Al finalizar el periodo contable, y como paso previo a la elaboración de los estados financieros, se elabora un documento contable de carácter interno que recibe el nombre de hoja de trabajo. Esta hoja se elabora con la finalidad de ajustar los saldos de las cuentas del mayor, para que estos coincidan con la realidad y se presenten estados financieros útiles para tomar decisiones.
Para la elaboración de este documento es necesario el conocimiento de los ajustes que se deben registrar, con la finalidad de que las cuentas reflejen cifras actualizadas, afectando cuentas del estado de situación financiera y del estado de resultados.
Un ajuste contable es la acción que se realiza en el área financiera de una empresa para modificar o ingresar los gastos, activos y pasivos que se realicen durante el periodo correspondiente, que por lo general se realiza luego de un año. Así, ajustes contables serían las amortizaciones, periodificaciones, variaciones de existencias y el devengo de intereses.
¿Qué es un Ajuste Contable?
Un ajuste contable es un asiento que se realiza para regularizar cualquier cuenta de Balance o del Estado de Ganancias y Pérdidas que, por error en su registro inicial, se ha contabilizado incorrectamente.
El objetivo es conciliar la información contable con la situación financiera real de la empresa. Los ajustes contables son los asientos que se hacen al finalizar el ejercicio para que la contabilidad sea una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Lea también: IVA 21% Excel
La palabra "ajuste" en contabilidad es utilizada para referirse a sincerar los importes de las cuentas, ya sea revirtiendo asientos errados o reclasificando entre cuentas debido a que no correspondía lo asentado. En ocasiones, se pueden dar casos en que hay una distorsión en lo que refleja la contabilidad y la realidad.
También, se entiende por ajuste contable aquellos asientos que se realizan para corregir otro asiento anterior, porque la nómina esté mal contabilizada o la amortización de otros años esté mal calculada; es decir, para corregir errores contables.
En esencia, un ajuste contable es una corrección que se hace en la contabilidad de una empresa para asignar correctamente los ingresos, gastos, activos y pasivos a los ejercicios que les corresponden. Estos ajustes son necesarios para obtener el resultado contable de forma correcta, siguiendo el criterio de devengo.
Importancia de los Ajustes Contables
Los ajustes contables son importantes porque permiten a una empresa tener una imagen más precisa y confiable de su situación financiera. Al aplicarse de manera correcta, los asientos de regularización o de ajuste contable permiten que los estados financieros se adecúen a los principios generales de contabilidad.
Además, la correcta aplicación de estos asientos de corrección de errores es crucial para reflejar con exactitud la situación financiera real de la empresa. Esto ayuda a la identificación y corrección de errores antes de que se conviertan en un problema mayor.
Lea también: Guía IVA reducido
Tipos Comunes de Ajustes Contables
- Se realizan para reconocer ingresos o gastos que se han devengado durante el período contable, pero que aún no han sido registrados.
- Reflejan la disminución en el valor de los activos fijos de la empresa a lo largo del tiempo, debido al uso continuado.
- Se emplean para estimar un ingreso o gasto que aún no ha ocurrido, pero que se espera que suceda en el futuro.
- Son los asientos necesarios para corregir errores cometidos en registros contables anteriores.
Ejemplos Prácticos de Ajustes Contables
Ejemplo 1: Corrección de un Error
Se tiene el siguiente registro inicial: Caja 25.000 contra Ventas al Contado por 25.000. Luego, se descubre que la venta era por 24.000. El ajuste contable seria Ventas 1.000 contra Caja 1.000.
¿Por qué ese asiento? Para ajustar el monto de la venta a la realidad. La cuenta de Venta es un Ingreso cuya naturaleza es acreedora y Caja es un activo cuya naturaleza es deudora. Por eso, el ajuste de esa forma disminuye el ingreso y el activo en el Balance.
Ejemplo 2: Ajuste de Depreciación
Se tiene un equipo de tienda con valor de $180,000, que se deprecia a 10% anual. Para registrar la depreciación de un mes, el asiento sería: Cargo gastos de venta y abono depreciación del equipo de tienda $1,500.
Ejemplo 3: Intereses por Cobrar
Dentro de la cuenta de documentos por cobrar existe un pagaré por $12,000, con una tasa de interés de 2% mensual, firmado el 1° de octubre. El ajuste al 31 de diciembre sería: Cargo intereses por cobrar y abono productos financieros $720.
Ejemplo 4: Intereses por Pagar
Dentro de la cuenta de documentos por pagar existe un pagaré por $9,000, con una tasa de interés de 3% mensual, firmado el 1° de septiembre. El ajuste al 31 de diciembre sería: Cargo gastos financieros y abono intereses por pagar $1,080.
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?
Ejemplo 5: Ajuste de Seguros Pagados por Adelantado
Se pagan el 1° de diciembre $9,000 por un año para proteger los muebles de las oficinas. El ajuste sería: Cargo gastos de administración y abono seguros pagados por adelantado $750.
Ejercicios de Ajustes Contables
A continuación, algunos ejercicios prácticos para evaluar tu comprensión sobre ajustes contables:
- Faltante de Caja: Al realizar un arqueo al cajero se encontró un faltante. Se determina que una parte sea responsabilidad del cajero y la otra la absorba la empresa. El ajuste sería: Cargo deudores, cargo otros gastos y abono caja.
- Comisiones Bancarias: Comparando el saldo de bancos contra el estado de cuenta se determina que la diferencia es por comisiones que cobra el banco. El ajuste sería: Cargo gastos financieros y abono bancos.
- Intereses Bancarios: Comparando el saldo de bancos contra el estado de cuenta se determina que la diferencia es por intereses que produjo la cuenta. El ajuste sería: Cargo bancos y abono productos financieros.
- Reserva de Cuentas Incobrables: Se considera 1% de reserva de cuentas incobrables sobre la cuenta de clientes que es de $28,000. El ajuste sería: Cargo gastos de venta y abono a estimación de cuentas incobrables $280.
- Inventario Físico de Mercancía: Se realiza un inventario físico de mercancía y se determina una diferencia; una parte de esta se incrementará en el costo y otra es responsabilidad del almacenista. El ajuste sería: Cargo costo de ventas, cargo deudores y abono almacén.
- Depreciación del Edificio: El valor del edificio es de $410,000, su valor de desecho es de 20%. ¿Cuál es el registro de la depreciación por el primer año, si se deprecia en 10 años? El ajuste sería: Cargo gastos de administración y abono a depreciación del edificio $32,800.