Realizar el proceso de integración de pólizas te permite concentrar y registrar en tu contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados. Esta opción es útil cuando necesitas mantener actualizados tus registros contables y asegurar que las operaciones de tu empresa se reflejen de forma correcta y organizada en la información financiera.
Herramientas Especializadas para Carga Masiva de Pólizas en COI
Carga Masiva Pólizas Excel-COI®
Carga Masiva Pólizas Excel-COI® genera la carga masiva de pólizas a COI en minutos de una manera fácil y sencilla. Carga Masiva Pólizas Excel-COI® facilita de una forma sencilla, rápida y práctica «cargar pólizas masivas» a COI con tan solo hacer clic en un botón. Solo se necesita copiar y pegar cuantos datos necesites desde otros archivos de Excel, o también se ingresar los datos de forma manual si así se desea y en cuestión de minutos exportar pólizas masivas de Excel a COI. Carga Masiva Pólizas Excel-COI® es muy útil cuando las pólizas NO requieren asociación del UUID del XML. Carga Masiva Pólizas Excel-COI® es compatible desde la versión 7 hasta la versión 10 de Aspel COI.
Carga Masiva Pólizas COI® (para CFDI)
Carga Masiva Pólizas COI® permite convertir CFDI a Excel y exportar los datos y detalles de las facturas desde el archivo «XML a Excel» ahorrando tiempo y generando la información preparada para editar y generar cualquier reporte de forma sencilla y rápida. Carga Masiva Pólizas COI® contabiliza las provisiones de gastos, los ingresos, los pagos y los cobros. Carga Masiva Pólizas COI® disminuye los tiempos para capturar la contabilidad, ya que una sola vez se codifica, asocia y capturan las facturas emitidas o recibidas. Carga Masiva Pólizas COI® permite asociar los comprobantes fiscales y capturar la forma de pago de cada uno. Carga Masiva Pólizas COI® contabiliza de forma sencilla tus XML con operaciones en moneda extranjera en la que podrás utilizar cuentas complementarias. Carga Masiva Pólizas COI® es compatible desde la versión 7 hasta la versión 10 de Aspel COI. Carga Masiva Pólizas COI® permite trabajar de forma simultánea con las versiones de CFDi 3.2, CFDi 3.3 y CFDi 4.0.
Qué se Incluye con la Compra del Software
Software "Carga Masiva Pólizas XML-COI®" actualizado a su última versión. Software "Carga Masiva Pólizas Excel-COI®" actualizado a su última versión. Licencia original del software expedida a su nombre. Instalación remota del software en un equipo. Póliza de soporte técnico básico por 1 año.
Detalles de la Licencia
"Carga Masiva Pólizas COI®" es un software desarrollado por nuestro equipo por lo que es 100% original, este se distribuye bajo una licencia comercial. Licencia Anual: Puede utilizar el software durante un año a partir de la activación del mismo, una vez vencido este plazo será necesario renovar la licencia. Licencia por equipo: La licencia de "Carga Masiva Pólizas COI®" es para ser utilizada en un solo equipo.
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Integración de Pólizas Directamente en Aspel COI
Proceso de Integración de Pólizas (Ruta: Procesos)
Para realizar la integración de pólizas, dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas. Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente ventana, donde debes completar los siguientes campos:
Campos a Completar para la Integración de Pólizas
- Póliza a integrar: Conexión: selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas que deseas integrar.
- Empresa, mes, ejercicio: selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarán las pólizas.
- Importar desde una hoja de Excel: selecciona esta opción si deseas integrar las pólizas mediante la importación de una hoja de Excel. Importante: considera que, para una correcta importación de los datos, a partir del último reinstalable, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» se encuentran actualizadas. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura.
- Tipo de pólizas: selecciona el tipo de póliza que deseas integrar. Puedes elegir la opción Todas las pólizas o una en específico. COI permite definir hasta 12 tipos de pólizas diferentes. Si activas esta opción, al concluir el proceso el sistema verificará en los parámetros si el tipo de póliza existe y, si no existe, lo creará automáticamente. Solo en caso de no contar con espacio disponible no se creará y las pólizas no se integrarán.
- Número de pólizas: indica un rango considerando el número de póliza o, si lo prefieres, permite que se integren todas las pólizas.
- Fecha de la póliza: Inicial / Final: selecciona la fecha correspondiente a las pólizas que deseas integrar.
