Cuando un colaborador recibe su pago, muchas veces no comprende a detalle por qué el monto final es diferente al salario acordado. Conocer y clasificar correctamente los tipos de nómina es esencial para el cumplimiento fiscal, la estabilidad laboral y la eficiencia administrativa. Tú y tus colaboradores ¿saben cómo se estructura su salario? ¿saben cómo se definen las percepciones y las deducciones? El conocimiento claro de las percepciones y deducciones ayuda a construir un clima laboral de confianza, donde los colaboradores sienten que la empresa actúa con transparencia.
¿Qué son las Percepciones?
Las percepciones son todas aquellas cantidades, o incluso pagos en especie que un colaborador recibe por la prestación de sus servicios. Estas percepciones pueden dividirse en dos categorías principales: percepciones obligatorias y percepciones extras. Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal. Es decir, el salario y las prestaciones de ley, por ejemplo. De la misma forma, también se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina.
Tipos de Percepciones
- Percepciones Obligatorias: Son aquellas que establece la ley laboral.
- Salario: Esta es la retribución que debe pagar el empleador al trabajador por su labor.
- Aguinaldo: Esta es una de las prestaciones de ley que deben figurar obligatoriamente en la nómina.
- Vacaciones: Otra de las prestaciones de ley es el descanso anual remunerado para los colaboradores.
- Prima vacacional: Esta también se constituye como una de las prestaciones de ley y determina la cantidad a pagar a los trabajadores cuando gozan de sus vacaciones.
- Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).
- Vales de despensa.
- Fondo de ahorro.
- Alimentación y habitación: Esta percepción cuenta como previsión social siempre y cuando se entregue en forma onerosa a los trabajadores.
- Horas extra: En el artículo 66 de la LFT se establece que la jornada laboral puede prolongarse por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de 3 horas diarias ni de 3 veces en una semana.
- Descansos trabajados.
- Festivos.
- Prima dominical.
Además de las anteriores, también hay percepciones que son adicionales, es decir no están contempladas en la ley laboral y quedan a criterio de cada empleador ofrecerlas e incluirlas en la nómina.
- Bonos.
- Comisiones: Otra forma común de incentivo son las comisiones, generalmente asociadas a las ventas que genera el trabajador.
- Pagos en especie: Además de los vales de despensa, hay otros pagos en especie que también pueden entregarse e incluirse en la nómina.
- Percepciones como prestaciones: No todas las percepciones son monetarias, o no llegan al colaborador como dinero en efectivo.
¿Qué son las Deducciones?
Las deducciones son las partes que se restan del salario bruto de un colaborador, esto para cumplir con obligaciones legales, fiscales o personales. Las deducciones son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. A diferencia de las percepciones, donde hay conceptos obligatorios y otros no obligatorios, en el caso de las deducciones es muy importante seguir al pie de la letra lo que dicta la ley. Lo importante es entender que el empleador no puede imponer sanciones o multas sobre el salario de sus trabajadores y, en función de ello, hacer deducciones.
Tipos de Deducciones
- Seguro Social: Se deben deducir las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Impuesto Sobre la Renta (ISR).
- Fondo de vivienda: Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble.
- Pagos al patrón.
- Cuotas sindicales.
- Pago de la renta.
Por otro lado, también existen otras deducciones que se producen por determinación judicial, por ejemplo, en el caso de pensión alimenticia. El patrón tendrá que descontar el monto correspondiente que indique la autoridad jurisdiccional.
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Además de las deducciones de nómina establecidas por las leyes o de carácter obligatorio, también hay otras que de forma voluntaria puede solicitar el trabajador.
- Pago a caja de ahorro: Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo.
- Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro: En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador.
- Fondo para el retiro: El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador.
Elaboración de la Nómina
Para reflejar el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores, así como las deducciones correspondientes, la empresa requiere elaborar un documento llamado nómina. La palabra nómina está relacionada con nombres escritos, con haberes que se detallan a favor de individuos que bien podemos llamar prestaciones y que son recibidas por una oficina pública o particular. Este precedente permite comprender que cualquier percepción debe quedar asentada en una relación con carácter probatorio de la relación laboral y, propiamente, a este documento lo llamaremos nómina.
