Fiscalidad para Personas Físicas con Actividad Empresarial y la Gestión de Nómina

Las personas físicas con actividad empresarial en México tienen obligaciones fiscales específicas, incluyendo la retención de impuestos al pagar ciertos servicios y el pago de su propio Impuesto Sobre la Renta (ISR).

Las personas físicas son todos aquellos contribuyentes que de manera particular desarrollan cierta actividad económica; puede tratarse de vendedores, comerciantes, profesionistas o empleados. Si tienes un negocio propio en México, ya sea una tienda, un restaurante, un taller, una agencia o cualquier actividad que combine la venta de productos y servicios, es probable que tributes o debas tributar en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales. Esta guía te explica cómo funciona y qué obligaciones tienes.

Regímenes Fiscales para Personas Físicas con Actividad Empresarial

El ISR que paga una persona física con actividad empresarial depende de sus ingresos menos deducciones (utilidad fiscal) y del régimen fiscal en que tribute. En México, las personas físicas con actividad empresarial pueden optar principalmente por dos regímenes fiscales:

Régimen General de Actividad Empresarial y Profesional

El Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales es el régimen fiscal para personas físicas que realizan actividades comerciales: venta de productos, prestación de servicios, manufactura, comercio al mayoreo o menudeo, restaurantes, talleres, agencias y negocios en general.

Este régimen aplica para personas físicas con:

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• Comercio de productos: tiendas, boutiques, ventas en línea, importación y exportación.
• Restaurantes, cafeterías y servicios de alimentos.
• Talleres mecánicos, carpintería, herrería y manufactura artesanal.
• Agencias de viajes, de publicidad, de recursos humanos.
• Constructoras y contratistas individuales.
• Servicios de transporte de carga.
• Cualquier actividad comercial o industrial que no encaje en el concepto de servicios profesionales puros.

Se calcula el ISR aplicando la tarifa progresiva vigente. La tasa de ISR es variable, desde 1.92 % hasta 35 % de los ingresos, dependiendo del nivel de ingresos gravables. Esto significa que a mayores utilidades, se aplica un porcentaje más alto. La base gravable es la utilidad del negocio: ingresos totales menos los gastos deducibles del negocio. A diferencia del RESICO, aquí sí puedes restar tus gastos del negocio para calcular tu impuesto. Ejemplo: si tu negocio facturó $200,000 en el mes y tuviste $120,000 en costos y gastos deducibles, tu utilidad es $80,000. El ISR se calcula sobre esos $80,000, no sobre los $200,000 de facturación.

Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) para Personas Físicas

Es un régimen opcional de simplificación. En RESICO, en lugar de la tarifa progresiva, se paga una tasa fija baja sobre los ingresos facturados cobrados, que va del 1 % al 2.5 % de los ingresos, dependiendo del monto anual acumulado. El SAT lo describe como un régimen que permite gozar de los beneficios de ser formal, emitir facturas e informar bimestralmente las ventas y gastos que realiza la persona física por su actividad comercial.

Comparativa de Regímenes Fiscales para Personas Físicas

A continuación, una tabla comparativa de los principales aspectos de cada régimen:

Característica	Régimen General de Actividad Empresarial y Profesional	Régimen Simplificado de Confianza (RESICO)
Base de Cálculo de ISR	Utilidad fiscal (Ingresos - Gastos deducibles)	Ingresos efectivamente cobrados (sin deducción de gastos)
Tasa de ISR	Progresiva, del 1.92% al 35%	Fija, del 1% al 2.5% (según nivel de ingresos anual)
Deducción de Gastos	Sí, se deducen todos los gastos estrictamente indispensables	No se deducen gastos para el cálculo de ISR mensual/bimestral
Límite de Ingresos	Sin límite	Hasta $3.5 millones anuales
Complejidad Administrativa	Mayor, requiere contabilidad electrónica y DIOT	Menor, declaración bimestral simplificada

Si tus ingresos no superan $3.5 millones anuales y cumples los requisitos, el RESICO puede ser una alternativa más simple con tasas más bajas. El régimen de actividad empresarial tradicional conviene cuando tienes márgenes de utilidad bajos (muchos costos y gastos), porque al deducirlos tu base gravable se reduce y la tasa efectiva puede ser menor. Regla general: negocios con márgenes altos (servicios de alto valor, poco inventario) tienden a beneficiarse más del RESICO. Negocios con márgenes bajos (comercio, restaurantes) pueden beneficiarse más del esquema de actividad empresarial con deducciones.

