Los gastos operativos son clave para las empresas, ya que se refieren a los costos recurrentes y necesarios para mantener la operación diaria de un negocio. Estos gastos incluyen salarios, suministros, alquiler, servicios públicos y otros gastos relacionados con la administración central y las actividades principales de una empresa.
Imagina que tienes un pequeño negocio. Los gastos operativos son como los gastos diarios necesarios para mantener tu tienda funcionando: el salario del personal, la electricidad, el alquiler del local y otros costos para abrir y vender productos. Estos gastos son esenciales para que tu negocio esté en marcha todos los días.
Tipos de Gastos Operativos
Existen diferentes clasificaciones de los gastos de operación:
- Son aquellos que influyen directamente en labores de alta dirección, contratación o contabilidad y se originan en el ejercicio de la dirección, organización y administración.
- Los gastos financieros son necesarios para poder obtener financiación, y forman parte de los gastos deducibles de la actividad económica.
- Los gastos indirectos son aquellos que afectan el funcionamiento general de la empresa y que no están vinculados a un producto o servicio en particular.
- Están relacionados con el proceso de fabricación. Las materias primas son cualquier sustancia o material que se utiliza en la producción o fabricación de algún artículo. Este se refiere a los sueldos del personal responsable de la supervisión directa de las distintas operaciones dentro del proceso de producción. Los equipos o maquinaria dentro de una organización requieren mantenimiento constante para asegurar que tengan una vida útil y funcionen de manera adecuada. Estos costos incluyen los servicios de luz, gas, agua y otros.
Los gastos operativos pueden ser variables y fijos. Los variables, como el costo de la materia prima, cambian según la producción. Los fijos, como el alquiler mensual, son constantes. Por ejemplo, en una fábrica, los gastos operativos incluyen salarios de los empleados, costos de producción, gastos de ventas y marketing, y otros gastos generales.
Importancia para las Instituciones Financieras
Desde la perspectiva de un banco, entender los gastos operativos de un negocio es crucial para evaluar su salud financiera. Un alto gasto operativo en comparación con los ingresos puede indicar ineficiencia y afectar la capacidad del negocio para generar beneficios. Los bancos analizan estos datos para evaluar la viabilidad del negocio y decidir sobre préstamos. Además, los gastos operativos son una parte importante en los informes financieros que los bancos revisan para comprender la estabilidad a largo plazo de una empresa antes de ofrecer financiamiento.
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Apalancamiento Operativo
El apalancamiento operativo permite incrementar los beneficios de una empresa cuando aumenta su productividad al mantener los costos fijos.
Las personas que aspiran a liderar una empresa necesitan entender ciertos conceptos financieros y saber aplicarlos correctamente. Uno de ellos es el apalancamiento operativo, un indicador que les servirá para poder incrementar el margen de ganancias de la organización y elevar su competitividad en el mercado.
Estudiar una Licenciatura en Administración de Empresas o la Licenciatura en Contaduría Pública y Finanzas, como la que oferta UNIR México, constituye una buena base para aplicar este tipo de tácticas. No obstante, si realmente se quiere dominar la utilización de esta y otras estrategias destinadas a elevar los ingresos, es importante estudiar una Maestría en Administración de Empresas (MBA), Maestría en Finanzas o la Maestría en Contabilidad e Impuestos.
¿Qué es el apalancamiento operativo?
Es una estrategia que aprovecha los costos fijos para aumentar la ganancia operativa cuando incrementa la producción. Esto significa que, al subir los niveles de productividad o el número de ventas, llevar a cabo acciones como convertir costos variables en costos fijos permite elevar los beneficios. Los costos fijos son los que no cambian, sin importar la cantidad de productos que se creen.
Por este motivo, una empresa puede obtener más beneficios cuando aumenta su nivel de actividad, debido a que esta clase de costos se distribuye entre una mayor cantidad de unidades.
