La gestión humana efectiva es crucial para el éxito de cualquier organización. Un departamento de Recursos Humanos efectivo puede atraer, retener y desarrollar al talento que necesita la organización, y así, alcanzar sus objetivos. Sin embargo, la gestión inadecuada de RR. HH. puede generar riesgos y oportunidades de mejora.
Aquí es donde radica la importancia de que las empresas implementen una auditoría y control de recursos humanos. Es interesante analizar a detalle la relevancia que tiene la auditoría y control de Recursos Humanos para las empresas. Una auditoría y control de Recursos Humanos adecuados pueden ayudar a garantizar que se cumpla con las políticas y procedimientos establecidos por la empresa.
Una auditoría puede identificar riesgos en la gestión de los recursos humanos. Algunos pueden ser la falta de cumplimiento de los requisitos legales para los recursos humanos, o el riesgo de litigios. También, se pueden identificar oportunidades de mejora en el departamento. El control y la auditoría pueden ayudar a identificar áreas en las que el departamento de Recursos Humanos necesita mejorar.
Una buena auditoría puede ayudar a proteger los intereses de la empresa. Es decir, se puede asegurar que los empleados sean contratados y tratados de manera justa. Dados estos beneficios, no es sorprendente encontrar que un alto porcentaje de las empresas realizan auditorías internas.
Llevar un proceso de auditoría y control de Recursos Humanos es una actividad detallada que requiere planificación y una metodología sólida. A continuación, se describen los pasos esenciales para planificar y ejecutar una auditoría efectiva:
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Pasos para Planificar una Auditoría de Recursos Humanos
- Realizar una planeación: Se deben definir los objetivos y el alcance de la auditoría, identificar los procesos y áreas que se revisarán.
- Recopilar la información: Habrá que revisar y recopilar toda la documentación pertinente.
- Analizar la información: El tercer paso es hacer un análisis de la información recopilada y evaluar:
- Si los procesos y políticas de Recursos Humanos están alineados con los objetivos de la empresa.
- Si se están cumpliendo las leyes y regulaciones aplicables.
- Identificar las áreas de mejora.
- Desarrollar las recomendaciones: De manera posterior, se buscan las áreas donde se necesitan mejoras o donde se están presentando problemas.
- Hacer la presentación del informe: Se debe elaborar un informe de auditoría de RR. HH., que incluya hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
- Implementar las recomendaciones: Este es uno de los pasos más importantes del proceso. Se deben ejecutar, en colaboración con el equipo de Recursos Humanos, las recomendaciones planteadas.
- Brindar seguimiento: Se hará un seguimiento a la implementación de las recomendaciones. Para ello, se realizan revisiones periódicas.
Por último, te queremos mencionar que una auditoría al área de Recursos Humanos debe ser personalizada y adaptada a las necesidades de la organización.
Herramientas Digitales para la Auditoría de Recursos Humanos
La realización de una auditoría de Recursos Humanos con herramientas digitales puede ser más eficiente y efectiva que hacerlo de modo manual. Existen diversas herramientas de software que pueden ayudar en la realización de una auditoría de Recursos Humanos.
El uso de herramientas digitales para realizar una auditoría al departamento de Recursos Humanos puede tener diversos beneficios:
- Generan una mayor eficiencia y rapidez en la identificación de problemas y oportunidades de mejora.
- Reducen el margen de error y se obtienen resultados más precisos y fiables.
- Se agiliza la recopilación de datos ya que muchas herramientas trabajan de modo integral.
- Se puede obtener una visión global del área de Recursos Humanos y de las prácticas y políticas que se están implementando.
- Con estas herramientas se pueden generar informes y visualizaciones de datos que facilitan la comprensión de la información.
Sesame HR es un software integral para la gestión de recursos humanos. En específico, Sesame HR puede ayudar de diversas maneras para aplicar la auditoría y control de Recursos Humanos. Antes de comenzar la auditoría, es importante identificar las áreas que se van a evaluar. En cada uno de dichos procesos se pueden llevar métricas para indicadores clave y extraer informes automatizados.
Funciones de Sesame HR para la Auditoría
Una función con la que cuenta Sesame HR es la de poder generar un proceso de evaluación de desempeño. Es decir, se pueden aplicar cuestionarios para evaluar el desempeño de las personas. Estos cuestionarios se mandan de modo automático a las personas que deben evaluar. Ellos las reciben en su app, junto con una notificación de tener dicha tarea pendiente. Los resultados nos pueden ayudar a medir la efectividad de Recursos Humanos en cuanto a la productividad del equipo de trabajo.
