¿Alguna vez te has preguntado qué es el NIF o qué significan las siglas NIF y aún no has obtenido respuesta? Continúa leyendo. Probablemente, todas estas preguntas hayan generado la sombra de una duda. Con estas tres siglas nos referimos, fundamentalmente, al código que sirve para identificar a los ciudadanos a efectos fiscales. Existen dos tipos básicos de NIF: el de personas físicas y el de personas jurídicas.
El NIF es un código oficial avalado por el Estado y ligado a un domicilio social. Estamos hablando, al fin y al cabo, de una especie de garantía a la hora de hacer negocios. El Número de Identificación Fiscal (NIF) es esencial para la identificación de contribuyentes en España. Tanto personas físicas como jurídicas, así como entidades sin personalidad jurídica, deben disponer de este código para realizar cualquier trámite de naturaleza tributaria.
En España, el número de identificación fiscal o NIF es el código mediante el cual la Administración Tributaria puede identificar a los contribuyentes. El NIF se regula actualmente por lo dispuesto en el Real Decreto 1065/2007 de 27 de julio, que sustituye desde enero de 2008 al Real Decreto 338/1990.
El NIF para Personas Físicas
El NIF (Número de Identificación Fiscal) es un identificador necesario para realizar trámites con las Administraciones tributarias. Para una persona física, su número coincide con el DNI o el NIE si se dispone de este. En el resto de las situaciones, se puede solicitar la asignación de un NIF ante la Agencia Tributaria. Todas las personas físicas o jurídicas tienen un NIF que coincide, en el caso de las personas físicas nacionales, con el número del Documento Nacional de Identidad (DNI) y en el caso de los extranjeros residentes en España, con su Número de Identificación de Extranjero (NIE).
Para personas físicas españolas, el NIF consiste en 8 números y un dígito de control. De hecho, es el mismo número del DNI (Documento Nacional de Identidad) emitido por el Ministerio del Interior. Para las personas físicas españolas, se emplea un número basado en el del DNI al que se añade una letra mayúscula de verificación. El DNI (Documento Nacional de Identidad) es el documento de referencia para las personas físicas con nacionalidad española, y comparte numeración y letra con el NIF. Lo único que necesitas para saber cuál es tu NIF es tu DNI.
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¿Qué pasa entonces cuándo no se tiene DNI, pero se necesita un NIF para realizar una operación de naturaleza o trascendencia tributaria? Tal y como señala la Agencia Tributaria en su página web, en estos casos, los obligados tributarios pueden obtener voluntariamente un DNI o solicitar la asignación de un número de identificación fiscal por parte de la Administración Tributaria. Puede haber personas físicas de nacionalidad española que no tengan DNI por residir en el extranjero o ser menores de 14 años. Quienes, después de conseguir el NIF, obtengan un DNI o un NIE deberán comunicarlo a la Administración Tributaria y a las demás entidades o personas que corresponda en el plazo de dos meses.
Algo similar ocurre con las personas físicas que no ostenten la nacionalidad española. En este caso, el NIF de las personas físicas extranjeras en España será el número de su NIE. No obstante, en aquellos casos en los que no dispongan de este documento pueden solicitar la asignación de un NIF ante la Administración Tributaria. En los casos generales de extranjeros sin nacionalidad española, el código empezará por las letras X, Y y Z. La administración tributaria puede asignarle un NIF.
En el caso de los autónomos, su NIF se corresponderá con el DNI. Y no solo eso: como persona física, el DNI también será el NIF de tu propia empresa como autónomo. El NIF es obligatorio, por ejemplo, para toda persona autónoma que emita o sea destinataria de una factura.
El NIF para Personas Jurídicas
Básicamente, el NIF sirve para identificar a una persona jurídica a la hora de realizar cualquier trámite que tenga relevancia tributaria. Es competencia del Estado y en concreto, de la Agencia Tributaria, la asignación del número de identificación fiscal de las personas jurídicas y entidades que lo soliciten. Sin un NIF, la empresa es invisible para el sistema administrativo. Adquirir el NIF es un paso de obligado cumplimiento cuando vamos a constituir una empresa. Es, por lo tanto, un paso obligado dentro de cualquier guía con la que nos planteemos crear una empresa.
Para las personas jurídicas, el formato del NIF consiste en una letra (según la naturaleza fiscal de la entidad), siete números y un dígito de control. El NIF de una persona jurídica está diseñado para que los sistemas de la Agencia Tributaria identifiquen de forma inmediata el tipo de entidad. La letra varía en función del tipo de sujeto. Por ejemplo, la A se asigna a sociedades anónimas y la B a las limitadas.
