La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
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Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
¿Quién Puede Llevar la Contabilidad?
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Concepto de Contabilidad e Información Financiera Según la NIF A-1
Según la NIF A-1, la contabilidad se define como la técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera.
Es importante destacar que las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones, transformaciones internas y otros eventos.
Asimismo, se señala que la información financiera que emana de la contabilidad es información cuantitativa, expresada en unidades monetarias y descriptiva, que muestra la posición y desempeño financiero de una entidad, y cuyo objetivo esencial es el de ser útil al usuario general en la toma de sus decisiones económicas. Su manifestación fundamental son los estados financieros.
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Se enfoca esencialmente a proveer información que permita evaluar el desenvolvimiento de la entidad, así como en proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo, entre otros aspectos.
La multiplicidad de participantes en la actividad económica y su diversidad de intereses determinan que la información financiera sea de uso y aplicación general y, por lo tanto, debe ser útil para los diferentes interesados.
Por lo anterior, las NIF sirven de base para que las entidades elaboren información financiera que satisfaga las necesidades comunes de una gran variedad de usuarios.
Normas de Información Financiera (NIF)
Las NIF se refieren al conjunto de pronunciamientos normativos, conceptuales y particulares, emitidos por el CINIF o transferidos al CINIF, que regulan la información contenida en los estados financieros y sus notas, en lugar y fecha determinados, que son aceptados de manera amplia y generalizada por todos los usuarios de la información financiera.
Las NIF se conforman de tres grandes apartados:
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- NIF conceptuales o marco conceptual.
- NIF particulares.
- Interpretaciones a las NIF.
Las NIF conceptuales establecen conceptos fundamentales que sirven de sustento para la elaboración de NIF particulares.
Las NIF particulares establecen las bases específicas de valuación, presentación y revelación de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afectan económicamente a la entidad, que son sujetos de reconocimiento contable en la información financiera.
Las interpretaciones a las NIF tienen por objeto:
- Aclarar o ampliar temas ya contemplados dentro de alguna NIF.
- Como autónomo o empresario, se sabe que la contabilidad es fundamental para el buen funcionamiento de un negocio, tanto a nivel operativo como legal, siendo el sistema de control y registro de todos los ingresos y operaciones económicas que se producen dentro de una empresa o entidad.
Los objetivos de la contabilidad son elaborar cuentas que se ajusten de la mejor manera posible a la realidad del negocio, informando sobre su situación económica y financiera, sus resultados y los motivos de estos.
Por esto, si tienes un negocio o vas a comenzar uno, es importante conocer los conceptos de contabilidad para el amplio conocimiento de una buena gestión contable.
Términos Contables Clave
- Activo Contable: Se le denomina ‘’activo’’ a todo aquello que posee una empresa o en lo que invierte. Se trata de los bienes y derechos de recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de procesos de los que se espera sacar beneficios económicos. Dentro de este concepto de contabilidad, podemos encontrar dos grupos:
- Activo no corriente o fijo: Es el tipo de bien que no puede transformarse a corto plazo y permanece durante un periodo de tiempo superior a un ejercicio económico en el balance de la empresa, por ejemplo, las instalaciones de la empresa, maquinaria, local, mobiliario, entre otros.
- Activo corriente o circulante: Es el tipo de bien que permanece de forma temporal en la empresa. Podría transformarse en un tiempo inferior a un ejercicio económico en el balance de la empresa en un plazo inferior a un año, por ejemplo, clientes pendientes de cobro, tesorería, existencias, etcétera.
- Pasivo Contable: Hace referencia a todas las deudas y resto de obligaciones financieras que soporta la empresa y le sirve para pagar su activo. Se trata de una deuda adquirida con cualquier administración pública, deuda con un socio de la empresa o un préstamo de banco: El pasivo puede dividirse en:
- Pasivo No Corriente o deudas a largo plazo: Son aquellas deudas con terceros exigibles, como bancos u otros acreedores, por un plazo superior a un año.
- Pasivo Corriente o deudas a corto plazo: Son las deudas con terceros exigibles por un periodo de tiempo inferior a un año.
- Patrimonio Neto: Son los recursos propios de una empresa que constituyen su financiación, representando el valor total de la empresa precedente de beneficios económicos generados por aportaciones de socios, reservas de la empresa o resultados de ejercicios contables.
- Cuentas Anuales: Las cuentas anuales o estados financieros recopilan una serie de documentos con la información contable de la empresa. En estos documentos se plasman todas las actividades económicas que la empresa realiza durante un periodo determinado, determinando si su estructura es rentable o no. Las cuentas anuales, las cuales deben de ser presentadas de manera obligatoria al Registro Mercantil, están formadas por:
- El balance de la situación.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- La memoria.
- El estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Balance General o Balance de Situación: El balance de situación es el documento que contiene la información pormenorizada de los activos, pasivos y el patrimonio neto que determina la situación de la empresa, en un momento determinado. El balance de situación forma parte de las Cuentas Anuales que han de presentar las empresas.
- Cuentas de Resultados: Documento que compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, es decir un documento que resume los ingresos y gastos según los ejercicios contables.
- Ingresos: Son la entrada de recursos que generan incrementos de patrimonio.
- Gastos: Salida de recursos que disminuyen el activo o aumentan el pasivo.
