Entender en qué cuenta contable se registra el pago con cheque es fundamental para llevar una correcta administración financiera y evitar errores en la contabilidad. Cuando una empresa o individuo realiza un pago con cheque, la cuenta contable principal que se afecta es la cuenta bancaria desde la cual se emite el cheque. El pago realizado con cheque se registra en una cuenta contable específica que depende del origen y destino del pago, pero comúnmente se refleja en la cuenta de bancos cuando se emite el cheque y en la cuenta correspondiente al gasto o la deuda que se está cancelando.
Proceso de registro y control financiero
Esta funcionalidad te permite registrar cobros sobre los documentos de tipo cliente, cobros con cheque por el saldo total o solo un abono. Para realizar el registro correctamente, sigue estos pasos:
- Cuenta Pago/Cobro: busca la cuenta contable de caja, a la que deseas cargar el cobro en cheque.
- Fecha de Cheque: selecciona la fecha correspondiente al cheque. En caso de ser un cheque postfechado, es decir que tiene una fecha de cobro futura, el movimiento contable se realizará una vez llegada la fecha del cheque, mientras que el documento se mostrará como cobrado desde la fecha del registro del cobro.
- Cobro solo por un abono: si el valor a cobrar del documento corresponde a un monto inferior al saldo total, se lo considera un abono.
Tabla de referencia para el registro de pagos
| Punto Clave | Descripción |
|---|---|
| Cuenta de origen | Generalmente, la cuenta bancaria desde donde se emite el cheque. |
| Registro del pago | Se debe debitar la cuenta del gasto o compra y acreditar la cuenta bancaria. |
| Cuenta por pagar | Acreditar la cuenta por pagar al registrar el pago para reflejar la deuda cancelada. |
| Comprobantes | Guardar el cheque emitido y factura o comprobante del pago para respaldo. |
Gestión de cheques en tránsito y conciliaciones
Los cheques en tránsito son aquellos que ya fueron emitidos y registrados en la cuenta corriente del emisor, pero que aún no fueron cobrados ni debitados en el banco receptor. En los libros contables, el importe se reduce de la cuenta bancaria en el momento de la emisión, aunque el banco todavía no haya debitado el dinero. Por eso, aparecen en los registros contables, pero todavía no se reflejan en el extracto bancario.
Acá es donde entran en juego las famosas conciliaciones bancarias, esa herramienta que los contadores usan para armonizar los registros internos con lo que el banco informa. La conciliación implica comparar el saldo según los libros contables con el saldo que provee el banco e identificar diferencias como cheques en tránsito, depósitos en proceso o errores.
Gestión de cheques rechazados o sin fondos
Si el cheque de un cliente es rechazado, hay dos formas de gestionar la contabilidad. Usarás los asientos contables para crear un registro, cuadrar tus cuentas, contabilizar las comisiones bancarias y volver a facturar a tu cliente. O, si lo prefieres, puedes registrar un cheque sin fondos mediante un gasto. Es habitual que una empresa, dentro de su actividad comercial, deposite en su cuenta corriente bancaria, cheques de terceros. Un cheque rechazado es un cheque que no fue abonado por el banco librador al momento de su presentación al clearing bancario.
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Cuando la empresa recibe un cheque como pago de cartera, se supone que se debe acreditar la respectiva cuenta de clientes y llevar ese cheque a su banco. Si el banco rechaza el cheque, además incluye en la Nota de Débito gastos por comisiones e impuestos. Estas operaciones son contabilizadas por Tesorería, cuando el Banco lo informa, de acuerdo al sistema de información que funcione en la Empresa, o puede suceder que el área administrativa lo descubra en la Conciliación Bancaria.
Recomendaciones para el correcto registro:
- Documentar cada cheque emitido: registrar el número de cheque, fecha, beneficiario y concepto del pago.
- Conciliar los movimientos bancarios: verificar que cada cheque emitido coincida con el débito en el estado bancario.
- Uso de software contable: para automatizar y evitar errores en el registro de cheques.
- Revisión y control periódico: mantener actualizado el libro de bancos y las cuentas por pagar.
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