La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros. El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos.
Muchas veces, contabilización de la nómina y registro contable de la nómina se usan como sinónimos, pero no son lo mismo. Dicho de otra forma, el registro contable es una etapa más dentro del proceso de contabilización. Pues bien, para llevar un adecuado control de esos costos y poder tener claridad y previsión sobre el impacto que tienen en las finanzas de las compañías, se realiza la contabilización de la nómina.
En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo. Las llamadas “pólizas de diario” registran las operaciones que se producen dentro de la empresa. Estas pólizas son internas y ayudan a llevar registro del desempeño de la empresa en materia de egresos por la remuneración de empleados.
¿Cómo se Contabiliza el Pago de la Nómina?
Ahora sí, ha llegado el momento de ponernos en acción, vamos a responder el siguiente interrogante: ¿cómo se contabiliza el pago de la nómina? En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel. Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina, es decir, el uso de software especializado en la gestión del pago a los trabajadores. Como te adelantamos, esta es una actividad que está enteramente alineada al cálculo de nómina.
Conceptos Clave en la Contabilización de la Nómina
- Percepciones: Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
- Deducciones: Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
- Cuotas patronales: Lo primero que debes saber sobre la contabilización de la nómina en México es que se recomienda hacer por período y no por trabajador.
Cuentas Utilizadas en la Contabilización de Nóminas
Ahora bien, cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Además de indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente. ¿Qué tipo de conceptos debes incluir ahí? Sueldo de los trabajadores.
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Por otro lado, es importante tener en cuenta que no solo las percepciones o ingresos de los trabajadores constituyen un gasto dentro del pago de la nómina. Es importante tener en cuenta que una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen. En este punto, el empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades. Este es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados. Ya con este último ítem agregado a la póliza contable de nómina puedes sumar los totales de cada cuenta. Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
Tipos de Pólizas Contables
Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos.
- Datos de los comprobantes correspondientes. Esto varía en función del tipo de póliza de la que se trate.
- Detalle de cada transacción.
Automatización de la Contabilización de la Nómina
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. ¿A qué se debe este crecimiento en la adopción de soluciones digitales? A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos. En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad.
La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR. HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa. Si eres parte del equipo de Recursos Humanos, sabes de lo que estamos hablando. Ahora bien, esto no tiene por qué ser así.
Beneficios de la Automatización
¿Cómo puede ayudarte la automatización de la contabilización de la nómina a resolver esta gestión?
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- Ganar agilidad: Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables.
- Aumentar la productividad: Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH.
- Sumar eficiencia: Mejor toma de decisiones. Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
- Rápida implementación: La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal.
Depende del calendario de pagos de la empresa. Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores. Esta solución digital tiene el objetivo de reducir el tiempo destinado a las tareas operativas en los departamentos de RR. HH. para que puedan dedicarse a aportar valor en tareas más estratégicas para la empresa.
Asientos Contables (Accounting Entries)
Los asientos contables o accounting entries, son registros que documentan cada transacción financiera que ocurre en una empresa. Una vez que se ha familiarizado con el accounting entries, estos registros dejan de ser una tarea compleja.
Pasos para Realizar Asientos Contables
- Paso 1 - Identificar la transacción financiera: es un proceso donde cada evento se identifica con un asiento contable.
- Paso 3 - Definir los montos a debitar y acreditar: lo siguiente es asignar los montos correspondientes a las cuentas afectadas.
- Paso 4 - Registrar el asiento contable: se realiza el accounting entries en el libro diario o bien se carga en el sistema automatizado de contabilidad.
Ejemplos de Asientos Contables
- Supongamos que una empresa compra mercancías por un valor de 1,500 $ MXN a crédito.
- Ahora consideremos el pago de salarios a los empleados por un monto total de 5,000 $ MXN en efectivo.
- Finalmente, supongamos que la empresa vende productos a crédito por un valor de 15,000 $ MXN.
Recomendaciones Finales para el Accounting Entries
- Revisar los asientos contables de manera regular: permite identificar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas mayores.
- Utilizar un sistema de contabilidad automatizado: facilita en gran medida el proceso de registro y comprobación de los asientos contables.
- Capacitar al personal en principios contables básicos: es necesario garantizar que el personal encargado del accounting entries tenga la formación adecuada en contabilidad.
Las tareas de accounting entries son la base sobre la cual se construye la contabilidad de una empresa.
Consideraciones Generales sobre la Contabilización de la Nómina
La contabilización de la nómina variará de empresa a empresa y dependerá de su sistema contable, pero en términos generales, podemos hacer ciertos comentarios:
- Los registros de nómina de los que hemos hablado (los acumulados) deben ser considerados los auxiliares de la contabilidad.
- Naturalmente, debe existir un Sistema Contable (manual o computarizado) que trabaje sobre un catálogo de cuentas.