- Memoria: Se trata de una serie de documentos de obligada presentación que debe realizarse en un plazo de tres meses desde el cierre. Su función es ampliar, completar, comentar y realizar todo tipo de aclaraciones sobre pérdidas y ganancias (balance de situación), y debe ser presentada y elaborada de manera conjunta con las cuentas anuales. Como su nombre lo dice, ayudar a ampliar la información en las cuentas anuales donde se puede saber más de la la situación económica y financiera de la empresa.
- Estados Contables: Conjunto de documentos elaborados de forma periódica que ofrecen información sobre la situación contable, patrimonial y financiera de la empresa para entender el funcionamiento económico-financiero de una empresa. Son reportes elaborados periódicamente (mensuales, trimestrales o anuales) que detallan la situación económica y financiera de la empresa.
- Libro Diario: Se trata del documento que registra todas las operaciones económicas que ejecuta la empresa de manera cronológica. Este libro registra de manera cronológica todos los ingresos y gastos de la empresa efectuados en un ejercicio contable. En él podrás ver los movimientos financieros, ayudando a detectar posibles desequilibrios y ajustar los presupuestos. El libro diario, obligatorio para toda sociedad mercantil conforme al Código de Comercio y al plan general contable, debe de presentarse en el Registro Mercantil.
- Libro Mayor: El libro mayor es un resumen de todas las cuentas contables y operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica. Existe un libro mayor por cada cuenta contable que hemos utilizado en nuestra contabilidad.
- Ingresos: Son partidas que suponen un incremento del patrimonio neto de la empresa, ya sea por el aumento de activos o la disminución de un pasivo. Estos ingresos nunca deben tener su origen en las aportaciones realizadas por los propietarios o socios del negocio. Estas cuentas se suman al final de un período de tiempo (al menos una vez al año, pero probablemente también cada mes) para medir las ganancias o pérdidas totales de ese período. Al igual que con los elementos de activos y pasivos, los elementos de ingresos y gastos se registran en cuentas contables nominales de acuerdo con reglas establecidas.
- Gastos: Suponen pérdidas de liquidez disminuyendo el patrimonio neto. Al igual que en los ingresos, el gasto no puede estar derivado por el retiro de capital o de aportación económica por parte de los propietarios.
- Fondo de Maniobra: Muestra el grado de salud financiera de la empresa, constituyéndose como el conjunto de recursos que se requieren a largo plazo para el desarrollo y mantenimiento diario de la actividad económica y control de la liquidez de la empresa.
- Provisión: Se trata de pasivos de la empresa que no son conocidos a priori y que se producen por disposición legal, contractual o por una obligación implícita o tácita. Está relacionado con retribuciones y prestaciones de personal, impuestos, operaciones comerciales, retiro y otros conceptos establecidos en el Plan General Contable.
- Ratio de Solvencia y Liquidez:
- El ratio de solvencia es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, es decir, a sus deudas. Ésta dependerá de los activos. A la hora de evaluar el desempeño económico de una empresa, existen diferentes ratios o medidas que se deben tener en cuenta. El ratio de solvencia es uno de los ratios contables más importantes que utilizan las empresas para determinar si son capaces de cumplir con sus obligaciones de deuda a largo plazo sin problemas. Para ello, suma el valor de la depreciación, así como otros gastos no monetarios. Los ratios de solvencia varían de un sector a otro. Por lo tanto, es más prudente comparar el ratio de una empresa con el de sus competidores dentro del sector en lugar de analizarlo de forma aislada.
- Mientras que el ratio de liquidez se traduce en la capacidad de un activo de convertirse en dinero en el corto plazo sin necesidad de reducir el precio, siendo la velocidad con que un activo se puede vender o intercambiar por otro activo. Generalmente, a mayor liquidez mayor solvencia. Los ratios de liquidez son una de las métricas financieras más importantes que utiliza una empresa para determinar su capacidad de saldar sus obligaciones de deuda con los acreedores, sin tener que captar capital externo. Estos ratios ayudan a medir la capacidad de una empresa para gestionar sus obligaciones financieras.
- Umbral de rentabilidad: Es el nivel mínimo de ingresos necesarios para cubrir todos los costos (fijos y variables).
- Punto muerto: Es el volumen de producción o ventas en el que los ingresos totales son iguales a los costos totales.
Una vez conociendo estos conceptos de contabilidad, es momento de ponerlos en práctica a fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad de tu negocio, para lo que puedes emplear un conjunto de técnicas y softwares de contabilidad para ayudarte en su gestión contable y control financiero. Nuestro programa de contabilidad te permite analizar la información de tu empresa y alinear tus objetivos a la estrategia fiscal de tu negocio, además de gestionar la contabilidad creando informes y reportes para presentar estados financieros de resultados y balances a los tomadores de decisiones de tu empresa.
Estos sistemas les ahorran tiempo a los contadores con procesos de contabilidad que hacen el trabajo más sencillo. La contabilidad es un término que describe el proceso de consolidación de la información financiera de una empresa para que sea clara y comprensible para todas las partes interesadas, incluyendo los accionistas. La contabilidad es importante porque permite mantener un registro sistemático de la información financiera de la organización. Los activos están formados por los elementos que posee la empresa, ya sean tangibles o intangibles. Se trata de elementos identificables del patrimonio de una empresa con un valor positivo para la entidad de que se trate. Los pasivos son obligaciones o partidas que se deben a otros y es un elemento del activo que tiene un valor económico negativo para la empresa. Son lo opuesto a los activos en términos contables.
Para garantizar el éxito de tu empresa a largo plazo, es fundamental mantener sus libros contables actualizados.
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