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Hay que diferenciar este concepto del apalancamiento financiero, que consiste en emplear la deuda y otro tipo de mecanismo para aumentar la cantidad de dinero que se puede destinar a cierta operación o inversión.
¿Para qué sirve el apalancamiento operativo?
Es esencial que las organizaciones monitoreen su apalancamiento operativo en un mercado en constante cambio como el mexicano. Esto les permite disminuir los costes totales de producción cuando se elevan las ventas.
Si existe un alto grado de apalancamiento operativo, una pequeña modificación en las ventas implica un gran cambio en el ingreso en operación. No obstante, si las ventas bajan, existe un riesgo, ya que los costos fijos tendrán que ser cubiertos igualmente.
Las compañías deben tener presente este indicador a la hora de adoptar decisiones de costos y fijar los precios con el objetivo de evitar perder rentabilidad. Dependiendo del tipo de organización que se dirija será necesario incrementar los gastos fijos o los variables para maximizar la rentabilidad. El grado de apalancamiento operativo también tiene un papel relevante en la evaluación del riesgo, el análisis de rentabilidad de una empresa y las estrategias de crecimiento que se aplicarán. Además, entender qué es la planeación financiera y cómo hacerla será más sencillo si se dominan conceptos como el del apalancamiento operativo.
¿Cuál es la fórmula para calcular el apalancamiento operativo?
La fórmula de apalancamiento operativo consiste en dividir la variación porcentual en los beneficios operativos existentes en una compañía entre la variación porcentual de sus ventas o producción. Esto es:
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Grado de apalancamiento operativo= (Δ Beneficios operativos / Beneficios operativos iniciales) / (Δ Ventas o producción / Ventas o producción inicial)
Otra forma de calcularlo es:
GAO= (Q (P-CV))/ (Q (P-CV)-CF
Donde:
- GAO es el grado de apalancamiento operativo
- Q representa el nivel de ventas en unidades.
- P es igual a precio de venta por unidad.
- CV es el costo variable.
- CF significa costes fijos.
Ejemplos de apalancamiento operativo de una compañía
Para entender mejor el funcionamiento del apalancamiento operativo se exponen casos prácticos:
Ejemplo 1
Un ejemplo de apalancamiento operativo se da cuando una empresa de distribución de electrodomésticos tuvo unas ventas totales de 100 millones de pesos el año anterior y sus gastos variables fueron de 10 millones de pesos repartidos entre costes de ventas, comisión por ventas, gastos de envío y reparaciones, entre otros. Su margen de contribución es de 90 millones de pesos. 100,000,000.00 - 10,000,000.00 = 90,000,000.00. Por su parte, sus gastos fijos fueron de 20 millones de pesos, entre publicidad, alquiler, seguros, salarios y otros rubros. Esto quiere decir que su utilidad de operación antes de impuestos e intereses fue de 70.000.000.00 pesos, cifra que se obtiene de restar a las ventas totales los gastos variables y fijos. Finalmente, el grado de apalancamiento operativo se obtendrá de dividir el margen de contribución entre las utilidades de la operación. Esto es: 90,000,000.00 / 70,000,000.00 = 1.28
Su grado de apalancamiento operativo será de 1.28.
Ejemplo 2
Si una papelería tuvo unos ingresos por ventas de un millón de pesos y unos costes variables de 350,000 pesos, su margen de contribución será de 650,000. A su vez, si sus costes fijos de operación fueron de 400,000, su utilidad operacional será de 250,000.
Otros Tipos de Gastos
Es importante mencionar que existen gastos no operacionales, como:
- Una multa o infracción de parte de la autoridad sanitaria del país es un ejemplo de gastos no operacionales que la empresa debe pagar.
- En toda empresa surgen problemas con empleados que pueden llegar a ser tan grandes que terminan en demandas laborales.
- Este es un gran ejemplo de un acontecimiento inesperado.
