La conciliación bancaria es un proceso que te permite comparar el valor de los apuntes contables que la empresa tiene registrados con el valor de los movimientos bancarios de las cuentas con las que opera tu negocio. La conciliación bancaria ayuda a garantizar que lo que hay en sus libros coincida con los estados de cuenta que recibe de su banco.
La conciliación de cuentas bancarias compara y hace coincidir las entradas en las cuentas bancarias que ha configurado en Business Central con transacciones bancarias en su banco. Luego, la conciliación puede contabilizar los saldos en sus cuentas bancarias en Business Central para ponerlos a disposición de los directores de finanzas.
Sin embargo, también puede conciliar bancos en la página Diario de conciliación de pagos al procesar los pagos. Los movimientos de cuenta bancaria abiertos relacionados con los movimientos aplicados de clientes o proveedores se cerrarán al elegir la acción Registrar pagos y conciliar banco. Esta acción concilia automáticamente la cuenta bancaria para los pagos que registró mediante el diario.
Tipos de Conciliación Bancaria
Hay varios tipos de conciliación bancaria, dependiendo de la frecuencia y la naturaleza de las transacciones:
- Conciliación bancaria mensual.
- Conciliación bancaria diaria.
- Conciliación bancaria periódica.
- Conciliación bancaria electrónica.
¿Cómo realizar la conciliación bancaria?
Para realizar la conciliación bancaria, sigue estos pasos:
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- Ve a FINANZAS, una vez hayas dado clic, se desplegará una lista con otras opciones.
- Cuenta: La cuenta bancaria a la que se realizará la conciliación. Al dar clic, se desplegará una lista con todas las cuentas existentes registradas en Bind.
- Bind por conciliar: En esta pestaña, se muestran los movimientos que vamos a conciliar. Si damos clic sobre él, el sistema automáticamente conciliará todos aquellos movimientos que coincidan los unos a otros entre Bind y el banco.
- Acá básicamente estaremos creando un movimiento en Bind que corresponda al/los movimiento(s) seleccionado(s) para así poder realizar la conciliación. Y ya habrás creado una operación conciliable que corresponda con el movimiento bancario.
Las versiones de América del Norte ofrecen la página Hoja de trabajo de conciliación bancaria, que es más adecuada para cheques y depósitos, pero no permite importar archivos de estado de cuenta de banco. Para usar esta página en lugar de la página Conciliación banco, elimine la selección del campo Reconocimiento banc con auto. en la página Configuración de contabilidad.
Las líneas de la página Conciliación banco se dividen en dos paneles. El panel de Líneas de estado de cuenta bancario muestra tanto las transacciones bancarias como los movimientos con pagos pendientes.
La conciliación de transacciones en estados de cuenta desde movimientos de banco en Business Central se denomina conciliación. Esta acción está disponible como parte de la función de asistencia (vista previa) de conciliación bancaria, que es una función impulsada por IA. La casilla Liquidado se activa en las líneas en las que los movimientos coinciden.
Después de introducir una fecha en el campo Fecha de estado de cuenta, la página Conciliación banco filtra las entradas del libro mayor bancario para mostrar solo las entradas hasta esa fecha. Solo puede registrar conciliaciones bancarias con entradas del libro mayor bancario en o antes de la fecha de finalización del estado de cuenta.
Cuando el valor en el campo Saldo total en el panel Líneas de estado de cuenta de banco es igual al valor total del campo Saldo a conciliar, además del campo Saldo últ. edo. cta. bco., en el panel Movs. bancos, puede seleccionar la acción Registrar.
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Cualquier línea que no pueda coincidir, indicada por un valor en el campo Diferencia, permanecerá en la página Conciliación banco después de registrar. Representan algún tipo de discrepancia que debe resolver antes de completar la conciliación de banco.
Cree la transacción faltante (o solicite a un deudor que la realice). Crea y registra el movimiento que falta. Revise la información y luego haga coincidir manualmente las dos. Debe resolver las diferencias.
Para importar estados de cuenta de banco como fuentes bancarias, debe configurar el servicio Envestnet Yodlee Bank Feed. La configuración incluye vincular las cuentas bancarias en Business Central a las cuentas bancarias en línea relacionadas. También puede importar archivos de estado de cuentas de banco con formato delimitado por coma o punto y coma (.CSV).