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Se debe solicitar el NIF a la Agencia Tributaria en el mes siguiente a la fecha de la constitución de esa misma persona jurídica. Se dispone de un mes tras la constitución de la sociedad o de la entidad sin personalidad jurídica para solicitar un número de identificación fiscal. También las personas jurídicas están obligadas a disponer de un número de identificación fiscal que deberán hacer constar en todas sus relaciones con naturaleza o trascendencia tributaria.
Proceso de Solicitud del NIF para Personas Jurídicas
Se puede obtener un NIF provisional presentando el modelo 036 y marcando la casilla 110 (acompañado de un acuerdo de voluntades o un documento en el que conste la titularidad de la entidad). El NIF provisional se solicita cuando la empresa aún no ha completado su inscripción en el registro correspondiente. Ten en cuenta que este trámite requiere que te presentes ante la administración o la delegación de Hacienda que corresponda o que lo hagas por correo certificado, pues no es posible hacerlo mediante vía telemática.
Para solicitar el NIF definitivo, deberás presentar una declaración censal de modificación indicando los cambios desde la anterior declaración censal. En caso de contar con NIF provisional y estar solicitando el código definitivo, se debe marcar la casilla 120. Junto a este modelo, además, se debe entregar una documentación básica: fotocopia del DNI o NIF del representante de la persona jurídica, modelo de representación (en caso de que no sea el representante legal quien esté cursando la solicitud), original y fotocopia de la Escritura de Constitución de la sociedad y certificado de Inscripción en el Registro Mercantil. El NIF será definitivo cuando se aporte toda la documentación necesaria. Para Sociedades Civiles y Comunidades de Bienes, deben aportar el contrato privado de constitución firmado por todos los socios/comuneros. Para Entidades de Capital-Riesgo, si son sociedades, la inscripción registral es obligatoria.
NIF, DNI y NIE: Aclarando Conceptos
Las siglas DNI, NIE y NIF dan nombre a documentos e identificaciones muy utilizados en el día a día. Son requeridos en multitud de formularios físicos y electrónicos y son información indispensable en la realización de trámites en todo tipo de ámbitos. Coinciden en algunas de sus funciones e, incluso, de sus cifras y letras. Sin embargo, no son lo mismo ni permiten lo mismo. Desde la acreditación de identidad hasta la realización de operaciones con trascendencia tributaria, su utilidad varía, al igual que su naturaleza y forma de obtención.
¿Qué es el DNI?
El Documento Nacional de Identidad (DNI) es el documento público, oficial, personal e intransferible que acredita en España la identidad, los datos personales y la nacionalidad española de su titular. Además, permite la identificación y firma electrónicas a los mayores de edad con plena capacidad de obrar y a los menores emancipados. Este documento, del tamaño de una tarjeta de crédito y conocido popularmente como carné de identidad, recoge un código personal compuesto por ocho dígitos y una letra.
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Todos los españoles tienen derecho a disponer de DNI. Es obligatorio desde los 14 años para todos los que residan en España y para los que residan en el extranjero y se trasladen al país por un tiempo no inferior a seis meses. Además, el documento puede solicitarse voluntariamente para menores de 14 años desde el momento en que quedan inscritos en el Registro Civil.
Tanto para solicitarlo por primera vez, como para renovarlo cuando ha perdido su validez, se debe acudir a una Unidad de Documentación del DNI de Policía Nacional, que ostenta en exclusiva la competencia de expedición de este documento. En el caso que el DNI vaya a expedirse a menores de edad o personas incapacitadas judicialmente, estas deben acudir acompañadas de su responsable legal. Además de en las mencionadas Unidades de Documentación, el DNI puede solicitarse en Vehículos Integrales de Documentación (VIDOC). Estas furgonetas desplegadas por el Ministerio del Interior tienen capacidad para expedir los documentos en un solo acto y facilitan su tramitación en lugares alejados de zonas urbanas.
En los casos de expedición del primer DNI y de su renovación por caducidad, extravío, sustracción o deterioro, su obtención requiere del pago de una tasa. Para la renovación del DNI en vigor por cambio de datos como, por ejemplo, el domicilio, el trámite es gratuito, al igual que para los miembros de familia numerosa y para los menores de 14 años pertenecientes a una unidad de convivencia solicitante del Ingreso Mínimo Vital.
El periodo de validez del Documento Nacional de Identidad varía en función de la edad del titular:
- Dos años desde la fecha de expedición cuando el solicitante no haya cumplido los cinco años de edad.
- Cinco años desde la fecha de expedición si el titular tiene cinco años y no ha alcanzado los 30 años.
- Diez años desde la fecha de expedición con 30 años cumplidos y sin haber alcanzado los 70 años de edad.
Para los titulares con 70 años cumplidos el DNI es permanente y no es necesario volverlo a renovar. Esto también se aplica a mayores de 30 años que se encuentren en situación de gran invalidez.
El DNI electrónico (DNIe)
El Documento Nacional de Identidad permite incorporar certificados electrónicos de autenticación y de firma electrónica en un chip integrado en el propio documento. Estos certificados son denominados genéricamente como DNI electrónico o DNIe. El certificado de autenticación acredita electrónicamente la identidad de un ciudadano en un trámite digital al igual que el DNI físico lo hace en un trámite presencial. Por su parte, la firma electrónica permite la manifestación de la voluntad de la persona firmante con el mismo efecto que una firma de puño y letra, y garantiza su identificación inequívoca y la integridad del documento firmado.
A diferencia del DNI físico, la validez de los certificados electrónicos no puede ser superior a cinco años, con independencia de la vigencia del documento. Terminada su validez, pueden renovarse en el mismo DNI físico si este continúa en vigor. Por el contrario, cuando el DNI físico pierde vigencia, también lo hacen los certificados electrónicos incorporados. Para su actualización, además de a las Unidades de Documentación de Policía Nacional, se puede acudir a los Puntos de Actualización de Documentos (PAD) instalados en sus dependencias.
¿Qué es el NIE?
El Número de Identidad de Extranjero (NIE) es un número personal, único y exclusivo que identifica a los extranjeros que, por sus intereses económicos, profesionales o sociales, se relacionan con España. Esta cifra figura en todos los documentos que se les expiden o tramitan, así como en las diligencias que se estampan en su tarjeta de identidad o pasaporte. El NIE está compuesto por una letra, 7 números y un código de verificación. También supone una garantía tanto para su estancia en el país como para poder trabajar en el mismo.
El NIE se asigna a petición del extranjero interesado si concurren dos requisitos: Que el interesado se encuentre en situación regular en España, y que el interesado comunique los motivos por los que se solicita su expedición.
Las solicitudes de asignación de NIE se pueden presentar tanto en España como en el extranjero. En España se hace a través de las oficinas de extranjería o de las comisarías de Policía Nacional. La petición se puede entregar personalmente por el interesado o a través de un representante legal. Fuera del territorio español debe hacerse en las oficinas consulares o representaciones diplomáticas españolas ubicadas en el país de residencia del ciudadano extranjero.
El NIF y NIE en las Facturas
El NIF y NIE son datos obligatorios en un modelo de factura. Esto es: si el emisor de la factura es un autónomo, debe figurar siempre su número de NIF (en caso de nacional) o NIE (en caso de residente extranjero). Además, si el destinatario de la factura es también un autónomo o profesional, ha de constar también su NIF o NIE. De lo contrario, la factura no tendrá ningún tipo de validez para la Agencia Tributaria.
NIF vs. CIF: Una Evolución Terminológica
¿En qué se diferencian NIF y CIF? Pues se diferencian en todo y en nada. ¿Sabías que el CIF ya no es un término oficial y que ha sido reemplazado por el NIF? La diferencia entre CIF y NIF es algo que se preguntan muchos emprendedores. Por tanto, conviene tener claro qué significa cada sigla y cuál es la diferencia entre CIF y NIF.
El Código de Identificación Fiscal (CIF) nació en 1975 como identificador específico de las personas jurídicas, mientras que las personas físicas aseguraban su identificación mediante el NIF (coincidente con el DNI o el NIE). En su momento, el CIF servía para identificar a las personas jurídicas, tanto empresas como fundaciones. Cuando nació el CIF, la idea era ayudar a la mecanización de trámites administrativos. Corrían los años 70 del siglo XX y la informatización comenzaba a llegar a muchas organizaciones. En ese contexto, los medios que facilitaban la identificación de personas y entidades hacían el trabajo más rápido y sencillo. En ese momento, se decidió que en el ámbito fiscal lo mejor sería empezar por personas jurídicas y entidades en general, tanto públicas como privadas.
Con la Ley de Presupuestos Generales del Estado para 1988 se da otro impulso a este proceso. Dicha norma ordena que toda persona física, jurídica o entidad cuente con un NIF. Hasta 2008, el NIF solo se utilizaba para las personas físicas, mientras que las empresas se identificaban con el código de identificación fiscal o CIF. Con la entrada en vigor del Real Decreto 1065/2007, se eliminó esa distinción y ahora el NIF engloba tanto a personas como a entidades. En el 2008, con la entrada en vigor del Real Decreto 1065/2007, se unifican las reglas de CIF y NIF en una sola norma. Por tanto, según ese recorrido histórico, CIF y NIF vienen a ser el mismo número de identificación.
