabilidad de forma mucho más ágil. Además, un sistema ERP ayuda a mantener conectadas distintas áreas de la empresa, como facturación, compras, ventas o tesorería. Otra ventaja importante es el ahorro de tiempo en tareas repetitivas. En definitiva, automatizar este proceso no significa perder control sobre la contabilidad, sino todo lo contrario: supone trabajar con más rapidez, reducir fallos y disponer de una información más ordenada y fiable. Además del traspaso de la factura y creación del asiento contable, desde el software de Contabilidad tienes disponible el inventario -amortizaciones-, balances, modelos fiscales y de IVA, libros contables o reportes analíticos y financieros.