Características de la Contabilización
La contabilización debe reunir, entre otras, estas características:
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- Debe ser completa: Si el Sistema Contable es manual, se debe contabilizar nómina por nómina, si el sistema es computarizado, podrá ser nómina por nómina o todas las nóminas de un tipo (semanal, quincenal, confidencial, etc.) por mes. En ambos casos, se debe incluir la contabilización de las provisiones que se calculen en la misma.
- Debe ser confiable: Deberá establecerse un procedimiento de cifras de control y una revisión periódica para verificar la coincidencia entre los registros de nómina y los registros contables. En caso de que existan ‘pagos por fuera’ deben incorporarse inmediatamente a la nómina.
- Debe ser significativa: El registro de la nómina hacia la contabilidad debe ser suficientemente resumida para hacerla ágil y lo suficientemente detallada para hacer útil la información contable.
- Debe ser oportuna: Si el número de empleados es significativo y los tipos de nómina son varios, la contabilización deberá ser algo muy definido y muy claro para poder tener las pólizas con la oportunidad debida, aunque lo ideal será tener un sistema de nómina computarizado.
- Debe ser clara: Se deben preestablecer claves contables que sean entendibles por todo el que deba intervenir ahora y en el futuro.
- Debe ser estable: La información que produce debe ser obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de la misma, es decir, debe existir una guía contabilizadora.
La contabilización de las unidades que tenemos registradas en determinados conceptos, permitirá elaborar algunos reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos, presupuestos, etcétera. Podremos hacer una póliza por cada sucursal o una por todas, pero no se pueden incluir en la misma póliza empresas o compañías distintas. Es frecuente que exista una póliza mediante la cual se redistribuye el costo de la mano de obra en las áreas de producción. En ella se prorratea el costo de la mano de obra de los departamentos de servicio, entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos, no es una función de nómina sino de aplicación de costos.
Catálogo de Cuentas (Ejemplo)
Para efectos de nuestro estudio, asumimos un catálogo de cuentas que tiene las siguientes cuentas que afectan el proceso de nómina:
| Cuenta | Descripción |
|---|---|
| 1 1 001 | Caja M.N. |
| 1 1 010 | Bancos M.N. |
| 1 2 032 | Funcionarios y Empleados |
| 2 1 020 000 7266 | Sueldos y Salarios por Pagar |
| 2 1 050 000 3137 | Impuesto ISR Sueldos |
| 5 0 520 003 | Sueldos y Salarios (Gastos de Administración) |
Llaves Contables y su Uso
Para poder elaborar una guía contabilizadora, podemos auxiliarnos de lo que llamaremos Llaves contables. Las llaves contables se formarán con la clave contable de concepto y la clave contable del empleado. Decíamos en el Capítulo 4., que cada concepto deberá tener una clave contable la cual indicará como se contabilizará. Para nuestro estudio, utilizaremos el mismo número de concepto. Cuando dos o más conceptos se contabilicen en la misma forma, por ejemplo, Sueldos y Faltas, ambos tendrán la misma clave contable. Designaremos al primero, Sueldos, como concepto principal y los demás serán conceptos secundarios para estos efectos.
Naturalmente, los conceptos que son Percepciones se cargarán a resultados o a otras cuentas y los conceptos que son deducciones se acreditarán a resultados o a otras cuentas. Las bases no se contabilizan. A los conceptos que no se contabilicen, les daremos la Clave Contable 999.
También deberemos establecer Llave contable para las contra-cuentas. Estas son las cuentas en las que registramos el neto a pagar al empleado o el importe de la provisión que estamos contabilizando. También cada empleado deberá tener una Clave Contable. Esta clave será para identificar en qué tipo de gasto se contabilizarán las percepciones del empleado. Servirá también para elaborar las cédulas del Dictamen para efectos del Seguro Social.
Ejemplo de Llaves Contables
Señalaremos primero el o los conceptos y después la llave o llaves contables, como sigue:
Para: Núm. Nombre del Concepto Clave Contable 001 Sueldos 001
| Clave | Centro de Costos | Cuenta | Subcuenta |
|---|---|---|---|
| N00101 | C.C. del empleado | 50500 Gastos de Producción | 001 M.O. Directa |
| N00102 | C.C. del empleado | 50500 Gastos de Producción | 002 M.O. Indirecta |
| N00103 | C.C. del empleado | 50510 Gastos de Venta | 003 Sueldos y Salarios |
| N00104 | C.C. del empleado | 50520 Gastos de Admón. | 003 Sueldos y Salarios |
| N00105 | C.C. del empleado | 12033 Deudores Diversos | 0006135 Proyecto “X” y “Z” |
La clave contable del concepto 001 Sueldos, es 001. N00101 Significa que cuando la Clave Contable del Empleado sea 01, su Sueldo se cargará a la cuenta 50500 Gastos de Producción, Subcuenta 001 M.O.