La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Quién Puede Llevar la Contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
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Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
La Contabilidad en el Campo del Conocimiento
En la línea de Investigación en Contaduría Internacional Comparada de la Universidad del Quindío, se está adelantando un macro-proyecto orientado al análisis de modelos contables en uso y a la formulación de una estructura para la construcción de modelos contables pertinentes a los entornos en los cuales se aplica, de conformidad con las necesidades de los usuarios de dichos informes. En el desarrollo de la investigación titulada “Análisis del concepto de responsabilidad social corporativa y su relación con los estándares internacionales de reportes financieros IFRS emitidos por el Consejo de Estándares Internacionales de Contabilidad IASB”, se efectuó una exhaustiva revisión bibliográfica que permitió analizar el componente gnoseológico para determinar la ubicación de la contabilidad en el campo del conocimiento, asumiendo para el presente trabajo, las diferentes definiciones de algunos autores que la relacionan con la economía, indistintamente de si pertenecen o no a la Escuela Económica de la Contabilidad, la cual quedo publicada en el libro virtual de Mora Roa, Gustavo; Montes Salazar, Carlos Alberto y Mejía Soto, Eutimio.(2011) Contabilidad Internacional y Responsabilidad Social de las Organizaciones, Edición electrónica gratuita.
Con respecto a la ubicación de la Contabilidad en el campo de conocimiento:
Esta relación de la contabilidad con la unidad microeconómica - empresa - igualmente se reafirma en la definición de Patón W.A. Del mismo modo se afirma que "La Contabilidad es la Ciencia que deduce de la teoría económica y jurídica el conjunto de principios que deben regular el registro ordenado de las operaciones económicas ejecutadas en un patrimonio hacendal, a fin de conocer, orientar y criticar una actuación económico-administrativa". (Lluch Capdevilla 1951, citado por Tua Pereda, 1995, 129).
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"La Contabilidad es una ciencia de naturaleza económica, cuyo objeto es el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica, en términos cuantitativos a todos sus niveles organizativos, mediante métodos específicos, apoyados en bases suficientemente contrastadas, a fin de elaborar una información que cubra las necesidades financieras y las de planificación y control internas" (Cañibano, 1979, 33).
Igualmente la contabilidad se define como una "Ciencia del grupo de laseconómico sociales, que estudia y analiza el patrimonio, en sus aspectos estático y dinámico, establece normas para su correcta representación valorada y para el registro de las operaciones y de las previsiones, controlando los resultados; todo ello para facilitar la cuidadosa administración y el gobierno eficiente de la masa de riqueza poseída por cada ente, público o privado (microeconomías), y por conjuntos de entes armónicamente estructurados (macroeconomías)" (Goxens, 1970, citado por Tua Pereda, 1995, 138).
"La Contabilidad, como cuerpo de conocimientos, es una ciencia empírica, de naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolución económica de una entidad específica, realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración, representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios información objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones". (Gonzalo, 1983, citado por Tua Pereda, 1995, 183).
Como una primera conclusión se puede evidenciar que la mayoría de los autores que han construido una definición de Contabilidad la han ubicado como una ciencia social de naturaleza económica que da cuenta de la realidad económica patrimonial, que permite igualmente visualizar la situación financiera de la empresa o negocio, considerada como unidad económica.
"La Contabilidad es un arte en el sentido de que requiere agudeza de juicio y conocimientos desarrollados a través del estudio intensivo. Es una ciencia, en el sentido de que es rigurosa, maneja mediciones y se relaciona con otras ciencias, tales como la estadística y la economía".
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"La Contabilidad es un sistema de medida y comunicación para proveer información económica y social con respecto a una entidad identificable, que permita a sus usuarios juicios informados y decisiones conducentes a la colocación óptima de recursos y al cumplimiento de los objetivos de la organización".
“Es la herramienta que se utiliza para elaborar la información de carácter económico y financiero.
Cuando se establece la relación entre contabilidad y sociedad, se abre paso a la denominada contabilidad social, en la cual se abarcan dos niveles: “el macro y micro 2 en torno al sistema económico y social, en las organizaciones o entidades en que se desenvuelven estos sistemas” (Machado, 2004). Desde el campo del conocimiento, la contabilidad social es considerada una rama de la contabilidad, permitiendo que los avances producidos desde la contabilidad social impacten en la contabilidad para medir, captar, interpretar, conocer y controlar la realidad social relacionándolo con el ámbito financiero, económico y administrativo.
