Conceptos de Deducciones en la Nómina de Trabajadores en México

Las percepciones y deducciones en la nómina son los conceptos que determinan cuánto gana y cuánto se descuenta a un trabajador en cada periodo de pago. Estos conceptos son fundamentales para calcular la nómina sin errores, cumplir con la ley y evitar sanciones fiscales.

¿Qué son las Percepciones?

Las percepciones corresponden a los ingresos que recibe el colaborador por su trabajo. Son cualquier tipo de ingreso, sin importar el monto, si es en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo. Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal, es decir, el salario y las prestaciones de ley. También se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina.

El salario bruto es el total de percepciones que recibe un trabajador antes de aplicar cualquier descuento. La Ley Federal del Trabajo determina cuáles son las distintas percepciones que deben ser añadidas al salario base de todo trabajador al momento de calcular su nómina.

Tipos de Percepciones

Percepciones Obligatorias

Como dijimos, las percepciones obligatorias son aquellas que establece la ley laboral:

• Salario: Esta es la retribución que debe pagar el empleador al trabajador por su labor.
• Aguinaldo: Esta es una de las prestaciones de ley que deben figurar obligatoriamente en la nómina.
• Vacaciones: Otra de las prestaciones de ley es el descanso anual remunerado para los colaboradores.
• Prima vacacional: También es una prestación de ley y determina la cantidad a pagar a los trabajadores cuando gozan de sus vacaciones.
• Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).
• Alimentación y habitación: Esta percepción cuenta como previsión social siempre y cuando se entregue en forma onerosa a los trabajadores, y se torna obligatoria cuando el desempeño o labor de los trabajadores las causa. El artículo 136 de la Ley Federal del Trabajo establece que toda empresa agrícola, industrial, minera o de cualquier otra clase de trabajo está obligada a proporcionar a los trabajadores habitaciones cómodas e higiénicas.

Percepciones Adicionales por Desempeño o Labor

Estas percepciones se tornan obligatorias cuando el desempeño o labor de los trabajadores las causa:

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• Horas extra: En el artículo 66 de la LFT se establece que la jornada laboral puede prolongarse por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de 3 horas diarias ni de 3 veces en una semana.
• Descansos trabajados.
• Festivos.
• Prima dominical.

Percepciones Adicionales (No Obligatorias)

Además de las anteriores, también hay percepciones que son adicionales, es decir, no están contempladas en la ley laboral y quedan a criterio de cada empleador ofrecerlas e incluirlas en la nómina:

• Vales de despensa.
• Fondo de ahorro.
• Bonos.
• Comisiones: Otra forma común de incentivo son las comisiones, generalmente asociadas a las ventas que genera el trabajador.
• Pagos en especie: Además de los vales de despensa, hay otros pagos en especie que también pueden entregarse e incluir en la nómina.

¿Qué son las Deducciones?

Las deducciones son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Son los descuentos que se aplican al cálculo de la nómina de los trabajadores, por motivo de su trabajo. A diferencia de las percepciones, donde hay conceptos obligatorios y otros no obligatorios, en el caso de las deducciones es muy importante seguir la ley. Lo importante es entender que el empleador no puede imponer sanciones o multas sobre el salario de sus trabajadores y, en función de ello, hacer deducciones. Las retenciones están deducidas del salario del trabajador por estipulaciones legales y afectan la percepción total del trabajador.

Las deducciones de nómina son un aspecto fundamental en la vida laboral de cualquier trabajador, ya que tienen un impacto directo en sus ingresos. Estas deducciones pueden ser tanto obligatorias como voluntarias y afectan directamente el salario neto de un trabajador.

Tipos de Deducciones

Para considerar los descuentos de nómina es necesario revisar el siguiente amparo: FALTA DE PAGOS DE SALARIOS; NO CONFIGURA EL DELITO PREVISTO EN LA FRACCIÓN II DEL ARTÍCULO 276 DEL CÓDIGO PENAL DEL ESTADO DE VERACRUZ. Solo se permiten deducciones contempladas por ley, como el ISR, cuotas al IMSS, aportaciones al Infonavit, deudas con el patrón y cuotas sindicales.

