Guía Completa: Qué es y Cómo Configurar CFDI en Sistemas CONTPAQi (Incluyendo AdminPAQ)

Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) son documentos digitales que avalan operaciones de compra-venta y son un requisito indispensable para los contribuyentes en México. Sistemas como CONTPAQi, incluyendo AdminPAQ, ofrecen herramientas robustas para la emisión, timbrado y gestión de estos comprobantes, facilitando la automatización de procesos contables, financieros y fiscales.

CONTPAQi es un sistema contable que facilita y automatiza el proceso de la información contable, financiera y fiscal de tu empresa. Agiliza el proceso de facturación electrónica, siendo ideal para los negocios que comercializan servicios y facilita la emisión y timbrado de tus CFDI por internet. Sus soluciones, como CONTPAQi Contabilidad, CONTPAQi Nóminas, CONTPAQi Comercial, CONTPAQi Factura Electrónica y AdminPAQ, buscan simplificar el cumplimiento de obligaciones fiscales y la administración empresarial.

Importancia del CFDI 4.0 y su Configuración en CONTPAQi

A partir de las actualizaciones del SAT, se ha agregado la capacidad de crear CFDI con la versión 4.0. Es crucial configurar correctamente esta versión para evitar errores al timbrar y asegurar el cumplimiento fiscal.

Configuración del CFDI 4.0 en CONTPAQi Factura Electrónica

Para configurar la versión 4.0 del Anexo 20 en CONTPAQi® Factura electrónica, sigue estos pasos:

1. En la barra de herramientas, accede a Configuración > Conceptos.
2. En la ventana «Conceptos», selecciona el concepto de documento deseado, por ejemplo, «Factura 3.3».
3. Ve a la pestaña 5 - Comprobante fiscal digital / CFDI.
4. En el apartado «Datos de la emisión y entrega del CFD», selecciona 4.0 en «Versión del anexo 20 del SAT».
5. Guarda los cambios.

Configuración del CFDI 4.0 en CONTPAQi Comercial Pro

Para configurar la versión 4.0 del Anexo 20 en CONTPAQi® Comercial Pro, realiza lo siguiente:

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1. Ve a la pestaña CONTPAQi Comercial y selecciona Opciones.
2. Elige la opción CFDI.
3. Selecciona 4.0 en el campo Anexo 20.
4. Acepta los cambios.

Configuración Detallada para CFDI 4.0 en CONTPAQi Comercial Premium

A partir de la versión 7.3.0 de CONTPAQi Comercial Premium, podrás emitir CFDIs con la versión 4.0. Las siguientes configuraciones son fundamentales:

1. Catálogo del Régimen Fiscal

A partir de la versión 7.3.0 de Contpaqi Comercial Premium se actualiza el catálogo de Régimen Fiscal en base al Anexo 20 en versión 4.0. El Régimen Fiscal es un dato requerido para incorporar la clave del régimen del contribuyente emisor al que aplicará el efecto fiscal de este comprobante.

• El Régimen Fiscal que se registre en este campo deberá corresponder con el tipo de persona del emisor, es decir; si el RFC tiene longitud de 12 posiciones, deberá ser persona moral, y si tiene longitud de 13 posiciones deberá ser de persona física.
• En el campo Régimen Fiscal de los "Datos Generales de la Empresa" y de la pestaña 1. Generales de la Redefinición de la empresa, al dar clic en el botón F3, mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0.
• Nota: Cuando se tenga el RFC "XAXX010101000" o "XEXX010101000", se deberá capturar el Régimen Fiscal "616 = Sin obligaciones fiscales". En caso de capturar un Régimen fiscal en versión 3.3 y este no exista en la versión 4.0, se mostrará el mensaje "[No válido en Anexo 20 4.0]" en la descripción del campo.

2. Clientes (Receptor)

A partir de la versión 4.0 del Anexo 20, el Nombre, Domicilio fiscal y Régimen Fiscal del receptor se vuelven requeridos, es decir, obligatorios. Es importante que se registren de acuerdo a la Lista de RFC inscritos no cancelados en el SAT.

• El nombre del Receptor debe capturarse exactamente igual conforme se encuentre en la constancia del RFC o Cédula de Identificación Fiscal, incluyendo mayúsculas, minúsculas y símbolos, de lo contrario no será timbrado por el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación).
• Desde el catálogo de Clientes, visualiza que el Nombre del cliente esté capturado correctamente de acuerdo al catálogo del SAT, y desde la pestaña "1. Datos Generales", verifica que se tenga un RFC válido.
• Desde el botón Domicilio, valida que tenga registrado un Código Postal correcto, así como la información general del domicilio fiscal.

