La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) con retenciones es un proceso esencial para cumplir con las obligaciones fiscales en México. Este tipo de comprobante es utilizado para documentar retenciones de impuestos, como el Impuesto Sobre la Renta (ISR) o el Impuesto al Valor Agregado (IVA), y otros conceptos que las empresas deben declarar ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Un CFDI con retenciones es un comprobante fiscal que documenta las cantidades retenidas por conceptos de impuestos o contribuciones realizadas a personas físicas o morales.
El CFDI de Retenciones e Información de Pagos documenta las retenciones de ISR, IVA o IEPS, y los pagos realizados. Emitirlo correctamente garantiza deducciones fiscales válidas y evita sanciones. El CFDI de Retenciones e Información de Pagos es fundamental para el correcto registro de las obligaciones fiscales y la gestión del flujo de efectivo. ¡Potencia tu proceso contable hoy mismo!
¿Qué es la Retención de Garantía?
La retención de garantía consiste en reservar un pequeño porcentaje del importe total de la factura, normalmente alrededor de un 5%, como garantía del trabajo realizado. Este porcentaje no se paga en el primer momento. Es el pago de una parte del total del adeudo a un acreedor por un servicio prestado, que se aplica durante un periodo de tiempo. Con esta medida se pretende garantizar el cumplimiento del trabajo.
La retención de garantía se suele aplicar sobre todo en el sector de la construcción para que los acreedores cumplan los plazos pactados. La empresa que contrata el trabajo abona la mayor parte de la factura, pero deja ese porcentaje pendiente hasta comprobar que la instalación, la obra o el suministro cumplen con lo acordado. Una vez transcurrido el tiempo establecido o finalizada la revisión correspondiente, se procede al pago de ese importe retenido.
La llamada retención de obra del 5% es una práctica habitual tanto en obra privada como en contratación pública. En el sector de la construcción es muy frecuente que la parte contratante aplique esta retención de garantías para cubrir los posibles costes que haya por defectos en la obra. En términos prácticos, el promotor no paga el 100% de lo certificado. La retención por garantía no es un impuesto ni una sanción. Si ha pasado un año y no ha ocurrido nada, el cliente debería devolver a la empresa las cantidades que ha ido reteniendo en cada una de las facturas, que generalmente se trata de un 5%.
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Requisitos para Emitir un CFDI con Retenciones
Antes de emitir un CFDI con retenciones, es necesario cumplir con ciertos requisitos establecidos por el SAT. Debes identificar las claves específicas para conceptos, impuestos y retenciones. Asegúrate de que tu software de facturación o integración con una API soporte la emisión de CFDI con retenciones. Emitir CFDI con retenciones es un proceso clave para cumplir con las obligaciones fiscales y garantizar la transparencia en las operaciones comerciales. En EdifactMX, se ofrece una API RESTful que simplifica la emisión y timbrado de CFDI con retenciones, garantizando el cumplimiento con las disposiciones del SAT.
Cómo se Aplica la Retención de Garantía en un CFDI
La gestión de las retenciones de garantía dependerá en qué estado se encuentra la obra: en curso o ya está finalizada. Las retenciones por obra forman parte del precio. Se crea una factura normal con la peculiaridad de que el cliente pagará un importe inferior al total del adeudo. La práctica habitual en proyectos grandes de construcción es que se realicen facturas parciales de anticipo o certificaciones de obras en curso. Según se van realizando los trabajos se van generando las facturas, de manera que se garantiza que el acreedor cobre y que el cliente tenga el trabajo realizado.
Obras en Curso: Retención sobre la Base Imponible
Cuando la obra aún está en ejecución, la retención de garantía se aplica sobre la base imponible de la factura, antes de calcular el IVA. Esto implica que la retención forma parte de la base sujeta a IVA. Si la obra está en curso, las retenciones se restan sobre la base imponible de la factura, esto es, antes de aplicarse el IVA, por lo que la retención va con IVA. En certificaciones parciales, la retención reduce previamente la base imponible sobre la que se calcula el IVA. Un error frecuente es que muchos conflictos relacionados con la retención de obra aparecen porque la factura no especifica claramente si la retención se aplica antes o después del IVA.