Existen distintos tipos de deducciones y éstas se representan en el archivo XML mediante una clave de tres dígitos contenidas en el catálogo del SAT.

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Deducciones Obligatorias

• Retención del Seguro Social (IMSS): Esta deducción es obligatoria y se destina a financiar la cobertura médica del trabajador a través del Instituto Mexicano del Seguro Social. Se deben deducir las aportaciones del trabajador al IMSS. El artículo 29, fracción II de la Ley del Seguro Social, establece determinar el monto de las aportaciones del 5 % sobre el salario de los trabajadores a su servicio y efectuar el pago en las entidades receptoras.
• Retención por Impuestos (Impuesto Sobre la Renta - ISR): Las deducciones fiscales varían según el salario del trabajador y se calculan con base en la tabla del Impuesto Sobre la Renta (ISR) que publica el SAT cada año. El Código Fiscal de la Federación (CFF) identifica que son las personas físicas y morales las que están obligadas a contribuir para los gastos públicos. El artículo 1 del CFF indica que las personas físicas y las morales están obligadas a contribuir para los gastos públicos, conforme a las leyes fiscales respectivas.
• Fondo de Vivienda (Infonavit y Fovissste): Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble. Se realiza un descuento para aquellos trabajadores que tienen un crédito para la adquisición de vivienda. El artículo 143 de la Ley Federal del Trabajo indica que a los trabajadores que se haya otorgado un crédito para la adquisición de viviendas ubicadas en conjuntos habitacionales financiados por el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, se descontará el 1 % del salario, que se destinará a cubrir los gastos que se eroguen por concepto de administración, operación y mantenimiento del conjunto habitacional.
• Pago de deudas contraídas con el patrón: Esto incluye anticipo de salarios, pagos hechos con exceso al trabajador, errores, pérdidas, averías, o adquisición de artículos producidos por la empresa o establecimiento. Tratándose de deudas contraídas por el patrón, por concepto de anticipo de salarios, en términos de lo que disponen los artículos 123, fracción XXIV, del apartado A, y artículo 110, fracción I, de la Ley Federal del Trabajo, solamente es exigible al trabajador, en la vida laboral, el equivalente a un mes de salario, porque así lo disponen expresamente los artículos invocados.

Deducciones Voluntarias u Opcionales

Estas son aquellas que el trabajador elige autorizar o que son contempladas por ley pero no son de carácter general para todos los trabajadores:

• Cuotas sindicales.
• Pago de la renta.
• Pago a caja de ahorro: Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo.
• Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro: En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador.
• Fondo para el retiro: Es una deducción destinada al ahorro de los trabajadores para su pensión. El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador.
• Pagos de abonos para cubrir créditos garantizados por el fondo a que se refiere el artículo 103 bis de esta ley, destinados a la adquisición de bienes de consumo o al pago de servicios.
• Pagos a Fonacot: Algunos están relacionados con los convenios que el trabajador realiza con instituciones, como Fonacot (de la que obtiene un préstamo, aceptando que se le descuente vía nómina).

Resumen de Deducciones Comunes

Para mayor claridad, presentamos una tabla que resume los tipos de deducciones:

Tipo de Deducción	Descripción	Carácter	Base Legal/Contexto
Seguro Social (IMSS)	Aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social para cobertura médica y de seguridad social.	Obligatoria	Ley del Seguro Social (Art. 29, Fracción II)
Impuesto Sobre la Renta (ISR)	Retención de impuestos sobre los ingresos del trabajador, según tablas del SAT.	Obligatoria	Código Fiscal de la Federación (Art. 1)
Fondo de Vivienda (Infonavit/Fovissste)	Descuentos para cubrir créditos de vivienda adquiridos por el trabajador. Incluye 1% para administración.	Obligatoria (si hay crédito)	Ley Federal del Trabajo (Art. 143)
Pagos al Patrón	Deudas por anticipos, pagos en exceso, errores, pérdidas o adquisición de productos de la empresa.	Obligatoria (con límites)	Ley Federal del Trabajo (Art. 110, Fracción I; Art. 123, Fracción XXIV)
Cuotas Sindicales	Aportaciones a la organización sindical a la que el trabajador está afiliado.	Voluntaria	Decisión del trabajador
Caja de Ahorro/Cooperativas	Aportaciones a planes de ahorro ofrecidos por la empresa o cooperativas.	Voluntaria	Acuerdo con el trabajador
Fondo para el Retiro (SAR)	Aportaciones adicionales para la pensión del trabajador.	Voluntaria	Decisión del trabajador
Créditos Fonacot	Descuentos para cubrir préstamos obtenidos a través del Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores.	Obligatoria (si hay crédito)	Convenio con el trabajador
Pago de la Renta	Descuentos autorizados por el trabajador para el pago de arrendamiento.	Voluntaria	Acuerdo con el trabajador