Captura del Régimen Fiscal y Uso de CFDI

Tendrás que asignar desde el Catálogo de Clientes el Régimen Fiscal y el Uso de CFDI de manera obligatoria, los cuales deben corresponder al Anexo 20 versión 4.0.

• Ingresa al catálogo antes mencionado, elige la pestaña 2 Emitir/enviar y desde la sección "Anexo 20" asigna el Régimen Fiscal y el Uso de CFDI del cliente.
• Toma nota: Cuando se tenga el RFC "XAXX010101000" o "XEXX010101000", se deberá capturar el Régimen Fiscal "616". Al capturar un Uso del CFDI que no corresponda a la versión 4.0 del Anexo 20, se mostrará el mensaje "[No válido en Anexo 20 4.0]". En caso de que el Régimen fiscal no corresponda al RFC capturado, se mostrará un mensaje.

Uso de CFDI y Régimen fiscal en la vista de Clientes

En esta versión, al Personalizar el listado de la vista de clientes, se podrán agregar las columnas "Uso CFDI" y "Régimen fiscal" para visualizar la información configurada.

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3. Proveedores

Desde el Catálogo de Proveedores tendrás la posibilidad de asignar un Uso del CFDI correspondiente al Anexo 20 versión 4.0.

• Ingresa al catálogo de Proveedores, elige la pestaña 2 Emitir/enviar y asigna el Uso del CFDI del proveedor desde la sección "Anexo 20".

4. Conceptos

A partir de esta versión, desde la configuración de los Conceptos, se agrega la opción para poder elegir la versión 4.0 del Anexo 20.

• Desde la pestaña 6.- Comprobante Fiscal Digital / CFDI de la configuración de Conceptos, se permitirá seleccionar la versión vigente del "Anexo 20".
• Podrás modificar y cambiar la versión del Anexo 20 aunque el concepto ya tenga movimientos o documentos generados.
• Al seleccionar el Régimen Fiscal mediante el botón F3 de la pestaña 1.- Datos generales, mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0.
• Y elegir la Forma de pago por omisión, también mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0.
• Además, se incluye la Plantilla de Formato Digital: "Facturav40.rdl" para la representación impresa de los documentos CFDI con la versión 4.0 del Anexo 20.

5. Documentos

La captura de documentos se podrá realizar con la versión 4.0 del Anexo 20.

• En la captura de documentos CFDI de la pestaña 3 Información Adicional sección Anexo 20, se mostrará la versión que corresponda al concepto.
• También podrás asignar el Régimen fiscal y el Uso del CFDI en la pestaña 3. Información Adicional del documento. En los documentos de CFDI versión igual o mayor a 4.0 se tomará el Régimen Fiscal del catálogo de clientes.

Exportación temporal

Tendrás la posibilidad de habilitar la opción "Exportación temporal" cuando se manejen documentos CFDI con versión igual o mayor a la 4.0 y utilizar el Complemento Comercio Exterior.

1. Al tener esta opción deshabilitada, en el XML se mostrará el valor "01" = "Documento de No exportación".
2. Cuando se habilite la opción, se mostrará en el XML el valor "03" = "Documento de Exportación temporal".

Forma y Método de pago

• A partir de ahora, si el valor registrado en el atributo 'TipoDeComprobante' es T, N o P, el atributo FormaDePago no debe de existir; en caso contrario, este atributo debe existir y contener una clave vigente del catálogo c_FormaPago. El valor de este atributo debe ser '99' cuando el atributo MetodoPago contenga el valor 'PPD'.
• Si el valor capturado en el atributo 'TipoDeComprobante' es T o P, el atributo MetodoDePago no debe de existir; en caso contrario, este atributo debe existir y contener una clave vigente del catálogo c_MetodoPago.

Consideraciones para el Uso de CFDI en Documentos

• Al asignar un Uso del CFDI que no corresponda al Régimen fiscal capturado, se mostrará un mensaje de "Advertencia".
• Al capturar un Uso del CFDI que no corresponda al RFC del cliente, se mostrará un mensaje de "Advertencia".
• Cuando se asigne un Uso del CFDI que no exista en los catálogos del SAT correspondiente al Anexo 20 versión 4.0, se mostrará un mensaje.
• Al copiar un documento se conservará el Régimen Fiscal asignado previamente. El Uso de CFDI será acorde al régimen fiscal del documento.