Retenciones de Impuestos: Cuando la Persona Física es Proveedor o Cliente

Retenciones significa retener impuestos al efectuar ciertos pagos, actuando como agente retenedor.

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Cuando una Persona Física (PFAE) Factura a una Persona Moral

Si eres una persona física (PF) con actividad empresarial que presta servicios a una empresa (persona moral), la empresa te retendrá impuestos. La obligación legal de retener ISR e IVA recae en las personas morales cuando pagan a personas físicas por servicios profesionales, arrendamiento, comisiones, autotransporte y los demás supuestos del artículo 1-A de la Ley del IVA y del artículo 106 de la LISR.

• Si una empresa contrata a un contador dado de alta en régimen general (Actividad Empresarial) por honorarios de $10,000, deberá retenerle $1,000 de ISR (10 %).
• Si la PFAE tributa en RESICO y factura a una persona moral, la retención de ISR es del 1.25% sobre el monto antes de IVA, conforme al artículo 113-J de la LISR. Esta tasa reducida sustituye al 10% que aplicaría en régimen general.
• Cuando una empresa les retiene IVA (10.66% del valor), ese importe retenido se considera IVA efectivamente pagado ante el SAT por el cliente.

De acuerdo con el artículo 1-A de la Ley del IVA, las personas morales que reciben servicios personales independientes de personas físicas, otorgan el uso o goce temporal de bienes, reciben servicios de autotransporte, entre otros supuestos, están obligadas a retener el 100% del IVA trasladado. Sin embargo, el Artículo 3 del Reglamento de la Ley del IVA y las reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal permiten que en ciertos casos la retención sea únicamente de dos terceras partes (2/3) del impuesto, como sucede habitualmente en pagos por honorarios o arrendamiento a personas físicas. La retención de IVA se mantiene en 2/3 del IVA trasladado (10.667% cuando el IVA es 16%) bajo las mismas reglas del artículo 1-A de la LIVA y su Reglamento. El criterio busca mejorar el flujo de efectivo del prestador y facilitar el acreditamiento del impuesto. En supuestos específicos -como autotransporte terrestre de carga o servicios de comisión- la retención puede ser del 4% o cifras distintas, conforme a las reglas de la RMF vigente.

Es muy importante recordar que las retenciones se calculan sobre el importe de la operación antes de IVA, nunca sobre el total facturado con IVA incluido. Por ejemplo, si la factura es por servicios de 10,000 pesos más IVA, la retención de ISR es 1,000 pesos (10% de 10,000), no 1,160. Es uno de los errores de cálculo más frecuentes y se origina por confundir la base gravable con el total a pagar.

Cuando una Persona Física Paga a Otra Persona Física

Si tanto el que presta el servicio como el que lo contrata son personas físicas, no se realizan retenciones. Entre dos personas físicas, aunque una de ellas tenga actividad empresarial, no aplica la retención: cada una declara y entera sus propios impuestos. La única excepción relevante es el arrendamiento, donde la persona física arrendataria sí debe retener al arrendador en supuestos específicos.

Excepciones a la Retención

No, por la venta de bienes. La retención del 10% de ISR del artículo 106 de la LISR aplica a las personas físicas que prestan servicios profesionales o de arrendamiento a personas morales, no a quienes les enajenan bienes. Si la operación es estrictamente la venta de mercancía (por ejemplo, una PFAE en régimen 612 que vende productos a una empresa), el CFDI se emite con subtotal e IVA al 16%, sin retenciones. Distinto es si la misma PFAE también factura servicios profesionales o instalación: en ese caso, la parte de servicios sí lleva la retención correspondiente.

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La Persona Física con Actividad Empresarial como Patrón: Gestión de Nómina

Si la persona física con actividad empresarial tiene empleados a su cargo, actúa como patrón y debe retener el ISR correspondiente de los sueldos de sus trabajadores, de acuerdo con la tarifa de sueldos vigente establecida por el SAT. Además de las obligaciones fiscales generales, si tienes trabajadores, debes pagar cuotas al IMSS e Infonavit, y presentar declaraciones informativas de sueldos y salarios.