- Atributos: aquí puedes filtrar con mayor detalle las pólizas, ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Por ejemplo, si seleccionas integrar únicamente las pólizas auditadas, el sistema considerará las pólizas auditadas, no contabilizadas y no pendientes. Importante: la integración de las pólizas se realizará únicamente si cumplen con cada uno de los atributos seleccionados; en caso contrario, el proceso no podrá llevarse a cabo.
- Crear bitácora de proceso: si activas esta opción, el sistema mostrará automáticamente un resumen o una lista de posibles errores por los cuales alguna póliza no pudo integrarse. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrarás en el directorio donde se encuentra tu base de datos.
Importación de Movimientos desde Excel (Ruta: Cuentas y Pólizas)
Importar pólizas en COI desde el archivo Excel de Siigo Nube te permite integrar tu información contable de forma ágil y sin capturas manuales. Con este proceso, aseguras que los movimientos registrados en Siigo Nube se reflejen correctamente en tu contabilidad. Es posible realizarlo cuando necesites actualizar tus registros, mantener el control de tu información o preparar tu contabilidad para revisión y cierre. Para realizar la importación de pólizas en COI desde el archivo Excel de Siigo Nube, ingresa al sistema Aspel COI, menú Cuentas y Pólizas, selecciona Importación de movimientos y elige Importación de movimientos.
Importante: antes de iniciar, asegúrate de tener activo el manejo de folios secuenciales en los parámetros del sistema, dentro de pólizas.
Proceso de Importación y Validaciones
Durante la importación, COI realizará las siguientes validaciones:
- Corroborará que la importación se realice mediante un documento en formato Excel.
- Confirmará que el archivo esté guardado con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa, es importante que corresponda al RFC de los parámetros del sistema.
- El sistema debe tener cuentas contables configuradas previamente. Si detecta que hace falta una, se la asignas desde esta ventana.
- COI detecta si ya se realizó una contabilización previamente y así evitas sobreescribir información.
Definición y Asignación de Cuentas Contables
Define las cuentas contables. Si el sistema detecta que algunas cuentas no están definidas, les asignará una cuenta de cuadre por defecto. Si el archivo no tiene asociado un centro de costos a los movimientos a exportar, la información se guardará sin este dato. Para asociarlos, selecciona el botón Asignación cuentas contables. La consulta tiene dos secciones, una para cuentas contables y otra para centro de costos. Para realizar la asignación: Ubica la columna de cuenta contable. Da clic en el ícono de la Lupa. Selecciona la cuenta correspondiente.
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Finalización de la Importación
Para guardar los datos ingresados, selecciona el ícono Grabar y haz clic en Importar. Da clic en Aceptar para visualizar el resumen. El sistema muestra: Total de pólizas procesadas. Cantidad por tipo de póliza. Selecciona Aceptar, para finalizar. Se genera un archivo en bloc de notas con: Fecha del proceso. Razón social de la empresa. Detalle de la importación. Inconsistencias, en caso de existir.
Solución de Problemas Comunes y Consejos al Integrar Pólizas
Para el correcto funcionamiento, de ambos programas, es necesario contar con Excel 2016 en adelante.
Cuando la planilla se importa pero no se reflejan movimientos en la balanza, revisa que la póliza esté contabilizada, que la fecha corresponda al periodo consultado y que las cuentas contables estén correctas.
Te sugiero revisar que todos los campos cumplan con el formato correcto y que no haya valores inconsistentes en las nuevas filas.
Al momento de realizar la integración de pólizas, a través de Excel, en la fecha de generación del CFDI y la información de pago, el sistema arroja que «Es necesario indicar una fecha válida para el UUID» y «Es necesario indicar una fecha válida para el movimiento», respectivamente; el formato de las fechas esta como lo indica el manual de ayuda en formato dd/mm/aaaa; las pólizas se integran bien, no se integra la información del CFDI y la información de pago respectiva, cabe señalar que esta actualizado con el último reinstalable. Válida que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas. Si después de realizar estas verificaciones el mensaje persiste, te sugiero generar un archivo de prueba con solo un par de movimientos para validar si se repite.
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Para lograr la importación de la información de manera correcta de cada catálogo se deberá de validar la estructura, así como la captura de datos.
COI detecta si ya se realizó una contabilización previamente y así evitas sobreescribir información, lo cual significa que no sobreescribe las pólizas existentes y podría duplicar la póliza y sus movimientos si se intenta integrar una ya existente.
Si, aunque no manejes departamentos, hay algún campo o configuración asociada a esta opción. A veces, el sistema puede requerir especificar un departamento, aunque no lo utilices activamente. A mi me aparecia el mismo error y en ese campo de departamento le puse 0 (cero) y ya me inegro las polizas. Espero te sirva a ti tambien.