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Otra manera de emplear la evaluación de desempeño en la auditoría es aplicando la misma evaluación a los miembros del área de Recursos Humanos.
Otra interesante función de Sesame HR son las encuestas laborales. Por lo tanto, puedes lanzar encuestas para conocer la percepción del desempeño del área de Recursos Humanos. Lo importante es que se pueden gestionar los cuestionarios para tener formatos reducidos y simples. La generación de dichos cuestionarios es muy sencilla, porque cuenta con plantillas creadas que pueden personalizarse. Los resultados se almacenan en una base de datos. Esto permite analizar la evolución del equipo en cuanto a un tema determinado.
Además, Sesame HR cuenta con People Analytics. Gracias a que Sesame HR puede realizar diversas tareas de Recursos Humanos, también cuenta con datos relevantes para una auditoría. Para ello, nos podemos valer de la función para generar informes de RR. Con esta función, los datos almacenados se pueden presentar de manera inteligente. Estos informes contarán con datos en tiempo real, por lo que se vuelve más ágil la toma de decisiones. Incluso, se pueden construir cuadros de mando. Estos son tableros personalizados que ordenan los indicadores de la manera que el usuario requiera.
Contar con una herramienta como Sesame HR hará que tu departamento de talento humano mejore en sus indicadores. Por lo tanto, te invitamos a validar lo que hemos mencionado en este artículo. Empieza a hacer una auditoría ágil, apoyada en nuestro software.
Programa de Auditorías
El líder del equipo de auditores es responsable de elaborar un programa de auditorías que proporcione los lineamientos a seguir para la realización de cada una de las auditorías individuales. El programa de auditorías, que tiene que ser suficientemente flexible para permitir cambios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoría; tiene que proporcionar la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoría, el equipo auditor y el auditor líder, en relación con los aspectos relativos a las auditorías, tales como las fechas, los horarios, la coordinación de las actividades de auditoría, entre otros.
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La planificación del programa de auditorías tiene el objetivo de informar a todas las partes interesadas que intervienen en las auditorías de todos los detalles, con el fin de poder realizar los preparativos necesarios. La planificación del programa tiene que considerar la comprensión el contexto del auditado, para lograrlo, el programa de auditoría tiene que tener en cuenta del auditado: objetivos organizacionales; cuestiones externas e internas relevantes; las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes; requisitos de confidencialidad y seguridad de la información.
Si el cliente de la auditoría cuenta con un sistema de gestión, debería contar con información relacionada a la compresión de su contexto. Para que sea realmente efectivo, es necesario que el programa de auditorías sea revisado y aprobado por el cliente y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades de la auditoría en sitio. Cualquier revisión al programa de auditorías deber ser acordada entre las partes interesadas antes de continuar las auditorías individuales.
De nuevo, la formulación del programa de auditorías es responsabilidad básica del líder del equipo auditor, que establece la organización y métodos por medio de los cuales se realizarán las auditorías individuales. La premisa es que el programa de auditoría es un registro controlado que resulta de la acción de planificar, a partir de un objetivo, un conjunto de auditorías en plazo de tiempo próximo… entonces el programa debe estar registrado en un documento.
Anatomía de un Programa de Auditorías
Primero que nada el documento donde se registre el programa de auditorías debe cumplir con el estándar de información documentada que la organización ha determinado para la elaboración y control de sus documentos y registros.
Generalidades del programa
Debemos especificar: el núm. del programa por si tenemos más de uno, el horizonte de tiempo que cubre el programa, el núm. de auditorías totales del programa, objetivos y alcance, tipo de auditorías según su forma y alcance.
Los objetivos para el programa de auditorías pueden basarse en las siguientes consideraciones: las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas; características y requisitos de procesos, productos, servicios y proyectos, incluyendo cualquier cambio en ellos; requisitos para el sistema de gestión; necesidades de evaluación de proveedores externos; el nivel de desempeño y el nivel de madurez del sistema o sistemas de gestión del auditado; identificación de riesgos y oportunidades para el auditado; resultados de auditorías anteriores.