Uso de CFDI en vistas de Documentos

Ahora, será posible configurar a la vista de tus Documentos el "Uso CFDI". Puedes agregar esta columna en Clientes, Facturas, Devoluciones, Cargos/Abonos, Documentos asociados del Cliente y Saldos del Cliente, seleccionando "Personalizar listado".

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CFDI Relacionados

En esta versión, para los documentos con versión igual o mayor a 4.0 del Anexo 20, se permitirá asociar CFDI con más de un tipo de relación y "n" cantidad de CFDI por cada tipo de relación.

• Podrás asociar documentos que manejen la versión 4.0 desde la ventana "CFDIs Relacionados".
• El XML del CFDI contendrá los atributos TipoRelacion y los nodos CFDIRelacionados y CFDIRelacionado, según la estructura del CFDI 4.0.
• Consideraciones: Cuando un CFDI sea versión 3.3, podrás asociar solo un tipo de relación y "n" documentos relacionados. Para documentos CFDI versión 4.0, se permitirá asociar "n" documentos relacionados y "n" tipo de relaciones por cada tipo de relación. Se permitirá asociar y timbrar documentos que contengan la versión 4.0 del Anexo 20 con la versión 3.3 y viceversa. Para la versión 4.0 del Anexo 20, los Tipos de relación "08" y "09" se eliminan del catálogo.

6. XML y PDF

En esta versión, se agregan dentro del XML los nuevos campos correspondientes a la versión del Anexo 20 versión 4.0. En cuanto al PDF, se mostrará un ejemplo del Formato de impresión para un documento de "Ingreso" con versión 4.0, reflejando estos cambios.

Errores Comunes al Generar CFDI y Cómo Solucionarlos

Al trabajar con CFDI en sistemas CONTPAQi, es posible encontrarse con diversos errores de validación. Aquí te presentamos algunos de los más frecuentes y sus soluciones:

1. ERROR CFDI40145 / CFDI40139 - "El campo Nombre del receptor/emisor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Receptor/Emisor."

   Este error indica que el nombre del emisor o receptor no coincide con el RFC registrado en el SAT. Para solucionarlo:

   • Verifica el nombre del emisor o receptor que aparece dentro de la Cédula de Identificación Fiscal.
   • Para el emisor: Ingresa al Menú de Redefinir Empresa >> pestaña General. Indica la razón social exactamente como lo muestra dentro del código QR y guarda cambios. Es importante ponerlo exactamente como viene en la cédula, en mayúsculas y sin el régimen de capital.
   • Para el receptor: Ingresa al Catálogo de Clientes. Indica el nombre del cliente exactamente como lo muestra la Cédula (en mayúsculas y sin el régimen de capital).
   • Elimina el documento y vuelve a generarlo para validar el timbrado.
2. ERROR CFDI33141 - "La clave del campo UsoCFDI debe corresponder con el tipo de persona (fisica o moral)."

   Este error sugiere que el Uso del CFDI seleccionado no es apropiado para el tipo de persona (física o moral) del receptor. Asegúrate de elegir el Uso de CFDI correcto según la persona.

3. "El campo DOMICILIO FISCAL RECEPTOR debe pertenecer al nombre asociado al RFC del Receptor, al intentar timbrar con v4.0 en CONTPAQi® Factura electrónica."

   Este error ocurre si el código postal del domicilio fiscal del receptor no coincide con el RFC registrado en el SAT. Para corregirlo:

   • Escanea el QR de la Cédula de Identificación Fiscal del cliente o ábrela en PDF y valida el código postal.
   • Ingresa al catálogo de clientes > selecciona el cliente y abre la dirección.
   • Actualiza el domicilio del receptor con los datos correctos de la Cédula de Identificación Fiscal y guarda cambios.
   • Genera el documento nuevamente y timbra.
4. "El campo RFC del nodo receptor debe contener valor «XAXX010101000» y el valor del campo Nombre del nodo Receptor debe contener el valor “PÚBLICO EN GENERAL” al timbrar un CFDI 4.0."

   Cuando se emite un CFDI a público en general, se requiere una configuración específica:

   • Selecciona el cliente del documento «PUBLICO EN GENERAL».
   • Cambia el nombre a «Publico en general» y guarda cambios.
   • Abre el documento con el detalle y selecciona de nuevo el cliente ya con el nuevo nombre modificado.
   • Al usar el RFC XAXX010101000 se requiere la siguiente configuración: Nombre: Publico en general, Uso del CFDI: S01 - Sin efectos fiscales, Régimen: 616 - Sin obligaciones fiscales.
   • Valida que ya se timbre el documento.
5. "El archivo xml que representa el documento digital no esta bien formado. De acuerdo con DTD o con el esquema, el elemento no puede estar vacío, al timbrar un REP."

