El timbrado de nómina es un proceso obligatorio en México, que se realiza mediante el uso del SAT. Consiste en la validación electrónica de los datos de la nómina de los empleados de una empresa. Este proceso permite verificar que la empresa ha cumplido con sus obligaciones fiscales.
¿Qué es el CFDI de Nómina?
Hay que entender primero que es una factura electrónica que se desempeña como un comprobante de manera digital con la relación de pago que existe entre el jefe y el trabajador. El CFDI de nómina es un comprobante vía electrónica el cual debe ser entregado por el patrón al trabajador confirmando que está recibiendo sus ingresos por sueldos y salarios. El CFDI de nómina es considerado como el documento comprobatorio para la empresa durante el desarrollo de su contabilidad e incluye los datos que integran un recibo de nómina.
Al instante en el que hay emisión de una factura electrónica, se obtienen 2 archivos: en Formato XML y en Formato PDF. Hoy en día las empresas, sin importar su tamaño, deben emitir un CFDI nómina como comprobante de pago a cada uno de sus trabajadores.
Importancia del Timbrado de Nómina
El timbrado de nómina es una obligación fiscal en México. Tiene una gran importancia, tanto para las empresas como para sus colaboradores. Al realizar el timbrado de nómina, la autoridad está aceptando el recibo e identificando los conceptos de los pagos efectuados.
La validación de la información de la nómina, a través del timbrado, permite a los empleados tener la garantía del pago de sus derechos. Además, el timbrado de nómina es un proceso ágil. El SAT otorga un plazo máximo de tres a once días para el timbrado de los recibos por parte de las empresas.
Lea también: IVA 21% Excel
Beneficios del Timbrado de Nómina
- El timbrado de nómina permite a las empresas cumplir con sus obligaciones fiscales.
- El timbrado de nómina garantiza transparencia y certeza, tanto para las empresas como para los trabajadores.
- La información contenida en los archivos XML generados a través del timbrado de nómina facilita varios procesos.
Pasos para el Timbrado de Nómina
- Obtener un certificado de firma electrónica. La empresa debe obtener un certificado de firma electrónica avanzada (FIEL). O, un certificado de sello digital (CSD) del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Contratar un proveedor autorizado de timbrado de nómina. La compañía debe contratar a un proveedor autorizado de timbrado de nómina (PAC).
- Generar la nómina electrónica. La empresa debe generar la nómina electrónica en formato XML.
- Enviar la nómina electrónica al proveedor de timbrado. La compañía debe enviar la nómina electrónica generada al proveedor de timbrado.
- Obtener el CFDI de nómina. El proveedor de timbrado generará el comprobante fiscal digital por internet (CFDI) de nómina. EL CFDI contiene el sello digital y la información validada por el SAT.
- Presentar la declaración de impuestos. La empresa debe presentar la declaración de impuestos correspondiente ante el SAT.
El Proceso de Timbrado
Antes del 2014 era común, al final de la semana o la quincena, ver las filas de los trabajadores de una empresa afuera de los departamentos de nómina. Todos ellos recibían su recibo de nómina de forma física. El Sistema de Administración Tributaria (SAT) obligó a los centros de trabajo a emitir los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Así es como llegó la nómina digital y con ella, el timbrado de nómina.
Una vez que la nómina ha sido timbrada de modo electrónico, se genera un archivo XML que contiene la información de la nómina.
Proveedores Autorizados por el SAT
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es la autoridad fiscal encargada de la regulación de las obligaciones fiscales en nuestro país. El SAT cuenta con un listado de proveedores autorizados. Dichos proveedores pueden ser empresas o personas físicas. Al realizar esta confirmación, pueden asegurarse de que la información contenida en las nóminas de sus empleados sea validada de modo electrónico.
Cabe destacar que el SAT también ofrece la opción de realizar el timbrado de nómina de manera gratuita, a través de su plataforma en línea.
Soluciones para la Gestión de Nómina
Una de las mejores soluciones que existen en el mercado es Sesame HR. Este software integra una serie de funciones de Recursos Humanos que ayudan al cálculo de la prenómina.
Lea también: Guía IVA reducido
- Registro de empleados. Permite la creación y gestión de un registro de los colaboradores de tu empresa.
- Registro y control horario. Con este software puedes llevar el control de las entradas y salidas de los trabajadores. Con ello conoces el tiempo que cada trabajador laboró dentro de su jornada laboral.
- Cálculo de deducciones. Al gestionar el tiempo trabajado se pueden determinar las ausencias y retardos de los trabajadores.
- Gestión de permisos y vacaciones. El sistema permite llevar el control de las vacaciones y los permisos otorgados.
- Generación de reportes. Permite la generación de diversos informes y reportes, como resúmenes de los salarios y las deducciones por empleado, informes de horas trabajadas, informes de impuestos retenidos, entre otros.
- Integración con otros sistemas.
Como podrás notar, Sesame HR es una herramienta que permite a las empresas automatizar y simplificar los procesos de cálculo de los salarios y deducciones de los empleados.
Consideraciones Especiales para Finiquitos
En aquellos casos de terminación de una relación laboral, en que el patrón realice el pago de conceptos relacionados a este evento, como pudiera ser: prima de antigüedad y/o indemnización; así como conceptos ordinarios de percepciones, el retenedor deberá elaborar dos CFDI, uno por cada uno de estos de conceptos.
De elaborarse un solo CFDI, se le deberán incluir dos complementos de nómina: uno por los conceptos relacionados con la terminación laboral, y otro por las demás percepciones ordinarias a favor del trabajador.
El SAT difundió este lineamiento en la actualización de su guía de llenado de la “Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento”, en los siguientes términos:Este lineamiento entrará en vigor a partir del 1o.
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Certificado de Firma Electrónica | FIEL o CSD emitido por el SAT |
| Proveedor Autorizado (PAC) | Contratar un proveedor autorizado por el SAT |
| Nómina Electrónica en XML | Generar el archivo de nómina en formato XML |
| CFDI de Nómina | Comprobante fiscal digital generado por el PAC |
| Declaración de Impuestos | Presentar la declaración correspondiente ante el SAT |
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?