Use la configuración asistida Configurar formato de importación de archivo de estado de cuenta de banco para definir formatos de importación de estado de cuentas de banco y adjuntar el formato a una cuenta bancaria. En el campo Cód. cuenta banco, seleccione la cuenta de banco que desee.
Los movimientos de cuentas bancarias que existan en la cuenta aparecen en el panel Movs. Normalmente, la fecha de finalización coincidirá con la fecha especificada en el campo Fecha estado de cuenta banco. Si no desea que los asientos del libro mayor de cuentas bancarias incluyan asientos invertidos abiertos no conciliados, seleccione la opción de alternancia Excluir entradas invertidas.
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La página Conciliación banco ofrece una funcionalidad de coincidente automática basada en una coincidencia de texto en una línea del estado de cuenta (panel izquierdo) con texto en uno o más movimientos de contabilidad (panel derecho). Puede sobrescribir la coincidencia automática sugerida y puede optar por no utilizar la coincidencia automática. Puede investigar la base de las coincidencias utilizando la acción Detalles de correspondencia.
En la página Conciliación banco seleccione la acción Conciliar automáticamente. Las líneas están codificadas por colores para que sea más fácil entender qué hacer con ellas. Las líneas del estado de cuenta de banco y los movimientos de la cuenta bancaria que coinciden con la conciliación bancaria actual cambian a una fuente verde en negrita.
Puede utilizar una combinación de conciliación manual y automática. Al conciliar líneas y movimientos manualmente, las acciones Mostrar todo, Mostrar movimientos revertidos, Ocultar movimientos revertido y Mostrar no coincidentes pueden facilitar la obtención de una visión general. De forma predeterminada, las entradas del libro mayor de cuentas bancarias no incluyen entradas invertidas no coincidentes. Para incluir estas entradas en la lista y emparejarlas manualmente, elija la acción Mostrar entradas invertidas.
No puede registrar una conciliación bancaria si genera una coincidencia de varios a uno y los importes combinados tienen diferencias. Este es un ejemplo de una coincidencia de muchos a uno que tiene diferencias. El valor de 200 para el movimiento 1 del estado de cuenta de banco se hace coincidir con dos movimientos bancarios que tienen un valor total de 180. La diferencia es 20. El valor de 350 para del estado de cuenta de banco 2 se hace coincidir con otros dos movimientos bancarios que tienen un valor total de 370.
En el panel Movs. bancos, seleccione uno o varios movimientos de banco que pueden conciliarse con la línea del estado de cuenta bancario seleccionada. También puede conciliar manualmente varias líneas de estado de cuenta de banco con un asiento de cuenta bancaria. Para eliminar un coincidencia, seleccione la línea de estado de cuenta bancaria y, a continuación, seleccione la acción Eliminar conciliación.
Para comprobar la conciliación de su cuenta bancaria antes de publicarla, utilice la acción Informe de prueba para tener una vista previa de la conciliación. Las líneas que no se pueden emparejar permanecen en la página Reconciliación de cuenta bancaria después de la contabilización. Estas líneas contienen un valor en el campo Diferencia. La diferencia representa una discrepancia que debe resolver antes de completar la conciliación de banco.
Cree la transacción faltante (o solicite a un deudor que la realice). Crea y registra el movimiento que falta. Revise la información y luego haga coincidir manualmente las dos. Debe resolver las diferencias.
La página de conciliación bancaria y el informe de prueba asumen que solo está conciliando dentro del período hasta la fecha de finalización del estado de cuenta.
Ejemplo práctico
Supongamos que tienes una pequeña empresa que vende productos en línea. Durante la conciliación, descubres que hay una discrepancia de $500 entre el saldo bancario y el saldo contable. Después de investigar, te das cuenta de que se trata de un error en la entrada de una transacción de venta en tu libro de contabilidad.
Automatización de la conciliación contable
La automatización es especialmente valiosa en entornos empresariales donde se manejan grandes volúmenes de datos financieros, ya que reduce errores, aumenta la eficiencia y ahorra tiempo.
Existen herramientas y programas de software diseñados específicamente para la conciliación contable. Para empresas que utilizan múltiples sistemas de contabilidad y gestión financiera, la integración de estos sistemas puede ser esencial para la automatización. Los sistemas de conciliación pueden estar configurados con reglas y algoritmos personalizados que identifican automáticamente discrepancias y discrepancias en los datos.