Límites en las Deducciones

Cuando una empresa paga a sus empleados, solo puede deducir ciertos gastos de su nómina. El límite es del 70%, es decir, al menos el 30% del sueldo debe pagarse en efectivo. Además, las empresas deben pagar un Impuesto sobre Nómina (ISN), que es como un impuesto sobre los salarios.

Marco Legal de las Deducciones

Es importante destacar que la Ley del Seguro Social regula la carga social y sus implicaciones en las cuotas obrero-patronales. El 12 de marzo de 1973 se publicó la Ley del Seguro Social, misma que se derogó el 30 de junio de 1997; en ese mismo año, el 1 de julio, se promulga una nueva Ley del Seguro Social.

El artículo 31 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece que son obligaciones de los mexicanos contribuir para los gastos públicos. Aunado a lo anterior, el Código Fiscal de la Federación (CFF) identifica que son las personas físicas y morales las que están obligadas a contribuir para los gastos públicos.

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Rol de Recursos Humanos y Automatización

Sin dudas, todo lo referido al salario de los trabajadores es un asunto sensible para la fuerza laboral. Por eso, el equipo de Recursos Humanos (RR.HH.) debe encargarse de llevar tranquilidad a los colaboradores. En el caso concreto de las percepciones y deducciones, una de las prácticas a considerar es preguntarle al trabajador qué quiere ver reflejado en su nómina. RR.HH. puede dar a conocer esas alternativas de percepciones y deducciones adicionales o voluntarias, explicar cómo funcionan y cuál sería el impacto en la nómina, además de ofrecerle al personal la oportunidad de decidir a cuáles aplicar.

Un manejo incorrecto de percepciones y deducciones puede generar problemas legales, multas fiscales, inconformidad entre los empleados y errores en el cálculo de impuestos o prestaciones.

Proceso para el Cálculo de Deducciones

Para calcular las deducciones de nómina en México, se deben considerar las deducciones legales y voluntarias, así como las contribuciones a la seguridad social:

1. Identificación de las deducciones salariales: El primer paso es identificar todas las deducciones salariales que aplican al contrato en cuestión.
2. Cálculo de los ingresos brutos: Para calcular las deducciones salariales, se necesitan obtener los ingresos brutos de la persona física.
3. Cálculo de las deducciones obligatorias: Calcula estas deducciones, que dan beneficios a personas jubiladas, discapacitadas y sobrevivientes, como el IMSS o el ISR.
4. Cálculo de las deducciones voluntarias: Calcula las deducciones voluntarias para estos sistemas, como el sistema de seguridad social o planes de pensiones.
5. Suma de todas las deducciones: Una vez que se hayan identificado y calculado todas las deducciones, se suman estos montos para obtener la deducción total.
6. Cálculo del salario neto: Para determinar el salario neto del empleado, se resta la deducción total de los ingresos brutos.
7. Generación del comprobante de salario: Tras calcular las deducciones y el salario neto, es necesario generar un comprobante de salario detallado para el empleado.

La mejor práctica que se puede implementar desde el área de talento es respaldar todo este trabajo con un software de RR.HH. La otra alternativa es utilizar un sistema de nómina digital que facilite la generación automatizada de todos los recibos para los empleados. Por lo general, estos software permiten compartir diversos documentos en unos pocos clics. Factorial y Rankmi son ejemplos de soluciones que pueden ayudar a centralizar y automatizar la gestión de la nómina, evitar errores y asegurar el cumplimiento con la ley sin complicaciones.

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