La empresa, llamada retenedor, tiene la obligación de calcular el impuesto anual de sus empleados subordinados bajo sueldo y salarios, excepto cuando el empleado:

• No haya laborado un año fiscal completo. Por ejemplo, que haya sido contratado en la empresa después del 1 de enero o que se haya terminado su contrato individual de trabajo antes del 31 de diciembre
• Haya obtenido ingresos anuales superiores a los $400,000
• Obtenga ingresos adicionales acumulables diferentes a los sueldos y salarios
• Tenga dos o más empleos de forma simultánea
• Comunique por escrito al retenedor que presentará la declaración anual por sus propios medios

No enterar las retenciones al SAT: Si la persona física actúa como retenedora (por ejemplo, por sueldos) y no declara ni paga esas retenciones a tiempo, incurrirá en sanciones. Cómo evitarlo: Cumplir con la presentación de las declaraciones mensuales de retenciones (ej. entero de ISR retenido a empleados) en las fechas que marca el SAT. A más tardar el día 17 del mes siguiente a aquel en que se efectuó la retención, junto con la declaración mensual de impuestos. El plazo aplica tanto para el ISR retenido como para el IVA retenido, y no se admiten compensaciones contra otros impuestos a cargo: el monto retenido debe enterarse en efectivo (transferencia o pago referenciado). Omitir el entero a tiempo genera actualización, recargos y, en su caso, multas conforme al Código Fiscal de la Federación.

Obligaciones Fiscales Mensuales y Anuales para Personas Físicas con Actividad Empresarial

Además de las retenciones, las personas físicas con actividad empresarial tienen diversas obligaciones que cumplir:

• Pago provisional de ISR: Cada mes calculas y pagas un pago provisional de ISR antes del día 17 del mes siguiente. El cálculo es acumulativo: considera todos los ingresos y gastos del año desde enero.
• Declaración de IVA: Presentas declaración mensual de IVA. El IVA que cobras a tus clientes menos el IVA que pagas en tus compras e insumos determina si tienes IVA a pagar o saldo a favor.
• DIOT: Mensualmente presentas la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros, informando al SAT sobre los proveedores a quienes pagaste IVA.
• Contabilidad electrónica: Llevas contabilidad electrónica completa: catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas de movimientos. Se envía al SAT de forma periódica.
• Declaración anual en actividad empresarial: La declaración anual en actividad empresarial hace el cálculo definitivo del ISR del ejercicio. Se acumulan todos los ingresos del año, se restan todas las deducciones del negocio y las deducciones personales, y se calcula el ISR anual. Los pagos provisionales mensuales se acreditan contra el ISR anual. Si pagaste de más, tienes saldo a favor. Si pagaste de menos, tienes impuesto a cargo adicional. El plazo es del 1 de enero al 30 de abril del año siguiente.

El exceso se considera saldo a favor y puede acreditarse contra los pagos provisionales posteriores del mismo ejercicio o solicitarse en devolución en la declaración anual. Es frecuente que esto ocurra cuando los pagos provisionales acumulados no alcanzan a cubrir el ISR retenido del periodo, sobre todo en meses con baja utilidad pero ingresos facturados a personas morales. El saldo no se pierde mientras se acredite correctamente en cada declaración: el riesgo es no registrar las retenciones en la contabilidad y terminar pagando ISR de más en la anual.

Deducciones en el Régimen de Actividad Empresarial

Puedes deducir todos los gastos estrictamente indispensables para tu negocio, con CFDI y pagados con medios electrónicos:

• Costo de los productos que vendes (costo de ventas)
• Renta de local, bodega u oficina
• Servicios de luz, agua y teléfono del negocio
• Salarios y prestaciones de empleados
• Cuotas patronales al IMSS e Infonavit
• Equipo, maquinaria y mobiliario (deducción por depreciación)
• Papelería, insumos y materiales
• Publicidad y marketing
• Transporte y logística
• Honorarios de contadores, abogados u otros profesionistas
• Gastos de mantenimiento del local o vehículos del negocio
• Combustible de vehículos del negocio (con CFDI y requisitos adicionales)

Errores Frecuentes en Materia de Retenciones

Evitar errores en las retenciones es crucial para mantener la salud fiscal de tu negocio:

