La contabilidad de gastos e ingresos es una herramienta fundamental para conocer el buen estado de salud de tu empresa. Llevar un control de las finanzas es fundamental para que una empresa tenga éxito, permitiendo saber si la entidad está ganando dinero. Es necesario tener presentes la distinción entre ingresos y gastos para la contabilidad de la empresa, donde los ingresos y gastos se refieren a cambios en los activos financieros de una empresa causados por las operaciones.
Conceptos básicos en la nómina de los trabajadores
Tanto si eres empresario o contable, como trabajador por cuenta ajena, es importante que conozcas los elementos en función de los cuáles se calcula una nómina. Este es un documento de validez legal en el que se detallan las retenciones y el salario líquido que el trabajador percibe en base a los conceptos detallados en el Plan General Contable. Entre los conceptos que incluye una nómina encontramos:
- Sueldos y salarios.
- Complementos salariales.
- Horas extras.
- Pagas extraordinarias prorrateadas.
- Retribuciones en especie.
- Indemnizaciones y finiquitos.
- Cotizaciones a la Seguridad Social.
Contabilización de los gastos de personal según el Plan General Contable
La contabilización de las nóminas de los trabajadores es un gasto que se refleja dentro del Cuadro de Cuentas del Plan General Contable (PGC) de cada empresa. Tanto el pago de nóminas como las cotizaciones que ha de hacer la empresa por el pago de las mismas se encuentran en el “Grupo 6: compras y gastos”.
Cuentas principales para el registro contable
Para realizar la contabilización estándar de un asiento de nómina, se utilizan principalmente las siguientes cuentas:
- Cuenta 640. Sueldos y salarios: en ella se refleja el sueldo bruto que cobra el trabajador y el gasto que le supone a la empresa.
- Cuenta 642. Seguridad Social a cargo de la empresa: incluye las cuotas que la empresa paga a la Seguridad Social derivadas de las prestaciones de los trabajadores.
- Cuenta 641. Indemnizaciones: se utiliza en caso de jubilación anticipada o despido para registrar las cantidades que se entregan para resarcir de un daño específico.
- Cuenta 476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores: refleja las contribuciones obligatorias que el trabajador debe pagar a la Seguridad Social.
- Cuenta 4751. Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas: recoge las retenciones del IRPF que la empresa descuenta del sueldo bruto.
- Cuenta 465. Remuneraciones pendientes de pago: representa la diferencia entre la cuenta 640 y la suma de las cuentas 476 y 4751, es decir, lo que la empresa debe pagar al trabajador.
- Cuenta 460. Anticipo de remuneraciones: refleja el dinero anticipado al trabajador.
Gestión eficiente de los gastos de personal
Existen en el mercado una buena variedad de soluciones que permiten gestionar los gastos de personal de forma eficiente. Cualquier empresa que quiera optimizar su operativa debe contar con un programa de gestión de gastos. El uso de herramientas tecnológicas permite que, con una simple foto a la factura, esta se introduzca en el sistema, facilitando el archivo, el envío al programa contable y la inclusión en los informes presupuestarios.
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Además, los trabajadores pueden contar con una tarjeta para realizar pagos por cuenta de la empresa, lo cual se traduce en mayor comodidad y ahorro de tiempo al evitar el cuadre de efectivo o la justificación de importes a reembolsar. Es importante destacar que los gastos que devenga un trabajador no son diferentes en función de si el empleador es un autónomo o una sociedad.
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