Los acuses de recibo en inglés, al igual que en español, son herramientas sumamente útiles a la hora de confirmar que un envío ha sido recibido. Esto aplica tanto para empresas que envían manuales o documentos, como para pagos realizados o prácticamente cualquier otro envío.
Un acuse de recibo (en inglés acknowledging receipt o acknowledgment letter) es un documento empleado para confirmar que se ha recibido algo, un pago o cualquier otro elemento relacionado con una empresa o negocio. Para ello, se requiere la firma del destinatario, demostrando con ella que ha obtenido el artículo de manera efectiva.
Para referirse a un acuse de recibo en inglés, se utilizan comúnmente términos como acknowledgment of receipt o acknowledgement of receipt. Por ejemplo:
- Si en español se dice: "Todos los documentos deben ser enviados en carta certificada y con acuse de recibo", en inglés se traduce como: "All documents must be sent by registered letter with acknowledgment of receipt."
- Si la frase es: "El repartidor me entregó el paquete y me pidió que firmara un acuse de recibo", la expresión en inglés correspondiente sería: "The delivery man handed over the package and asked me to sign an acknowledgement of receipt."
Debes tener en cuenta que los acuses de recibo no son documentos legales. Sin embargo, permiten que exista un elevado grado de transparencia al momento de registrar la distribución y el reconocimiento de cualquier tipo de artículo, desde cualquier tipo de información, especialmente la de gran importancia, hasta elementos tales como una computadora, un software o un archivo. Además, en caso de disputas o algún malentendido te servirán como evidencia. Es por este motivo que siempre debes guardar tus acuses de recibo.
Tipos de Acuse de Recibo en Inglés
Ya que las acknowledgment letters pueden ser redactadas por diversos motivos, existen varios tipos acorde al contexto. A continuación te contamos las más habituales:
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- To acknowledge a payment received - Acuse de recibo de un pago.
- Acknowledging receipt of documents - Acuse de recibo de documentos.
- Letter to acknowledge a purchase order - Acuse de recibo de una orden de compra.
- Letter to acknowledge the change in date - Acuse de recibo de cambio de fecha.
- To acknowledge the completion of a project - Acuse de recibo para reconocer la finalización de un proyecto.
- Acknowledging receipt for the return of an item - Acuse de recibo de la devolución de un artículo.
- Acknowledging receipt of overdue balance - Acuse de recibo de pago de un saldo vencido.
Estructura de un Acuse de Recibo en Inglés
El formato del acknowledgment receipt debe incluir toda la información necesaria para establecer que lo enviado ha sido recibido. También debe indicarse si se trata de un acuse de recibo de documentos, productos o dinero.
Una estructura básica que te servirá para más de un tipo de acuses de recibo en inglés es la siguiente:
- Receipt title - Título del recibo
- Acknowledgment Date - Fecha de acuse de recibo
- Name - Nombre
- Statement of Acknowledgment - Declaración de acuse de recibo
- Recipient´s name and signature - Nombre y firma del destinatario
Receipt title (Título del recibo)
En la mayoría de los casos, Acknowledgment Receipt es suficiente.
Acknowledgment Date (Fecha de acuse de recibo)
En esta sección será indicada la fecha del acuse de recibo. Se coloca en uno de los dos márgenes superiores, puede ser tanto el izquierdo como el derecho. Ten presente que en inglés escribirás la fecha comenzando por el mes, siguiendo por el día y finalizando con el año. Además, el signo coma (,) se anota luego del día.
Ejemplo: Date: May 1st, 2023
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Name (of sender and receiver) (Nombre del emisor y receptor)
En una primera línea, indicarás tu nombre. Puedes utilizar tu nombre completo o simplemente el apellido precedido por un título como Mr. o Mrs., según sea el caso. A continuación, en la línea inmediatamente debajo debe ir una oración donde se indique que el destinatario ha recibido el documento, dinero o artículo, dejando un espacio en blanco para ser completado en el momento. En el caso de que se trate de dinero a cambio de un producto o servicio, debes indicarlo a continuación. Ten siempre presente que, debes escribir números, siempre debes escribir a continuación el valor en palabras entre paréntesis. De esta manera, no será posible modificar los valores indicados en tu acuse de recibo.
Ejemplo: Received from Mrs. Sánchez
Statement of Acknowledgment (Declaración de acuse de recibo)
Suelen ser hasta dos oraciones como máximo. En ellas, se indicará el artículo, suma de dinero o documento que ha sido recibido.
Ejemplo: (…), hereby acknowledge that I received the amount $1500 (one thousand five hundred dollars) as payment for clean services.
Recipient´s name and signature (Nombre y firma del destinatario)
Tal como se indica, el empleado o la persona que reciba el artículo o documento, o cualquier cosa de la que se tratase, deberá escribir su nombre completo y firmar. Para ello, simplemente debes dejar el espacio en blanco. También puedes dejar indicados en qué espacios debe completarse esta información.
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Signature Name and Last Name
Cómo Hacer tu Acuse de Recibo en Inglés - Consejos
Al redactar tu acuse de recibo, considera los siguientes puntos:
- Presta atención a los detalles, ya que quizás necesites de tu acuse de recibo más adelante.
- Sé específico. La información debe ser clara, corta y concisa.
- Realiza un duplicado, si corresponde, para que el destinatario pueda conservar una copia y tú te quedes con el original.
- Utiliza un lenguaje formal y profesional.
- Asegúrate siempre de que la fecha sea correcta.
Ejemplo de Acuse de Recibo en Inglés
A continuación, se presenta un ejemplo práctico de un acuse de recibo:
Date: May 1st, 2023
Received from Mrs Sánchez
I, Steve Johnson, hereby acknowledge that I received the amount $1500 (one thousand five hundred dollars) as payment for clean services.
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Signature Name and Last Name
Traducción del Ejemplo de Acuse de Recibo en Inglés
Fecha: 1 de mayo de 2023
Recibido de la Sra. Sánchez