• Incluir o omitir retenciones incorrectamente: Un error común es aplicar retención cuando no corresponde o viceversa. Por ejemplo, incluir retenciones en una factura emitida a una persona física (cuando no se debe) o no incluirlas cuando el cliente es una persona moral. Cómo evitarlo: Verificar siempre el régimen del cliente antes de emitir la factura.
• Calcular mal el porcentaje de retención: Puede suceder que se aplique el porcentaje sobre la base equivocada. Por ejemplo, el 10% de ISR se calcula sobre el importe antes de IVA, no sobre el total con IVA. Del mismo modo, la retención de IVA del 10.66% se calcula sobre el valor de la operación gravada, equivalente a 2/3 del IVA trasladado (cuando la tasa es 16%). Cómo evitarlo: Confirmar el régimen fiscal del prestador de servicios.
• Usar una tasa de ISR incorrecta para el régimen: Desde 2022 existe la distinción de tasa 1.25 % para contribuyentes en RESICO. Un error sería retener 10 % a alguien en RESICO o viceversa. Cómo evitarlo: Confirmar el régimen fiscal del prestador de servicios.
• No acreditar las retenciones sufridas: En ocasiones el contribuyente olvida descontar el ISR que le fue retenido por terceros, pagando de más en sus provisionales. Cómo evitarlo: Registrar todas las retenciones recibidas (que aparecen en los CFDI de ingreso) y disminuirlas en los pagos provisionales de ISR y declaraciones de IVA correspondientes.

Cumplir con estas obligaciones fortalece la confianza con clientes y autoridades fiscales, y evita contratiempos en el futuro.

Ingresos por Honorarios y Asimilados a Salarios: Otra Perspectiva para Personas Físicas

En estos días cuando la economía se torna difícil, o reducimos los gastos, o será necesario obtener más ingresos. Algunas personas trabajan dentro de una empresa como asalariados, pero trabajan en el tiempo libre, por ejemplo, los fines de semana, por honorarios. En muchas ocasiones, las empresas necesitan contratar a expertos o consultores de manera independiente. Cuando estas personas reciben un pago por sus servicios, a los montos se le llama honorarios, ya que legalmente hay una diferencia con el sueldo que los patrones pagan a sus subordinados. La persona que trabajará por honorarios se inscribirá en el RFC bajo el régimen de personas físicas con actividad empresarial y profesional en el SAT. Sin embargo, deberá indicar si su actividad primordial será la prestación de servicios profesionales de manera independiente o si será actividad empresarial.

• Actividad profesional: Es cuando el individuo presta sus servicios profesionales en alguna área económica y sus ingresos son por honorarios, es decir, por hora. Por ejemplo, si es contador, prestará sus servicios profesionales contables.
• Actividad empresarial: Significa que los ingresos de la persona física provienen de clientes de su negocio.

El personal de honorarios tendrá la obligación de realizar por su cuenta:

1. Pagos provisionales mensuales a cuenta del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
2. Declaraciones mensuales de sus operaciones con proveedores
3. Declaración anual del pago de impuestos

Cuando una persona labora de manera independiente, ella es responsable de llevar un orden; llevar sus cuentas y declarar impuestos es parte de las obligaciones de los trabajadores.

Asimilación de Honorarios a Salarios

Hace un par de décadas, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) identificó que un gran número de trabajadores independientes no estaban haciendo su declaración anual de impuestos, ya sea por ignorar su responsabilidad o por evasión. Para solucionar este problema, Hacienda permitió que los honorarios pudieran ser asimilados a salarios. Ahora, cuando un prestador de servicio independiente es contratado, el prestatario obtiene la responsabilidad sobre sus impuestos -justo como se haría con un trabajador.

Sin embargo, hay una serie de requisitos que deben tomarse en cuenta:

• El prestador de servicios independientes tiene que ser genuinamente experto en un área que no esté cubierta por la empresa, es decir, que haga algo que no cualquier trabajador pueda.
• El detalle más importante a tomar en cuenta es el papel de subordinación; el independiente no puede mantener con el patrón una relación laboral de empleado.

El patrón no tiene la obligación de afiliar al experto independiente al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) o proveer para su Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) y no serán tomados en cuenta en el reparto de utilidades. El patrón no se encuentra obligado a otorgar estas prestaciones ya que no se trata de un trabajador común. En caso de no cumplir con estos requisitos, el patrón será sancionado con una multa por no haber dado de alta en Seguro Social e INFONAVIT al prestador de servicios, pues si la relación es de trabajador-patrón, debería obtener las prestaciones de ley como cualquier otro empleado.