   Este error suele ocurrir si el documento de ingreso (la factura original) no tiene el método de pago correcto para la emisión de un Complemento de Pago (REP).

   • Cancela el documento de ingreso.
   • Genera uno nuevo con el método de pago correcto.
   • Valida el timbrado.
   • Nota: A partir de la versión 10.0.1 de CONTPAQi® Factura electrónica, se agrega el bloqueo al intentar timbrar recibos electrónicos de pago para facturas generadas con método de pago PUE.
6. ERROR CFDI33167 - Al crear una factura, cuando se captura un valor de tasa o cuota con menos de 6 decimales.

   El SAT exige que las tasas de impuesto o impuestos tengan un formato con 6 decimales, incluyendo el cero a la izquierda del punto decimal.

   • Ejemplo: 10% = 0.100000, 10.667% = 0.106670, 16% = 0.160000.
   • Para tasas estándar de impuesto como el 16%, selecciónala del listado que se muestra en la casilla de "TASA O CUOTA".
7. "EL COMPROBANTE NO ES DE TIPO PAGO" al utilizar "CFDI Relacionados".

   El apartado de "CFDI Relacionados" solo es para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos", esto es cuando se canceló un REP (Comprobante de Tipo Pago) por alguna razón y se debe notificar al SAT en el nuevo REP el UUID cancelado.

Gestión de Complementos de Pago (REP)

Los Complementos de Pago son documentos fiscales que detallan la recepción de pagos. Es fundamental saber cómo crearlos correctamente para cumplir con las disposiciones del SAT.

Para crear un Complemento de Pago (REP), se recomienda consultar las ligas tanto de CONTPAQi como del SAT, que indican en qué consiste el Complemento de Pagos y cada uno de los campos y la forma de crear un documento con Complemento de Pago (REP).

Administración de CFDI y el Sistema CONTPAQi

Instalación y Carga de Certificados de Sello Digital (CSD)

Para cargar los Certificados de Sello Digitales (CSD) en el portal del servicio gratuito de emisión y timbrado, debes seguir estos pasos:

1. Ingresa a la opción "INSTALAR CERTIFICADOS" que se encuentra en el menú de tu lado izquierdo.
2. Una vez ingresando, te solicitará el Certificado (archivo con extensión CER).
3. Después, deberás ingresar el archivo Clave Privada (archivo con extensión KEY).
4. Finalmente, te pedirá la Contraseña de la Clave Privada (la contraseña que se le definió a tus certificados).
5. Una vez agregados estos datos, se debe presionar el botón "SUBIR" que se encuentra al final de la página para que se cargue tu certificado de sello.

Listado de CFDIs

Si no se muestra el listado completo de tus CFDIs o necesitas ver documentos de meses anteriores, se realizó una modificación para facilitar la visualización:

• Para poder visualizar los documentos generados en meses anteriores, es necesario seleccionar el mes y año a mostrar en el listado desde el filtro que se muestra en la parte inferior de la página.
• Donde podrá seleccionar además, la versión del CFDI (3.3 o 3.2).
• Adicionalmente, se incluye un filtro adicional en la barra desplegable del lado derecho de la página, donde podrá filtrar por periodos de hasta 6 meses, seleccionando el mes y año inicial y final.
• Para poder ver sus documentos CFDI 4.0, en el listado de facturas en la parte inferior central deberá cambiar en el apartado de: "Comprobante Versión:” por el valor de: "Factura 4.0".

Cancelación de CFDIs

Al cancelar una factura por medio de la aplicación, esta acción se realiza directamente en el portal del SAT. Si al intentar cancelar una factura se muestra el mensaje "ERROR EL FOLIO NO EXISTE", se debe a que el documento electrónico aún no se encuentra registrado en los controles del SAT, posiblemente por saturación del servidor.

• Lo normal es que en un promedio de 2 horas el SAT reciba y publique las facturas, pero en ocasiones, cuando hay saturación, ese tiempo para la recepción y publicación de las facturas tarda de 24 a 72 horas. Se recomienda intentarlo más tarde.
• Importante: No es posible recuperar o descancelar un documento electrónico una vez cancelado. Deberá crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.