Algunos ejemplos de objetivos para el programa de auditorías:
- Evaluar la compatibilidad y la alineación de los objetivos del sistema de gestión con la dirección estratégica de la organización.
- Evaluar la identificación, determinación e interrelación de los procesos determinados en el alcance del sistema de gestión.
- Evaluar la identificación de riesgos y oportunidades, y si los planes de tratamiento fueron eficaces.
- Verificar el cumplimiento con todos los requisitos pertinentes, p. ej. requisitos legales y reglamentarios, requisitos de ISO 9001:2015.
- Evaluar el proceso de acciones correctivas, su estado, seguimiento, eficacia y mejora del mismo proceso.
- Verificar la capacidad del auditado para determinar su contexto organizacional, priorizarlo y determinar planes de acción para tratar los efectos sobre su planificación estratégica.
- Evaluar el control establecido para la gestión de la información documentada del sistema de gestión.
- Evaluar las competencias de las personas que se desempeñan en los procesos, así como la eficacia de los programas de formación.
- Evaluar la alineación de los objetivos de los procesos con la dirección estratégica de la organización.
Sobre la determinación del alcance del programa de auditoría
El auditor líder y su equipo tienen que determinar el alcance del programa de auditoría. Pueden darse variaciones dependiendo de la información proporcionada por el auditado con respecto a su contexto.
Otros factores que afectan el alcance de un programa de auditoría:
- Los objetivos, el alcance y la duración de cada auditoría y la cantidad de auditorías que se llevarán a cabo, el método de notificación y, si corresponde, el seguimiento de la auditoría.
- Las normas del sistema de gestión u otros criterios aplicables.
- El número, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicación de las actividades a auditar.
- Aquellos factores que influyen en la efectividad del sistema de gestión.
- Los criterios de auditoría aplicables, tales como los arreglos planificados para las normas del sistema de gestión pertinentes, los requisitos legales y reglamentarios y otros requisitos con los que la organización está comprometida.
- Resultados de auditorías internas o externas previas y revisiones de la alta dirección, si corresponde.
- Problemas lingüísticos, culturales y sociales.
- Las preocupaciones de las partes interesadas.
- Cambios significativos en el contexto del auditado o sus operaciones y riesgos y oportunidades relacionados.
- Disponibilidad de tecnologías de información y comunicación para respaldar las actividades de auditoría, en particular el uso de métodos de auditoría remota.
- La ocurrencia de eventos internos y externos, tales como no conformidades de productos o servicios, fugas de seguridad de la información, incidentes de salud y seguridad, actos delictivos o incidentes ambientales.
- Riesgos y oportunidades comerciales, incluidas las acciones para abordarlos.
Especificaciones del programa de auditorías
Debemos especificar el procedimiento de auditorías, los criterios, los métodos a utilizar, así como las políticas a las que se sujetarán los auditores para el manejo de confidencialidad, la seguridad de la información, salud y seguridad.
Equipos de auditores internos
El auditor líder tiene que determinar los equipos de auditores internos, de ser necesario se debe especificar a los expertos técnicos y los observadores; ante todo considere flexibilidad y competencias.
Para armar los equipos de auditores, el auditor líder debe tener en cuenta las siguientes responsabilidades a su cargo:
- Determinar el alcance del programa de auditoría de acuerdo con los objetivos, así como cualquier restricción conocida.
- Determinar los factores externos e internos, y los riesgos y oportunidades que pueden afectar el programa de auditoría, e implementar acciones para abordarlos.
- Garantizar la selección de los equipos de auditoría y la competencia general para las actividades de auditoría mediante la asignación de funciones, responsabilidades y autoridades acorde a las competencias y contexto del auditado, proveer el apoyo y liderazgo al equipo.
- Establecer todos los procesos relevantes, incluidos los procesos para: la coordinación y programación de todas las auditorías; el establecimiento de objetivos de auditoría, alcance (s) y criterios de las auditorías, determinación de los métodos de auditoría y selección del equipo de auditoría; evaluación de auditores; el establecimiento de procesos de comunicación externa e interna; la resolución de disputas y el manejo de quejas; seguimiento de auditoría cuando corresponda; informar al cliente de auditoría y a las partes interesadas pertinentes.
- Determinar y garantizar todos los recursos.
- Realizar las auditorías de acuerdo al procedimiento de las auditorías internas y considerando los principios de auditorías.