En conclusión, respecto al estudio de la contabilidad social se han encontrado pocos autores que han mostrado el componente social de la empresa y/o la agregación de las variables económicas de un país, como importante dentro de la contabilidad y la cuantificación de los impactos. Sin embargo la disciplina contable está catalogada como una práctica social aparentemente fundamentada en la economía y la administración, entre otros saberes, cuyo propósito es reflejar la realidad económica de las organizaciones, enmarcadas en un entorno social y ambiental, que proporcionará información a unos usuarios internos y externos que tomaran decisiones de tipo económico-financiero pero también socio ambiental, afectando positiva o negativamente a una comunidad, y contribuyendo o no al desarrollo económico y social de los diferentes entornos empresariales.
El enfoque económico se ubica en el objeto de la contabilidad, al representar información sobre la actividad económico social(Uribe, 2006). Araujo (2007) afirma que el objeto de la contabilidad son los recursos, entendiéndose por recursos “todas aquellas cosas, acerca de las cuales hay un interés de un sujeto, ya que tiene una potencialidad para satisfacer necesidades, es decir, es socialmente considerado, como útil”. Pero estos deben ser identificados de manera tangible, “por ejemplo, la contabilidad se ocupa de los recursos financieros, establecer el flujo de fondos y efectivo, cómo se obtienen y cómo se aplican esos recursos financieros”.
Igualmente cita los aportes hechos por otros autores que definen el objeto de estudio en la contabilidad así: Para Rafael Franco, es la riqueza; Danilo Ariza, afirma que es el patrimonio, últimamente ha propuesto que es el control, y muchos otros hablan de la información. En general, la contabilidad informa sobre el patrimonio y la riqueza como acumulación de utilidad.
“El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera.
“Los estados financieros preparados con este propósito cubren las necesidades comunes de muchos usuarios.
“Las decisiones económicas que toman los usuarios de los estados financieros requieren una evaluación de la capacidad que la entidad tiene de generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como la proyección temporal y la certeza de su generación.
En último extremo, esta capacidad determina, por ejemplo, la capacidad de una entidad para pagar a sus empleados y proveedores, satisfacer los pagos de intereses, reembolsar préstamos y efectuar distribuciones a los propietarios. Los usuarios pueden evaluar mejor esta capacidad para generar efectivo y sus equivalentes si se les suministra información centrada en la situación financiera, el desempeño y los cambios en la posición financiera de una entidad.
Respecto a la nueva conceptualización sobre la Contabilidad Social Mora, Montes y Mejía (2011, 39 y 40) citan la definición de otros autores, tal es el caso de Patón, William A, y Gay, Edwin F. (1962), que son citados por Canetti (2005) donde sostienen que la contabilidad “tiene por finalidad reunir e interpretar los datos financieros de las entidades comerciales”, además a partir de ello sirva de soporte para la toma de decisiones, tener en cuenta las diversas necesidades de los stakeholders y la organización, añade que esta información debe “lograr determinaciones justas de derechos a la luz de las normas vigentes de conducta y la relación económica”. Machado (2004) hace referencia a los diversos agentes como lo son las empresas, el Estado, la comunidad y la familia.
En el aspecto internacional, el objeto de estudio de la contabilidad está centrado principalmente en la realidad económico - financiera actual, que permite a los usuarios empresariales y financieros tomar decisiones de carácter económico, pero relacionado principalmente con la capacidad de la organización para generar efectivo, lo cual conserva el objeto de la contabilidad en el ámbito microeconómico. En el campo de la contabilidad social, existe un sistema económico y social del cual surgen variables de tipo económico - social, que constituyen el objeto de estudio de la disciplina contable. Aunque tradicionalmente el enfoque dado al objeto de estudio de la contabilidad ha sido económico - financiero, cada vez es más evidente la necesidad de incluir el aspecto social y ambiental para que verdaderamente se atienda a las necesidades de información del mundo actual.
Uribe Piedrahita (2006) considera que la metodología de la contabilidad utiliza enfoques generales y particulares. Dentro de los generales los más utilizados por la contabilidad son: el enfoque deductivo que se caracteriza por ir de lo general a lo particular y de la teoría a la práctica; se inicia con los objetivos, características y la relación con el entorno económico social de la contabilidad para derivar los principios, normas técnicas y reglas de procedimiento. El enfoque inductivo es un proceso va de la práctica a la teoría, es decir, de lo particular a lo general; este enfoque en el análisis separa el todo en sus partes para estudiarlas individualmente y elaborar conclusiones sobre el todo.