La mayoría de los bancos ofrecen servicios de conciliación bancaria electrónica que permiten a las empresas importar extractos bancarios directamente en su software contable. Para empresas que manejan transacciones con tarjetas de crédito, existen soluciones de automatización que pueden ayudar a conciliar estas transacciones de manera eficiente.
Algunas soluciones avanzadas utilizan algoritmos de machine learning e inteligencia artificial para mejorar la precisión de la conciliación. Sin embargo, es importante implementar estos sistemas de manera adecuada y garantizar que se mantengan actualizados para aprovechar al máximo sus beneficios.
Facturama y la conciliación contable
Facturama es un software de facturación y contabilidad diseñado para mejorar la eficiencia en la gestión financiera de las empresas. Este software proporciona un registro centralizado de datos financieros, facilitando la gestión y acceso a la información necesaria. Facturama lleva tu negocio a nuevos niveles mediante la automatización de tu facturación electrónica. Puedes generar las facturas que necesites sin complicaciones.
Periodicidad de la conciliación contable
La conciliación contable es un proceso importante en la gestión financiera de una empresa y se realiza de manera regular, generalmente de forma mensual o trimestral.
Muchas empresas realizan conciliaciones contables al final de cada mes para asegurarse de que los saldos de sus registros contables coinciden con los saldos reales en sus estados financieros. Algunas empresas, especialmente las más pequeñas o con una carga de trabajo contable menor, optan por realizar la conciliación trimestralmente en lugar de mensualmente. En casos excepcionales, algunas empresas pueden realizar conciliaciones de manera menos frecuente, como cada seis meses o incluso anualmente.
¿Es obligatoria la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria no es obligatoria en el sentido de que no existe una ley que exija a todas las empresas realizarla de manera obligatoria. Es común que la conciliación no concuerde de manera perfecta, por lo tanto, es esencial que las empresas cuenten con una comprensión constante de su situación financiera para poder identificar y rectificar cualquier discrepancia o error de forma oportuna.
Saldos y Diferencias en la Conciliación
Saldo últ. edo. cta. banco: El saldo especificado en el campo Saldo del último estado de cuenta en la página Conciliación de cuenta bancaria. Este campo se completa automáticamente a partir de la conciliación más reciente para la misma cuenta bancaria.
Saldo de la cuenta de contabilidad general en la fecha de finalización del estado de cuenta: Este valor es el saldo sin filtrar a esa fecha. Si su banco usa su moneda local, este saldo debe ser el mismo que el saldo de su cuenta bancaria (que se muestra en el lado derecho del encabezado del informe) cuando haya conciliado todas las líneas del estado de cuenta.
Suma de las diferencias de las líneas del estado de cuenta: Para acceder a los detalles, active la opción Imprimir transacciones pendientes cuando ingresa criterios para el informe. Una diferencia es una línea de estado de cuenta de banco que no coincide completamente con uno o más movimientos bancarios. No puede contabilizar una conciliación de cuenta bancaria que tenga diferencias.
Suma de los asientos contables bancarios no conciliados y sin cheques: Tienen una fecha de contabilización igual o anterior a la fecha de finalización del estado de cuenta. Esto sucede cuando registra transacciones antes de que se registren en su banco. Por ejemplo, al final de un período.
Suma de los asientos contables bancarios no conciliados para cheques: Tienen una fecha de contabilización igual o anterior a la fecha de finalización del estado de cuenta. Esto sucede cuando registra transacciones antes de que se registren en su banco.
Suma de los valores del saldo final del estado de cuenta de banco, las transacciones bancarias pendientes y los cheques pendientes: Después de gestionar todas las diferencias en las entradas coincidentes, este saldo coincide con su saldo bancario.
Corrección de errores en la conciliación bancaria
Si descubre un error en una conciliación bancaria registrada, puede utilizar la acción Deshacer en la página Lista de estados de cuenta de banco para corregirla. Cuando deshaga una conciliación bancaria publicada, las entradas se mueven a la página Conciliación de cuenta bancaria y se marcarán como Abierto, lo que significa que no están conciliadas.
El número de estado de cuenta de banco utilizado para la nueva conciliación bancaria se toma de la cuenta bancaria al igual que el saldo del último estado de cuenta de banco. Puede cambiar estos valores antes de iniciar una nueva conciliación bancaria. Sin embargo, cuando crea una nueva conciliación bancaria, Business Central comprueba si el número de estado de cuenta ya está asignado a un estado de cuenta de banco registrado.