El cierre fiscal es una etapa crucial para cualquier empresa, ya que asegura la integridad de los informes financieros anuales y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Durante el cierre fiscal, se lleva a cabo una serie de actividades que incluyen la verificación de ingresos y gastos, la conciliación de cuentas, y la preparación de los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados. En esta etapa, se deben hacer los ajustes necesarios para obtener montos fiscales precisos.
Importancia del Cierre Fiscal
El cierre fiscal es fundamental por varias razones:
- Cumplimiento con el SAT: Un cierre fiscal adecuado asegura que la empresa cumpla con todas las obligaciones fiscales y presentaciones ante el SAT.
- Evitar Sanciones: Si no se realiza un cierre fiscal apropiado, la empresa corre el riesgo de recibir sanciones por parte del SAT, que pueden incluir multas y recargos.
- Optimización de los Impuestos: Un cierre fiscal bien ejecutado permite identificar oportunidades para optimizar los impuestos, como aprovechar las deducciones fiscales disponibles o corregir errores en la declaración.
- Planificación Financiera: El cierre fiscal permite una visión clara de la situación financiera de la empresa, lo que ayuda en la planificación para el próximo año fiscal.
- Transparencia y Control: Realizar un cierre fiscal de forma meticulosa contribuye a mantener la transparencia en los estados financieros de la empresa y facilita la auditoría en caso de ser necesaria.
Pasos Clave para Realizar un Cierre Fiscal Eficiente
El cierre fiscal puede ser un proceso complejo, pero con la organización adecuada, puede ser manejado de manera eficiente. Aquí te dejamos los pasos clave para realizar un cierre fiscal exitoso:
- Revisión de ingresos y egresos: Uno de los primeros pasos en el cierre fiscal es revisar todos los ingresos y egresos del año. Esto incluye la verificación de las ventas, pagos recibidos, compras, pagos a proveedores y otros movimientos financieros. Es crucial asegurarse de que todos los ingresos se hayan registrado correctamente, así como los egresos, para calcular adecuadamente las bases de los impuestos.
- Validación de cuentas por cobrar y por pagar: Durante el cierre fiscal, también es importante revisar las cuentas por cobrar y por pagar. Las cuentas por cobrar incluyen los pagos pendientes de los clientes, mientras que las cuentas por pagar son las deudas pendientes con proveedores y otras entidades. Realizar una validación exhaustiva de estas cuentas garantiza que no haya errores en los saldos y ayuda a evitar pagos o cobros mal registrados.
- Revisión de inventarios: El cierre fiscal también implica la revisión de inventarios. Las empresas que manejan productos deben hacer un conteo físico de su inventario al cierre del año fiscal para asegurarse de que las cantidades coincidan con las registradas en el sistema. Esto también ayuda a calcular el costo de los bienes vendidos y ajustar los saldos de inventario de acuerdo con las normas fiscales.
- Revisión de activos fijos: Los activos fijos, como maquinaria, vehículos y equipos, deben ser revisados para determinar su valor al cierre del ejercicio fiscal. Esto es crucial para calcular la depreciación y asegurarse de que se ha aplicado correctamente en las deducciones fiscales. Un error en este cálculo puede generar un pago de impuestos mayor al necesario.
- Cálculo de deducciones fiscales: Las deducciones fiscales son un elemento importante en el cierre fiscal, ya que permiten reducir la base gravable y, por ende, los impuestos a pagar. Durante el cierre fiscal, se deben identificar todas las deducciones permitidas, como los gastos relacionados con la operación de la empresa, como salarios, servicios, y otras erogaciones que sean deducibles. Asegurarse de que todas las deducciones estén correctamente documentadas es esencial para evitar problemas con el SAT.
- Declaración anual de impuestos: Una vez que se han realizado todos los ajustes y validaciones, se debe preparar la declaración anual de impuestos. Este es uno de los pasos finales en el cierre fiscal, donde la empresa presenta al SAT un resumen detallado de sus ingresos, egresos, deducciones y otros aspectos fiscales.