Gestión de Clientes y Productos

• Modificar la información de un cliente: Para modificar el registro de un cliente, ingrese a la opción "LISTAR CLIENTES", de clic en el icono que parece un monito con un lápiz, aparece en la primer columna. Modifique el dato deseado y de clic en guardar.
• Importar catálogos de clientes y productos: Por el momento, en la aplicación CFDI + (versión gratuita) no se pueden importar catálogos, por lo que deberá capturarlos manualmente. En caso de que sea cliente de la versión PLUS, al capturar en cada CFDI los datos de su cliente, automáticamente se guardarán en el catálogo y estarán disponibles para su uso posterior.
• Si requiere el detalle del producto, se sugiere agregarlo desde el comentario. Este está disponible en un icono amarillo en forma de caja, a la derecha de cada partida.

Acceso al Sistema y Recuperación de Sesión/Contraseña

• Problemas para recuperar la sesión: Si se muestra "NO SE HA PODIDO RECUPERAR LA SESION DESDE NUESTROS SERVIDORES", el problema se debe a que un componente de la página no puede recuperar la sesión activa. Para solucionarlo:
  • Utilice un navegador de internet como Chrome o Firefox y actualícelos a la última versión.
  • Aplique las actualizaciones de Windows.
  • En su antivirus, agregue la dirección CFDI.COM.MX como sitio seguro.
• Recuperación de nombre de usuario y contraseña: Si olvidó el usuario y contraseña, puede utilizar el proceso de recuperación de contraseña, el cual enviará a la cuenta de correo registrada en su cuenta un correo, donde aparece su nombre de usuario y una liga donde podrá cambiar la contraseña. Otra alternativa para ingresar a la aplicación es por medio de sus archivos correspondientes a su certificado de CSD o de Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
• Una vez dentro de la aplicación, en la opción de "MI CUENTA", podrá cambiar el correo para la recuperación de contraseña por uno de su conveniencia.
• Si al firmar el manifiesto "NO HACE NADA", se debe al navegador de internet. Elimine caché (CTRL + SHIFT + SUPR), seleccione la opción borrar caché, espere a que el proceso termine, cierre el navegador, ábralo de nuevo e intente firmar el manifiesto.

Licenciamiento y Funcionalidades Adicionales

• El mensaje "MENSAJE IMPORTANTE: SU SERVICIO CFDI EN LÍNEA+ ESTÁ PRÓXIMO A CADUCAR" comienza a aparecer 15 días antes de que caduque su licencia Plus, ya sea anual o demo por 30 días. Al terminarse los días contratados, continuará teniendo acceso a la aplicación, sin embargo, las características de la licencia Plus serán deshabilitadas.
• La funcionalidad "CREAR SUCURSALES" solo está disponible para la licencia Plus; su licencia es gratuita y por lo tanto no aparece.
• Una modificación en la última versión hizo que no aparezca el folio final y el folio actual. Si verifica en el listado, aparece un símbolo de infinito, esto significa que tiene un número final muy grande y no es necesario que esté generando folios frecuentemente.

Contabilización de CFDI en CONTPAQi Contabilidad

CONTPAQi Contabilidad es una herramienta que permite generar pólizas contables de forma automática a partir de los archivos CFDI (XML).

1. Antes de contabilizar, es necesario configurar las cuentas contables para cada catálogo.
2. Los Tipos de operación son fundamentales para clasificar correctamente tus CFDI. En "Asignar cuentas", selecciona el tipo (ej. Lista de proveedores mostrando la cuenta provisión asignada).
3. Importante: Antes de cargar asientos, se recomienda hacer un respaldo de la empresa.
4. El sistema muestra los CFDI seleccionados para contabilizar.
5. Si deseas contabilizar a nivel de detalle por cada producto o clave SAT, usa la pestaña 3.
6. Puedes ver la lista de claves SAT utilizadas en tus CFDI.
7. Si el sistema muestra el mensaje "Existen segmentos de cuenta sin completar: PR01", significa que hay productos sin cuenta asignada. El asiento contable debe estar configurado para usar los segmentos de producto.
8. El sistema incluye 10 plantillas predefinidas que puedes usar como base para crear tus asientos contables. Seleccionar el asiento correcto es fundamental.
9. El Configurador es donde defines exactamente cómo se generarán las pólizas. Puedes describir el asiento (ej. Póliza de Ingresos) y el prefijo de la referencia.
10. Importante: El asiento contable define cómo se registrarán automáticamente los movimientos.
11. Precaución: Modificar un asiento afectará todas las futuras contabilizaciones que lo utilicen.
12. Verifica siempre la pestaña "4." antes de generar.

Para aprender más sobre la contabilización de CFDI, CONTPAQi ofrece cursos especializados a través de su plataforma Kursa.

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