La auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad. Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice el proceso objetivo, sistemático y eficiente. De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones.
Importancia de los Procedimientos y Técnicas de Auditoría
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
Tipos de Auditoría Interna
Existen diferentes tipos de auditorías internas, según el enfoque y los objetivos o necesidades de la compañía.
- Basada en riesgos: se centra en identificar y evaluar los riesgos significativos que puedan afectar la información financiera.
- Basada en controles: evalúa la efectividad del control interno implementado en la empresa para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades.
Pasos Clave para Realizar una Auditoría
Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento. A través de diferentes recursos, se puede asegurar un proceso eficiente y efectivo. Establece las bases de una auditoría efectiva.
Fase de Planificación
- Definir el alcance de la auditoría asegura que los esfuerzos se enfoquen en las áreas de mayor relevancia.
- Asimismo, es necesario analizar la estructura organizativa, lo que incluye su jerarquía, procesos internos y sistemas de control.
- La selección del personal debe basarse en las habilidades y experiencia necesarias según la naturaleza de la auditoría.
- Su desarrollo comienza con el establecimiento de una cronología detallada, que define las etapas principales de la auditoría y los plazos para cada una. Asimismo, es vital asignar responsabilidades claras dentro del equipo.
- Desde el principio, es importante informar a los departamentos o áreas afectadas sobre el proceso de auditoría, sus objetivos y su alcance.
- Durante el proceso, pueden surgir cambios en la situación de la entidad o nueva información que requiera ajustes en el plan inicial.
Fase de Ejecución
- Es importante que se revisen todos los procesos internos en tu organización días antes de la auditoría interna.
- Mantener una buena comunicación entre auditores y el equipo encargado del lado de la empresa auditada es sumamente importante.
- Puedes reunir a los equipos para realizar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
- El análisis posterior se debe centrar en evaluar esa información en función de los criterios establecidos previamente.
- “Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. Algunas de las evidencias que puede recopilar son registros de operaciones, testimonios y otras comunicaciones.
- Sin importar si se trata de una auditoría financiera interna o externa, el volumen de contenido que se debe procesar y analizar es muy alto, por lo que implementar softwares que faciliten el proceso es necesario.
Fase de Conclusiones
- Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación.
- Una opción es llevar a cabo reuniones con los equipos para discutir los informes, trazar un plan de acción y ejecutarlo.
- Esto permite identificar áreas de mejora y lecciones aprendidas que pueden implementarse en futuras auditorías.
- El análisis posterior se debe centrar en evaluar esa información en función de los criterios establecidos previamente.
Técnicas de Auditoría
Las técnicas de auditoría son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
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- Valoración general: Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico: Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección: Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información: Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación: Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación: Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Inspección: Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Certificación: Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Pruebas de Auditoría
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas.
- Inspección física: Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos: Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones: Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados: Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes: Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte: Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad: Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño: Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones: Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño: Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
Cómo Realizar una Auditoría Interna ISO 45001:2018
Para realizar una auditoría interna, debemos contar con auditores internos capacitados y conocedores del estándar ISO 45001, ya que se encargarán de revisar el nivel de conformidad de los procesos con la norma.
- Asignar autoridad y responsabilidad del auditor interno.
- Definir las áreas a auditar.
- Establecer y comunicar el programa de auditoría.
- Desarrollar el plan de auditoría.
- Reunión de apertura.
- Inicio de auditoría.
- Reunión de cierre.
- Monitoreo y seguimiento.
Beneficios de la Auditoría Interna
La auditoría interna, además de ser un mecanismo de control, es una herramienta estratégica que aporta múltiples ventajas a las empresas.
Consideraciones Finales
La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante.
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