- Garantizar que se prepare y mantenga la información documentada necesaria, incluidos los registros que resulten del programa de auditoría.
- Monitorear, revisar y mejorar el programa de auditoría.
- Comunicar el programa de auditoría al cliente de auditoría y solicitar su aprobación, según corresponda, a las partes interesadas pertinentes también.
Sobre las competencias del auditor líder y su equipo
El auditor líder es quien gestiona el programa de auditoría, este, debe tener la competencia necesaria para gestionar el programa, sus riesgos y oportunidades asociados y los factores externos e internos de manera efectiva y eficiente, incluido el conocimiento de: los principios de auditoría documentados en la norma ISO 19011:2018, los métodos y procesos determinados para el proceso de auditorías; normas aplicables del sistema de gestión, otras normas y documentos de referencia; información sobre el auditado y su contexto; requisitos reglamentarios y reglamentarios aplicables del auditado.
El auditor líder y su equipo de auditores deben participar continuamente en actividades de formación para el desarrollo de las competencias necesarias y aplicables al proceso de auditorías. El auditor líder debe observar las competencias de los expertos técnicos, realmente deben ser expertos para poder integrarlos a las auditorías individuales sonde sea necesario.
El cronograma del programa
En un gráfico hay que coordinar: los procesos por auditar, los criterios de auditoría, los equipos de auditores, los períodos de tiempo en que se ejecutarán las auditorías.
Cronograma de auditorías internas, ejemplo
Riesgos y oportunidades en el contexto del auditado que podrían afectar al programa de auditorías
Los riesgos suponen todos los posibles eventos que tienen un potencial efecto sobre el logro de los objetivos del programa; ya sea impidiendo el logro o facilitando su logro como oportunidades, los riesgos y oportunidades pueden tener efecto sobre los siguientes aspectos de la planificación:
- Sobre la planificación.
- Sobre los recursos.
- Sobre la selección del equipo auditor.
- Sobre la implementación del programa.
- Sobre los registros y su control.
- Sobre el monitoreo, revisión y mejora del programa de auditoría.
- Sobre la comunicación durante la realización de las auditorías.
- Sobre la disponibilidad y cooperación del auditado.
- Sobre la disponibilidad de evidencias suficientes.
Ejemplo de análisis de riesgos que podrían afectar a los objetivos del programa de auditorías.
Ejemplo de oportunidades:
- Reducir tiempo, costos y traslados utilizando videoconferencias para entrevistas en sitios remotos.
- Optimizar gastos de viajes y hospedajes.
- Optimizar la formación utilizan nuevos métodos de capacitación, rapidez de aprendizaje.
- Fortalecer la seguridad de la información empleando métodos informáticos para asegurar la privacidad de la información.
Sobre la confidencialidad de la información del cliente de la auditoría
En la realización de acciones de seguimiento en casos necesarios. Las personas que gestionan el programa de auditoría tienen la responsabilidad de identificar y presentar al cliente de auditoría los riesgos y oportunidades considerados al desarrollar el programa de auditoría y los requisitos de recursos, para que puedan abordarse de manera adecuada.
Los recursos
Se trata de determinar qué elementos necesarios soportarán nuestro programa de auditorías, estos pueden ser, acciones formativas, normas, viáticos (transporte, alimentación y hospedaje en caso de auditorías internas), equipo de seguridad y protección para auditar procesos especiales, etc.
El auditor líder y su equipo de auditoría tienen que considerar:
- Los recursos financieros y de tiempo necesarios para desarrollar las actividades de auditoría.
- Métodos de auditoría.
- La disponibilidad individual y general de auditores y expertos técnicos competentes para desarrollar las actividades de auditoría.
- El alcance, los riesgos y oportunidades del programa de auditoría.
- Tiempo de traslados, costo, hospedaje y otras necesidades.
- El efecto de las diferentes zonas horarias.
- La disponibilidad de tecnologías de información y comunicación, herramientas y equipos requeridos.
- La disponibilidad de cualquier herramienta, tecnología y equipo requerido.
- La disponibilidad de la información documentada necesaria.
- Los requisitos relacionados con la instalación, incluidos los espacios de seguridad y el equipo.
En ocasiones, la auditoría interna es visto como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.
Claves para Mejorar tu Proceso de Auditoría Interna
- El planteamiento de un calendario de auditorías. Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla.
- Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.
- La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna.
- Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa.