El almacenaje de mercancía juega un papel de gran importancia dentro de la cadena de suministro de cualquier negocio, siendo la base principal para contar con un stock de productos suficiente y disponible que logre cumplir con la demanda. Pero más que sólo guardar la mercancía, hoy en día el almacenamiento es la clave para controlar el proceso logístico, desde el cuidado adecuado de los productos hasta la organización de su traslado a los puntos de venta o producción.
¿Qué es un Almacén?
Un almacén es un espacio físico destinado a guardar, organizar y gestionar inventarios de bienes o materiales hasta que sean necesarios para producción, venta o distribución. El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.
El almacén es una instalación que, junto con los equipos de almacenaje, de manipulación, medios humanos y de gestión, nos permite regular las diferencias entre los flujos de entrada de mercancía (la que se recibe de proveedores, centros de fabricación, etc.) y los de salida (aquella mercancía que se envía a la producción, la venta, etc.). En ocasiones, la actividad económica de una empresa puede exigir de uno o varios tipos de almacén: de materias primas, de productos semielaborados, de productos terminados, etc.
El almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. En vez de verlo como un mal necesario, existen muchas oportunidades para que nuestros almacenes nos aporten valor. Aunque el manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, su control y manejo efectivo presenta oportunidades para un mejor control, optimización y logro de su función, conservando y proveyendo los artículos necesarios de acuerdo a un plan maestro con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.
Organización de un Almacén
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de un líder de equipo en cada almacén. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios. Los estantes o “racks” de almacenaje deben conservarse en buenas condiciones, con los productos identificados y su ubicación codificada de manera que por sistema se puedan encontrar y obtener eficientemente.
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La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
Control de Pérdidas en un Almacén
Algunos conceptos prácticos de esta importante función de un almacén tienen que ver con la parte física y distribución del mismo. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. Toda operación de entrada o salida del almacén requiere documentación autorizada según sistemas existentes.
La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación. Especial énfasis se debe poner al control de aquellos materiales o componentes que tengan una vida útil o sean sujetos a vencimientos u obsolescencia. La organización y control de estos elementos es muy importante y aplicar una identificación y control que asegure sean utilizados antes de su fecha límite.
Funciones del Almacén
La manera de organizar y administrar el almacén depende de varios factores tales como el tamaño, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura. La programación de la producción establece los parámetros que serán claves para los diseños futuros de almacenes. Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
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- Recepción de materiales
- Control de calidad del material entrante
- Registro de entradas y salidas del almacén
- Almacenamiento de materiales
- Mantenimiento de materiales y del almacén
- Despacho de materiales
- Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad
- Efectuar las tareas de control de inventarios
Tipos de Almacén
Existen distintos tipos de almacén de acuerdo con su localización y la función para la que fueron creados:
- Almacenamiento cubierto: Es el que ofrece la mayor protección al poder controlar ciertos factores o variables climáticas como la iluminación, humedad y temperatura, con el fin de conservar en buen estado y prolongar la vida útil de la mercancía resguardada.
- Almacenamiento descubierto: Como su nombre lo describe, es el almacenamiento al aire libre y sin ningún tipo de control específico aparte del de su seguridad, siendo utilizado para todo material o producto que no se vea afectado por los factores ambientales.
- Almacenaje de materia prima: Este almacenamiento de preferencia debe estar ubicado en una zona cercana a la planta de producción, para así mantener el material a una distancia accesible, siendo este el punto de partida de la cadena logística. Dependiendo la materia prima y sus necesidades de preservación, se deberán considerar distintas condiciones y requisitos para el almacén.
- Almacenaje de productos intermedios / con intervención: En este tipo de almacenamiento se guardan los elementos o materiales que han sido manipulados para posteriormente utilizarse en la fabricación del producto final, estando en una fase intermedia del proceso. Generalmente estos espacios están situados dentro de la fábrica para tener constantemente disponibles los materiales y poder utilizarlos con rapidez.
- Almacenaje de productos terminados: Se trata del tipo de almacenamiento más común ya que resguarda la mercancía en su estado final, siento la cantidad de stock que se relaciona directamente con las proyecciones, ventas y desarrollo económico de la empresa. Estos almacenes son la clave para asegurar la disponibilidad del producto, gestionar correctamente el inventario y así cumplir con la demanda.
- Almacenaje de accesorios: En este almacén se encuentran todos los materiales auxiliares, accesorios o cualquier elemento que pueda ser requerido durante la fabricación del producto.
- Almacenaje de refacciones: Este tipo de almacén conserva los repuestos que puedan requerirse para mantener el estado adecuado del producto, atendiendo así a las necesidades que puedan surgir después o durante la venta.
- Almacenaje de archivos: Es en donde se almacena físicamente todo tipo de archivos, como pueden ser registros, documentos legales, planos, entre otros ejemplos referentes a la información de la empresa y producto.
- Almacenamiento central o de planta: Este tipo de almacén está situado cerca de la planta de producción, con el propósito de disminuir los costos del transporte de mercancía.
- Almacenamiento regional: Su ubicación se elige de manera estratégica en zonas donde se pueda distribuir el producto en el menor tiempo posible, ya sea a mayoristas o minoristas.
- Almacenamiento de plataforma: Este cumple con las funciones de un almacén regional únicamente es de menor tamaño y su principal objetivo es disminuir su stock para priorizar y optimizar el servicio al cliente.
- Almacén de tránsito: Estos almacenes están situados en una zona intermedia entre el almacén regional y el punto de consumo o venta, tratando de evitar que el tiempo que se recorre de uno a otro exceda a un día. Lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.
- Almacén de depósito temporal: Son espacios que se utilizan por un tiempo limitado con el fin de atender las necesidades de la demanda con el stock adecuado.
Si se atiende a la disposición de las mercancías, también es posible encontrar dos categorías diferentes de sistemas de almacenamiento:
- Almacenamiento convencional: Este sistema de almacenamiento es el más utilizado generalmente, en el cual se utilizan montacargas o carretillas elevadoras para acceder y mover la mercancía alcanzando un máximo de 8 metros de altura.
- Almacenamiento en bloque: Consiste en apilar unidades de carga por bloques de mercancía, paletizada principalmente, aunque también sirve para cajas y productos; esto con el propósito de facilitar el acceso y la manipulación en cada sección del almacén.
Antes de seleccionar un tipo de almacenaje es importante informarse sobre el régimen jurídico con el que se gestiona tal almacén, tomando en cuenta que de esto depende si se realizan o no ciertos gastos significativos.
Registros de Entradas y Salidas en el Almacén
Registrar las entradas y salidas en tu almacén es básico para mantener una contabilidad precisa en tu negocio. Esto te ayudará a monitorear los inventarios y por ende a tener un mayor control. Los registros de entradas y salidas en un almacén son una parte importante de la gestión de inventario. Estos registros ayudan a los administradores o gerentes de almacén a mantener un seguimiento de los productos que entran y salen del almacén, lo que les permite asegurarse de que el inventario está al día y que los productos están disponibles para los clientes.
Ayudan a identificar los productos que están siendo más vendidos y los que están siendo menos vendidos. Esto sirve para ajustar el inventario para satisfacer las necesidades de los clientes, también sirve para saber si los productos están siendo mal manejados o mal almacenados, lo que permite tomar medidas para mejorar el manejo de los productos. Los registros de entradas y salidas son muy útiles de igual manera para identificar si los productos están siendo robados o mal utilizados. Esto definitivamente ayuda a tomar medidas para prevenir el robo y mejorar la seguridad del almacén.
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Las Entradas
Las entradas de mercancía son documentos contables que se utilizan para registrar la llegada de mercancías a una empresa. Estos documentos contienen información sobre el precio, la cantidad, el proveedor y la descripción de los productos recibidos. Estos documentos se utilizan para llevar un registro de los productos recibidos y para asegurar que los pagos se realicen correctamente.
Las entradas en el inventario de un almacén generalmente incluyen información como el nombre del producto o material, la cantidad almacenada, el precio unitario, el costo total, la fecha de entrada y la fecha de vencimiento. Esta información se utiliza para llevar un seguimiento de los productos y materiales almacenados, así como para determinar cuándo se necesitan reponer. Las entradas en el inventario también se utilizan para calcular el costo de los productos y materiales almacenados. Esto se hace multiplicando la cantidad almacenada por el precio unitario.
Esta información se utiliza para determinar el costo total de los productos y materiales almacenados, así como para calcular el costo promedio de los productos y materiales almacenados. Las entradas en el inventario también se utilizan para llevar un seguimiento de los movimientos de los productos y materiales almacenados. Esto incluye el seguimiento de los productos y materiales que entran y salen del almacén, así como el seguimiento de los productos y materiales que se transfieren entre almacenes. Esta información se utiliza para determinar cuándo se necesitan reponer los productos y materiales almacenados.
Las Salidas
Las salidas en el almacén son movimientos de mercancías que se realizan para abastecer a los clientes y se pueden clasificar en dos tipos principales: salidas de materiales para la producción y salidas de productos terminados para la venta. Las primeras incluyen salidas de materias primas, materiales de empaque, herramientas y equipos, mientras que las segundas comprenden salidas de productos para la venta, descargas de inventario en exceso y devoluciones de clientes.
Las salidas en un inventario son los productos o materiales que se han vendido, entregado o utilizado durante un período de tiempo determinado. Estas salidas se registran en el inventario para mantener un registro de los productos o materiales que se han utilizado y para calcular el costo de los productos o materiales que se han vendido.
Eficiencia y Control del Almacén
Si registramos el tiempo en que entran los artículos y en que tiempo ya están en su ubicación y listos en inventario, obtendremos una medición del tiempo promedio que nos estamos tardando en el proceso. El uso de códigos de barras, y la asignación de SKUs por familia o tipo de artículo, nos podrán ayudar a ir reduciendo estos tiempos.
Podemos establecer un programa en el cual revisaremos si las existencias en nuestro inventario en el almacén están correctas en cuanto a su ubicación, si es el producto y la cantidad correctos de acuerdo con nuestros registros. Este tipo de inventario lo podemos hacer en base a dar prioridad a contar más de aquellos productos clasificación “A” o de mayor movimiento, luego los “B” y por último los “C”.
Es importante gestionarlas de manera profesional, con un equipo de trabajo bien integrado y sus funciones bien definidas. Se debe contar con equipo y software para el control de los inventarios, mantener el control físico del material y finalmente, administrarlo en base a indicadores de desempeño bien diseñados y ejecutados.
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