Combinar Actividades: Asalariado y Actividad Empresarial/Honorarios

¿Puede una persona física trabajar como asalariado y por honorarios al mismo tiempo? La respuesta es sí. La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) regula a las personas que estén contratados bajo el régimen de sueldos y salarios, a partir de su artículo 94. Asimismo, se regula a las personas que trabajen por honorarios bajo el régimen de persona física con actividad empresarial y profesional a partir del artículo 100 de la LISR. Lo único que aclara la LISR en el artículo 101, es que todos los ingresos de la persona o contribuyente ya sean por sueldos y salarios, honorarios, u otros señalados en la misma Ley se consideran ingresos acumulables para efectos fiscales, es decir, para el pago de impuestos.

Para que un empleado contratado por sueldos y salarios pueda recibir ingresos del mismo retenedor, deberá modificar en el SAT su régimen agregando otra actividad laboral. Esto se llama aumento de obligaciones fiscales. Al momento de declarar otra actividad laboral, el SAT preguntará en qué porcentaje será su ingreso por su actividad de sueldos y salarios, y en qué porcentaje su ingreso por la actividad por honorarios. La Ley del ISR considera que el contribuyente percibe ingresos preponderantemente por actividades empresariales o por prestación de servicios, cuando dichos ingresos representen más del 50% de los ingresos acumulables.

Es muy importante separar los ingresos, comprobantes y deducciones como empleado de Sueldos y Salarios de los ingresos por Actividad Profesional como personal de Honorarios. Ya que en caso de una auditoría por parte del SAT o IMSS se tendrá todo en orden.

Preguntas Frecuentes sobre Fiscalidad y Nómina para Personas Físicas

• ¿Los trabajadores por honorarios tienen derecho a un fondo de ahorro? No, los trabajadores por honorarios no tienen derecho a un fondo de ahorro proporcionado por la empresa. Este tipo de beneficio es exclusivo para empleados asalariados, quienes pueden participar en fondos de ahorro organizados por su empleador. Sin embargo, los trabajadores por honorarios pueden optar por crear y administrar su propio fondo de ahorro de manera independiente.

• ¿Cómo se obtiene el NSS para trabajadores asalariados y por honorarios? Para trabajadores asalariados, el Número de Seguridad Social (NSS) es asignado por el IMSS al ser registrados por su empleador. Para trabajadores por honorarios, el NSS se puede obtener registrándose voluntariamente en el IMSS como trabajador independiente. Este registro permite acceder a servicios de salud y prestaciones de seguridad social que el trabajador debe financiar de su propio bolsillo.

• ¿Cuál es la diferencia entre salario bruto y neto para asalariados y trabajadores por honorarios? Para asalariados, el salario bruto incluye su sueldo base y posibles prestaciones. El salario neto es lo que el trabajador recibe después de deducir impuestos, seguridad social y otras retenciones. Para trabajadores por honorarios, el salario bruto es el total acordado por sus servicios antes de impuestos. Estos trabajadores deben calcular y pagar sus propios impuestos, lo que reduce el salario neto que finalmente reciben.

• ¿Cómo se aplica el Impuesto Sobre Nóminas (ISN) a trabajadores asalariados y por honorarios? El Impuesto Sobre Nóminas (ISN) se aplica exclusivamente a los salarios pagados a empleados asalariados por parte del empleador. Los trabajadores por honorarios no están sujetos a este impuesto directamente, ya que su relación es mercantil y no laboral. Sin embargo, deben cumplir con otras obligaciones fiscales.

• ¿Puedo emitir facturas en actividad empresarial? Sí, estás obligado a emitir CFDI por todos tus ingresos. Necesitas tu RFC activo con la actividad correspondiente, contraseña del SAT o e.firma, y certificado de sello digital (CSD).

• ¿Puedo tener empleados siendo persona física en actividad empresarial? Sí. Las personas físicas con actividad empresarial pueden tener trabajadores en nómina. Tienes las mismas obligaciones patronales que cualquier empresa: IMSS, Infonavit, retención de ISR de nómina e Infonacot si aplica.

• ¿Qué pasa si mezclo ventas de productos y servicios profesionales? Ambas actividades se acumulan en el mismo régimen. Si vendes productos y también prestas servicios, todo entra en el Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales y llevas una contabilidad integrada.

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