El procedimiento para elaborar la nómina dependerá de cada organización.
Procedimiento para la elaboración de nóminas:
- Éstas pueden determinarse mediante las técnicas de valuación de puestos, investigación salarial o el establecimiento de estructuras salariales (tabuladores), así como un estudio de la capacidad económica de la organización, que permita cumplir con el pago de estos elementos.
- Es necesario elaborar calendarios de pago, dependiendo de los tipos de nómina que serán utilizadas por la organización (semanal, quincenal, etc.).
- Según la nómina que se está procesando, serán los conceptos que se incluyan. También se tomarán en cuenta los pagos o descuentos fijos.
- Revisar y obtener cifras de control.
- Calcular la nómina.
- Hablamos de reportes normales como la nómina, los recibos en lo que habrán de firmar los trabajadores y los resúmenes normales. Cuando la forma de pago sea en efectivo o con cheque, pues cuando sea a través de cuentas bancarias, lo habremos hecho en el paso anterior.
- Contabilizar.
- Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos son, también, parte del proceso de nómina porque finalmente van a derivar en un pago o un descuento al empleado.
Es aquélla que contiene las percepciones que recibe el personal de la empresa de forma regular; por ejemplo, salario y otros ingresos ordinarios. Contiene percepciones extraordinarias que están sujetas a eventualidades especiales; por ejemplo, logro de metas e incrementos de productividad. Es aquélla que contiene los pagos de directores, funcionarios o gerentes generales.
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Otro elemento importante, y que da equidad en cuanto al cálculo del ingreso y al descuento derivado de salarios y prestaciones, es el establecimiento de políticas de pago, las cuales otorgan claridad y certeza al ingreso final de los empleados.
Obligaciones Fiscales y Laborales
Para ello, es necesario que tú como trabajador, emprendedor o empresario conozcas cuál es el marco legal de la nómina y cuáles son las garantías mínimas que ofrecen las leyes laborales. Las leyes laborales tienen su base legal en el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, promulgada en 1917.
Es fundamental:
- Emitir CFDI de nómina timbrado correctamente
- Calcular y retener ISR, IMSS e Infonavit
- Enterar impuestos y cuotas en tiempo y forma
- Declarar ante el SAT en medios electrónicos
- Solicitar la constancia fiscal del trabajador (RFC, régimen, etc.)
- Revisar los topes de ISR y cuotas del IMSS actualizados.
- Informar al trabajador cada concepto en su recibo
- Usar software actualizado que automatice el timbrado
Llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que asienten invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos que exijan la presente ley y sus reglamentos.
Gestión de las Percepciones y Deducciones por RR.HH.
Sin dudas, todo lo referido al salario de los trabajadores es un asunto sensible para la fuerza laboral. Por eso, tu equipo de RR.HH. debe encargarse de llevar tranquilidad a los colaboradores. En el caso concreto de las percepciones y deducciones, una de las prácticas a considerar es preguntarle al trabajador qué quiere ver reflejado en su nómina. Es decir, hemos visto antes que hay percepciones y deducciones adicionales o voluntarias. RR.HH. puede dar a conocer esas alternativas, explicar cómo funcionan, cuál sería el impacto en la nómina y dejarle lugar al personal para que decida cuáles aplicar. Y, sin dudas, la mejor práctica que se puede implementar desde el área de talento es respaldar todo este trabajo con un software de RR.HH.
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Errores Comunes y Consecuencias
Un manejo incorrecto puede generar problemas legales, multas fiscales, inconformidad entre los empleados y errores en el cálculo de impuestos o prestaciones.
Solo se permiten deducciones contempladas por ley, como el ISR, cuotas al IMSS, aportaciones al Infonavit, deudas con el patrón y cuotas sindicales.
Software para la Gestión de Nóminas
Existen dos caminos, el primero de ellos es mediante la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esta te permite generarlos de forma individual. La otra alternativa es utilizar un sistema de nómina digital que te facilite la generación automatizada de todos los recibos para tus empleados. Además, con el sistema integral de Buk toda la gestión de los equipos de RR.HH. puede optimizarse.
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