Richard Mattessich citado por Suárez (2001a) afirma que “en contabilidad la sofisticación procede de la adaptación de los métodos y técnicas prestadas de otras disciplinas; sobre todo de ciencias como las matemáticas, la investigación operativa, la economía, las finanzas, ciencias del comportamiento e informática, pero también del derecho, la pedagogía y la filosofía, así como de la historia y la arqueología”.
Mora, Montes y Mejía (2011, 45-49) señalan que el proceso que llevó a cabo el IASB para la creación de un Marco Conceptual para la Contabilidad es el seguido para la emisión de Normas Contables en los Estados Unidos, por su organismo emisor FASB, según el análisis hecho por Gonzalo y Tua (1988). En la actualidad, el método más utilizado es el método deductivo, que reconoce la necesidad de identificar los rasgos característicos del entorno económico y social para posteriormente derivar unos principios contables.
Relación de la Economía y la Contabilidad
Tal como lo planteaba Vlaemminck (1961, 1) “la historia de la técnica de las cuentas data de la más remota antigüedad, puesto que se confunde con la historia de la economía. Este proceso contable finaliza en un sistema más completo, lógico y coherente hasta llegar a la partida doble, que es el resultado de las dinámicas de la empresa y su entorno económico y político, cuyas operaciones se hacían más complejas y donde los contadores no tenían una teoría que los guiara, es decir, la realidad económica de la empresa era el motor de la evolución de la contabilidad.
La importancia de la literatura contable Francesa se inicia en el siglo XVII donde la contabilidad abandonará el plano de la simple teneduría de libros y algunos autores trataran de elaborar una teoría de las cuentas. Francia logra su mayor expansión en el siglo XVIII, seguida por la Gran Bretaña y Alemania, en tanto que se ve entrar por primera vez en las corrientes de los estudios contables a Estados Unidos, Suiza y Portugal, lo cual coincide con la génesis del capitalismo en dichos territorios.
El siglo XX, conocido como “el siglo de la organización científica”, toma una nueva orientación con una serie de importantes estudios, que se desarrollaron a partir de la primera guerra mundial, donde la técnica contable sigue buscando el camino de prestar los servicios que razonablemente pueden esperarse de ella por las nuevas disciplinas de la organización científica y la economía de la empresa, lo cual obliga a considerar la contabilidad desde un ángulo nuevo, ya no como una técnica autónoma como pensaban algunos autores y no pocos contemporáneos. La Contabilidad de Gestión es una nueva concepción en la orientación de la contabilidad en los Estados Unidos, la cual data desde principios del siglo XX, y se ha venido generalizando en otros países anglosajones al igual que en los de la Euro zona, entre otros, como un método hacia el control de gestión para que sean utilizados por los directivos para basar sus decisiones, superando así la idea de considerar la contabilidad como un valor tradicional legado por el pasado y entendida solo por un número reducido de personas.
En esta perspectiva se desarrolla inicialmente los trabajos de los autores americanos en relación con la contabilidad especialmente industrial, pero no se trata solo de determinar el costo de los productos, se quiere es orientar los métodos hacia el control de gestión. La contabilidad se ha convertido en un instrumento esencial para medir el grado de productividad de la empresa moderna. Esta necesaria unión de la contabilidad y la economía, transforma al contador en economista de la empresa.
Afirman Cañibano y Angulo citados por Álvarez (2001,39), que “al prescribir el marco conceptual la naturaleza, funciones y límites de la contabilidad financiera y de los estados financieros, el proceso de emisión de normas contables será más fácil y más operativo.
Autores como el francés J. Dumarchey consideran que la contabilidad pertenece al grupo de las ciencias económicas y sociales y estudian los relaciones que existen y deben existir entre contabilidad y economía, vínculos estrechos que tienen que existir, ya que la contabilidad no puede referirse más que a cuestiones de producción, distribución y consumo de las riquezas. Gabriel Faure considera que hacer contabilidad es tanto como dedicarse a una clasificación de cifras que permitan describir los acontecimientos económicos que afectan a una empresa y exponer adecuadamente los resultados.
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