Errores Comunes al Realizar un Cierre Fiscal y Cómo Evitarlos
Realizar un cierre fiscal eficiente requiere atención al detalle. Algunos errores comunes que las empresas cometen durante este proceso incluyen:
- No registrar todos los ingresos y egresos: Es crucial registrar todas las transacciones para evitar sanciones por subdeclaración de ingresos.
- No aplicar correctamente las deducciones fiscales: Las deducciones mal aplicadas pueden resultar en una mayor carga tributaria.
- No verificar los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar: Es fundamental asegurarse de que no haya errores en los saldos, lo que puede afectar el balance general de la empresa.
- Olvidar la actualización de los inventarios: Un inventario desactualizado puede generar discrepancias en los estados financieros.
Cierre Contable: El Primer Paso Esencial
La primera etapa que debes cumplir es el cierre contable, el cual significa conocer cuáles fueron los números de tu empresa, tanto saldos positivos como negativos. La segunda etapa es el cierre fiscal, con el que sabrás a cuánto ascienden los impuestos que debes pagar. Tu cierre fiscal es el parteaguas para iniciar los preparativos de tu Declaración de ISR durante el primer trimestre del año.
Lea también: Definición de Cierre Fiscal
Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas. Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones. Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación.
Pasos para el Cierre Contable
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como anotaciones de valores equivocados, cuentas erróneas u operaciones no documentadas, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación.
- Balance de comprobación de sumas y saldos: Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
- Reclasificación de las deudas: Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo. Para ello se utilizan las tablas de amortización de préstamos que proporcionan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte corresponde a amortización de la deuda y qué parte a intereses.
- Inventario de existencias: Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias. Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado: En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde. Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien. En el caso de las amortizaciones, se crea una ficha para cada bien en la que conste su precio de adquisición, su coeficiente de amortización, su valor residual, las cuotas en cada ejercicio y su amortización acumulada. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amortizaciones por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites permitidos de amortización fiscal por si se producen diferencias temporarias entre el gasto contable y el deducible fiscalmente.
- Dotación de provisiones: Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos. El PGC permite aprovisionar para gastos futuros, aunque no se conozca el importe exacto o la fecha concreta, si bien ha de ser cierta, es decir, que no prevé las provisiones para riesgos indefinidos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.
- Ajustes por periodificación: En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “incidencias” son las cuentas 6 y 7.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades: Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. El resultado fiscal depende de los ajustes especificados en la Ley del Impuesto de Sociedades para calcular la base imponible: base imponible = resultado contable +/- ajustes. Este asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo. El impuesto de sociedades es el resultado de multiplicar el beneficio resultante por el tipo impositivo. La cantidad resultante se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Beneficios. Sobre este resultado se aplican otras variables (diferencias permanentes, las diferencias temporales y las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen correspondiente según el art. 28 de la Ley del impuesto de sociedades que, en términos generales, es de un 35 %. Hay algunas excepciones: si en el año anterior la empresa ha tenido una cifra neta de negocios inferior a 8 000 000 euros, es de un 30 %, y las mutuas de seguros y los colegios profesionales tienen una excepción de un 25 %.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio: El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). Este saldo se refleja en el balance (patrimonio neto) sumando o restando. En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Resultados negativos de ejercicios anteriores porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa informático lo realiza automáticamente). Sin embargo, esta pérdida se ha de invertir en algún momento (artículo 273.2 párrafo 2º del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital): “Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que el valor del patrimonio neto fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de pérdidas”. Si el saldo es acreedor se presenta una propuesta de distribución a la Junta de Accionistas que puede basarse en dos grandes grupos de destinatarios, la propia empresa por un lado (reservas) y los socios y accionistas (dividendos) por el otro, aunque también pueden incluirse a otros grupos de beneficiarios (trabajadores, fundadores, etc.).
Plazos para el Cierre Contable
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días siguientes (plazo hasta el 14 de agosto) el registrador certifica si se han presentado los documentos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las sociedades que han cumplido con sus obligaciones (los documentos depositados pueden consultarse públicamente). El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la conclusión del periodo impositivo para las demás.
Lea también: Cierre fiscal: Caso de estudio
Lea también: Guía para Entender el Cierre Contable y Fiscal