- Muchas veces llegan a ocurrir desastres naturales como terremotos, inundaciones o tornados y las empresas sufren pérdida total.
Una de las metodologías más utilizadas es CU=(CF+CV)/Q. CU: Costo operativo por cada unidad. CF: Costos fijos. Ejemplo: Si se produjeron 100 unidades el costo fijo total es de $10,000 MXN y el costo variable total es de $5,000 MXN.
Esta fórmula nos sirve para tener conocimiento de cuánto vale producir o gestionar cada producto que se comercializa dentro de tu empresa.
Como ya vimos en secciones anteriores, existen diferentes tipos de gastos de operación. Los gastos laborales y de producción son todos los que tienen que ver con sueldos del personal, así como los gastos incurridos durante la generación de bienes y servicios. Estos costos son todos los que están asociados con la exploración, creación y entrega de valor al público objetivo de una empresa.
Gastos Adicionales
- Este gasto es una buena inversión para potencializar la marca, siempre y cuando tengas un buen retorno de inversión. Dependiendo del sector, los presupuestos para publicidad pueden ir entre el 1% de las ventas y más del 30%.
- Estos son una partida importante dentro de los costos de operación de una empresa, ya que representan un consumo de entre el 10% y 20% de sus gastos. Entre ellos están hospedaje, alimentación, transporte, entre otros.
- Por otro lado, están los gastos de operación de arrienda, que son los alquileres pagados al arrendador por utilizar el local para uso comercial.
Costos de Inventario
Los costos de inventario se refieren a mantener y pedir el inventario al igual que administrar el papeleo relacionado.
- Este tipo de costes está relacionado con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un periodo.
- Es el costo generado por las actividades realizadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias.
- Los costos de falta de existencias son los que se producen en la solicitud de un pedido al no contar con existencias.
- Costo por pérdida de ventas: se refieren a cuando no se cuenta con stock.
- Costo por pedido pendiente: se da en caso de no contar con la existencia y tener que surtirla fuera del canal de distribución que normalmente se utiliza.
Optimización de Gastos de Operación
Para que a tu empresa no le suceda esto, hemos recopilado algunas opciones de cómo puedes comenzar a optimizar tus gastos de operación.
- Uno de los principales consejos que te damos es adoptar un sistema de gestión. Este es esencial, ya que te permitirá tener un mayor control de todos los gastos de operación que generas.
- Nuestra Tarjeta Empresarial Edenred será tu mejor aliada en estos casos. Con ella, tendrás mayor visibilidad de todos tus gastos de operación y podrás hacer un uso adecuado de ellos. Con la app Mi Ticket Expense puedes consultar y comprobar los gastos de operación desde cualquier lugar, tener dos perfiles de uso, ya sea como jefe o como usuario, para la aprobación de solicitudes y reportes de gastos.
- Es importante saber cuánto gastas, en qué, así como los momentos en los que gastas. Te recomendamos comenzar por los gastos básicos como ventas, compras, producción, etc.
- Que todos tengan el mismo objetivo y política interna para poder disminuir costos. Realiza un plan e involucra a todos tus colaboradores.
- Como ya hemos mencionado, automatizar este proceso te brinda muchos beneficios, ya que es una manera más ágil y sencilla de llevar un control de los gastos de operación.
- Una buena forma de reducir gastos de operación es aumentando el giro de tus mercancías.
- Algo muy importante es crear indicadores para tus productos o servicios, como la calidad, que te ayuden a valorar su consistencia y hacer un seguimiento de ellos para la gestión económica.
- De igual manera, puedes hacer descuentos a los clientes con ciertas condiciones como un 2x1, regalar algo si se llevan un producto de margen de salida menor, entre otros.
Ahora que ya te hemos enseñado todo lo que tienes que saber sobre este tema, te invitamos a que lleves una excelente gestión de tus gastos de operación de manera digital con la Tarjeta Empresarial Edenred.