La diferencia entre CIF y NIF es que CIF es un término específico, aunque desactualizado, referido a personas jurídicas y entidades sin personalidad. Por eso, por destinarse a este tipo de sujetos ha quedado en el lenguaje coloquial. Es importante, entonces, que olvidemos de forma definitiva el CIF (en el caso de que lo tuviéramos). Aunque todavía se pueda leer o escuchar el término Código de Información Fiscal (CIF), solo se emplea en términos coloquiales. Todavía es habitual escuchar el término CIF para referirse a la identificación de una empresa.
En el caso de una empresa, el NIF es el identificador fiscal que permite a la empresa relacionarse con la Administración y con terceros, además permite la trazabilidad de facturas, contratos y operaciones económicas. Como hemos explicado, en el caso de las personas jurídicas y las entidades sin personalidad, el NIF juega el papel antes encomendado al CIF. La actual normativa unificada viene recogida en el Real Decreto 1065/2007. Incluso, es posible que, en ciertos contextos, se utilice la expresión Tax Identification Number (TIN). Es la forma de referirse en inglés a cualquiera de los códigos fiscales identificativos que existen a lo largo del mundo. En España, sería el NIF.
El NIF Intracomunitario (NIF-IVA)
Llegados a este punto, hay que reconocer que existe una tipología de NIF que todavía no hemos tratado: el Intracomunitario. Este documento hace posible realizar operaciones comerciales en el seno de la Unión Europea con el beneficio de ciertos sistemas especiales de IVA. ¿Todo lo que hemos explicado en el punto anterior ha hecho que las siglas VAT te vengan a la cabeza? Es normal. Pero, ojo, porque es necesario establecer ciertos matices. El VAT está compuesto por el NIF de una persona (física o jurídica) y por las siglas del país en el que tributa. Pongamos que tu Número de Identificación Fiscal es el B83762910. ¿Cuál será entonces tu VAT? Muy sencillo: será el ESB83762910.
Además, sean personas físicas, jurídicas o entidades sin personalidad jurídica, salvo excepciones, aquellos que realicen operaciones intracomunitarias deben solicitar un NIF-IVA. Esta identificación fiscal especial facilita dar a conocer que somos empresarios o profesionales.
Revocación del NIF: Causas y Consecuencias
Para cerrar un tema importante del NIF, es necesario abordar una pregunta un poco incómoda: ¿puede revocar la Agencia Tributaria tu código? La respuesta es que sí, claro. Disponer de un NIF conlleva una serie de responsabilidades fiscales y administrativas. La Agencia Tributaria tiene la potestad de revocar un NIF si detecta que la sociedad no tiene actividad, si se trata de una empresa “fantasma” utilizada para el fraude o si no ha depositado las cuentas anuales durante varios ejercicios. También puede revocarlo si consta de una pluralidad de sociedades que hayan sido constituidas a partir de un mismo capital. Como puede verse, son casos bastante extremos que pueden evitarse si estamos operando de forma honesta y legal.
Desde principios de 2019, el gobierno, en cumplimiento con el Plan Anual de Control Tributario y Aduanero, se ha propuesto acabar con las sociedades inactivas. De esta forma, pretende depurar los censos y mantener solo aquellas sociedades que realmente intervienen en el mundo comercial y económico. Hacienda da por hecho que las sociedades inactivas o con una actividad prácticamente inexistente han sido abandonadas sin realizar los actos jurídicos previstos por el ordenamiento para la terminación, extinción o disolución de la sociedad. Revocar el NIF de una sociedad implica para esta la imposibilidad de continuar con su vida fiscal.
Resumen de Tipos y Formatos del NIF
| Característica | NIF para Persona Física | NIF para Persona Jurídica |
|---|---|---|
| Formato General | 8 números + 1 letra (Nacionales) o 1 letra + 7 números + 1 letra (Extranjeros) | 1 letra inicial + 7 números + 1 dígito de control |
| Identificador Base | Coincide con el DNI para nacionales españoles o con el NIE para extranjeros residentes. | Es un código específico asignado a la entidad. |
| Asignación por la Agencia Tributaria | Se solicita si la persona carece de DNI o NIE, pero necesita realizar trámites fiscales. | Es un trámite obligatorio, solicitado en el mes siguiente a la constitución de la entidad. |
| Propósito Principal | Identificación fiscal de individuos en operaciones tributarias. | Identificación fiscal de empresas y entidades en todas sus relaciones económicas y administrativas. |
El número de identificación fiscal es necesario para realizar cualquier tipo de operación económica. De esta forma, todas las personas o empresas que establezcan relaciones económicas tienen que hacer constar su NIF. Tal y como señala la Agencia Tributaria en su página web: “los obligados tributarios deberán incluir su número de identificación fiscal en todas las autoliquidaciones, declaraciones, comunicaciones o escritos que presenten ante la Administración tributaria. Es muy importante que hagas constar siempre tu NIF en todas las facturas en las que seas el titular (tanto en las que emites como en las que recibes).