Obras Finalizadas: Retención sobre el Importe Total (Incluido el IVA)
Una vez entregada la obra, la retención de garantía se aplica sobre el importe total de la factura, incluyendo el IVA. En este caso, la retención está exenta de IVA. Si la obra está entregada, las retenciones se restan sobre el importe final de la factura, incluido el IVA. Esto es, la retención está exenta de IVA. Si la obra está entregada, las retenciones deben de restarse sobre el importe final de la factura, incluyendo el IVA también.
La siguiente tabla resume las diferencias clave en la aplicación de la retención de garantía:
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| Estado de la Obra | Base de Aplicación de la Retención | Implicación del IVA |
|---|---|---|
| En Curso | Sobre la Base Imponible de la factura (antes de IVA) | La retención forma parte de la base sujeta a IVA |
| Finalizada | Sobre el Importe Total de la factura (incluido IVA) | La retención está exenta de IVA |
Gestión de Retenciones de Garantía en Sistemas Contables
El Desafío de la Gestión Manual
El problema cuando se gestiona de forma manual es que en muchos negocios esta situación se resuelve de forma poco estructurada. Se emite la factura por el importe total y después se anota en algún documento o en una hoja de cálculo la parte que queda pendiente de cobro. El inconveniente aparece meses después, cuando llega el momento de reclamar la retención.
A menudo hay que revisar facturas antiguas, comprobar qué importe se había retenido o incluso recordar si ese dinero se ha cobrado o no. Este tipo de situaciones generan confusión y, en algunos casos, retrasos en el cobro. Cuando se trabaja con varias obras o proyectos al mismo tiempo, este control se vuelve todavía más complejo.
Soluciones Automatizadas y Configuración en Software
Para facilitar este proceso, algunos sistemas, como Eactivo, permiten contemplar la retención de garantías directamente dentro de la factura. Al crear el documento se puede indicar el porcentaje de retención correspondiente. A partir de ese momento, el sistema divide automáticamente el cobro en dos: por un lado, el primer pago que corresponde a la mayor parte del importe de la factura; por otro, el segundo pago que representa el porcentaje retenido como garantía.
De esta manera toda la información queda registrada dentro del propio sistema y vinculada a la factura original, evitando cálculos manuales o anotaciones externas. Gestionar correctamente la retención de garantías permite tener una visión mucho más clara de los ingresos pendientes. Desde el primer momento se sabe qué parte del trabajo ya ha sido cobrada y qué parte queda pendiente de liberarse cuando finalice el periodo de garantía. He tenido que añadir campos, modificar los cálculos y crear guías conforme generaban ellos los asientos, ya que a menudo precisa personalizaciones, como añadir dos campos para el porcentaje y la retención en el fichero de ResumenFactura, personalizar el cálculo de la factura para que lo tenga en cuenta y personalizar las guías de contabilización para generar el efecto de cartera de lo retenido.
Configuración en AHORA ERP
- Para gestionar las retenciones de garantía de las obras en curso (sobre la base), se asigna el porcentaje en la cabecera de la factura. Para ello, debes establecer el % de retención en la cabecera de la propia factura. Al guardar la misma, se habilitará la pestaña de retenciones. Una vez actualizada la factura, se habilita la opción de generar factura de deudor y, una vez generada, se podrá acceder a la misma.
- Dado que las retenciones de garantía en la cabecera se aplican sobre la base, para obras finalizadas se debe aplicar la retención por línea del documento.
- Una vez actualizada la factura, la cuenta contable del apunte de la retención dependerá del tipo de operación definida en la factura y corresponderá con lo establecido en la ficha o formulario de clientes, filtrando por el tipo de cuenta: "Retenciones por garantías".
Ejemplo Contable y Odoo
La constructora utiliza la cuenta 4308 - Clientes, retenciones en garantía. En un sistema como Odoo, se podría crear un producto asociado a la cuenta 4308, "Clientes, retenciones por garantía". Se facturaría el servicio en una línea y se añadiría una línea con la unidad en negativo con ese producto "4308. Clientes, retenciones por garantía".
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A continuación se presenta un ejemplo de certificación de obra y su apunte contable:
- Factura 1ª Certificación de obra
- Importe de la certificación: 150.000
- Retención por garantía (5%): -7.500
- Base Imponible: 142.500
- IVA (10%): 14.250
- TOTAL FACTURA: 156.750
- Apunte contable:
- 156.750 (430) Clientes
- 7.500 (4308) Clientes retención garantía
- a (7050) Prestación de servicios
- a (477) H.P. IVA repercutido